レコード管理の既定の設定 (Office SharePoint Server)
この記事の内容 :
レコード ルーティング リスト
保留リスト
未分類のレコード
レコード センター サイト
保留レポート
レコード センター サイトへの接続の構成
Microsoft Office SharePoint Server 2007 には、ドキュメントのグループ作業と記憶域用のツールが用意されています。ただし、多くの企業にはレコード管理と規制順守の必要があるため、ビジネス レコードと他の規制資料を管理する別個のサーバーを維持する必要があります。これは、レコード管理者にとって、グループ作業サイトからレコード リポジトリ サーバーの管理が強化された環境にドキュメントを簡単に一貫性を保って移動するのが困難であることを意味します。
Office SharePoint Server 2007 には、レコード管理者が重要なドキュメントと関連するメタデータをレコード センター サイトに移動するのに役立つツールが用意されています。
レコードは、組織が実行した活動またはトランザクションの証拠となる組織内のドキュメントや電子的または物理的エンティティで、一定期間保持する必要があります。レコード管理は、組織が次の作業を行う際に従うプロセスです。
レコードと分類する情報の種類を決定します。
レコードとすることができるアクティブ ドキュメントが使用中の場合、そのドキュメントをどのように処理するかを決定します。また、レコードであることが宣言された後で、それらをどのように収集するかを決定します。
法律上、ビジネス上、または規制上の要件を満たすために、各レコードの種類を保持する方法および期間を決定します。
有効期限が切れたレコードの破棄、訴訟などの外部イベントに関連したレコードの検索および保護など、レコード関連のタスクを実行します。
レコード ルーティング リスト
レコード ルーティング リストには、適切なドキュメント ライブラリにルーティングされる受信レコードのリストが含まれています。リスト内のレコードの種類ごとに、レコードの種類のタイトルと説明、およびその種類のレコードを保存する場所を指定します。レコード ルーティング リストのアイテムごとにアクセス許可を管理できます。
レコード ルーティング : 新しいアイテム
次の表に、レコード ルーティング リストでのアイテムの作成に使用されるフィールドの説明を示します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タイトル |
リストに追加するアイテムのタイトル。 |
説明 |
アイテムの説明。 |
場所 |
このレコードを保存するライブラリのタイトル。 |
エイリアス |
このアイテムを表す別名を区切った ("/") リスト。 |
既定値 |
選択した場合、このルーティング アイテムは、他のどのルーティングのタイトルやエイリアスとも一致しない送信レコードに使用されます。 |
保留リスト
保留リストは、レコードが訴訟、監査、調査などのイベントの対象となっているときに、それらのレコードを適用される有効期限ポリシーの対象とするのを組織が保留できるレコード管理機能です。この機能は、Office SharePoint Server 2007 のレコード センター サイト テンプレートで使用できます。保留リストのアイテムごとにアクセス許可を管理し、アイテムを表示して関連付けられている保留レポートを参照することができます。
保留 : 新しいアイテム
次の表に、保留リストでのアイテムの作成に使用されるフィールドの説明を示します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タイトル |
リスト アイテムに追加するアイテムのタイトル。タイトルは必須です。 |
説明 |
アイテムの説明。 |
管理者 |
保留の管理を担当しているレコード管理者またはグループの名前。 |
未分類のレコード
これは、他のどのレコード ルーティング エントリとも一致しないレコードを、レコード センター サイトに送信するときに使用できる既定のライブラリです。
レコード センター サイト
Office SharePoint Server 2007 には、レコード管理者が重要なドキュメントと関連するメタデータをレコード センター サイトに移動するのに役立つツールが用意されています。
レコード センター Web サービス :
レコード管理者は、レコード センター Web サービスを使用して、SharePoint サイトからレコード センター サイトにドキュメントを移動するプロセスを自動化できます。
レコード センター サイト テンプレート
レコード センター サイト テンプレートにより、レコード管理者は Office SharePoint Server 2007 内でレコード センター ソリューションを使用できます。サイト テンプレートには、レコード センター Web サービスが完全に実装されており、レコード センター サイトとして使用できるようにカスタマイズされています。
保留レポート
このレポートには、保留リストに含まれるレコードのステータスがリストされます。
レコード センター サイトへの接続の構成
レコード センター サイトを開発したら、レコードがレコード センター サイトに送信されるようにサーバー ファームを設定する必要があります。
サーバー ファームを準備するには、[アプリケーション構成の管理] セクションの [外部サービス接続] で、[レコード センター] リンクをクリックします。
次の表に、レコードがレコード センター サイトに送信されるようにサーバー ファームを設定する方法を示します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
レコード センターに接続する |
ドキュメントをレコード センター サイトに送信するには、[URL] セクションに URL を入力します。 URL は、Web アプリケーションの "_vti_bin" フォルダにある "officialfile.asmx" ページのアドレスです。 |
表示名 |
レコード センター サイトの名前。この名前は、任意のサイトからレコード センター サイトにレコードを送信すると必ず表示されます。 |