SharePoint Server 2013 でドキュメント セットを計画する
適用対象:
2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
この記事では、ドキュメント セットについて説明し、ドキュメント セットを SharePoint Server ドキュメント管理ソリューションと統合する方法に関する指針を示します。
ドキュメント セットについて
ドキュメント セットは、複数のドキュメントやファイルを含めることができる単一の成果物または作業製品を組織が管理できるようにする SharePoint Server の機能です。 ドキュメント セットは、一意の Document Set 属性、フォルダーとドキュメントの属性、および動作を組み合わせた特殊な種類のフォルダーであり、作業製品のすべての側面を管理するのに役立つユーザー インターフェイス (UI)、メタデータ、およびオブジェクト モデル要素を提供します。
多くの組織のチームやユーザーがプロジェクトや成果物の管理を強化するには、ドキュメントのセットつまり作業生産物が必要になります。 たとえば、法務を担当するチームは特定の事例に関連したさまざまなドキュメント、写真、オーディオのファイルを収集、作成、管理する必要が生じることがあります。 また営業チームは、さまざまなソースからドキュメントをコンパイルして、見込客の提案依頼書 (RFP) を作成、管理する必要が生じることがあります。 このようなチームやユーザーがドキュメント セットを使用すると、この種のドキュメントのセットを単一のコレクション、成果物、または作業生産物として管理できます。 その後ドキュメント セットの所有者は、カスタムのウェルカム ページを作成して、作業生産物に含まれているアイテムや作業生産物に関する重要な情報を表示できます。
SharePoint Server では、組織がドキュメント セットを一貫した状態で作成して管理する場合には、通常作成する作業生産物ごとにドキュメント セット コンテンツ タイプを構成できます。 それからドキュメント セット コンテンツ タイプで、承認されているコンテンツ タイプ、属性、既定のアイテム、列、ワークフロー、ポリシーを定義できます。 その後、よりカスタマイズされたドキュメント セット コンテンツ タイプを親コンテンツ タイプから作成できます。各コンテンツ タイプは、親ドキュメント セット コンテンツ タイプからプロパティと設定を継承します。 ライブラリにコンテンツ タイプを追加した後に、ユーザーは [新規作成] コマンドを使用して、ドキュメント セット コンテンツ タイプの属性を継承したドキュメント セットを作成できます。 ドキュメント セット コンテンツ タイプには追加の設定もあるので、これを使って許可されているコンテンツ タイプ、既定のコンテンツ、共有列、ウェルカム ページの列、既定のウェルカム ページ ビューを指定できます。
コンテンツ タイプの詳細については、「SharePoint 2013 でのコンテンツ タイプとワークフローを計画する」を参照してください。
SharePoint Server 2013 でドキュメント セットを作成して管理する方法の詳細については、SharePoint Server 2013 ヘルプの「新規のドキュメント セット コンテンツ タイプを作成および構成する」を参照してください。
ドキュメント セットの管理
Share PointServer のドキュメント セットは、フォルダーと同じ属性やプロパティを多数共有しています。 しかし、ドキュメント セット ソリューションを計画する際に念頭に置く必要がある重要な考慮事項がいくつかあります。
ドキュメント セットに存在できるドキュメントの数に制限はありません。 ただし、表示の読み込み時間は、既定では 5,000 項目に設定されているリスト ビューのしきい値によって制限される場合があります。 フォルダーはドキュメント セットで使用できますが、ドキュメント セットではメタデータ ナビゲーションを使用できません。 そのため、ドキュメント セットに存在する必要がある項目の数を決定する際に、リスト ビューのしきい値とナビゲーションデザインの問題を超える可能性を考慮することが重要です。 さらに、ドキュメント セットで [送信 ] 機能を使用する場合、ドキュメント セット内のすべてのドキュメントの合計を 50 MB を超えることはできません。 多数の項目を含むコレクションまたは作業製品の場合、ドキュメント ライブラリ内のフォルダー構造の方が優れたソリューションになる場合があります。
ドキュメント ライブラリに存在できるドキュメント セットの数に制限はありません。 しかし、リスト内に表示できるドキュメント セットの数はリスト ビューのしきい値によって制限されます。
共有メタデータを使用する場合、ドキュメント セットの中にある、共有メタデータを使用する項目の数が 10 を上回ると、タイマー ジョブにより 15 分間隔でメタデータの更新が実行されます。 たとえば、ライブラリの最上位レベルに 10 個のドキュメントがあり、共有メタデータを含むドキュメント セット内に 1 つのドキュメントがある場合、タイム ジョブは実行されません。 ただし、さらに 9 つのドキュメントを含む別のドキュメント セットを追加すると、タイマー ジョブが実行されます。
ドキュメント セット ルーティングを使用すると、コンテンツの管理者が送信するドキュメント セットは自動仕分けライブラリ内に残され、コンテンツの管理者が処理するタイマー ジョブにより該当する場所に移されます。このジョブは既定では毎日実行されます。
サイト コレクションでドキュメント セットを使用するには、ドキュメント セット機能が有効になっている必要があります。
サイト コレクションでドキュメント セット機能を有効にするには
[サイトの設定] ページの [サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。.
[機能] ページの [ドキュメント セット] で、[アクティブ化] をクリックします。
ドキュメント セット機能を有効にした後に、ドキュメント セット コンテンツ タイプを作成できます。