SharePoint Server でドキュメントのバージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウト管理を計画する
適用対象:
2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
この記事では、SharePoint Server でバージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウトを使用して、ライフ サイクルを通じてドキュメントのバージョンを制御する方法について説明します。
バージョン管理、コンテンツの承認、チェックアウトについて
SharePoint Server には、ドキュメント ライブラリ内のドキュメントを制御するのに役立つ次の機能が含まれています。
バージョン管理は、ドキュメントの連続イテレーションが番号付けされて保存される方法です。
コンテンツの承認は、承認者権限を持つサイト メンバーがコンテンツの発行を制御する方法です。
チェックアウトとチェックインは、ユーザーが新しいバージョンのドキュメントを作成したときの制御を向上させる方法で、ドキュメントのチェックイン時には加えられた変更に対してコメントも付けられるようになります。
ドキュメント ライブラリ内で、この記事で説明されているコンテンツ ガバナンス機能に応じて設定を構成します。 ソリューション内のライブラリ間でこれらの設定を共有するには、ドキュメント ライブラリ テンプレートを作成し、コンテンツ ガバナンスの設定を組み込むことができます。 こうすると、コンテンツ ガバナンスによる決定が新しいライブラリに反映されるようになります。
バージョン管理の詳細については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」を参照してください。
バージョン管理の計画
ドキュメント ライブラリに対する既定のバージョン管理の制御は、サイト コレクション テンプレートによって決まります。 しかし特定の要件に応じて、ドキュメント ライブラリに対するバージョン管理の制御を構成できます。 ドキュメント ライブラリごとに、ライブラリ内のドキュメントの種類にとって最適な別々のバージョン管理の制御を使用できます。 SharePoint Server には、次の 3 つのバージョン管理オプションがあります。
バージョンを管理しない 旧バージョンのドキュメントが保存されないように指定します。 バージョン管理を使用しないと、旧バージョンのドキュメントは取得できなくなり、ドキュメントのイテレーションごとに付けられるコメントが保存されないのでドキュメント履歴も保持されません。 重要でないコンテンツや変更することのないコンテンツが含まれるドキュメント ライブラリにはこのオプションを使用します。
メジャー バージョンを作成する ドキュメントにバージョン番号を付けて保持する際に、単純なバージョン管理スキーム (1、2、3 など) が使用されるよう指定します。 記憶域の容量に対する影響を制御するには、現在のバージョンから逆算して、維持される旧バージョンの数を指定できます。
メジャー バージョン管理では、新しいバージョンのドキュメントが保存されるたびに、ドキュメント ライブラリに対するアクセス許可を持つすべてのユーザーがコンテンツを参照できます。 ドキュメントの下書きバージョンと発行済みバージョンを区別しない場合は、このオプションを使用します。 たとえば、組織内のワークグループでドキュメント ライブラリを使っている場合に、チームの全員が各ドキュメントのすべてのイテレーションを参照する必要がある場合は、メジャー バージョン管理を選択することをお勧めします。
メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する ドキュメントにバージョン番号を付けて保持する際に、メジャーとマイナーのバージョン管理スキーム (1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 など) が使用されるよう指定します。 末尾が .0 のバージョンはメジャー バージョンで、拡張部分の末尾がゼロ以外のバージョンはマイナー バージョンです。 以前のメジャー バージョンとマイナー バージョンのドキュメントが現在のバージョンと共に保存されます。 記憶域の容量に対する影響を制御するには、現在のバージョンから逆算して、維持される旧メジャー バージョンの数を指定できます。 維持されるメジャー バージョンのうち、マイナー バージョンを含める必要があるものの数も指定できます。 たとえば、2 つのメジャー バージョンに関するマイナー バージョンを維持するよう指定した場合、現在のメジャー バージョンが 4.0 であれば、3.1 以降のすべてのマイナー バージョンが維持されます。
メジャーとマイナーのバージョン管理では、読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーがメジャー バージョンのドキュメントを参照できます。 マイナー バージョンも参照できるユーザーを指定することができます。 通常はアイテムを編集できるユーザーに、マイナー バージョンを参照して処理する権限を付与し、読み取りアクセス許可を持つユーザーには、メジャー バージョンのみ参照できるように制限するようお勧めします。
利用者が参照できる発行済みコンテンツと発行の準備ができていない下書きコンテンツを区別する場合は、メジャーとマイナーのバージョン管理を使用します。 たとえば、人事の Web サイトで組織の福利厚生について説明している場合、メジャーとマイナーのバージョン管理を使用して、福利厚生の説明の改定中はその説明に対する従業員のアクセスを制限します。
コンテンツ承認の計画
コンテンツ承認を使って、コンテンツを利用者に使用できるようにする処理を定式化して制御します。 たとえば、コンテンツを製品またはサービスの 1 つとして発行する企業は、コンテンツを発行する前に法律面の検討を加えて承認する必要が生じる可能性があります。
コンテンツ承認を待っているドキュメントの下書きは承認待ちステータスになります。 承認者がドキュメントを検討してコンテンツを承認すると、使用可能になり、読み取りアクセス許可を持つユーザーが参照できるようになります。 ドキュメント ライブラリ所有者はドキュメント ライブラリのコンテンツ承認を有効にでき、オプションでワークフローをライブラリに関連付けて承認プロセスを実行できます。
承認を受けるためにドキュメントが送信される方法は、ドキュメント ライブラリ内のバージョン管理の設定に応じて次のように異なります。
バージョンを管理しない バージョン管理を使用しない場合に、ドキュメントに対する変更が保存されると、そのドキュメントのステータスは承認待ちになります。 SharePoint Server は、読み取りアクセス許可を持つユーザーがドキュメントを表示できるように、以前のバージョンのドキュメントを保持します。 保留中の変更が承認されると、読み取りアクセス許可を持つユーザーは新しいバージョンのドキュメントを参照できるようになり、旧バージョンの保持はされなくなります。
バージョン管理を使用しない場合に、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされると、承認待ちステータスのライブラリに追加され、読み取りアクセス許可を持つユーザーは承認されるまで参照できません。
メジャー バージョンを作成する メジャー バージョン管理を使用する場合に、ドキュメントに対する変更が保存されると、そのドキュメントのステータスは承認待ちになり、読み取りアクセス許可を持つユーザーは以前のメジャー バージョンのドキュメントを参照できます。 ドキュメントに対する変更が承認されると、新しいメジャー バージョンのドキュメントが作成されて、読み取りアクセス許可を持つユーザーが利用できるようになり、以前のメジャー バージョンはドキュメントの履歴リストに保存されます。
メジャー バージョン管理を使用する場合に、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされると、承認待ちステータスのライブラリに追加され、バージョン 1 として承認されるまでは、読み取りアクセス許可を持つユーザーは参照できません。
メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する メジャーとマイナーのバージョン管理を使用する場合に、ドキュメントに対する変更を保存する際には、作成者は新しいマイナー バージョンのドキュメントを下書きとして保存するか、新しいメジャー バージョンを作成するかを選択でき、後者の場合はドキュメントのステータスは承認待ちに変更されます。 ドキュメントに対する変更が承認されると、新しいメジャー バージョンのドキュメントが作成され、読み取りアクセス許可を持つユーザーが利用できるようになります。 メジャーとマイナーのバージョン管理では、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方のドキュメントがドキュメントの履歴リストに維持されます。
メジャーとマイナーのバージョン管理を使用する場合に、新しいドキュメントがドキュメント ライブラリにアップロードされる際には、下書きステータスのライブラリにバージョン 0.1 として追加するか、作成者が即時に依頼を承認できます。 後者の場合は、ドキュメントのステータスは承認待ちになります。
チェックアウトとチェックインの計画
ユーザーがドキュメントを編集する前にそのドキュメントをドキュメント ライブラリからチェックアウトすることを必須にできます。 チェックアウトとチェックインを必須にすることには次のような利点があります。
ドキュメント バージョンを作成するときの制御が向上します。 ドキュメントをチェックアウトすると、作成者はチェックインせずにそのドキュメントを保存できます。 ドキュメント ライブラリの他のユーザーはこの変更を参照できず、新しいバージョンは作成されません。 (他のユーザーが参照できる) 新しいバージョンは、作成者がドキュメントをチェックインする場合のみ作成されます。 そのため、作成者にとって柔軟性や制御が向上します。
メタデータの取得が向上します。 ドキュメントをチェックインすると、作成者はそのドキュメントに加えられた変更を記述したコメントを書き込めます。 したがって、ドキュメントに加えられた変更の履歴レコードが継続的に作成されます。
ソリューションでユーザーがドキュメントをチェックインしてチェックアウトして編集する必要がある場合は、これらのアクションをサポートする Office クライアント アプリケーションの機能を使用できます。 ユーザーは、ドキュメントのチェックアウト、チェックアウトの取り消し、Office クライアント アプリケーションからのドキュメントのチェックインを行うことができます。
ドキュメントがチェックアウトされると、ユーザーが排他編集できるようにロックされます。 ユーザーがこのファイルに対する編集内容を保存すると、変更内容がサーバーにアップロードされて保存されます。 変更内容はこのユーザーのみに公開され、他のユーザーは参照できません。 このユーザーがドキュメントをチェックインする準備ができると、他のユーザーが最終的な変更内容を参照できるようになり、その内容が発行されます。
Office クライアント アプリケーションから、ユーザーはコンテンツ編集オプションを変更することで、チェックアウトされたドキュメントをサーバーに残すこともできます。
注:
共同編集機能の使用時にドキュメントをチェックアウトしないでください。