顧客との情報収集会議

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顧客との時間をすぐにスケジュールできるようになったので、どうすれば自分の時間と顧客の時間を最適に利用できるかを判断します。これについては、多少の予備作業を行うことをお勧めします。顧客との情報収集会議のほとんどに、このレッスンで説明する多数の共通点があります。

情報収集会議の種類

プロジェクトの期間全体を通じて、さまざまな種類のコミュニケーションを行うことができます。情報収集プロセスでは、アクション可能な要件および漠然としたニーズを収集できる必要があります。多くの場合、規定されたすべての要件を満たした後でも、無形の成功により、提示されたソリューションによる長期的な充足が確保されます。詳細に文書化された要件セットがある場合でも、それらをアクション可能な状態にするには、もう少し作業が必要になります。

ワークショップは、短期間に多くの情報を提示する手段となる場合があります。対象となる関係者のグループに対してワークショップを開催できます。詳細な議題を公開し、トピックから外れないようにします。出席者とワークショップはすべて異なることを認識してください。ホワイトボードにワイヤーフレームを簡単に書くことができるグループもあれば、後で優先順位付けを行うために付箋に要件を記述することを好むグループもあります。さまざまな学習スタイルに適応し、必要に応じてフォローアップコミュニケーションをスケジューリングしてトピックを明確にしてください。

特定の役割を対象にした質問でアンケートをとることで、要件を生成したり、特定の機能の重要性や特定の問題の解決のための分析情報を提供したりすることができます。アンケートでは、匿名のフィードバックを受け取る機会も提供されます。これは、寡黙なユーザーベースが持っている可能性のあるニーズに関する分析情報を得るのに役立ちます。

ジョブシャドウイングは、より詳細な情報を収集しようとする場合にうまく機能します。ジョブシャドウイング中に、ソリューションで支援しようとしているユーザーの毎日の活動に追従することができます。注をとり、質問し、関与し、問題点を確認し、順調なことと、そうでないことを確認します。

多くの業界には、独自のボキャブラリがあります。業界のボキャブラリを追跡し、顧客固有の用語を記録しておくと役に立つ場合があります。顧客のデータ定義を追跡することも、プロジェクトが進行する際に役に立つ場合があります。

事前情報収集のギャップを埋める

このレッスンでは、プロジェクトを開始する前に顧客について把握する方法について説明しました。顧客とその業務に関する概要情報を学んだ後、ソリューションの適切な道筋へと導く手順をさらに実行する必要があります。

次のような手順があります。

顧客のデータアーキテクチャの評価
顧客の基幹業務の検証
アプリが顧客のソリューションに与える影響の確認
顧客の問題点の発見。

各タスクはソリューションの成功に不可欠です。これらのタスクに費やす時間は、プロジェクトによって異なります。

データは常に懸案事項です。通常はデータアーキテクチャに多くの時間が費やされますが、データの場所、履歴、品質などのインフルエンサーは考慮されません。これらのインフルエンサーは、プロジェクト開発のすべてのステップで考慮する必要があります。

これらのインフルエンサーがデータアーキテクチャに与える影響を判断するために、次の質問に回答するよう顧客に依頼します。

データは現在どこに存在しますか。
どこに配置する必要がありますか。
整合性に関する懸念はありますか。
重複やその他のデータ品質の問題がありますか。
履歴データを保持していますか。その量はどれくらいですか。
ユーザーは履歴データに対してどのようなタイプのアクセスを必要としますか。

単一の基幹業務を持つ会社は少数です。顧客には複数の基幹業務がある可能性が高いため、次の質問を行って、これらの基幹業務とそのニーズが、提供および実装しているソリューションにどのように影響するかを判断します。

基幹業務間でプロセスにどのような重複がありますか。
基幹業務間でデータにどのような重複がありますか。
短期計画には、どのような新しい基幹業務が含まれますか。
他の事業単位が類似する Microsoft テクノロジを使用していますか。

他のアプリやシステムが整っていない状態で、ソリューションが単独で存在することは想定できません。他のアプリがソリューションに対する作業に与える影響を判断するには、次の質問に回答するよう顧客に依頼します。

置換するアプリまたはシステムは何ですか。
保持するアプリまたはシステムは何ですか。
コネクタまたは API は使用可能ですか。

成功条件を定義する

情報収集プロセス全体を通して、顧客についての知識が増えると、その問題点がわかります。通常、問題点には、顧客の応答時間、一貫したプロセス、データの整合性が含まれます。顧客の具体的な問題点を把握した後、解決する必要がある問題を特定できます。

このイニシアチブにより、顧客が望ましい結果を定義することを支援でき、ソリューションの詳細に焦点を絞ることができます。顧客のニーズの詳細を把握すると、ソリューションによって顧客の待ち時間が 18% 短縮された結果、顧客が長期的に経費を節約できることが期待されるなど、総合的な成果を達成するのに役立ちます。

問題点を識別すると、ユーザーによる採用が増加します。一方、明確に定義された目標を設定することにより、顧客は自身の問題を解決することができます。一部のビジネス目標は情報収集プロセス中に明らかになる可能性がありますが、顧客によって直接定義されるものもあります。いずれにしても、これらの目標が設定されたときに、あなたと顧客はソリューションを推進して成功を実現することができます。

成功のための追加コンポーネント

要件と目標の定義に加えて、プロジェクトを好発進するのに役立つその他の対話には、ビジネスプロセスの学習や提案依頼の検討が含まれます。

ビジネスプロセスの学習

新しいソリューションを実装する際には、プロセスの自動化を追加します。ただし、自動化を追加する前に、顧客のプロセスを定義する必要があります。顧客には既にプロセスがある可能性があるので、それらを抽出し、提案されたソリューションでそれらのビジネスプロセスをどのように合理化できるかを判断する必要があります。

次のタスクのいずれかまたはすべてを実行することにより、既存のプロセスを抽出できます。

さまざまなユーザー/部門のジョブシャドウイング
既存の自動化を確認する
プロセスの実行時にその問題点を探す
プロセスについて顧客に直接質問する

組織のすべてのレベルとつながりを持つ

すべての部門、そして部門内のすべてのレベルは、より大きな目標が同じであっても、若干異なる具体的な目標を持つ場合があります。プロジェクトでこれらの各グループとすぐにつながりを持つことにより、成功へのより優れた道筋が提供されます。ニーズやオファリングソリューションの競合の可能性を、実際の競合が発生する前に認識することは、より多くの関係者から同意を得るのに役立ちます。部外者として内部を見ることにり、内部にいるリソースよりも前に、このような解決領域の一部を認識できます。

RFP の考慮事項

提案依頼 (RFP) は、非常に詳細である場合と非常に不明確な場合があります。詳細は、業務または IT 部門によって記述された可能性があります。既存システムとの交換、補完、または統合を行うことができます。これらの要因はすべて、RFP に記載されている内容に影響し、ソリューションを探すアプローチに影響します。

演習: プロジェクト計画の概要のドラフト

顧客と初めて非公式の会合を行い、CIO との 2 時間にわたる会話から次の情報を得ました。

各銀行は、重要な署名入り文書のコピーを 7 年間保管する必要があります。
CEO は、Awesome Computers という競合企業のシニアエグゼクティブとゴルフをします。また、大学の同窓生でもあります。
特定の単一取引 (企業による 100 万米ドルを超える預け入れと消費者による 50,000 米ドルを超える預け入れ) には政府機関への通知が必要です。
現在、システムには多くの不良データと複数の重複データが含まれているため、新しいシステムではその問題を解決し、再発を防止する必要があります。
銀行の副頭取は、先行販売チームによる多くの優れたマーケティングキャンペーンを見てきて、完全なブランド化されたマルチチャネルマーケティングソリューションを実装したいと考えています。
この銀行では、最近新しい COO を採用しました。この COO は、IT 愛好家としての評判が急激に高まっており、Microsoft Excel でデータをセグメント化および表示することを特に楽しみとしています。
来月、この銀行の第 1 層と第 2 層の管理チーム全員がタブレット PC を受け取ります。
最近のヨーロッパの混乱により、銀行がうっかり忘れていたパニック状態の中規模企業顧客から電話を受けました。
数人のリレーションシップマネージャーは、約 9 か月前に CRM を Microsoftから変更した競合他社である Contoso Financial Services から新規に採用されました。
Woodgrove Bank の複数の関連会社も、新しいシステムの導入への関心を表明しています。

次のパラメーターの一部の定義を開始するプロジェクト計画概要のドラフトを作成します。

問題説明書、業務目標、プロジェクトの目標
スコープ (スコープ内の項目とスコープ外の項目)
ガバナンス計画
タイムライン
成果物

この演習で検討するトピックは次のとおりです。

成功基準の定義を開始できるかどうか。また、その開始を妨げる可能性があるものは何か
特定された関係者
欠落している可能性がある個人または組織
特定できるリスク

続行