現在のビジネス プロセスの分析
Power Appsを使用して最初のアプリを作成する際には、業務およびチームが毎日実施している作業について検討します。 次に、現在、手動プロセスで解決しているビジネス上の問題を特定します。
選択的な自動化のユース ケースには、現在の作業環境に存在するギャップ、不満、非効率性などがあります。 紙やメールを必要とするプロセスや、データをある場所から別の場所に手動で移動する必要があるプロセス (メールからデータベース、スプレッドシートから別のスプレッドシートへ) は、アプリで解決できる可能性が高いです。
自分が考えているアプリが同僚や上司にどのようなメリットをもたらすかを知ることは、特にアプリの作成や使用時に協力を求める際に重要となります。 以下は、このプラットフォームで解決できる問題のタイプの一覧です。
可用性 - いつでも、どこでも、アプリにアクセスできる。
モビリティ - ユーザーが移動中にアプリで作業できる。
統合 - より自動化された方法でデータを収集し、手作業による統合を最小化する。
トレーニング - 従業員の知識を最新の状態にし、トレーニングの成果や資格を追跡する。
民主化 - 部署やセクション内での自己解決能力の向上。
インクルージョン - 他の社員と職場環境が異なる社員 (リモートワーカーや障がい者等) の間の摩擦を減らす。
効率 - 望む結果を得るために必要な時間を短縮し、不必要なステップを削減する。
生産性 - プロセスのスループットの向上。
適時性 - さまざまな関係者間のエンドツーエンド コラボレーションの迅速化。
スケーラビリティ - スループットの向上の実現。
分析 - 必要な追加情報を収集し、分析しやすいように格納する。
レポート - 経営陣へのレポートの迅速化または完全化を実現する。
セキュリティ - よりセキュアな方法でデータを格納し、処理する。
コンプライアンス - 個人情報の取り扱いに関する問題を解決し、法的または会計的な要件に対応する。
持続性 - ムダ (紙や電気など) と汚染を低減する。
主要な貢献者の特定
同じ部署の同僚、この問題に一緒に取り組む他部署の同僚など、このプロセスに貢献する人全員を評価します。 解決しようとするビジネス上の問題のコンテキストで、彼らが何を行っているかをよく理解する。
ビジネス プロセスの文書化を始める際には、各ステップを理解するために、これらの人々を頼りにする。 その途上で学ぶことも多く、プロジェクトチームに新しい メンバーを迎えて、彼らのパースペクティブを取り入れる必要があるかもしれません。
このモジュールのシナリオの例では、以下のスクリーン ショットに示すように、主要な貢献者がすでに特定されています。
例: 現在のギア サービス プロセスのコスト
スキューバ ショップのサービス部門とのシナリオでは、現在のギア サービス プロセスのコストはすでに分析されています。 その結果、以下が判明しました。
販売担当者がサービス顧客をチェックインするのに約 15 分かかっている。 各販売担当者は、ギア サービスのために毎日平均 6 人の顧客をキャプチャしている。 各販売担当者の平均コストは、1 時間あたり約 26 USD である。
1 日あたり (4 名の販売担当者 x 6 件のリクエスト) 24 件のサービス要求があり、手動でのサービス リクエストの作成コストは、1 日あたり 156 USD、1 週間あたり 1,092 USD になる。
52 週間 x 1,092 USD = 1 年あたり 56,784 USD
サービス部門の Tom と Steve は、ギア 1 点あたりのサービスに平均 1 時間を費やしています。 手動でのサービス受注の性質上、1 日に 9 時間作業しても、彼らは複雑なサービス注文を 1 日あたり 6 件しか完了できません。
サービス チームは 1 日に 12 件のサービス注文しか完了できませんが、平均して 24 件を受注するため、オーダー残が出ています。 その結果、顧客が他のショップに移ってしまったり、地域の競合するダイビング ショップにサービスの一部を委託せざるを得なくなったりしています。
各サービスのトランザクションの平均売上は 125 USD であり、ダイビング ショップの 1 日あたりの潜在的な売上は 3,000 USD になります。
Tom と Steve の平均コストは 1 時間あたり 30 USD で、作業日 1 日あたり 540 USD になります。
ダイビング ショップでは、ギアのサービスに使用するパーツのために、1 日あたり 74 USD を支払っています。
ショップのサービス コストの合計は、1 日あたり 770 USD になります。
ショップが 1 日に 12 件のサービス オーダーしか完了できないとしたら、1 日の売上は 1,500 USD、年間では 546,000 USD から部品代と人件費として 280,280 USD を差し引いた金額となります。 この計算ではショップの収益は、265,720 USD になります。
ここで、Power Apps からアプリを展開して、システムへの注文入力コストを最小限に抑え、サービス チームのメンバーがより多くの注文を完了できる時間を確保することを想像してみましょう。 受注にかかるコストを半減すれば (すべて 1 つのデバイスから必要なものをキャプチャ、写真と顧客の署名を集めるのに 7.5 分かかる)、同じソリューションによって、Tom と Steve が毎日完了できる注文数をそれぞれ 8 件に増やすための集中的で合理的なシステムを実現します。
これらの数値は、次の見積の例のようになります。
新しいコスト: (データ入力の 78 USD、サービスチームの 770 USD、サービスパーツの 98 USD) 1 年あたり 344,344 USD、ただし売上は 728,000 USD、利益は 383,656 USD になる。
383,656 USD - 265,720 USD = 1 年あたり 117,936 USD
推奨されるコンテンツ
詳細については、以下のリソースを参照してください。