お客様と協力して Syntex を採用するユーザー
他の IT インフラストラクチャと同様に、関係者のチームと協力して Syntex を採用します。 実装に入る前に、チームと連携し、モデルが使用される方法と理由を理解する必要があります。
いくつかの出発点は、すべてのユーザーに一般的な質問をして、この新しいツールを使用する方法について考えてもらいます。
- ユーザーはドキュメント ライブラリの情報をどのように使用し、Syntex モデルがプロセスを高速化できるかどうかを確認します。
- ユーザーがライブラリに表示する抽出されたコンテンツはどれですか?
- 条件付き書式とギャラリーを使用してデータを表示することは認識されていますか?
- 秘密度ラベルと保持ラベルが正しく適用されていない場所を確認しますか?
- ルールは、ドキュメントまたはライブラリの変更がいつ発生したかをユーザーが特定するのに役立ちますか?
- Power Automate を使用して自動化できるプロセスはありますか?
- コンテンツ アセンブリは、ユーザーがドキュメントを発行し、エラーや重複を減らすのに役立ちますか?
各段階での役割と責任
このユニットでは、Contoso Electronics IT プロフェッショナルが利害関係者のチームと連携して戦略を特定し、Syntex を採用する方法について説明します。 この利害関係者のグループには、ビジネス プロセスの所有者、ドキュメント プロセッサ、ドキュメントライター、契約マネージャー、法務スペシャリストやプロジェクト マネージャーなどの主題の専門家が含まれます。
場合によっては、ビジネス プロセス所有者、ドキュメント プロセッサ、およびドキュメントライターが同じ人物である場合があります。 チームは、Syntex を実装する次の 5 つのステージを通じて連携します。
ニーズの分析: ドキュメントの処理、生成、自動化に関する問題点とニーズを特定します。
アプローチを特定する: ドキュメントのニーズと性質に基づいて、どのような種類のドキュメント処理モデルを使用する必要がありますか? コンテンツ アセンブリは、大規模なドキュメントの生成に役立ちますか? Syntex と Power Automate を組み合わせることで自動化できるワークフローは何ですか?
モデルとコンテンツ アセンブリのモダン テンプレートを構築する: ドキュメント理解のためのモデルのCreate、トレーニング、テスト。 新しいドキュメントを生成するための最新のテンプレートを構築します。
他のコンテンツ AI ツールと Power Automate を使用してモデルとテンプレートを実装する
実装を評価して調整する
プロセス中の各ロールのアクション
Syntex の実装中に、5 つのステージすべてにチーム メンバーが必要になる場合があります。 一方、一部のチーム メンバーは、特定のステージに参加するだけで済む場合があります。 さまざまなステージでのロールのサンプル タスクについては、次の表を見てみましょう。
| 段階 | 役割 | サンプル タスク |
|---|---|---|
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- ビジネス プロセスの所有者 - ドキュメント プロセッサ - IT プロフェッショナル - 財務チーム |
- ビジネス プロセス所有者は、ドキュメント プロセッサと連携して、Syntex がドキュメント処理に役立つシナリオを特定します。 - IT プロフェッショナルは、ビジネス プロセスの所有者と連携して、ドキュメントの形式と言語の種類、毎月処理するドキュメントの数、およびドキュメントを処理する必要がある従業員の数を理解します。 - IT プロフェッショナルは、財務チームから予算情報も取得します。 |
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- ビジネス プロセスの所有者 • ドキュメント プロセッサ - IT プロフェッショナル - 財務チーム |
- IT プロフェッショナルは、ビジネス プロセスの所有者やドキュメント プロセッサと連携して、適切なドキュメント処理モデルとコンテンツ アセンブリ アプローチを特定します。 - IT プロフェッショナルは財務チームと協力して、Syntex ライセンスの数とコストを支払う戦略を決定します。 |
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- IT プロフェッショナル - ドキュメント プロセッサ - 法務専門家やドキュメントライターなどの分野の専門家 |
- IT プロフェッショナルが Syntex を設定します。 - ドキュメント プロセッサはモデルを作成し、ドキュメントライターや法務スペシャリストと協力してモデルをトレーニングし、モデルが正確に情報を抽出できるようにします。 |
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- ビジネス プロセスの所有者 - IT プロフェッショナル - ドキュメント プロセッサ |
- IT プロフェッショナルは、ビジネス プロセスの所有者やドキュメント プロセッサが Power Automate などのコンテンツ AI ツールを設定してワークフローを合理化するのに役立ちます。 - IT プロフェッショナルは、ビジネス プロセスの所有者やドキュメント プロセッサと連携して、Syntex を Teams チャネルや SharePoint サイトなどの他の Microsoft 365 ソリューションと組み込みます。 |
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- ビジネス プロセスの所有者 - ドキュメント プロセッサ - IT プロフェッショナル |
- ビジネス プロセスの所有者、ドキュメント プロセッサ、IT プロフェッショナルは、モデルの使用状況分析を使用してドキュメント処理モデルの有効性を評価します。 - ビジネス プロセスの所有者とドキュメント プロセッサは、分析データに基づいてモデルを調整します。 - IT プロフェッショナルは、モデルの使用状況データに基づいて Syntex のライセンスとクレジットの数を調整します。 |
注:
モデルを効果的に機能させるには、ドキュメントにアクセスして使用するすべてのユーザーからのコラボレーションが必要です。
モデルの利用分析
Syntex を採用し、いくつかのドキュメント処理モデルを実装した後、これらのモデルが効果的に機能し、従業員を支援しているかどうかを判断するにはどうすればよいですか? モデル使用状況分析データを使用して、診断を行うことができます。 コンテンツ センター サイトの所有者とユーザーは、コンテンツ センターからモデルの使用方法に関するデータにアクセスできます。 過去 30 日間の使用状況に関する有用な情報を確認できます。
- モデル別の分類 では、さまざまなモデルと、モデルが分類したドキュメントの数を表示する円グラフが表示されます。
- ライブラリ別の分類 では、さまざまなモデルの縦棒グラフが表示されます。 モデルがドリルダウンされると、そのモデルを使用しているライブラリが表示されます。
- [モデル ] には、使用されているすべてのモデルと各モデルへのリンクが表示されます。
次のグラフは、過去 30 日間に、Contoso Electronics で使用されている 3 つのモデルのうち、"データシート情報" モデルが最も多くのドキュメントを分類したことを示しています。
コンテンツ センターのホーム ページから [すべて表示] を選択すると、分類されたドキュメントの数と、分類されたドキュメントの平均信頼度スコアが表示されるモデルの使用状況が表示されます。
次の図は、データシート情報モデルで Contoso サービス 契約モデルよりも多くのドキュメントが分類されていますが、平均信頼度スコアは 64% と低くなっています。 この情報は、コンテンツ所有者とユーザーが、改善する必要があるモデルを特定するのに役立ちます。 より多くのサンプル ドキュメントのアップロードやモデルの再トレーニングなど、特定のアプローチで信頼度スコアを向上させることができます。
