電子メール エンゲージメント

完了

短期や挑戦的な営業サイクルを設定している組織は少なくありません。 そのようなサイクルを確実に達成できるようにするには、顧客に情報を届けられること、また、顧客からの情報を入手できることが欠かせません。 メールがいつ開かれたのかを知ることができれば、営業スタッフにとって役立ちます。 メールが開かれたかどうかに応じて行動を取ることができるのも、同じように役立ちます。 たとえば、あなたは金曜日の正午までに署名をいただく必要がありますが、そのドキュメントへのリンクが記載されたメールが木曜日の午後になっても開封されていないとします。 アラームがトリガーされ、受信者に連絡するようあなたに促すことができます。

Sales Insights の電子メール エンゲージメント機能では、次のようなことができます。

• 受信者がいつメッセージを開いたか、リンクを選択したか、添付ファイルを開いたか、返信を送信したかがわかります。

• 受信者が初めてメッセージを開いたときに、すぐに通知を受け取ることができます。

• 最も効果的な配信時間のスケジュールを設定することや、受信者のタイム ゾーンに応じた最適な時間についてアドバイスが得られます。

• 最も効果的なメッセージ テンプレートを選択できます。組織のこれまでのメールでの対話の履歴に基づく、レコメンデーションも提示されます。

• メール メッセージのフォローアップを行うべきタイミングで通知を受けられるように設定できます。

• 単一のメッセージでの対話の履歴をすべて確認することや、KPI を確認することができます。

フォロー対象の電子メール メッセージを作成して送信する

組織で電子メール エンゲージメントを有効にすると、Dynamics 365 で作成されたすべての新しいメール活動で、電子メール エンゲージメント コントロールを使用できるようになります。 このコントロールは、メール活動の電子メール エンゲージメント セクションに表示されます。

電子メール エンゲージメント セクションには、次のオプションがあります。

• フォローの有効化/無効化コントロール - デフォルトでは、すべての新しいメッセージがフォローされます。 この設定は、メッセージ単位で無効にできます。それには、フォローしないオプションを選択します。

• 配信スケジュール コントロール - このオプションを使用すると、メッセージの配信時間の参照と設定ができます。 さらに、メールの送信が受信者のタイム ゾーンの通常の営業時間外になる可能性がある場合などは、推奨する配信時間についてアドバイスを表示します。 遅延送信を選択すると、顧客にとって最適な時間まで送信を遅らせることができます。 自動的に推奨の時間が表示されますが、この時間は任意の時間に変更することができます。

• フォローアップ アラーム コントロール: 特定の条件が満たされていない場合に実行されるフォローアップ アラームの表示と設定ができます。

  アラームごとに条件が含まれます。 使用できる条件は、次のとおりです。

  • 次の宛先から返信が届かない場合 - 指定した時間までにメールの返信が届かない場合に、リレーションシップ アシスタントにアラームが表示されます。

  • 次の宛先でメールが開封されない場合 - 指定した時間までにメールが開かれない場合に、リレーションシップ アシスタントにアラームが表示されます。

  • アラームを受け取る - 指定した時間に、リレーションシップ アシスタントにアラームが表示されます。

添付ファイルの追跡

メールの追跡に加え、メールに付随する個々の添付ファイルのフォローと追跡も行うことができます。 添付ファイルを追跡するには、その前にメールが保存されている必要があります。 メールの保存後、添付ファイルのサブグリッドが表示され、ファイルを添付できます。

メールにファイルを添付するには、添付ファイル サブグリッドの新しい添付ファイル ボタンを選択するか、コマンド バーのファイルの添付ボタンを選択します。 フォロー対象になった添付ファイルは、OneDrive for Business フォルダーに保存されます。そのため、OneDrive for Business を有効にしておく必要があります。

電子メール エンゲージメントの履歴を表示する

フォロー対象の電子メール メッセージの現在の状態、やり取りの統計情報、および KPI は、Dynamics 365 のどこからでも確認できます。この情報は、関連付けられているレコードごとに収集され、表示されます。 以下のセクションでは、Dynamics 365 でこの情報を参照できるさまざまな場所を強調表示しています。

フォロー対象のメッセージについて、活動リストのタイトルの右側に、現在のやり取りの状態 (送信予定、まだオープンしていません、最後にオープンした日時 昨日など) が表示されます。 メールのタイルの右上にあるボタンを使用すると、リストのメッセージの内容およびやり取りの履歴を展開することや、メッセージ全文のページを開くことができます。

メッセージの詳細

配信済みのメッセージの詳細ページを開くには、活動またはメールの一覧の件名を選択します。 この選択により、メッセージの全文が読み取り専用として表示されます。 ページの右側の [電子メール エンゲージメント] セクションには、メッセージのやり取りの履歴と主要業績評価指標 (KPI) が表示されます。

詳細については、「電子メール エンゲージメントを使用してメッセージのやりとりを表示する」を参照してください。

メッセージのフォロー、またはフォローの解除

電子メールをフォローする場合、電子メール エンゲージメントは、受信者がメールを開封した時、返信した時、添付ファイルを開いた時、またはメール内のリンクをクリックした時に表示されます。

電子メール エンゲージメント セクションには、以下のインジケーターとコントロールが表示されます。

このアラートは、このアラートは、ユーザーが現在のメール (リンクを含む) をフォローしていることを示しています。また、添付ファイルをフォローするオプションもあります。 フォローしないを選択すると、メッセージの追跡が停止されます。

この状態は、組織が電子メール エンゲージメントを有効にし、すべての受信者がフォローを許可した場合に、新しいメッセージのデフォルトの状態となります。

このアラートは、含まれているリンクを含め、現在のメールをユーザーがフォローしていないことを示します。 ユーザーは添付ファイルもフォローできません。 フォローするを選択し、受信者が許可している場合は、フォローをオンにします。

• 基本設定の表示を選択し、新しいウィンドウで受信者名と基本設定を表示します。 名前を選択し、受信者のレコードを開きます。

• フォローを望まない受信者を削除した場合、またはフォローができるようにその受信者の設定を変更した場合は、フォローの再試行を選択してやり直します。

• フォローしないを選択し、このメッセージのフォローを中止します。

フォローしたメッセージが開封されてから約 15 分以内に、アシスタントにアクション カードが作成されます。 カードには、メッセージへのリンク、関連レコード、コール活動の生成、アラートのスヌーズ、またはアラートの無視を行うためのアクション ボタンが含まれています。 アシスタントを使用した、顧客とのガイド付きコミュニケーションについて、さらに詳しく知ることができます。

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