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Microsoft Dynamics GP の買掛金管理モジュールの年末決算手順

  • [アーティクル]

この記事では、Microsoft Dynamics GP の買掛金管理モジュールに推奨される年末決算手順について説明します。

適用対象: Microsoft Dynamics GP
元の KB 番号: 875169

概要

注:

この記事の手順に従う前に、問題が発生した場合に復元できるデータベースの完全なバックアップ コピーがあることを確認してください。

[ 詳細情報] セクションには、次の情報が含まれています。

  • カレンダーの年末終了手順を完了するために従う必要がある手順のチェックリスト。

  • 会計年度終了手順を完了するために従う必要がある手順のチェックリスト。

  • チェックリストの各手順に関する詳細情報。

  • よく寄せられる質問の一覧。

詳細情報

手順を実行する前に、この記事全体を読んでください。 質問がある場合は、Microsoft Dynamics テクニカル サポートにお問い合わせください。

買掛金管理マスターの年末決算チェックリスト

注:

会計年度と暦年を同時に閉じる場合は、このチェックリストを使用します。

  1. その年のすべてのトランザクションを転記します。
  2. [期限切れの試用版残高とオプション] レポートを印刷します。
  3. 仕入先期間分析レポートを印刷します。
  4. Payroll の年末更新プログラムをインストールする (省略可能)
  5. "Pre-1099 Edits" という名前のバックアップを作成します。
  6. 1099 情報を確認し、必要に応じて編集します。
  7. 1099 ステートメントを印刷します。
  8. "Pre Year-End" という名前のバックアップを作成します。
  9. 年を閉じます。
  10. 会計期間を閉じます。
  11. 税年度を閉じます。
  12. "Post Year-End" という名前のバックアップを作成します。

買掛金管理カレンダーの年末決算チェックリスト

注:

[買掛金管理] モジュールは日付に依存しますが、SmartList オブジェクト、買掛金管理の概要レポート、および [仕入先年単位の概要] ウィンドウの [最終クローズからの金額 ] ビューは、買掛金管理モジュールの終了に基づいて更新されます。 そのため、SmartList オブジェクト、買掛金管理の概要レポート、仕入先年単位の概要ウィンドウの [最終クローズ以降の金額 ] ビューが正しく表示されるように、次の手順に従うことをお勧めします。

  1. 暦年のすべてのトランザクションを転記します。
  2. [期限切れの試用版残高とオプション] レポートを印刷します。
  3. "Pre-1099 Edits" という名前のバックアップを作成します。
  4. 1099 情報を確認し、必要に応じて編集します。
  5. 1099 ステートメントを印刷します。
  6. "Pre Year-End" という名前のバックアップを作成します。
  7. 暦年を閉じます。
  8. 会計期間を閉じます。
  9. 税年度を閉じます。
  10. "Post Year-End" という名前のバックアップを作成します。

買掛金管理会計年度終了チェックリスト

  1. 会計年度のすべてのトランザクションを転記します。
  2. 仕入先期間分析レポートを印刷します。
  3. "Pre Year-End" という名前のバックアップを作成します。
  4. 会計年度を閉じます。
  5. 会計期間を閉じます。
  6. "Post Year-End" という名前のバックアップを作成します。

年末チェックリストの各ステップの詳細情報

次の手順は、年末のチェックリストの詳細です。

手順 1: 年のすべてのトランザクションを転記する

年を閉じる前に、その年のすべてのトランザクションを転記します。 年を閉じる前に将来の期間トランザクションを入力する場合は、将来の期間トランザクションの新しいバッチを作成します。 将来の期間トランザクションを新しいバッチに保存しますが、その年が終了するまで新しいバッチを転記しないでください。

Microsoft Dynamics GP の次の領域は日付に依存しません。

  • [仕入先年単位の概要] ウィンドウの [最終クローズからの金額 ] ビュー
  • SmartList オブジェクト
  • ベンダーの概要レポート

Microsoft Dynamics GP のこれらの領域は、現在のすべての年のトランザクションを入力した後、および新しい年のトランザクションを入力する前に、買掛金の年を閉じないと正しくありません。 ただし、[仕入先年単位の概要] ウィンドウの [ 最終決算以降の金額 ] ビューは編集可能です。 そのため、必要に応じて、[仕入先年の概要] ウィンドウの [最終クローズ以降の金額 ] ビューで情報を更新できます。

[仕入先年単位の概要] ウィンドウの [最後のクローズ以降の金額 ] ビューにアクセスするには、次の手順に従います。

  1. [ カード ] メニューの [ 購入] をポイントし、[概要] を選択 します。
  2. [仕入先与信の概要] ウィンドウで、[仕入先 ID] フィールドに 仕入先 ID を 入力し、[ Yearly] を選択します。
  3. [ 概要ビュー ] の一覧で、[ 前回の終了以降の金額] を選択します。

影響を受ける SmartList 列を表示するには、次の手順に従います。

  1. SmartList を開きます。 Microsoft Dynamics GP でこれを行うには、Microsoft Dynamics GP メニューの [SmartList ] を選択します。

  2. [購入] ノード を 展開し、[ 仕入先] を選択します。

  3. [ 列] を選択します。

  4. [追加] を選択します。

  5. [ 使用可能な列] ボックスの一覧で次のフィールドを選択します。

    注:

    アスタリスクでフラグが設定された項目は、カレンダーの年末決算の影響を受けます。 その他の項目はすべて、期末決算の影響を受けます。

    • 1099 金額 YTD
    • 1099 金額 LYR
    • 請求金額 YTD
    • 請求金額 LYR
    • 支払額 YTD
    • 支払額 LYR
    • 支払う平均日数 - 年
    • 割引あり LYR
    • 割引あり YTD
    • 割引失われた LYR
    • 割引失われた YTD
    • 割引の取得 LYR
    • 割引取得 YTD
    • Finance Charge LYR
    • Finance Charge YTD
    • Finance Charges LYR の数
    • 財務請求金額 YTD の数
    • 請求書 LYR の数
    • 請求書の YTD の数
    • 支払い済み請求書の YTD の数
    • LYR を返します
    • YTD を返します
    • LYRを取られた貿易割引
    • 貿易割引の取得 YTD
    • 源泉徴収 LYR
    • 源泉徴収 YTD
    • 書き込みオフ LYR
    • オフの YTD を書き込む

  6. [OK] を選択します。

  7. [OK] を選択します。

仕入先概要レポートを表示するには、次の手順に従います。

  1. [ レポート ] メニューの [ 購入] をポイントし、[ 分析] を選択します。
  2. [ レポート ] ボックスの一覧で、[ カレンダーの年] を選択します。
  3. [ オプション ] ボックスの一覧でオプションを選択し、[印刷] を選択 します。

手順 2: 期限切れの試用版残高とオプション レポートを印刷する

年末の永続的な財務記録を保持するために、[期限切れの試算表とオプション] レポートのコピーを印刷することをお勧めします。 これを行うには、次の手順に従います。

  1. [ レポート ] メニューの [ 購入] をポイントし、[ 試用残高] を選択します。
  2. [ レポート ] の一覧 で、[期限切れの試用版残高とオプション] を選択します。

手順 3: 仕入先期間分析レポートを印刷する

年末の永続的な財務記録を保持するために、仕入先期間分析レポートの用紙コピーを印刷することをお勧めします。 これを行うには、次の手順に従います。

  1. [ レポート ] メニューの [ 購入] をポイントし、[ 分析] を選択します。
  2. [ レポート ] ボックスの一覧で、[期間] を選択 します。

手順 4: 給与計算の年末更新プログラムをインストールする (省略可能)

1099 フォームの変更など、買掛金管理のコンプライアンスの変更がある場合は、給与計算の年末更新プログラムをインストールします。 買掛金管理の税年度に変更やコンプライアンスの問題がない場合は、この手順をスキップできます。

給与計算の年末更新プログラムに含まれる変更を確認します。

手順 5: 1099 以前の編集という名前のバックアップを作成する

バックアップを作成し、バックアップを安全で永続的なストレージに配置します。 バックアップを使用すると、年末に会社の財務状況を永続的に記録できます。このバックアップは、必要に応じて後で復元できます。 バックアップを使用すると、年末の決算処理中に電源変動やその他の問題が発生した場合に、データをすばやく復旧できます。

Microsoft Dynamics GP でバックアップを作成するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [メンテナンス] をポイントし、[バックアップ] を選択します。

  2. [ 会社名 ] の一覧で、会社名を選択します。

  3. 必要に応じてバックアップ ファイルのパスを変更し、[OK] を選択 します。

    注:

    このバックアップに 1099 より前の編集 の名前を付けて、他のバックアップと区別することをお勧めします。

手順 6: 1099 情報を確認し、必要に応じて編集する

1099 編集リストを印刷するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [ツール] をポイントし、[ルーチン] をポイントし、[購入] をポイントして、[印刷 1099] を選択します。

  2. 会社情報と住所 ID を入力します。

  3. 右上隅にあるプリンター アイコンを選択して、1099 編集リストを印刷します。 精度を確認します。

  4. 1099 の情報を編集する必要がある場合は、次のいずれかの方法を使用します (Microsoft Dynamics GP 2013 以降のバージョンでは方法 1 と 2 をお勧めします。また、Microsoft Dynamics GP の 1099s 用に簡単に編集するに関するページにも示されています

方法 1: (推奨) 1099 トランザクションの詳細を編集する (Microsoft Dynamics GP 2013 以降のバージョンに適用)

  1. [ トランザクション] を選択し、[ 購入] をポイントし、[ 1099 トランザクション情報の編集] を選択します。

  2. 適切なベンダー ID を選択します。 (1099able に設定されているベンダーのみがウィンドウに表示されます)。

  3. 必要に応じて、伝票番号、ドキュメント番号、または日付によって制限できます。

  4. 1099 デビット トランザクション、 すべての借方トランザクション、または すべてのクレジット トランザクションが必要な場合に選択します。

  5. 仕入先のトランザクションの詳細がウィンドウの下部に設定されます。 トランザクションごとに、未処理トランザクションと履歴トランザクションの税の種類、ボックス番号、金額を編集できます。

    注:

    伝票の合計金額より高い 1099 金額を入力することはできません。

  6. [ プロセス ] を選択して変更を加え、1099 が更新されます。

方法 2: ベンダーが正しくマークされていません: (Microsoft Dynamics GP 2013 以降のバージョンに適用されます)

仕入先を 1099able としてマークし、持っていない必要がある場合、またはベンダーを 1099able としてマークするのを忘れた場合は、Update 1099 Information ユーティリティを使用して、ベンダーの 1099 ステータスを変更したり、1099 情報を更新したりできます。 1099 ベンダーを 1099 以外に、またはその逆のビザに変更できます。

  1. [Microsoft Dynamics GP] で [ツール] を選択し、[ユーティリティ] をポイントし、[購入] をポイントして、[Update 1099 Information]\(更新プログラム 1099 情報\) を選択します。

  2. 仕入先と 1099 トランザクションの箇条書きをマークします。

  3. [FROM] セクションと [TO] セクションで、次の内容を入力します。

    • 仕入先を 1099able に変更するには、[ FROM] セクションで [ Not a 1099 Vendor]\(1099 以外の仕入先 \) を選択し、適切な 1099 種類の [配当]、[利息] または [その他] を選択し、[TO] セクションで適切な 1099 ボックス番号を選択します。 (その他および Box 7 Nonemployee 補正が最も一般的です)。

    • 仕入先を 1099 不可に変更するには : [FROM] セクションの仕入先の [仕入先メンテナンス オプション] ウィンドウで選択されている現在の税タイプと 1099 ボックス番号を選択し、[TO] セクションで [ Not a 1099 Vendor]\(1099 仕入先ではない \) を選択します。

    *[ Not a 1099 Vendor]\(1099 ベンダー ではない\) がドロップダウン リストのオプションでない場合は、Microsoft Dynamics GP 2013 より高い GP バージョンにいないか、手順 2 で指示されているように [ベンダー] と [1099 トランザクション] を選択しませんでした。

  4. 範囲の制限を使用して、変更するベンダー ID に制限し、[挿入] を選択 します。

  5. [ プロセス] を選択します。 仕入先の状態は [仕入先メンテナンス オプション] ウィンドウで更新され、1099 情報は適切に更新されます。 1099 の詳細ウィンドウ (方法 1 を参照) を使用して確認できます。

方法 3: 1099 を直接編集します (Microsoft Dynamics GP 2010 以前のバージョンに使用しますが、すべてのバージョンで機能します)

注:

1099 の量の調整ユーティリティは、このメソッドを使用して行った編集を元に戻します。

  1. [ カード ] メニューの [ 購入] をポイントし、[ 1099 詳細] を選択します。

  2. [ベンダー ID] ボックスの一覧で、ベンダー ID を選択します。

  3. [税の種類] ボックスの一覧で、次のいずれかを選択します。

    • 配当

    • 関心

    • その他

  4. [表示] 領域で [ 月 ] または [ 年] を選択し、[年] フィールドに 「20XX 」と入力します。 ( 20XX プレースホルダーの希望年を入力します)。

  5. [金額] 列に、正しい 1099 金額を入力します。 [保存] を選択します。

方法 4: 1099 を直接編集します (Microsoft Dynamics GP 2010 以前のバージョンに使用しますが、すべてのバージョンで機能します)

注:

1099 Amounts の調整ユーティリティは、このメソッドを使用して行った編集を元に戻します。

  1. [ カード ] メニューの [ 購入] をポイントし、[概要] を選択 します。

  2. [ベンダー ID] ボックスの一覧でベンダー ID を選択し、[ 期間] を選択します。

  3. [年] フィールドに「 20XX」と入力します。 ( 20XX プレースホルダーの希望年を入力します)。

  4. [月/期間] フィールドで、適切な月または期間を選択します。

  5. [ 1099 金額] フィールドの横に表示される [1099 詳細] 青い展開ボタンを選択します。 この 1099 詳細ウィンドウが開きます。

  6. [金額] 列に、それぞれのボックスに適切な 1099 金額を入力します。

  7. [保存] を押します。 残りのウィンドウの外に存在します。

手順 7: 1099 ステートメントを印刷する

注:

いつでも実行できます。

1099 ステートメントを印刷するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [ツール] をポイントし、[ルーチン] をポイントし、[購入] をポイントして、[印刷 1099] を選択します。
  2. [ 1099 年 ] フィールドに「 20XX」と入力します。 ( 20XX プレースホルダーの年を入力します)。
  3. 1099 の各レポートの種類は、個別に印刷する必要があります。 [印刷 1099] ウィンドウで、[ 1099 種類] フィールドと [1099ボックス番号 ] フィールドで目的のオプションを選択し、[ 印刷] を選択します。

次の表は、1099 フォームのフィールドと、Microsoft Dynamics GP でこの情報を配置できる場所に関する追加情報を示しています。

フィールド データが配置されているウィンドウ
支払者名、番地、市区町村、都道府県、郵便番号 印刷 1099 ウィンドウ
支払者の連邦識別番号 印刷 1099 ウィンドウ
受信者の名前、住所、郵便番号 仕入先メンテナンス期間のプライマリ アドレス
受信者識別番号 [仕入先メンテナンス オプション] ウィンドウの [税 ID] フィールド
配当フォームのボックス 1 から 9、その他のフォームの 1 から 16 の金額 1099 仕入先年単位の概要ウィンドウの [金額] フィールド

現在、Microsoft Dynamics GP では、状態 1099 の磁気メディア ファイリングは処理されません。 次の Microsoft Dynamics パートナーは、互換性のある State W-2 および 1099 磁気メディア製品を提供しています。 詳細については、以下にお問い合わせください。

グリーンシェード会計ソフトウェア株式会社
7800 ベルフォート パークウェイ スイート 220
ジャクソンビル、FL 32207
一般: 1-800-209-9793 (フリーダイヤル)
販売: 1-800-209-9793x2 (フリーダイヤル)
sales@greenshades.com
グリーンシェード

手順 8: Pre Year-End という名前のバックアップを作成する

バックアップを作成し、バックアップを安全で永続的なストレージに配置します。 バックアップを使用すると、年末に会社の財務状況を永続的に記録できます。このバックアップは、必要に応じて後で復元できます。 バックアップを使用すると、年末の決算処理中に電源変動やその他の問題が発生した場合に、データをすばやく復旧できます。

Microsoft Dynamics GP でバックアップを作成するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [メンテナンス ] をポイントし、[ バックアップ] を選択します。
  2. [ 会社名 ] の一覧で、会社名を選択します。
  3. 必要に応じてバックアップ ファイルのパスを変更し、[OK] を選択 します。

    注:

    このバックアップに"Pre Year-End" という名前を付けて、他のバックアップと区別することをお勧めします。

手順 9: 年を閉じる

年を閉じるには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [ツール ] をポイントし、[ ルーチン] をポイントし、[ 購入] をポイントして、[ 年末終了] を選択します。

  2. 会計年度と暦年の両方を同時に閉じる場合は、[すべて] を選択 します。 カレンダーの年を閉じるだけの場合は、[予定表] を選択 します。 会計年度を閉じるだけの場合は、[会計] を選択 します。

  3. [レポートチェック印刷] ボックスを選択し、[年を閉じる] を選択します。

    注:

    年末レポートのペーパー コピーを、永続的な年末監査レコードと共に保管することをお勧めします。

[仕入先年単位の概要] ウィンドウを表示するには、次の手順に従います。

  1. [ カード ] メニューの [ 購入] をポイントし、[概要] を選択 します。
  2. [ 仕入先 ID ] フィールドに、表示する仕入先 ID を入力し、[ 年単位] を選択します。

カレンダーの年の詳細
Microsoft Dynamics GP のカレンダーの年末プロセスでは、[1099 Amount Year to Date]\(日付までの 1099 年の金額\) フィールドがオフになり、[仕入先年の概要] ウィンドウの [最終閉じる金額] ビューの [過去 1099 年金額] フィールドに金額が転送されます。

会計年度の詳細
Microsoft Dynamics GP の会計年度終了プロセスでは、次のフィールドがクリアされます。

  • 請求金額 YTD
  • 支払額 YTD
  • 支払う平均日数 - 年
  • 割引あり YTD
  • 割引失われた YTD
  • 割引取得 YTD
  • Finance Charge YTD
  • 財務請求金額 YTD の数
  • 請求書の YTD の数
  • 支払い済み請求書の YTD の数
  • YTD を返します
  • 貿易割引の取得 YTD
  • 源泉徴収 YTD
  • オフの YTD を書き込む

これらのフィールドの金額は、[仕入先年単位の概要] ウィンドウの [最終終値以降の金額 ] ビューでも更新されます。

  • 請求金額 LYR
  • 支払額 LYR
  • 割引あり LYR
  • 割引失われた LYR
  • 割引の取得 LYR
  • Finance Charge LYR
  • Finance Charges LYR の数
  • 請求書 LYR の数
  • LYR を返します
  • LYRを取られた貿易割引
  • 源泉徴収 LYR
  • 書き込みオフ LYR

手順 10: 会計期間を閉じる

[会計期間の設定] ウィンドウを使用すると、その年に対してまだ開いている会計期間を閉じることができます。 これにより、ユーザーが誤って間違った期間または年にトランザクションを転記するのを防ぐことができます。 会計期間を終了する前に、すべてのモジュールの期間と年のすべてのトランザクションを転記したことを確認します。 既に終了した会計期間に後でトランザクションを転記する必要がある場合は、[会計期間の設定] ウィンドウに戻り、トランザクションを転記する前に期間を再度開くことができます。

会計期間を終了するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP は、Microsoft Dynamics GP メニューの [ツール] をポイントし、[セットアップ] をポイントし、[会社] をポイントして、[会計期間] を選択します。
  2. 閉じる必要がある期間の [購買チェック] ボックスを選択します。

手順 11: 税年度を閉じる

注:

この手順は、すべての販売および購買モジュールの期末処理を完了した後にのみ完了する必要があります。

税年度を閉じるには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [ツール ] をポイントし、[ ルーチン] をポイントし、[ 会社] をポイントして、[ 税] Year-End [閉じる] を選択します。
  2. [閉じる年のチェック] ボックスと [レポートの印刷] チェック ボックスを選択します。
  3. [ プロセス] を選択します。 年末の終了を続行するように求められた場合。 [はい] を選択します。

    注:

    年末レポートのペーパー コピーを、永続的な年末監査レコードと共に保管することをお勧めします。

手順 12: Post Year-End という名前のバックアップを作成する

バックアップを作成し、バックアップを安全で永続的なストレージに配置します。 バックアップを使用すると、年末に会社の財務状況を永続的に記録できます。このバックアップは、必要に応じて後で復元できます。 バックアップを使用すると、年末の決算処理中に電源変動やその他の問題が発生した場合に、データをすばやく復旧できます。

Microsoft Dynamics GP でバックアップを作成するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [メンテナンス ] をポイントし、[ バックアップ] を選択します。
  2. [ 会社名 ] の一覧で、会社名を選択します。
  3. 必要に応じてバックアップ ファイルのパスを変更し、[OK] を選択 します。

    注:

    このバックアップに"Post Year-End"という名前を付けて、他のバックアップと区別することをお勧めします。

よく寄せられる質問

Q1: 年末決算時に非アクティブな仕入先レコードは消去されますか? そうでない場合、非アクティブな仕入先レコードを削除するにはどうすればよいですか?

A1: いいえ。非アクティブな仕入先レコードは自動的に削除されません。 非アクティブな仕入先レコードを削除するには、次の条件が満たされている必要があります。

  • 仕入先に対して現在の年 1099 金額が存在しません
  • 仕入先には、作業または履歴にドキュメントがありません。

これらの条件に適合するすべての非アクティブな仕入先レコードを削除するには、次の手順に従います。

  1. Microsoft Dynamics GP で、Microsoft Dynamics GP メニューの [ツール ] をポイントし、[ ユーティリティ] をポイントし、[ 購入] をポイントして、[ マス ベンダーの削除] を選択します。
  2. [ 範囲 ] の一覧 で、[仕入先の状態] を選択します。
  3. [ From]\(元 \) の一覧で、[ 非アクティブ] を選択します。
  4. [ 対象 ] ボックスの一覧 で、[非アクティブ] を選択します。
  5. [ プロセス] を選択します。

Q2: 来年の 1 月 1 日にチェックを発行する必要があるが、現在の年を閉じる準備ができていない場合は、どうすればよいですか。

A2: 小切手を印刷しますが、年末決算処理が完了するまで は転記 しないでください。 チェックを直ちに転記する必要がある場合は、[仕入先年単位の概要] ウィンドウの [最終クローズ以降の金額] ビューの [支払金額] フィールドを変更します。