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予定された会議を準備する

重要

いくつかの改善を行うために、ブリーフィング メールの送信を一時停止しました。 このサービスが再開されるまで、Viva Insights Outlook アドインまたは Teams の Viva Insights アプリに引き続きアクセスして、主要な機能を利用できます。 この変更の詳細については、「ブリーフィングの一時停止」を参照してください。

ブリーフィング メールのこのセクションでは、提案されたアクションが少なくとも 1 つ含まれる、今日の最初の 3 回の会議が時系列で表示されます。 会議の見出しを選択して会議の詳細を開くか、今後の会議に関連するドキュメントを選択して開いて表示することができます。

Adaptive メール バージョンでは、今日の会議の準備に役立つ次の操作を行うこともできます。

  • 受け入れが少ない、または出席者の過半数が開催した会議を辞退したために別の時間をスケジュールするには、[ 再スケジュール] を選択します。
  • 会議に関連するドキュメントの場合、必要なものを取得した場合、または既にフォローアップしている場合は、[完了] を選択 します。 一覧からタスクを削除するには、[ 関連しない] を選択します。
  • 会議に関連するタスクの場合は、[タスク に追加] を選択してタスク リストに追加します。 タスクを既に完了している場合は、[ 完了] を選択します。
  • 会議に出席する予定があるかどうかを会議の開催者に通知するには、[ 承諾] または [辞退 ] を選択して、会議の開催者が会議クォーラムをより適切に評価できるようにします。 会議が競合している場合は、[ 返信 ] を選択して、遅刻、早退、または出席できないかどうかを開催者に知らせることができます。
  • 会議の開催者は、[Teams の追加] を選択して、招待に Teams リンクを 追加できます。
  • 会議の開催者は、予定されている会議に議題がない場合は、[ 議題の追加] を選択できます。 議題は、会議の効果を高めるのに役立ちます。

次の例では、[ 週単位の PM 会議 ] を選択して会議の詳細を開くか、関連する 状態更新 ドキュメントを選択して開いて表示します。 受け入れが少ない会議が表示される場合は、[再スケジュール] を選択できます。

会議に関するブリーフィング メール。

次の例では、 Status Update 会議で次を選択できます。

  • Teams を追加 して、Teams リンクを招待に追加します。

  • 議題を追加 して、会議の議題を招待に追加します。

    ブリーフィングメールインライン会議オプション。

低い受け入れのための再スケジュール

会議の開催者として、ブリーフィングによって、出席率が低くなるリスクがある会議にアラートが表示されます。

出席率の低い会議は、主要な意思決定者が出席しないと意思決定ができないため、生産性が低下する可能性があります。 会議を繰り返すか、出席していないユーザーに対して同様の情報をもう一度共有する必要がある場合があります。

[ 再スケジュール ] を選択すると、会議の招待を開き、別の時間にスケジュールできます。

会議をスケジュールする場合、一般的な間違いは、リモート出席者のオンライン会議情報を含め忘れることです。 オンライン会議へのアクセスは、次の点で重要です。

  • リモートコラボレーターまたは他の場所で作業しているコラボレーターを含めることができます。
  • 会議の開始を時間に合わせるのに役立ちます。
  • 会議を記録し、リモート出席者に情報を提示できます。
  • 単一選択の修正を行うと、会議の前後の時間とストレスも節約できます。

[Teams の追加] を選択すると、会議の招待に Teams 会議リンクが追加Microsoft Viva Insights、会議を開いて追加する必要がなく、更新された招待がすべての招待者に自動的に送信されます。

議題の追加

議題は、出席者が会議から何を期待するか、どのような準備が必要か、会議の結果を理解するのに役立ちます。 これは、会議の準備のための重要なステップとベスト プラクティスです。

[ 議題の追加] を選択すると、スケジュールされた会議に返信が送信されます。

競合のない会議への RSVP

会議に出席するかどうかを主催者に知らせ、それに応じて計画を立てるようにすることをお勧めします。 ブリーフィングでは、出席が必要になる可能性が高い小規模な会議に焦点を当てます。

会議の 承諾 または 辞退 は、ブリーフィング メールで行うことができます。 会議が繰り返し行われる場合は、[ 承諾][辞退 ] はシリーズ用です。 承諾辞退 は、開催者への応答として送信されます。 辞退後も、ブリーフィング メールでこの会議のコンテンツを表示して操作できます。

競合が発生した会議への RSVP

繰り返しになりますが、会議に出席するかどうかを主催者に知らせ、それに応じて計画を立てるようにすることをお勧めします。

会議との競合の種類に応じて、会議に対して次のアクションが表示されます。

シナリオ 会議の詳細 理由 アクション
遅延応答 この会議は、[開始時刻] から [終了時刻] の [会議タイトル] と競合します。 遅れるかどうかを [開催者] に知らせる 返信
早期返信を残す この会議は、[開始時刻] から [終了時刻] の [会議タイトル] と競合します。 早く出発する必要があるかどうかを [開催者] に知らせます。 返信
返信の拒否または遅延 この会議は、[開始時刻] から [終了時刻] の [会議タイトル] と競合します。 [開催者] に、間に合わないか、遅れるかどうかを知らせます。 辞退または返信
早期返信を辞退または退出する この会議は、[開始時刻] から [終了時刻] の [会議タイトル] と競合します。 [開催者] に、作成できないかどうか、または早く退出する必要があるかどうかを知らせます。 辞退または返信
承諾または辞退 この会議は、[開始時刻] から [終了時刻] の [会議タイトル] と競合します。 出席するかどうかを [開催者] に知らせます。 同意または辞退

ブリーフィング メールの概要