Вопросы и ответы о сопоставлении электронных документов с заказами на покупку с помощью Copilot (предварительная версия)

[Данная статья посвящена предварительному выпуску и может быть изменена.]

Эти часто задаваемые вопросы (вопросы и ответы) описывают влияние ИИ функции Помощь в сопоставлении электронных документов в Business Central.

Важно!

• Это предварительная версия функции, готовая к развертыванию в рабочих средах.
• На предварительные версии, готовые к развертыванию в рабочих средах, распространяются дополнительные условия использования.

Что такое помощь в сопоставлении электронных документов?

Электронные документы служат основой современных деловых операций. Они представляют собой критически важные документы, такие как счета-фактуры и квитанции, которые проходят в обоих направлениях через доставку и получение. Вы можете создавать и передавать электронные счета в цифровом виде в структурированном формате, который упрощает автоматическую обработку счетов. Однако обработка входящих цифровых счетов может быть более сложной для групп по работе с кредиторской задолженностью.

В компаниях малого и среднего бизнеса (SMB) отдел кредиторской задолженности играет ключевую роль в точном отслеживании обязательств поставщиков. Их основная обязанность — точный учет входящих счетов. Достижение точности может потребовать усилий, особенно при сверке внешних счетов от поставщиков с существующими заказами на поставку. Расхождения в кодах, описаниях и единицах измерения часто создают проблемы, поскольку эти элементы могут не совпадать в разных системах и компаниях. Кроме того, непредвиденные расходы, такие как транспортные расходы, могут отображаться как отдельные статьи, требующие корректировки вручную. Бухгалтеры также должны включать в документы номера и даты счетов-фактур. Важно отметить, что связь между заказами на покупку и внешними счетами-фактурами не всегда является однозначной. Вы можете получить несколько внешних счетов-фактур для одного и того же заказа на покупку.

Исторически, Business Central может генерировать новые счета-фактуры на покупку на основе полученных электронных счетов. Однако сопоставление счетов-фактур вручную с существующими заказами на покупку было трудоемким и подверженным ошибкам процессом.

Помощь в сопоставлении электронных документов использует генеративный искусственный интеллект для оптимизации этого процесса за счет автоматизации анализа внешних электронных счетов. Эта функция позволяет бухгалтерам попросить Copilot сопоставить строки входящих электронных счетов со строками заказов на покупку в Business Central.

Каковы возможности функции «Помощь по сопоставлению электронных документов»?

Copilot предоставляет помощь на базе искусственного интеллекта для сопоставления полученных цифровых счетов с существующими заказами на поставку в Business Central. Copilot сопоставляет строки на основе следующего:

• Сходство описаний
• Единицы измерения
• Количества, доступные для выставления счета
• Суммы

Copilot идентифицирует похожие описания, если в них указаны правильные единицы измерения и цены, но он также может находить совпадения и в более сложных случаях. Например, он может определить, есть ли в электронном счете две строки с вариантом одного и того же товара, а в заказе на покупку только одна строка; Business Central сопоставляет эти строки, если описания схожи, а цены одинаковы.

Copilot не подключается к вашей службе конечной точки электронных документов для получения или отправки цифровых ваучеров. Эта задача остается полностью под вашим контролем и является обязательным условием для использования помощи Copilot. Это справедливо независимо от того, добавляются ли цифровые документы в Business Central с использованием подключения к службе конечной точки или вводятся вручную.

Каково назначение функции «Помощь по сопоставлению электронных документов»?

Цель функции Помощь в сопоставлении электронных документов — помочь рабочей группе по работе с кредиторской задолженностью сопоставить существующие заказы на покупку с входящими электронными счетами. Большая часть этой деятельности вращается вокруг сопоставления строк. Business Central предлагает функцию, которая автоматизирует некоторые из этих действий, и LLM рассматриваются как возможность дополнить эту функцию и еще больше сократить объем ручного труда.

Как оценивалась функция «Помощь в сопоставлении электронных документов»? Какие метрики используются для измерения ее производительности?

Эта функция была протестирована с использованием комбинаций следующей информации:

• Внешние описания внешних
• Единицы измерения
• Количества и суммы
• Стандартные описания номенклатур
• Разные языки
• Другие параметры, охватывающие типичные варианты и пределы данных для каждого поля

Тестовые данные отражают как типичное использование, так и использование злоумышленниками. Производительность измерялась по сравнению с ручным сопоставлением тех же данных в электронных счетах-фактурах и заказах на продажу.

Каковы ограничения функции «Помощь в сопоставлении электронных документов»? Как пользователи могут свести к минимуму влияние ограничений функции помощи в сопоставлении электронных документов при использовании системы?

Помощь в сопоставлении электронных документов работает лучше всего, когда внешние (электронный счет) и внутренние (Business Central) описания номенклатур и единицы измерения приведены на одном языке. Смешанные языки или смешанный язык описаний номенклатур часто приводят к меньшему количеству совпадений и предложений.

Предлагаемое сопоставление номенклатур из электронных счетов с номенклатурами в заказах на поставку лучше всего работает на английском языке. Хотя вы можете использовать эту функцию на любом языке, который поддерживает Business Central, на других языках совпадений номенклатур может быть меньше. Дополнительную информацию о языке см. в разделе В каких регионах и на каких языках доступна помощь в сопоставлении электронных документов?.

В каких регионах и на каких языках доступна помощь в сопоставлении электронных документов?

Эта функция Copilot доступна во всех поддерживаемых странах/регионах Business Central. Однако эта функция использует службу Microsoft Azure OpenAI, которая в настоящее время доступна для Business Central в некоторых географических регионах. Если ваша среда расположена в стране или регионе, где служба Azure OpenAI недоступна, администраторы должны разрешить перемещение данных между географическими регионами. Подробнее см. в статье Перемещение данных Copilot между географическими регионами.

Эта функция проверялась и поддерживается на английском языке. Хотя ее можно использовать на других языках, она может работать не так, как задумано. Качество языка может варьироваться в зависимости от взаимодействия пользователя или параметров системы, что может повлиять на точность и удобство использования. Качество ответов также может быть ниже, если язык пользователя в Business Central отличается от основного языка бизнес-данных в базе данных Business Central.

Подробнее о географической и языковой доступности см. на странице Международная доступность Copilot.

Какие рабочие факторы и параметры позволяют эффективно и ответственно использовать функцию?

Copilot дополняет алгоритм сопоставления, который Business Central уже предоставляет, и сопоставляет строки, которые алгоритм не сопоставил.

Что ожидается от пользователей при использовании функции «Помощь в сопоставлении электронных документов»?

После сопоставления входящих электронных счетов-фактур с заказами на покупку необходимо сопоставить строки в документах.

На странице Сопоставление заказов на закупку показаны все строки из обоих документов. Здесь вы можете выполнить сопоставление вручную, что может быть затруднительно, если строк много.

Вы можете использовать Помощь в сопоставлении электронных документов для сопоставления строк на основе следующих критериев:

• Сходство их описаний
• Единицы измерения
• Количества, доступные для выставления счета
• Суммы

Сопоставления Copilot могут быть неправильными или неполными. Вам всегда следует проверять их точность, прежде чем вы решите их сохранить. Сопоставления и предложения Copilot сохраняются в Business Central, когда вы выбираете Сохранить и выходите из Copilot. Вы можете редактировать и исправлять любые сопоставления или предложения, прежде чем сохранять их.

Что ожидается от администраторов и пользователей при использовании функции «Помощь в сопоставлении электронных документов»?

Пользователи, такие как бухгалтеры или другие лица, получающие электронные счета, всегда должны проверять точность сопоставлений и предложений, предоставляемых Copilot, прежде чем принимать решение о их сохранении. Мы рекомендуем вам просмотреть строки заказа на покупку, чтобы убедиться в их точности и обнаружить любые несоответствия. Вы решаете, использовать ли функцию Помощь в сопоставлении электронных документов. Даже если функция Помощь в сопоставлении электронных документов включена администраторами и доступна, вы все равно можете использовать ее всегда, иногда или никогда.

Администраторы принимают общее решение о том, использовать ли возможности Copilot в Business Central. Если они активируют Copilot, администраторы должны убедиться, что они предоставляют доступ к соответствующим компонентам.

[ПРИМЕЧАНИЕ!]

• Мы не поддерживаем эту функцию для локальной версии Business Central или в частных облаках.
• Партнеры не могут расширять эту функцию. Разработчики-партнеры не могут изменять, заменять или расширять эту функцию.

Является ли Copilot единственным способом сопоставления электронных документов с заказами на покупку?

Нет, используете ли вы Copilot, зависит от вас. Business Central предлагает способы без использования искусственного интеллекта сопоставлять номенклатуры из полученного электронного счета с номенклатурами в заказах на покупку в Business Central. Организации могут также использовать оба подхода одновременно.

Как оставить отзыв о контенте, созданном ИИ?

Каждый раз, когда Copilot предоставляет сопоставления или предложения, вы можете отправить Майкрософт отзыв непосредственно из окна Copilot, используя элементы управления Нравится и Не нравится. Отзывы остаются анонимными, и мы используем эти данные для улучшения качества работы службы.

См. также

Обзор электронных документов
Сопоставление электронных документов со строками заказов на покупку с помощью Copilot
Подробнее см. в статье о перемещении данных помощников между географическими регионами.

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь