Бөлісу құралы:

Настройка электронных документов

  • Мақала

Важно!

Базовый модуль «Электронные документы» представляет собой платформу. По умолчанию поля Интеграция службы нет. Если вы обнаружите, что параметры формата документа используются по умолчанию, помните, что они предлагаются в качестве примеров. Приложения локализации должны предоставлять подробную информацию о формате, поскольку зависят от требований в конкретном регионе.

Заметка

Начиная с версии 23.2 стандартный формат документа PEPPOL глобального формата в поле Формат документов. Помните, что вы, вероятно, не сможете использовать этот формат как есть. Это формат W1, предоставленный Microsoft для демонстрации использования этой функции. Мы рекомендуем вам протестировать существующий формат PEPPOL, прежде чем начинать его использовать.

Первым шагом настройки электронных документов является настройка службы электронных документов для обмена электронными документами.

Настройка службы электронных документов

Выполните следующие действия, чтобы настроить службу электронных документов.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Службы электронных документов, затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Выберите Создать, а затем на странице Службы электронных документов на экспресс-вкладке Общие сведения настройте поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Код Выберите код настройки электронного экспорта.
    Описанием Введите краткое описание настройки электронного экспорта.
    Формат документов Формат экспорта для настройки электронного экспорта. По умолчанию в этом поле два варианта значений. Вы можете выбрать PEPPOL BIS 3 в качестве универсального формата на основе кода или Обмен данными, если вам нужно настроить предварительные документы или определенные форматы на экспресс-вкладке Определение обмена данными.
    Интеграция службы Выберите код интеграции для настройки электронного экспорта. В настоящее время единственным вариантом является Нет интеграции.
    Использовать пакетную обработку Укажите, использует ли служба пакетную обработку для экспорта.

  3. На экспресс-вкладке Параметры импорта заполните поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Проверять организацию-получателя Укажите, следует ли во время импорта проверять информацию об организации-получателе.
    Разрешать единицу измерения Укажите, следует ли во время импорта разрешать единицу измерения.
    Подставлять ссылку на товар Укажите, следует ли во время импорта выполнять поиск товаров по ссылке на товар.
    Подставлять код GTIN товара Укажите, следует ли во время импорта выполнять поиск товаров по коду глобальный номер товарной продукции (GTIN).
    Подстановка сопоставления счетов Укажите, следует ли во время импорта выполнять поиск счетов в таблице Сопоставление счетов по входящему тексту.
    Проверять скидку по строке Укажите, следует ли во время импорта проверять скидку по строке.
    Применять скидку по счету Укажите, следует ли во время импорта применять скидку по счету.
    Проверять итоги Укажите, следует ли во время импорта проверять итоги по счету.
    Обновить заказ Укажите, следует ли обновить соответствующий заказ на покупку.
    Создать строки журнала Укажите, следует ли создавать строку журнала вместо документа покупки. Выбирайте этот вариант, если вы хотите использовать журналы в качестве места назначения для своих счетов.
    Название шаблона финансового журнала Укажите имя шаблона финансового журнала, используемого для создания строк журнала. Это поле применимо, если вы хотите использовать журналы в качестве места назначения для своих счетов.
    Название раздела финансового журнала Укажите код раздела финансового журнала, используемого для создания строк журнала. Это поле применимо, если вы хотите использовать журналы в качестве места назначения для своих счетов.
    Автоматический импорт Укажите, должны ли документы автоматически импортироваться из службы.
    Время начала пакета Укажите время начала для заданий импорта.
    Минут между запусками Укажите количество минут между запусками заданий импорта.

  4. Если вы выбрали Обмен данными в поле Формат документа на экспресс-вкладке Общие, заполните поля на экспресс-вкладке Определение обмена данными, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Тип документа Укажите тип документа, для импорта и экспорта данных которого используется обмен данными. Примеры — Счет продажи, Кредит-нота продажи и Счет покупки.
    Код определения обмена данными (импорт) Укажите код обмена данными, используемый для импорта данных. Используйте это поле только для получения документа в процессе покупки.
    Код определения обмена данными (экспорт) Укажите код обмена данными, используемый для экспорта данных. Используйте это поле только для доставки документов в процессе продажи.

Заметка

В системе имеются определения обмена данными для формата PEPPOL, относящиеся к документам купли-продажи. Однако вы, скорее всего, не сможете использовать эти определения как есть. Все они имеют формат W1, предназначенный для демонстрации использования этой функции. Мы рекомендуем вам протестировать существующий формат PEPPOL, прежде чем начинать их использовать.

Если вы настроили формат Определение обмена данными в своей локализации, вы можете добавить по строке для типов документов, которые вам нужен. Добавьте строки, соответствующие примеру обмена данными по умолчанию для формата W1 PEPPOL. Однако сначала выберите значение параметра Тип документа для каждой необходимой вам строки. Для каждого типа данных выберите Код определения обмена данными (импорт) или Код определения обмена данными (экспорт), который вы хотите использовать.

Если вы не используете формат Определение обмена данными, вы можете создавать и настраивать форматы с помощью интерфейса. Скорректируйте информацию в строках Сопоставление экспорта и Сопоставление импорта, где вы найдете таблицы и поля для настройки правил преобразования. В этом случае вам нужно будет добавить в поле Формат документа новый вариант для вашего формата.

Поддерживаемые типы документов

Поддержка типы документов основана наформате документа. Чтобы проверить, какие типы документов поддерживаются, на странице Службы электронных документов выберите действие Поддерживаемые типы документов. Откроется окно Типы исходных документов, поддерживаемые службой электронных документов. В столбце Тип исходного документа можно выбрать различные типы документов для формата, который планируется использовать. Тип документа используется только в том случае, если выбран такой документ.

Настройка профиля отправки документов

Вы можете настроить предпочтительный способ отправки документов продажи для каждого клиента. Тогда вам не придется выбирать вариант отправки каждый раз, когда вы выбираете действие Учесть и отправить. На странице Профили отправки документов можно настроить профили отправки, которые затем можно будет выбрать один для использования в поле Профиль отправки документов в карточке клиента. Вы можете установить флажок По умолчанию, чтобы указать, что профиль отправки документа является профилем для всех клиентов, для которых в поле Профиль отправки документов не указан профиль.

Данная функция используется для настройки автоматизации электронного выставления счетов. При выборе команды Учесть и отправить в документе продажи в диалоговом окне Подтверждение учета и отправки отображается используемый профиль отправки. Это профиль, настроенный для клиента или профиль по умолчанию для всех клиентов.

Чтобы настроить профиль отправки документов, выполните следующие действия.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Профиль отправки документов, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. На странице Профили отправки документов выберите Создать.

  3. Заполните требуемые поля на экспресс-вкладке Общее.

  4. На экспресс-вкладке Параметры отправки заполните поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Электронный документ Укажите, следует ли при нажатии кнопки Учесть и отправить отправлять документ в виде электронного документа, который клиент сможет импортировать в свою систему. Чтобы использовать этот вариант, необходимо также задать значение в поле Формат или Код потока службы электронных документов. Также можно сохранить изменения файл на компьютере.
    Формат Укажите формат, который будет использоваться для отправки электронного документа. Это поле является обязательным, если в поле Электронный документ выбран вариант Через службу обмена документами.
    Код потока службы электронных документов Укажите поток электронной службы, используемый для отправки документов. Это поле является обязательным, если в поле Электронный документ выбран вариант Расширенный поток службы электронных документов.

    Заметка

    При выборе варианта Расширенный поток службы электронных документов в поле Электронный документ у вас должен быть уже настроен рабочий процесс для ваших электронных документов.

Настройка рабочего процесса

Чтобы настроить рабочий процесс для электронных документов, выполните следующие действия.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Шаблоны рабочих процессов, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. Если вы не можете найти раздел Шаблоны рабочих процессов электронных документов на странице Шаблоны рабочих процессов, выберите Сбросить шаблоны Майкрософт. После этого раздел Шаблоны рабочих процессов электронных документов должен появиться. Закрытие страницы.
  3. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Рабочие процессы, а затем выберите соответствующую ссылку.
  4. Выберите действие Создать рабочий процесс из шаблона, чтобы выбрать шаблон для процесса обработки электронных документов. Доступные шаблоны — Отправка в одну службу и Отправка в несколько служб.
  5. Нажмите ОК, чтобы завершить настройку рабочего процесса.
  6. В поле Отклик "то" выберите Отправить электронный документ с использованием настройки, чтобы настроить отклики рабочего процесса.
  7. Выберите созданную вами службу электронных документов, выберите ОК, а затем включите рабочий процесс.

Заметка

Вы можете создать свой собственный рабочий процесс для электронных документов без использования предопределенных шаблонов рабочих процессов. Если у вас несколько служб, вы можете использовать разные рабочие процессы.

Для использования других рабочих процессов настройте их с помощью профилей отправки документов для разных клиентов. При настройке рабочего процесса укажите профиль отправки документов в столбце При условии на экспресс-вкладке Шаги рабочего процесса, поскольку в рабочих процессах не может быть двух служб, использующих один и тот же профиль отправки документов.

Настраивая рабочий процесс на странице Рабочие процессы, наведите указатель мыши на поле При условии на экспресс-вкладке Шаги рабочего процесса. На странице Условия события в поле Фильтр выберите профиль отправки документов, который вы хотите использовать.

Настройка политики хранения электронных документов

Электронные документы могут регулироваться местным законодательством, которое определяет период, в течение которого вы должны хранить электронные документы. Чтобы справиться с этим, администраторы могут определить политики хранения, которые контролируют частоту удаления записей Business Central. Подробнее о политиках хранения можно узнать в статье Определение политик хранения.

Чтобы настроить политики хранения для электронных документов, выполните следующие действия.

  1. На странице Службы электронных документов выберите действие Политика хранения.

  2. После завершения действия выберите одну из следующих политик хранения для настройки:

    • Журнал электронных документов
    • Журнал интеграции электронных документов
    • Журнал сопоставления электронных документов
    • Хранение данных электронных документов

Демонстрационные данные электронных документов

Заметка

Начиная с версии Business Central 24.0 можно настроить демонстрационные данные для электронных документов.

Чтобы упростить тестирование и демонстрацию электронных документов, Microsoft предлагает демонстрационный модуль. Чтобы включить этот модуль, выполните следующие действия:

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию , введите Демонстрационные данные Contoso, затем выберите соответствующую ссылку.
  2. Перед включением Модуль электронных документов Contoso необходимо сначала включить Общий модуль и Складской модуль.
  3. После включения этих модулей выберите Модуль электронных документов Contoso, а затем выберите действие Создать.
  4. Следуйте инструкциям на экране.
  5. Закрытие страницы.

После включения модуля у вас будут демонстрационные элементы, шесть электронных документов (на базе Peppol BIS 3), а также будут настроены Службы электронных документов с созданными рабочими процессами.

Как использовать электронные документы в процессе продаж
Как использовать электронные документы в процессе покупок
Как расширять электронные документы в Business Central
Финансовый менеджмент
Выставление счетов по продаже
Регистрация покупок со счетами покупок и заказами
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь