Бөлісу құралы:

Настройка электронных документов

  • Мақала

Важно!

Базовый модуль «Электронные документы» представляет собой платформу. По умолчанию поле Интеграция сервиса отсутствует. Если вы обнаружили, что параметры Формат документа заданы по умолчанию, имейте в виду, что они предлагаются в качестве примера, и локализация должна предоставлять подробный формат. Эти детали входят в состав приложений локализации, поскольку зависят от требований, существующих в конкретном регионе.

Заметка

Начиная с версии 23.2 стандартный формат документа PEPPOL добавлен в качестве глобального формата в поле Формат документа . Помните, что вы, вероятно, не сможете использовать этот формат как есть. Это формат W1, предназначенный для демонстрации использования этой функции. Мы рекомендуем вам протестировать существующий формат PEPPOL, прежде чем начинать его использовать.

Первым шагом в настройке электронных документов является настройка службы электронных документов, в ходе которой вы настраиваете все поведение своей системы в части передачи электронных документов.

Настройка службы электронных документов

Выполните следующие действия, чтобы настроить службу электронных документов.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Службы электронных документов, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Выберите Создать, а затем на странице Службы электронных документов на вкладке Общие настройте поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Код Выберите код настройки электронного экспорта.
    Описанием Введите краткое описание настройки электронного экспорта.
    Формат документов

    Формат экспорта для настройки электронного экспорта.

    По умолчанию в этом поле два варианта значений. Вы можете выбрать PEPPOL BIS 3 как универсальный формат на основе кода или Data Exchange , когда вам необходимо настроить предварительные документы определенных форматов на вкладке Data Exchange Definition FastTab.
    Интеграция службы Выберите код интеграции для настройки электронного экспорта. В Волне 1 единственным вариантом является Без интеграции.
    Использовать пакетную обработку Укажите, использует ли служба пакетную обработку для экспорта.

  3. На вкладке Импортированные параметры настройте поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Проверять организацию-получателя Укажите, следует ли во время импорта проверять информацию об организации-получателе.
    Разрешать единицу измерения Укажите, следует ли во время импорта разрешать единицу измерения.
    Подставлять ссылку на товар Укажите, следует ли во время импорта выполнять поиск товара по ссылке на товар.
    Подставлять код GTIN товара Укажите, следует ли во время импорта выполнять поиск товара по коду глобальный номер товарной продукции (GTIN).
    Подстановка сопоставления счетов Укажите, следует ли выполнять поиск учетной записи в Учетной записи сопоставление по входящему тексту во время импорта.
    Проверять скидку по строке Укажите, следует ли во время импорта проверять скидку по строке.
    Применять скидку по счету Укажите, следует ли во время импорта применять скидку по счету.
    Проверять итоги Укажите, следует ли во время импорта проверять итоги по счету.
    Обновить заказ Укажите, следует ли обновить соответствующий заказ на покупку.
    Создать строки журнала Укажите, следует ли создавать строку журнала вместо документа покупки. Выбирайте этот вариант, если вы хотите использовать журналы в качестве места назначения для своих счетов.
    Название шаблона финансового журнала Укажите имя шаблона финансового журнала, используемого для создания строк журнала. Это поле применимо, если вы хотите использовать журналы в качестве места назначения для своих счетов.
    Название раздела финансового журнала Укажите код раздела финансового журнала, используемого для создания строк журнала. Это поле применимо, если вы хотите использовать журналы в качестве места назначения для своих счетов.
    Автоматический импорт Укажите, должны ли документы автоматически импортироваться из службы.
    Время начала пакета Укажите время начала для заданий импорта.
    Минут между запусками Укажите количество минут между запусками заданий импорта.

  4. Если вы выбрали Обмен данными в поле Формат документа на вкладке Общие , используйте вкладку Определение обмена данными , чтобы задать следующие поля.

    Поле Описанием
    Тип документа Укажите тип документа, для импорта и экспорта данных которого используется обмен данными. Примерами являются счет-фактура продажи, кредитное авизо продажи и счет-фактура покупки.
    Код определения обмена данными (импорт) Укажите код обмена данными, используемый для импорта данных. Используйте это поле только для получения документа в процессе покупки.
    Код определения обмена данными (экспорт) Укажите код обмена данными, используемый для экспорта данных. Используйте это поле только для доставки документов в процессе продажи.

Заметка

В системе имеются подготовленные определения обмена данными для формата PEPPOL, относящиеся к стандартному документу купли-продажи. Однако вы, скорее всего, не сможете использовать эти определения как есть. Все они имеют формат W1, предназначенный для демонстрации использования этой функции. Мы рекомендуем вам протестировать существующий формат PEPPOL, прежде чем начинать их использовать.

Если вы настроили формат Определения обмена данными в своей локализации, вы можете добавить строку для каждого необходимого вам типа документа. Добавьте строки, соответствующие примеру обмена данными по умолчанию для формата W1 PEPPOL. Однако сначала выберите параметр Тип документа для каждой нужной вам строки. Для каждого типа данных выберите значение Import Data Exchange Def. Code или Export Data Exchange Def. Code , которое вы хотите использовать.

Если вы не используете формат Определения обмена данными , вы можете создавать и настраивать форматы с помощью интерфейса. Отрегулируйте информацию в строках Экспорт сопоставление and Import сопоставление , где вы можете найти таблицы и поля для настройки правил преобразования. В этом случае необходимо добавить новую опцию в поле Формат документа , связанную с вашим форматом.

Поддерживаемые типы документов

Поддерживаемые типы документов зависят от выбранного формата документа. Чтобы проверить, какие типы документов поддерживаются, на странице Службы электронного документооборота выберите действие Поддерживаемые типы документов . Откроется окно Поддерживаемые службой электронных документов типы исходных документов , а в столбце Тип исходного документа вы можете выбрать различные типы документов, чтобы сделать их поддерживаемыми для формата, который вы планируете использовать. Не используйте документы, тип которых не выбран на этой странице.

Настройка профиля отправки документов

Вы можете настроить предпочтительный способ отправки документов продажи для каждого клиента. Таким образом, вам не придется выбирать вариант отправки каждый раз, когда вы выбираете действие Опубликовать и отправить . На странице Профили отправки документов вы можете настроить различные профили отправки, а затем выбрать один из них в поле Профиль отправки документов для клиента карточка. Вы можете установить флажок По умолчанию , чтобы указать, что профиль отправки документов является профилем по умолчанию для всех клиентов, за исключением клиентов, у которых в поле Профиль отправки документов установлен другой профиль отправки.

Данная функциональность используется для настройки автоматизации электронного выставления счетов. При выборе Опубликовать и отправить в документе продажи в диалоговом окне Подтверждение публикации и отправки отображается используемый профиль отправки: либо профиль, настроенный для клиента, либо профиль по умолчанию для всех клиентов.

Чтобы настроить профиль отправки документов, выполните следующие действия.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Профиль отправки документов, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. На странице Профили отправки документов выберите Новый.

  3. На вкладке Общие введите необходимую информацию о полях.

  4. На вкладке Параметры отправки настройте поля, как описано в следующей таблице.

    Поле Описанием
    Электронный документ Укажите, будет ли документ отправлен в электронном виде, который клиент сможет импортировать в свою систему, выбрав Опубликовать и отправить. Чтобы использовать эту опцию, необходимо также задать поле Формат или Код потока электронного документооборота . Также можно сохранять файл на диск.
    Формат Укажите формат, который будет использоваться для отправки электронного документа. Это поле обязательно для заполнения, если вы выбрали Через обмен документами в поле Электронный документ .
    Код потока службы электронных документов Укажите поток электронной службы, используемый для отправки документов. Это поле обязательно для заполнения, если вы выбрали Расширенный поток обслуживания электронных документов в поле Электронный документ .

    Заметка

    Если вы выбрали Расширенный поток обслуживания электронных документов в поле Электронный документ , у вас уже должен быть настроен рабочий процесс для ваших электронных документов.

Настройка рабочего процесса

Выполните следующие действия, чтобы настроить рабочий процесс, используемый в функциональности электронных документов.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Шаблоны рабочих процессов, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. Если вы не можете найти Шаблоны рабочего процесса электронных документов на странице Шаблоны рабочего процесса , выберите Сбросить шаблоны Microsoft. Затем должны появиться шаблоны электронного документооборота . Закрытие страницы.
  3. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Рабочие процессы, а затем выберите соответствующую ссылку.
  4. Выберите действие Новый рабочий процесс из шаблона , чтобы выбрать шаблон для процесса электронных документов. Доступны следующие шаблоны: Отправить в одну службу и Отправить в несколько служб.
  5. Нажмите ОК , чтобы завершить настройку рабочего процесса.
  6. В поле Затем ответ выберите Отправить электронный документ с помощью настройки , чтобы настроить ответы рабочего процесса.
  7. Выберите созданную вами службу электронных документов в качестве опции, нажмите ОК, а затем включите рабочий процесс.

Заметка

Вы можете создать свой собственный рабочий процесс для электронных документов без использования предопределенных шаблонов рабочих процессов. Если у вас несколько служб, вы можете использовать разные рабочие процессы.

Для использования других рабочих процессов настройте их с помощью профилей отправки документов для разных клиентов. При настройке рабочего процесса укажите профиль отправки документов в столбце При условии на вкладке Шаги рабочего процесса , поскольку в рабочих процессах не может быть двух служб, использующих один и тот же профиль отправки документов.

При настройке рабочего процесса на странице Рабочие процессы наведите указатель мыши на поле Условие на вкладке Шаги рабочего процесса . На странице Условия события в поле Фильтр выберите профиль отправки документов, который вы хотите использовать.

Настройка политики хранения электронных документов

Электронные документы могут подпадать под действие различных местных норм, касающихся срока хранения электронных документов. Поэтому мы добавили возможность настройки политики хранения для всей важной информации, связанной с электронными документами. Администраторы могут задавать политики хранения, определяющие, как часто Dynamics 365 Business Central удаляют устаревшие записи, связанные с электронными документами. Чтобы узнать больше о политиках хранения, см. раздел Определение политик хранения.

Чтобы настроить политики хранения электронных документов, выполните следующие действия.

  1. На странице Службы электронного документооборота выберите действие Политика хранения .

  2. После завершения действия выберите одну из следующих политик хранения для настройки:

    • Журнал электронных документов
    • Журнал интеграции электронных документов
    • Журнал сопоставления электронных документов
    • Хранение данных электронных документов

Демонстрационные данные электронных документов

Заметка

Начиная с версии Business Central 24.0 можно настроить демонстрационные данные для электронных документов.

Чтобы обеспечить более простые способы тестирования и демонстрации возможностей электронных документов, Microsoft создала новый демонстрационный модуль для электронных документов. Чтобы включить этот модуль, выполните следующие действия:

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Contoso Demo Tool, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. Перед включением модуля E-Document Contoso из-за зависимостей необходимо включить следующие модули: Common Module и Warehouse Module.
  3. После включения этих модулей выберите Модуль Contoso E-Documents, а затем выберите действие Создать .
  4. Следуйте инструкциям на экране.
  5. Закрытие страницы.

После включения модуля вы создали новые демонстрационные элементы, импортировали шесть электронных документов (на основе Peppol BIS 3) и уже настроили службы электронного документооборота с созданными рабочими процессами.

См. также

Как использовать электронные документы в продажах
Как использовать электронные документы при покупке
Как расширить электронные документы в Business Central
Финансовый менеджмент
Продажи по счетам-фактурам
Запись покупок с помощью счетов-фактур и заказов
Работа с Business Central

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь