Руководство. Из книги Excel в отчет Power BI в Microsoft Teams

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Ваш менеджер хочет увидеть отчет о последних продажах и прибыли к концу дня. Однако последние данные в файлах на ноутбуке. В прошлом, потребовалось несколько часов, чтобы создать отчет, и вы начинаете чувствовать беспокойство.

Нет проблем! С помощью Power BI вы можете создать потрясающий отчет и поделиться им в Microsoft Teams без времени!

В этом руководстве мы отправим файл Excel, создадим новый отчет и делимся им с коллегами в Microsoft Teams. Вы изучите следующие темы:

• Подготовка данных в Excel.
• Скачайте демонстрационные данные.
• Создайте отчет в служба Power BI.
• Закрепление визуальных элементов отчета на панели мониторинга.
• Поделитесь ссылкой на панель мониторинга.
• Предоставление общего доступа к панели мониторинга в Microsoft Teams

Необходимые компоненты

• Зарегистрируйтесь для служба Power BI.
• Скачайте книгу финансового образца и сохраните ее на компьютере или OneDrive для бизнеса.

Подготовка данных в Excel

Давайте рассмотрим файл Excel в качестве примера.

1. Прежде чем загрузить файл Excel в Power BI, необходимо упорядочить данные в неструктурированных таблицах. В плоской таблице каждый столбец содержит один и тот же тип данных; например, текст, дата, число или валюта. В таблице должна быть строка заголовка, но столбцы или строки, отображающие итоги.

   

2. Затем отформатируйте данные в виде таблицы. В Excel на вкладке "Главная" в группе "Стили" выберите "Формат в виде таблицы".

3. Выберите стиль таблицы для применения к листу.

   Лист Excel теперь готов к загрузке в Power BI.

   

Отправка файла Excel в служба Power BI

Служба Power BI подключается ко многим источникам данных, включая файлы Excel, которые живут на компьютере.

1. Чтобы приступить к работе, войдите в служба Power BI. Если вы еще не зарегистрировались, это можно сделать бесплатно.

2. В моей рабочей области выберите "Создать>отчет".

   

3. Выберите Excel.

   

4. Выберите " Отправить файл" и перетащите или перейдите к расположению файла Excel.

   

   Теперь у вас есть семантическая модель финансового образца. Power BI также автоматически создал пустую панель мониторинга. Если панель мониторинга не отображается, обновите браузер.

5. Если вы не вошли, перед отправкой файла Excel необходимо войти в систему. Выберите Далее.

6. В окне выбора данных Power Query выберите таблицу финансовых средств в книге Excel и нажмите кнопку "Создать".

   

Создание отчетов

Отчет открывается в режиме редактирования и отображает пустой холст отчета. Справа находятся области "Фильтры", "Визуализации" и "Данные ". Данные таблицы книги Excel отображаются на панели данных . В верхней части — это имя таблицы, финансовые показатели. Здесь Power BI выводит заголовки столбцов в виде отдельных полей.

Обратите внимание на символы Sigma в списке данных? Power BI обнаружила, что эти поля являются числовыми. Power BI также может обнаруживать географические поля и поля даты.

1. Чтобы получить больше места для холста отчета, сведите к минимуму область "Фильтры ".

2. Теперь можно приступить к созданию визуализаций. Предположим, ваш менеджер хочет увидеть прибыль с течением времени. В области данных перетащите прибыль на холст отчета.

   По умолчанию Power BI отображает гистограмму с одним столбцом.

   

3. Перетащите дату на гистограмму.

   Power BI обновляет столбец диаграммы, чтобы показать прибыль по годам.

   

4. Наведите указатель мыши на диаграмму и выберите вилочные двойные стрелки для отображения кварталов, а затем снова выберите их, чтобы показать месяцы.

   

   Декабрь 2014 года был самым прибыльным месяцем.

   Шайпұл

   Если значения диаграммы не выглядят должным образом, проверьте агрегаты. Например, в поле "Значения" выберите поле "Прибыль ", которое вы только что добавили, и убедитесь, что данные агрегируются так, как вы хотите. В этом примере мы используем Sum.

Создание карты

Ваш менеджер хочет знать, какие страны или регионы являются наиболее прибыльными. Впечатлите руководителя визуализацией карты.

1. Выберите пустую область на холсте отчета.

2. В области данных перетащите поле "Страна" на холст отчета, а затем перетащите поле "Прибыль" на карту.

   Power BI создает визуальный элемент карты с пузырьками, представляющими относительную прибыль каждого расположения.

   

   Вы видите, что прибыль европейского и Северная Америка региона примерно одинакова.

Создание визуального элемента с сегментами продаж

Как отобразить визуальный элемент, показывающий продажи по продукту и сегменту рынка? Это легко.

1. Выберите пустой холст.

2. В области данных выберите поля "Продажи", "Продукт" и "Сегмент".

   Power BI создает кластеризованную гистограмму.

   

3. Измените тип диаграммы, выбрав один из значков в меню "Визуализации ". Например, измените его на гистограмму с накоплением.

   

4. Чтобы отсортировать диаграмму, выберите "Дополнительные параметры " (...) >Сортировка по.

Елку вверх визуальные элементы

Внесите следующие изменения на вкладке "Формат " на панели "Визуализации".

1. Выберите диаграмму "Прибыль по годам", "Квартал", " Месяц" и "День ". В разделе "Заголовок" измените размер текста на 16 pt. Переключите тень на вкл.

2. Выберите диаграмму " Продажи по продуктам и сегментам " с накоплением. В разделе "Заголовок" измените размер текста заголовка на 16 pt. Переключите тень на вкл.

3. Выберите карту "Прибыль по стране". В разделе "Стили карты" измените тему на "Серый". В разделе "Заголовок" измените размер текста заголовка на 16 pt. Переключите тень на вкл.

Добавление заголовка отчета

1. Выберите параметр "Текстовое поле ".

2. Перетащите поле в левый верхний угол. В поле введите "Продажи по всему миру".

   

3. Выделите текст и сделайте шрифт размером 36.

   

Закрепить на панели мониторинга

Вы можете закрепить все визуальные элементы на пустой панели мониторинга, созданной Power BI по умолчанию.

1. Наведите указатель мыши на визуальный элемент и выберите " Закрепить визуальный элемент".

   

2. Перед закреплением визуального элемента на панели мониторинга необходимо сохранить отчет. Присвойте отчету имя и нажмите кнопку "Сохранить".

3. Закрепление каждого визуального элемента на панели мониторинга, созданной Power BI, финансовой Sample.xlsx.

4. При закреплении последнего визуального элемента выберите "Перейти к панели мониторинга".

5. Power BI автоматически добавила плитку "Финансовые Sample.xlsx" на панель мониторинга. Выбор дополнительных параметров (...)>Удаление плитки.

   

6. Измените порядок и измените размер плиток любым способом.

Панель мониторинга и отчет готовы.

Предоставление общего доступа к ссылке на панель мониторинга

Теперь пришло время поделиться панелью мониторинга с менеджером. Вы можете поделиться панелью мониторинга и базовым отчетом с любым коллегой, у которого есть учетная запись Power BI. Они могут взаимодействовать с отчетом, но они не могут сохранять изменения. Если это разрешено, они могут повторно использовать другие пользователи или создавать новый отчет на основе базовой семантической модели.

1. Чтобы предоставить общий доступ к отчету, в верхней части панели мониторинга выберите "Поделиться".

   

2. На экране панели мониторинга "Общий доступ" введите адреса электронной почты получателей в поле "Введите имя или адреса электронной почты" и добавьте необязательное сообщение.

3. Выберите параметр отправки уведомления по электронной почте. Выберите любые другие параметры, которые вы хотите:

   • Разрешить получателям предоставлять общий доступ к этой панели мониторинга
   • Разрешить получателям создавать содержимое с данными, связанными с этой панелью мониторинга

   

4. Выберите Предоставить доступ.

Предоставление общего доступа в Microsoft Teams

Вы также можете предоставлять общий доступ к отчетам и панелям мониторинга своим коллегам в Microsoft Teams.

1. Чтобы предоставить общий доступ в Teams, в верхней части панели мониторинга выберите "Чат" в Teams.

   

2. В Power BI отображается диалоговое окно "Общий доступ к Teams ". Введите имя пользователя, группы или канала и выберите "Общий доступ".

   

3. Ссылка отображается в записи для этого человека, группы или канала.

   

Связанный контент

• Теперь, когда вы создали базовый отчет в служба Power BI, как создать отчет в Power BI Desktop? Ознакомьтесь с учебником, из книги Excel в потрясающий отчет в Power BI Desktop.

Есть еще вопросы? Попробуйте Сообщество Power BI.