Требование утверждения документов в SharePoint с помощью Power Automate

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, часто требуют утверждения. С помощью функции утверждения содержимого в SharePoint можно поместить простой процесс утверждения документов в определенную библиотеку документов. При использовании этого процесса утверждения содержимого документы, ожидающие утверждения, не будут видны пользователям, пока они не будут утверждены.

Управление параметрами утверждения содержимого на странице параметров библиотеки:

Параметры управления версиями > Требуется > утверждение содержимого для отправленных элементов

После включения этого параметра, когда пользователи отправляют документы в эту конкретную библиотеку, состояние утверждения документа находится в:

• Черновик (если включены дополнительные и основные версии) или
• Состояние ожидания (если включена только основная версия)

Вы всегда можете посетить библиотеку документов, чтобы утвердить и отклонить документы, но это упражнение является утомительным. Для этого требуется получать уведомления об ожидающих документах, находить соответствующие документы для утверждения, затем определять утверждающих и, наконец, создавать команды для утверждения или отклонения документов.

Кроме того, почему бы не автоматизировать этот процесс утверждения с помощью потока?

Поток утверждения содержимого в Power Automate

Весь этот процесс утверждения содержимого можно автоматизировать с помощью потока утверждения. После утверждения состояние утверждения содержимого документа автоматически устанавливается в состояние Утверждено; В случае отклонения поток задает состояние утверждения содержимого документа в значение Отклонено.

Чтобы задать состояние утверждения содержимого документа, с помощью соединителя SharePoint используйте действие Задать состояние утверждения содержимого в потоке.

Выполняются следующие действия.

1. Power Automate использует триггер SharePoint при добавлении нового файла в библиотеку.
2. Получение метаданных файла предоставляет свойство ETag (наряду со многими другими), необходимое при работе с утверждениями содержимого.
   • ETag — это специальный идентификатор, определяющий конкретную версию этого элемента, ожидающую утверждения.
3. Запуск действия утверждения:
   • Включите пользователей для утверждения документов.
   • Утверждающие должны быть владельцами сайтов или участниками сайта.
   • Если вы управляете пользователями в группах SharePoint, убедитесь, что утверждающие являются частью группы уровня разрешений Конструктор .
4. Если ответ на утверждение утвержден:
   • Задайте для документа состояние утверждения содержимого в значение Утверждено.
   • Отправьте автору документа сообщение электронной почты об утверждении вместе с любыми комментариями.
5. Если ответ на утверждение не утвержден:
   • Задайте состояние утверждения содержимого документа в значение Отклонено.
   • Отправьте автору документа сообщение электронной почты об отклонении вместе с любыми комментариями.

Настройка потока в Power Automate

С помощью следующего шаблона создайте поток в Power Automate.

1. В библиотеке SharePoint на панели команд выберите Интегрировать>Power Automate>Создать поток.
2. Затем выберите шаблон: При добавлении нового файла в SharePoint выполните настраиваемое действие.

1. Добавьте действия, как описано на предыдущих шагах.

Действие "Настройка состояния утверждения содержимого"

Для действия утверждения содержимого требуются следующие записи:

• Сайт SharePoint
• Имя библиотеки
• Идентификатор элемента (в данном случае идентификатор документа)
• Действие утверждения содержимого
• Comments

Чтобы просмотреть ETag, разверните пункт Показать дополнительные параметры.

Примечание.

Хотя в действии утверждения содержимого говорится, что ETag является необязательным, он необходим для документов и страниц, в то время как он может быть необязательным для элементов списка.

Необходимо ввести правильное имя сайта и библиотеки. Однако остальные значения можно получить из предыдущих действий в потоке.

• Идентификатор
  • Использование свойства Id из выходных данных триггера
• Comments
  • Использование свойства comments из ответа утверждения
  • ETAG
• Использование свойства ETag из выходных данных действия Получить метаданные файла

Теперь можно использовать действие "Состояние утверждения контента", чтобы утвердить и отклонить документ на основе ответа на утверждение.

Итоговый результат:

1. После активации потока утверждающие получат сообщение электронной почты, чтобы утвердить или отклонить документ со ссылкой на документ.
2. Утверждающие теперь могут:
   • Если ваш почтовый клиент поддерживает сообщения с действиями Outlook: утвердите его в сообщении электронной почты, используя сообщения с действиями, если клиент Outlook поддерживает его.
   • Если ваш почтовый клиент не поддерживает сообщения с действиями Outlook: выберите Утвердить или Отклонить , чтобы открыть сайт Power Automate, где можно утвердить или отклонить документ.
3. После утверждения или отклонения:
   • Создатель документа получает электронное письмо с состоянием утверждения вместе с комментариями к утверждению.

Это эффективный способ автоматизации утверждения документов в SharePoint с помощью Power Automate. Используйте эту процедуру и для элементов списка и страниц.