외부 보낸 사람 - Microsoft 365로 보낸 전자 메일 문제 해결
팁
Microsoft Defender XDR Office 365 플랜 2의 기능을 무료로 사용해 볼 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? Microsoft Defender 포털 평가판 허브에서 90일 Office 365용 Defender 평가판을 사용합니다. Office 365용 Microsoft Defender 시도에서 누가 등록하고 평가판을 사용할 수 있는지에 대해 알아봅니다.
이 문서에서는 Microsoft 365에서 받는 사람에게 전자 메일을 보내려고 할 때 문제가 발생하는 발신자에 대한 문제 해결 정보와 고객에게 대량 메일을 보내는 모범 사례를 제공합니다.
IP 및 도메인의 전송 평판을 관리하고 있나요?
EOP(Exchange Online Protection)는 Microsoft 365에 대한 스팸 방지 보호를 제공합니다. 또한 SPF, DKIM 및 DMARC와 같은 전자 메일 인증 기술을 사용하여 이메일을 보내는 도메인에 권한이 있는지 확인합니다. EOP 필터링에 영향을 미치는 요인은 많습니다. 예를 들어 보내는 IP, 도메인, 전자 메일 인증, 목록 정확도, 불만 비율, 콘텐츠 등이 있습니다. 보낸 사람의 평판을 낮추는 주요 요인 중 하나는 정크 메일 불만 비율입니다.
새 IP 주소에서 전자 메일을 보내고 있나요?
전자 메일을 보내는 데 사용한 적이 없는 IP 주소는 일반적으로 시스템에서 평판이 없습니다. 따라서 새 원본의 전자 메일에 배달 문제가 발생할 가능성이 더 높습니다. IP 주소가 스팸을 보내지 않는다는 평판이 쌓이면 EOP는 일반적으로 더 나은 전자 메일 배달 환경을 허용합니다.
기존 SPF 레코드가 있는 도메인에 대한 새 IP는 일반적으로 도메인의 전송 평판 중 일부를 상속하는 추가적인 이점을 경험합니다. 도메인에 좋은 전송 평판이 있는 경우 새 IP가 더 빠른 진입 시간을 경험할 수 있습니다. 새 IP는 볼륨, 목록 정확도 및 정크 메일 불만 비율에 따라 몇 주 이내에 완전히 증가될 것으로 예상할 수 있습니다.
DNS가 올바르게 설정되었는지 확인
메일 라우팅에 필요한 MX 레코드를 포함하여 DNS 레코드를 만들고 유지 관리하는 방법에 대한 지침은 DNS 호스팅 공급자에게 문의해야 합니다.
자신을 아웃아웃할 수 없는 IP로 광고하지 않는지 확인합니다.
역방향 DNS 조회에 실패한 보낸 사람의 전자 메일을 수락하지 않을 수 있습니다. 경우에 따라 합법적인 보낸 사람이 EOP에 대한 연결을 열려고 할 때 인터넷 라우팅이 불가능한 IP로 잘못 보급됩니다. 프라이빗(라우팅할 수 없는) 네트워킹을 위해 예약된 IP 주소는 다음과 같습니다.
- 192.168.0.0/16(또는 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8(또는 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11(또는 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Office 365 사용자에게 전자 메일을 보낼 때 NDR(배달 불가 보고서)을 받았습니다.
일부 배달 문제는 Microsoft가 보낸 사람의 IP 주소를 차단한 결과이거나 이전 스팸 활동으로 인해 사용자 계정이 금지된 보낸 사람으로 식별됩니다. 배달되지 않는 보고서(NDR 또는 반송 메시지라고도 함)가 오류로 수신되었다고 생각되는 경우 NDR 메시지의 지침에 따라 문제를 resolve.
받은 오류에 대한 자세한 내용은 Exchange Online Email 배달되지 않는 보고서의 오류 코드 목록을 참조하세요.
예를 들어 다음 NDR은 Microsoft가 보내는 IP 주소를 차단했음을 나타냅니다.
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
이 목록에서 제거를 요청하려면 목록 해제 포털을 사용하여 차단된 보낸 사람 목록에서 자신을 제거를 참조하세요.
받는 사람의 정크 Email 폴더에 전자 메일이 떨어졌습니다.
EOP에서 메시지가 스팸으로 잘못 식별된 경우 수신자와 협력하여 분석을 위해 이 가양성 메시지를 Microsoft에 제출할 수 있습니다. 자세한 내용은 Microsoft에 메시지와 파일 보고를 참조하세요.
내 IP 주소에서 EOP 제한 트래픽
원본 IP 주소에서 의심스러운 활동이 검색되었기 때문에 다음 NDR이 수신됩니다. 원본의 메일이 평가되는 동안 일시적으로 제한되었습니다.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
메시지를 평가하고 모든 것이 정상인지 확인한 후에는 제한을 제거합니다.
Microsoft 365에서 보낸 사람으로부터 전자 메일을 받을 수 없습니다.
Microsoft 365 보낸 사람으로부터 메시지를 받으려면 네트워크에서 EOP가 데이터 센터에서 사용하는 IP 주소의 연결을 허용하는지 확인합니다. 자세한 내용은 Exchange Online Protection IP 주소를 참조하세요.
Microsoft 365 사용자에게 대량 전자 메일을 보내기 위한 모범 사례
Microsoft 365 사용자에게 대량 전자 메일 캠페인을 자주 수행하는 경우 이 섹션의 팁을 따르세요.
보낸 사람 이름에 메시지를 보내는 사람이 반영되었는지 확인합니다.
메시지의 제목 줄은 메시지에 대한 간략한 요약이어야 합니다. 메시지 본문은 제품, 서비스 또는 제품이 무엇인지 명확하고 간결하게 나타내야 합니다. 예:
정확함:
발신자: marketing@shoppershandbag.com
제목: 크리스마스 시즌에 대한 카탈로그가 업데이트되었습니다!
정확하지 않음:
발신자: someone@outlook.com
제목: 카탈로그
사용자가 누구인지, 무엇을 하고 있는지 쉽게 알 수 있을수록 스팸 필터가 많을수록 어려움이 줄어듭니다.
항상 캠페인 이메일에 구독 취소 옵션 포함
마케팅 이메일, 특히 뉴스레터는 항상 구독을 취소하는 방법을 포함해야 합니다. 예:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
받는 사람이 제목 줄에 "구독 취소"가 포함된 전자 메일을 보내도록 요구하는 것은 원클릭 옵션보다 덜 바람직합니다. 받는 사람이 메시지를 보내도록 요구하는 경우 링크가 필요한 모든 필드가 채워진 양식으로 이동해야 합니다.
마케팅 이메일 또는 뉴스레터 등록에 이중 옵트인 옵션 사용
이 업계 모범 사례는 회사에서 사용자가 제품 또는 서비스에 액세스하기 위해 연락처 정보를 등록하도록 요구하거나 권장하는 경우 권장됩니다. 등록 프로세스 중에 마케팅 이메일 또는 전자 뉴스레터를 위해 사용자를 자동으로 등록하는 관행은 오늘날의 인터넷 환경에서 의심의 여지가 있습니다.
등록 프로세스에서 뉴스레터 또는 특별 제안을 받을 수 있는 옵션이 기본적으로 선택된 경우 관심이 없는 사용자가 전자 메일을 받을 가능성이 매우 높습니다.
Microsoft는 이중 옵트인 옵션을 권장합니다. 즉, 마케팅 전자 메일 또는 뉴스레터에 대한 검사 상자는 기본적으로 선택되지 않습니다. 또한 등록 양식이 제출되면 사용자에게 확인 이메일이 전송됩니다. 확인 이메일에는 사용자가 마케팅 이메일을 받기로 한 결정을 확인할 수 있는 URL이 포함되어 있습니다.
이중 옵트인 방법은 의심스러운 이메일 마케팅 관행을 제거하는 데 도움이 됩니다. 아무도 의도치 않게 마케팅 이메일에 등록했다고 주장할 수 없기 때문입니다.
전자 메일 메시지 콘텐츠가 투명하고 추적 가능한지 확인
Email 콘텐츠는 전자 메일을 보내는 방법만큼이나 중요합니다. 다음 모범 사례를 사용하여 전자 메일 필터링 서비스에서 메일 플래그가 지정되지 않도록 합니다.
받는 사람이 주소록에 보낸 사람을 추가하라는 요청은 이 작업이 배달을 보장하지 않는다는 것을 명확하게 명시해야 합니다.
메시지 본문에 포함된 리디렉션은 유사하고 일관되어야 하며 여러 가지가 아니라 다양해야 합니다. 이 컨텍스트의 리디렉션은 링크 및 문서와 같이 메시지에서 벗어나는 모든 항목입니다. 광고 링크가 많거나, 링크를 구독 취소하거나, 프로필 링크를 업데이트하는 경우 모두 동일한 도메인을 가리킵니다. 예:
정답입니다(모든 도메인은 동일).
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.com틀렸습니다(모든 도메인이 다릅니다.):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.com큰 이미지와 첨부 파일이 있는 콘텐츠 또는 이미지로 완전히 구성된 메시지는 사용하지 마세요.
퍼블릭 개인 정보 또는 P3P 설정은 추적 픽셀(웹 버그 또는 비콘)의 존재를 명확하게 명시해야 합니다.
데이터베이스에서 잘못된 전자 메일 별칭 제거
NDR을 초래하는 데이터베이스의 잘못된 전자 메일 주소는 불필요하며 이메일 필터링 서비스에 의한 추가 조사를 위해 아웃바운드 전자 메일을 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 전자 메일 데이터베이스가 최신 상태인지 확인합니다.