프로세스 설계
프로세스 자동화를 설계할 때 첫 번째 단계는 자동화할 시기와 대상을 결정하는 것입니다. 현재 가지고 있는 비즈니스 프로세스를 살펴보면 먼저 프로세스에서 자동화할 부분을 식별해야 합니다.
자동화 영역 식별
자동화를 통해 잠재적으로 얻을 수 있는 이점 유형은 다음 범주에 속합니다.
표준화된 비즈니스 규칙을 일관되게 적용
반복적인 프로세스에 대한 수동 작업 감소
인적 오류 감소
승인 간소화
대량 거래에서 효율성 확보
시스템 간에 데이터를 효율적으로 이동(수동 데이터 입력 감소)
가용 자원의 활용 극대화
처리량 증가
표준화된 비즈니스 규칙 적용
비즈니스 규칙은 비즈니스 정책을 적용하는 if/then 논리입니다. 자동화하면 매번 일관되게 추적할 수 있습니다.
샘플 비용 보고 시나리오에서 비즈니스 규칙은 비용 보고서 금액이 $10,000를 초과하는 경우 CFO의 승인도 필요합니다. 프로세스를 자동화함으로써 Abhay는 고액 지출 보고서가 눈에 띄지 않게 누락되지 않도록 합니다.
반복 프로세스 자동화
반복적인 프로세스를 자동화하면 직원이 정신적, 육체적 소진을 피할 수 있습니다. 매번 동일한 방식으로 수행되는 프로세스는 자동화를 고려할 수 있는 목록에 포함되어야 합니다.
예를 들어 회계사 Abhay는 모든 사람으로부터 비용 양식과 영수증을 수집해야 합니다. 영수증은 식당에서 발행한 종이 영수증이나 공급업체의 종이 송장일 수 있습니다. Abhay는 이러한 문서를 수동으로 스캔하여 PDF 파일로 저장해야 합니다. 종이에 적힌 내용을 입력하고 제출된 모든 지출 보고서에 대해 재무 시스템에 게시해야 합니다.
인적 오류 감소
한 시스템에서 다른 시스템으로 값을 복사하여 붙여 넣거나 종이 양식의 데이터를 입력하는 것과 같은 작업은 인적 오류가 발생할 수 있는 프로세스입니다.
비용 보고 시나리오의 예는 Abhay가 직원 은행 세부 정보를 조회한 다음 은행 시스템에 액세스하여 직원에게 현금을 상환해야 하는 경우입니다.
회계사 Abhay의 비즈니스 프로세스 흐름를 보여주는 다이어그램 프로세스의 두 단계("직원 은행 세부 정보 조회" 및 "신청자에게 현금 상환")는 빨간색 원으로 표시되어 잠재적인 영역을 나타냅니다. Power Automate는 이러한 단계를 자동화하여 인적 오류를 줄일 수 있습니다.
승인 간소화
사람들이 작업 수행을 잊었을 때 다른 유형의 오류가 발생합니다. 자동화를 설정하여 할당된 작업 또는 프로세스를 수행하도록 상기시킬 수 있습니다.
예를 들어 Lee는 비용 보고서를 제출했지만 Nick은 한동안 승인 요청에 응답하지 않았습니다. Nick에게 결정을 내리도록 알리는 자동화를 설정할 수 있으며, 알림에서 직접 응답할 수 있는 단추도 제공할 수 있습니다.
회계사 Abhay의 비즈니스 프로세스 흐름를 보여주는 다이어그램 상태를 확인하는 트리거 자동화를 설정하여 승인 알림이 자동화되도록 승인 프로세스가 변경됩니다. 승인이 완료되면 자동화가 종료됩니다. 승인이 완료되지 않은 경우 승인자에게 알림이 전송되고 승인이 완료될 때까지 확인하기 위해 알림 자동화가 다시 실행됩니다.
대량 프로세스에서 효율성 확보
자동화할 수 있는 또 다른 영역은 대량 프로세스입니다. 대량 프로세스는 매일 매우 자주 발생하는 프로세스입니다. 반복적인 프로세스와 밀접하게 연결되어 있지만 약간 다릅니다. 자동화할 수 있는 한두 단계만 가질 수 있는 프로세스가 있을 수 있습니다. 그러나 프로세스를 여러 번 수행해야 하는 경우 작은 개선도 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
예를 들어 비용 보고 시나리오가 1,000명의 영업 사원을 대상으로 하는 경우 1분의 개선은 2일의 시간 절약에 해당합니다. 실제 영향 분석은 분석 기능을 사용하여 수행할 수 있습니다.
데이터 입력 자동화
서로 통신하지 않는 두 시스템이 있기 때문에 데이터를 수동으로 입력할 수 있습니다. 비용 보고 시나리오에서 Abhay는 제출된 비용 보고서의 값을 다시 입력하여 회계 시스템에 데이터를 입력합니다.
가용 자원의 활용 극대화
추가로 좋은 자동화 후보는 인간 상호 작용과 독립적으로 실행할 수 있는 프로세스입니다. 이러한 유형의 프로세스는 식별하기가 쉽지 않으므로 정상적인 업무 시간 외에 완료할 수 있는 프로세스가 있는지 상상하는 것이 가장 좋습니다. 이러한 자동화는 직원의 "배수" 역할을 하며 다른 리소스(예: PC)를 완전히 사용합니다.
사람의 상호 작용에 비해 너무 많은 시간이 걸리는 프로세스에 자동화를 사용할 수도 있지만 자동화를 완료하기 위해 서두르지 않는 야간에 수행하면 허용됩니다. 예를 들어, 한 사람이 밤새 도착한 주문을 처리하여 하루를 시작하는 경우 주문이 들어 오자마자 처리하는 자동화를 만들어 팀이 아침에 먼저 주문을 처리할 수 있도록 할 수 있습니다.
처리량 증가
사용 가능한 리소스의 사용을 최대화하는 것과 마찬가지로 자동화는 특정 프로세스의 처리량을 늘리는데도 도움이 됩니다. 이러한 유형의 자동화를 통해 현재 프로세스는 자동화와 병행하여 사람이 수행할 수 있습니다.
예를 들어 회계사 Abhay가 경비 보고서를 처리하는 유일한 사람이 될 수 있으며 표준 근무 시간은 오전 9시에서 오후 6시 사이일 수 있습니다. 자동화를 설정하면 Power Automate가 비용 보고서도 처리할 수 있으므로 Abhay와 자동화를 모두 사용하여 처리량을 높일 수 있습니다.
예제 시나리오
모든 자동화 영역이 적용될 때 아래 예제는 처리량 향상, 사용 가능한 리소스 최대화, 데이터 입력 자동화 및 승인 간소화를 통해 Power Automate에서 비용 보고 비즈니스 프로세스를 처리하는 방법을 보여줍니다.
