SharePoint 및 OneDrive에 대한 비즈니스 요구 사항 확인
이 문서에서는 조직에서 이러한 서비스를 최대한 활용하는 방법을 파악하는 데 도움이 되는 SharePoint 및 OneDrive 기능에 대한 개요를 제공합니다. 이 정보를 확인하여 롤아웃을 계획하고 현재 솔루션에서 제공하지 않을 수 있는 새로운 기능을 찾을 수도 있습니다.
요구 사항 수집의 모범 사례
사용자 경험 및 핵심 사용 사례를 정의합니다. 현재 조직 내 사용자들이 어떻게 공동 작업하나요? 파일을 저장하는 위치는 어디인가요? 소식과 기타 정보는 어떻게 공유하나요? SharePoint 및 OneDrive 계획에서 중요한 부분은 조직이 현재 공동 작업을 수행하는 방법을 문서화하는 것입니다. 그런 다음 SharePoint 및 OneDrive를 사용하여 해당 작업을 새로운 프로세스에 매핑할 수 있습니다. 이러한 작업은 이후 초기 파일럿 롤아웃에 적용할 수 있는 테스트 사례가 될 수 있습니다. Microsoft 365가 다양한 업계의 생산성을 어떻게 향상시키는지에 대한 자세한 내용은 생산성 라이브러리를 참조하세요.
마이그레이션 요구 사항을 평가합니다. 대부분의 조직에는 Microsoft 365로 이전하려는 파일 및 기타 콘텐츠가 있습니다. 이 콘텐츠 중 일부는 조직 내 사용자들이 매일 사용하고 있을 수 있습니다. 이를 모두 이동하는 데는 시간이 걸릴 수 있습니다. 롤아웃을 계획할 때 조직 내 사용자의 생산성을 유지하면서 콘텐츠를 마이그레이션할 수 있도록 계획하세요. 자세한 내용은 SharePoint 및 OneDrive 롤아웃을 위한 마이그레이션 계획을 참조하세요. 온-프레미스에서 SharePoint Server를 사용하는 경우 Microsoft 365의 하이브리드 OneDrive 및 SharePoint를 참조하세요. 가져올 종이 서류가 있는 경우 Microsoft SharePoint Syntex 소개를 참조하세요.
법률 및 규정 준수 팀을 조기에 참여시킵니다. 대부분의 조직에는 다양한 종류의 데이터를 처리하는 방법에 대한 법적 또는 규정 준수 관련 요구 사항이 있습니다. Microsoft 365는 조직에서 규정 준수를 유지하는 데 도움이 되는 다양한 옵션을 제공합니다. 롤아웃 계획 시 SharePoint 및 OneDrive로 전환할 때 규정 준수 요구 사항을 유지하는 데 도움이 되도록 프로세스 초반에 법률 또는 규정 준수 팀을 참여시키세요. 자세한 내용은 규정을 준수하는 SharePoint 및 OneDrive 환경 만들기를 참조하세요.
이해관계자 간에 합의를 이끌어냅니다. 조직 내 주요 사용자의 참여 및 동의를 확보하는 것은 성공적인 사용자 채택에 매우 중요합니다. 이러한 지원은 비즈니스 리더, IT 지도부 또는 조직에서 Microsoft 365의 성공에 관심이 있는 기타 모든 이들로부터 제공될 수 있습니다. 경영진 또는 비즈니스 리더의 지원과 제품 챔피언을 통해 동료에게 지식을 전달할 수 있게 하는 것이 중요합니다. 공식적으로 제품 챔피언 역할을 위임하거나 유기적으로 성장하도록 하는 경우, 챔피언은 사용자 채택에 매우 중요합니다.
핵심 SharePoint 및 OneDrive 사용 사례
SharePoint 및 OneDrive의 핵심 사용 사례는 다음과 같습니다.
- 파일 저장소
- 파일 공동 작업
- 팀 공동 작업용 사이트
- 뉴스 및 인트라넷 사이트
현재 조직에서 이러한 사용 사례를 위해 다른 소프트웨어 또는 서비스를 사용하고 있는 경우 현재 사용 사례 각각을 SharePoint 및 OneDrive 기능과 매핑하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 SharePoint 및 OneDrive를 롤아웃할 때 원활하게 전환하는 데 도움이 되며 사용자들과 공유할 수 있는 프로세스 변경 사항 목록이 제공됩니다. (SharePoint 및 OneDrive 롤아웃을 위한 교육 및 변화 관리에서 SharePoint 및 OneDrive를 시작하는 데 도움이 되도록 사용자와 공유할 수 있는 리소스 목록을 확인할 수 있습니다.)
아래 섹션에서는 보다 자세한 정보를 볼 수 있는 링크와 함께 이러한 사용 사례에 대한 개요를 제공합니다.
파일 저장소
Microsoft 365의 파일 저장소 옵션은 SharePoint 및 OneDrive입니다.
개인 작업 파일은 OneDrive에 저장됩니다. OneDrive에는 각 사용자가 개인 작업 파일을 저장할 수 있는 위치가 있습니다. 이러한 파일은 기본적으로 다른 사용자와 공유되지 않지만 공동 작업을 위해 다른 사용자와 쉽게 공유할 수 있습니다.
공유 파일은 SharePoint에 저장됩니다. SharePoint 사이트는 여러 사용자가 액세스할 파일을 저장하는 데 사용할 수 있습니다. 사이트에 액세스할 수 있는 사용자는 파일에 액세스할 수 있습니다.
Microsoft Teams는 SharePoint 사이트를 사용하여 파일을 저장합니다. Teams 파일 탭에 파일을 업로드하면 SharePoint 사이트에 저장됩니다. (Teams와 SharePoint가 상호 작용하는 방법에 대한 자세한 내용은 Teams 및 SharePoint 통합 개요를 참조하세요.)
파일 공동 작업
SharePoint 및 OneDrive에서 사용자는 Microsoft 365 앱(여러 Microsoft 365 플랜을 통해 사용할 수 있는 Office 버전)을 사용해 문서를 만들고 편집할 수 있습니다. 다른 파일 형식을 만들고 편집하는 데는 다른 애플리케이션을 사용할 수 있습니다. 이러한 파일은 조직 외부의 사용자를 비롯한 다른 사용자와 쉽게 공유할 수 있습니다(허용한 경우).
공유 가능한 링크를 사용하여 OneDrive 파일을 공유합니다. OneDrive에서 사용자의 파일은 기본적으로 비공개 상태입니다. 사용자는 공유 가능한 링크를 사용하여 다른 사용자와 OneDrive 파일을 공유할 수 있습니다. 이 링크를 통해 다른 사용자가 파일에 액세스할 수 있습니다. 특정 사용자 또는 조직의 모든 사용자에게 액세스 권한을 부여하는 링크를 만들 수 있습니다. 파일을 공유한 사용자는 링크를 편집하거나 삭제하여 다른 사용자의 액세스 권한을 제거할 수 있습니다.
사이트 또는 팀에서 공동 작업합니다. SharePoint 사이트 또는 Microsoft Teams 팀에서 사이트 또는 팀의 모든 구성원은 해당 위치에 저장된 파일에 액세스하고 그 파일에서 간편하게 공동 작업할 수 있습니다.
공유 가능한 링크를 사용하여 SharePoint 파일을 공유합니다. 사용자가 사이트 또는 팀 외부의 사용자와 SharePoint 파일을 공유해야 하는 경우 OneDrive에서와 동일한 방식으로 공유 가능한 링크를 사용할 수 있습니다.
오프라인 액세스를 위해 파일을 동기화합니다. OneDrive 동기화 앱을 사용하면 사용자가 컴퓨터와 Microsoft 365 클라우드 간에 파일을 동기화할 수 있습니다. 사용자가 로컬에서 파일 또는 폴더를 추가, 변경 또는 삭제하면 해당 파일 또는 폴더가 클라우드에서 추가, 변경 또는 삭제되며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 사용자는 파일 탐색기나 Finder 및 사용하는 앱에서 바로 동기화된 파일을 사용해 작업할 수 있습니다. 사용자가 온라인에 연결될 때마다 해당 사용자나 다른 사용자가 변경한 내용이 자동으로 동기화됩니다.
SharePoint 및 OneDrive의 파일 공동 작업에 대한 자세한 내용은 SharePoint를 기반으로 하는 Microsoft 365의 파일 공동 작업 소개 및 Microsoft 365를 사용한 SharePoint의 파일 공동 작업을 참조하세요.
인트라넷
SharePoint의 핵심 기능 중 하나는 조직의 인트라넷 사이트를 만드는 다양한 옵션과 도구입니다. 인트라넷에는 조직의 기본 방문 페이지, 회사 커뮤니케이션용 포털, 부서(예: IT 또는 HR)용 개별 사이트가 포함될 수 있습니다.
인트라넷을 Microsoft 365의 SharePoint로 이전하는 데는 시간이 다소 걸릴 수 있습니다. 이미 광범위한 인트라넷 콘텐츠를 보유한 경우에는 특히 시간이 많이 걸립니다. SharePoint 및 OneDrive 롤아웃을 완료한 후 이 작업을 수행하는 것이 좋습니다.
SharePoint를 사용하여 인트라넷을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 지능형 인트라넷 소개 및 로드맵 및 지능형 SharePoint 인트라넷 계획을 참조하세요.
거버넌스 및 규정 준수
거버넌스 및 규정 준수는 많은 조직의 핵심 요소입니다. SharePoint 및 OneDrive 계획의 일환으로 미리 롤아웃할 규정 준수 기능을 고려하세요. 규정 준수 기능을 미리 두면 규정 준수 관련 인시던트의 위험을 줄일 수 있습니다. SharePoint 및 OneDrive 롤아웃의 일환으로 고려해야 할 규정 준수 기능에 대한 자세한 내용은 규정을 준수하는 SharePoint 및 OneDrive 환경 만들기를 참조하세요.
성공적인 사용자 채택의 핵심 요인
새로운 애플리케이션 또는 서비스가 전반적인 성공을 거두는 데는 사용자 도입이 중요합니다. SharePoint 및 OneDrive의 투자 효율이 극대화됐다고 느끼려면 해당 사용자의 앱 참여를 최대화해야 합니다.
공지, 출시 이벤트, 뉴스레터, 타운홀 모임, 콘테스트, 행사와 같은 인식 캠페인을 통해 인지도를 높이는 것은 사용자 채택을 최대화하는 데 중요한 경로입니다. 또한 강의식 세션 및 자가 도움말 가이드를 통해 사용자에게 정보를 제공하면 사용자가 OneDrive 및 SharePoint를 사용할 수 있는 능력을 갖추는 데 도움이 됩니다.
SharePoint 및 OneDrive 롤아웃 시 사용자 도입 및 변화 관리에 대한 자세한 내용은 SharePoint 및 OneDrive 롤아웃을 위한 교육 및 변화 관리를 참조하세요.