업체별 관련 메일 효율적 정리 방법

Question

안녕하십니까?

업무를 진행하며 답답한 나머지 문의 글 올립니다.

영업사원으로 일하고 있으며, 거의 모든 업무를 이메일로 처리하고 있습니다.

기존에는 각 업체 이름으로 폴더를 생성하여 받은 편지함 하위 폴더에 약 50개 업체의 폴더로 관리하였습니다.

그런데, 좀 더 효율적으로 관리하는 방법이 없을까 고민하던 차에 아래 사이트에서 그냥 한 개의 폴더로 관리하고 검색기능을 이용하라고 하네요.

문제는 한 건을 처리함에 있어 운송, 구매, 견적 등의 제목이 다 다르고 수신인도 다 다른데 어떻게 한 건으로 확인을 할 수 가 있죠?

알고 싶은 것은 약 한 달의 시간이 지난 후 A라는 업체의 111 이라는 인보이스 건으로 관련된 이메일을 전부 보고 싶을 경우 어떻게 검색을 하는지?

아니면 어떻게 폴더를 생생해야 하는지...

무척 궁금합니다.

아시는 분들은 답변 부탁 드립니다.

http://office.microsoft.com/ko-kr/outlook-help/HA102459562.aspx

1. 하루 이메일 처리량 : 100~150개
2. 주요 내용 : 국내 업체별 견적, 물건 납품, 운송, 배차 등 - 인보이스 건별로 납품 운송, 배차등이 나누어지며 하루에 약 3~4건 처리.(각 인보이스당 약 20개 정도 이메일 교환)
3. 업체수 : 약 50개

Answer 1

안녕하십니까? chanohKong 님

Microsoft Community 사이트를 방문해 주셔서 감사합니다.

문의 하신 Outlook에서 메일 관리에 대해 안내를 드리겠습니다.

말씀해 주신 내용들이라면, "규칙"으로 설정해 주시는 것이 좋을 것으로 예상이 됩니다.

-> 메일을 주고 받는 사용자에 맞게 폴더 구조를 나누는 것이 좋습니다.

예를 들면 운송/구매/견적으로 폴더를 나누고, 그 하위에 업체명으로 하위 폴더를 만들어서 분류하면 좋을 것으로 예상이 됩니다. (하지만, 주고 받는 메일 제목/내용에 특별한 템플릿이 없다면, 규칙이나 이러한 내용을 나누지 못하고 수동으로 메일들을 분류하여야 합니다.)

-> 업체의 경우 보통 메일을 보낸 사용자에 따라서 분류할 수 있으니 설정이 가능하지만, 처리하는 종류는 메일 제목이나 내용에 따라서 달라지기 때문에 직접 규정된 템플릿을 만들거나 수동으로 분류하여야 합니다.

폴더들만 정확히 구분한다면, 추후 메일 검색(특정 폴더만)을 통해서 이전 진행한 내용을 확인할 수 있을 것입니다.

추가적인 내용이 있다면 하단의 [응답] 버튼을 눌러 회신해주시기 바랍니다.

제시해 드린 답변이 도움이 되었기를 바랍니다.

응답이 문제 해결에 도움이 되었다면, 아래에 있는 답변으로 [표시] 버튼을 눌러 주시기 바랍니다. 이는 유사한 증상을 겪는 다른 사용자들에게 도움이 될 수 있습니다.

감사합니다.