퇴사자의 Sharepoint Sheet를 복구 하려면 어떻게 해야하나요?

Question

퇴사자의 Sharepoint Sheet를 복구 하려면 어떻게 해야하나요?
계정이 아예 삭제 되었다고 합니다.

Answer 1

안녕하세요 SG Lily Yangof 님,

퇴사한 직원의 중요 파일에 갑자기 접근할 수 없게 되어 많이 당황스러우셨을 것 같습니다. 계정까지 완전히 삭제되었다고 하니 더욱 막막하시겠지만, 다행히 마이크로소프트 시스템에는 이런 비즈니스 환경의 변수를 대비한 안전장치가 마련되어 있으니 너무 걱정하지 않으셔도 됩니다.

일반적으로 Microsoft 365 환경에서 사용자의 계정을 삭제하더라도, 해당 사용자의 개인 데이터(OneDrive 및 개인 할당 SharePoint 공간)는 즉시 영구 삭제되지 않습니다. 기본적으로 계정 삭제 후 30일(또는 조직의 IT 정책에 따라 그 이상)의 유예 기간 동안 백엔드에 데이터가 그대로 보존됩니다.

따라서 지금 가장 먼저 하셔야 할 일은 조직의 IT 관리자님께 신속히 상황을 전달하여 유예 기간이 지나기 전에 조치를 취하는 것입니다. 관리자 권한이 있다면 Microsoft 365 관리 센터의 '삭제된 사용자(Deleted users)' 섹션으로 이동하여 해당 퇴사자의 계정을 임시로 복구할 수 있습니다. 또는 계정을 복구하지 않더라도, 관리자가 직접 해당 퇴사자의 저장 공간에 접근할 수 있는 링크를 생성하여 필요한 Sheet 파일을 다른 분의 계정이나 공용 폴더로 무사히 백업할 수도 있습니다.

참고로, 만약 찾으시는 파일이 퇴사자의 개인 공간이 아니라 부서원들이 함께 사용하는 '공용 SharePoint 팀 사이트'에 저장되어 있던 것이라면, 퇴사자의 계정 삭제와 무관하게 파일은 사이트에 그대로 남아있어야 정상입니다. 만약 그곳에서 파일이 보이지 않는다면 누군가 실수로 지웠을 가능성이 있으니, 해당 SharePoint 사이트의 휴지통(Recycle Bin)을 먼저 확인해 보시는 것도 좋은 팁입니다.

이 안내가 잃어버린 문서를 무사히 되찾는 데 도움이 되기를 바랍니다. IT 관리자분과 확인하신 후에도 복구 진행에 어려움이 있으시다면 언제든 편하게 다시 글을 남겨주세요. 제가 드린 조언이 올바른 방향을 잡는 데 도움이 되셨다면, 비슷한 고민을 하는 다른 커뮤니티 회원들을 위해 '답변 수락(Accept Answer)'을 고려해 주시면 감사하겠습니다.

트레이시.