스캔한 문서에 대한 송장 자동화

이 문서에서는 첨부 파일이 포함된 송장을 포함하여 공급업체 송장의 엔드투엔드 자동화에 사용할 수 있는 데이터 엔터티를 설명합니다.

지급 계정(AP) 프로세스를 간소화하려는 조직은 더 효율적이어야 하는 최상위 프로세스 영역 중 하나로 송장 처리를 식별하는 경우가 많습니다. 대부분의 경우 이러한 조직에서는 종이 송장 처리를 타사 OCR(광학 문자 인식) 서비스 공급업체에 맡깁니다. 그런 다음 각 송장의 스캔 이미지와 함께 기계 판독 가능한 송장 메타데이터를 수신합니다. 자동화를 돕기 위해 송장 발행 시스템에서 이러한 아티팩트를 사용할 수 있도록 "라스트 마일" 솔루션이 구축됩니다. 이제 송장 자동화 솔루션을 통해 이 "라스트 마일" 자동화를 즉시 사용할 수 있습니다.

솔루션 컨텍스트

송장 자동화 솔루션은 송장 헤더 및 송장 라인에 대한 송장 메타데이터와 송장에 적용 가능한 첨부 파일을 수락할 수 있는 표준 인터페이스를 활성화합니다. 이 인터페이스를 준수하는 아티팩트를 생성할 수 있는 외부 시스템은 송장 및 첨부 파일의 자동 처리를 위해 피드를 보낼 수 있습니다.

다음 그림은 Contoso가 공급업체 송장 처리를 위해 OCR 서비스 공급자와 파트너 관계를 맺은 샘플 통합 시나리오를 보여줍니다. Contoso의 공급업체는 서비스 공급자에게 이메일로 송장을 보냅니다. 서비스 공급자는 OCR 처리를 통해 송장 메타데이터(헤더 및/또는 라인)와 송장의 스캔 이미지를 생성합니다. 그런 다음 통합 계층이 이러한 아티팩트를 사용할 수 있도록 변환합니다.

송장 통합이 필요한 경우 이전 시나리오의 여러 변형이 가능합니다. 데이터 마이그레이션은 이 인터페이스를 사용하여 송장 및 첨부 파일을 생성할 수 있는 또 다른 사용 사례입니다.

솔루션 구성 요소

솔루션 공간은 다음 구성 요소로 구성됩니다.

• 송장 헤더, 송장 라인 및 송장 첨부에 대한 데이터 엔터티
• 송장의 예외 처리
• 송장에 나란히 보는 첨부 파일 뷰어

이 문서의 나머지 부분에서는 이러한 솔루션 구성 요소를 자세히 설명합니다.

데이터 엔터티

데이터 패키지는 송장 헤더, 송장 라인 및 송장 첨부 파일을 생성하기 위해 보내야 하는 작업 단위입니다. 데이터 패키지를 구성하는 아티팩트에 다음 데이터 엔터티가 사용됩니다.

• 공급업체 송장 헤더
• 공급업체 송장 라인
• 공급업체 송장 문서 첨부 파일

공급업체 송장 문서 첨부는 이 기능의 일부로 도입된 새로운 데이터 엔터티입니다. 공급업체 송장 헤더 엔터티가 첨부 파일을 지원하도록 수정되었습니다. 공급업체 송장 라인 엔터티는 이 기능을 위해 수정되지 않았습니다.

데이터 패키지에 대한 자세한 내용은 데이터 관리 개요를 참조하세요. 데이터 관리 작업 영역을 사용하여 데이터 패키지를 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 Dynamics 365 금융 및 운영 앱 솔루션에서 데이터 패키지 처리 및 사용을 참조하세요.

송장 및 첨부 파일이 포함된 테스트 데이터를 빠르게 생성하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 인스턴스에 로그인합니다.

2. 지급 계정>송장>보류 중인 공급업체 송장으로 이동합니다.

3. 라인과 첨부 파일이 있는 송장을 만듭니다.

   참고

   첨부 파일은 헤더 첨부 파일이어야 합니다. 현재 공급업체 송장 문서 첨부 엔터티는 라인 첨부를 지원하지 않습니다.

4. 데이터 관리 작업 영역을 엽니다.

5. 공급업체 송장 헤더, 공급업체 송장 라인 및 공급업체 송장 문서 첨부 엔터티를 포함하는 내보내기 작업을 만듭니다.

6. 데이터를 내보냅니다.

7. 내보낸 데이터를 패키지로 다운로드합니다. 이제 패키지를 사용하여 테스트 목적으로 데이터를 대상 인스턴스로 가져올 수 있습니다.

송장에 대한 법인 결정

데이터 패키지를 통해 가져온 송장은 다음 두 가지 방법으로 속한 법인과 연결할 수 있습니다.

• 송장을 처리하는 가져오기 작업은 데이터 관리 작업 영역에 작업이 예약된 같은 회사로 송장을 가져옵니다. 즉, 송장이 속한 회사는 작업의 회사로 결정됩니다.
• 송장이 포함된 데이터 패키지가 Finance로 전송되면 호출자(즉, Finance 외부에서 실행되는 통합 애플리케이션)가 HTTP 요청에 회사 ID를 명시적으로 지정할 수 있습니다. 이 경우 Finance에서 처리 작업이 실행되는 회사 컨텍스트가 재정의되고 HTTP 요청을 통해 전달된 회사로 송장을 가져옵니다.

참고

이 동작은 표준 데이터 관리 동작입니다. 여기에서는 완전성을 위해 송장과 관련하여 설명합니다.

예외 프로세스

공급업체 송장이 통합을 통해 금융 및 운영에 들어오는 시나리오에서는 지급 계정 팀 구성원이 예외 또는 실패한 송장을 처리하고 실패한 송장에서 보류 중인 송장을 만들 수 있는 쉬운 방법이 있어야 합니다. 공급업체 송장에 대한 이 예외 처리는 이제 금융 및 운영의 일부입니다.

가져오기에 실패한 공급업체 송장 목록 페이지

송장 예외를 위한 새 목록 페이지는 지급 계정>송장>가져오기 실패>가져오기에 실패한 공급업체 송장에서 사용할 수 있습니다. 이 페이지는 공급업체 송장 헤더 데이터 엔터티의 준비 테이블에 있는 모든 공급업체 송장 헤더 레코드를 보여줍니다. 데이터 관리 작업 영역에서 같은 레코드를 볼 수 있습니다. 데이터 관리 작업 영역의 예외 처리 기능에서 제공되는 것과 같은 작업을 수행할 수도 있습니다. 예외 처리 기능은 기능 사용자를 위해 최적화되어 사용하기 쉽습니다.

이 목록 페이지에는 피드를 통해 들어오는 다음 필드가 포함되어 있습니다.

• 회사 – 송장이 속한 회사

• 오류 메시지 – 송장을 생성할 수 없는 이유를 설명하기 위해 데이터 관리 프레임워크가 생성하는 오류 메시지

• 번호 – 송장 번호

• 송장 계정

• 이름 – 공급업체의 이름

• 공급업체 계정

• 구매 주문 – 송장에 대한 구매 주문(PO) 번호

• 전기 날짜

• 송장 날짜

• 송장 설명

• 통화

• 로그

• 라인 참조 – 외부 시스템에서 가져온 식별자

  참고

  라인 참조는 송장 ID가 아닙니다.

이 목록 페이지에는 다음과 같은 방법으로 사용할 수 있는 미리 보기 창이 있습니다.

• 그리드에서 오류 메시지 열을 확장할 필요가 없도록 전체 오류 메시지를 봅니다.

목록 페이지는 다음 작업을 지원합니다.

• 편집 – 문제를 수정할 수 있도록 편집 모드로 예외 레코드를 엽니다.
• 옵션 – 목록 페이지에서 사용할 수 있는 표준 옵션에 액세스합니다. 작업 영역에 추가 옵션을 사용하여 예외 목록 페이지를 작업 영역에 목록 또는 타일로 고정할 수 있습니다.

가져오기에 실패한 공급업체 송장 세부 정보 페이지

편집 모드를 시작하면 문제가 있는 송장에 대한 가져오기에 실패한 공급업체 송장 세부 정보 페이지가 열립니다. 첨부 파일이 있는 송장에 문제가 있는 경우 첨부 파일은 표시되지 않습니다. 첨부 파일은 송장에 다시 첨부해야 합니다.

가져오기에 실패한 공급업체 송장 세부 정보 페이지에서 보류 중인 송장을 만들 수 있습니다. 예외 처리의 일부로 송장의 문제를 수정한 후 보류 중인 송장 만들기 버튼을 선택하여 보류 중인 송장을 만듭니다. 보류 중인 송장은 백그라운드에서 생성됩니다.

공유 서비스 대 조직 기반 예외 처리

예외 목록 페이지는 데이터 관리 작업 영역이 준비 레코드 처리를 지원하는 표준 보안 구성을 지원합니다. 송장 가져오기 작업은 다음과 같은 방법으로 보호할 수 있습니다.

• 사용자 역할
• 사용자
• 법인

송장 가져오기 작업에 대한 보안이 구성된 경우 예외 목록 페이지는 해당 설정을 따릅니다. 사용자는 이 설정이 허용하는 송장 예외 레코드만 볼 수 있습니다.

예를 들어 Contoso는 법인별로 송장 예외를 처리하기로 했습니다. 따라서 법인 A의 사용자는 법인 A의 송장 예외만 볼 수 있는 반면 법인 B의 사용자는 법인 B의 송장 예외만 볼 수 있는 방식으로 송장 가져오기 작업에 보안이 구성됩니다. 이 설정으로 송장 예외 관리를 위한 업무를 분리할 수 있습니다.

Contoso는 동일한 사용자가 모든 법인에 대해 송장 예외를 처리할 수 있도록 보안을 적용하지 않기로 할 수도 있습니다. 이 설정은 송장 예외 관리를 위한 공유 서비스 시나리오를 활성화합니다.

나란히 보는 첨부 파일 뷰어

공급업체 송장의 첨부 파일을 쉽게 볼 수 있도록 송장 발행 프로세스에 사용되는 다음 페이지에서 이제 첨부 파일 뷰어를 제공합니다.

• 예외 처리
• 보류 중인 공급업체 송장 페이지(송장 검토 프로세스에서도 사용 가능)
• 송장 분개장 조회 페이지(전기된 송장용)

첨부 파일 뷰어가 제공하는 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 문서 관리가 지원하는 모든 첨부 파일 유형(파일, 이미지, URL 및 메모)을 봅니다.
• 다중 페이지 TIFF 파일을 봅니다.
• 이미지 파일에서 다음 작업 수행합니다.
  • 이미지의 일부를 강조 표시합니다.
  • 이미지의 일부를 차단합니다.
  • 이미지에 주석을 추가합니다.
  • 이미지를 확대 및 축소합니다.
  • 이미지를 이동합니다.
  • 작업을 실행 취소 및 다시 실행합니다.
  • 이미지를 크기에 맞춥니다.

참고

이러한 작업은 이미지 파일(JPEG, TIFF, PNG 등)에만 사용할 수 있습니다. 이러한 작업을 사용하여 이미지를 변경하면 이미지 파일에 저장됩니다. 현재 첨부 파일 뷰어에는 버전 관리 또는 감사 기능이 포함되어 있지 않습니다.

기본 첨부 파일

공급업체 송장에 첨부 파일이 두 개 이상 있는 경우 첨부 파일 페이지에서 문서 중 하나를 기본 첨부 파일로 설정할 수 있습니다. 기본 첨부 파일임 옵션은 이 기능의 일부로 추가된 새 옵션입니다. 이 옵션은 공급업체 송장 문서 첨부 데이터 엔터티에도 노출됩니다. 따라서 통합을 통해 기본 첨부 파일을 설정할 수 있습니다.

하나의 문서만 기본 첨부 파일로 설정할 수 있습니다. 문서를 기본 첨부 파일로 설정하면 송장이 열릴 때 첨부 파일 뷰어에 자동으로 표시됩니다. 문서를 기본 첨부 파일로 설정하지 않으면 송장을 열 때 뷰어에 자동으로 첨부 파일이 표시되지 않습니다.

송장 첨부 파일 표시/숨기기

예외 처리, 보류 중인 송장 및 송장 분개장 조회 페이지에서 사용할 수 있는 새로운 버튼을 사용하여 첨부 파일 뷰어를 표시하거나 숨길 수 있습니다.

보안

첨부 파일 뷰어의 다음 작업은 역할 기반 보안을 통해 제어됩니다.

• 강조 표시
• 차단
• 주석

보류 중인 공급업체 송장 페이지

다음 권한은 강조 표시, 차단 및 주석 작업을 위해 첨부 파일 뷰어에 대한 준비 전용 액세스 또는 읽기/쓰기 액세스를 제공합니다.

• 공급업체 송장 이미지 유지 – 이 권한은 읽기/쓰기 액세스를 제공합니다.
• 공급업체 송장 이미지 보기 – 이 권한은 읽기 액세스만 제공합니다.

다음 의무는 해당 작업에 대해 첨부 파일 뷰어에 대한 읽기 전용 액세스 또는 읽기/쓰기 액세스를 제공합니다.

• 공급업체 송장 유지 – 공급업체 송장 이미지 유지 권한이 이 의무에 할당됩니다.
• 공급업체 송장 상태 조회 – 이 임무에는 공급업체 송장 이미지 보기 권한이 할당됩니다.

다음 역할은 해당 작업에 대해 첨부 파일 뷰어에 대한 읽기 전용 액세스 또는 읽기/쓰기 액세스를 제공합니다.

• 지급 계정 사무원 및 지급 계정 관리자 – 공급업체 송장 유지 관리 의무가 이러한 역할에 할당됩니다.
• 지급 계정 사무원, 지급 계정 관리자, 지급 계정 중앙 집중식 지불 사무원 및 지급 계정 사무원 – 공급업체 송장 상태 조회 의무가 이러한 역할에 할당됩니다.

공급업체 송장 첨부 파일

다음 권한은 강조 표시, 차단 및 주석 작업을 위해 첨부 파일 뷰어에 대한 준비 전용 액세스 또는 읽기/쓰기 액세스를 제공합니다.

참고

기본적으로 이 섹션에 언급된 역할은 첨부 파일 뷰어의 송장 이미지에 대한 읽기 전용 액세스를 제공합니다. 역할에 이미지에 대한 쓰기 액세스 권한도 있어야 하는 경우 여기에 설명된 권한 및 의무를 사용하여 해당 역할에 쓰기 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.

• 공급업체 송장 헤더 엔터티 이미지 유지 – 이 권한은 첨부 파일 뷰어에서 송장 이미지에 대한 읽기/쓰기 액세스를 제공합니다.
• 공급업체 송장 헤더 엔터티 이미지 보기 – 이 권한은 첨부 파일 뷰어에서 송장 이미지에 대한 읽기 전용 보기를 제공합니다.

다음 의무는 해당 작업에 대해 첨부 파일 뷰어에 대한 읽기 전용 액세스를 제공합니다.

• 공급업체 송장 유지 – 공급업체 송장 헤더 엔터티 이미지 유지 권한이 이 의무에 할당됩니다.

다음 역할은 해당 작업에 대해 첨부 파일 뷰어에 대한 읽기 전용 액세스를 제공합니다.

• 지급 계정 사무원 및 지급 계정 관리자 – 공급업체 송장 유지 관리 의무가 이러한 역할에 할당됩니다.

기본적으로 사용자 역할이 페이지에 대한 편집 권한을 제공하는 경우 사용자는 강조 표시, 차단 및 주석 작업에 대한 첨부 파일 뷰어에 대한 편집 권한도 갖게 됩니다. 그러나 특정 역할에 첨부 파일 뷰어가 아닌 페이지에 대한 편집 권한이 필요한 시나리오에서는 이전 목록의 적절한 권한을 사용하여 사용 사례를 충족할 수 있습니다.