조달 및 소싱 개요
이 문서에서는 조달 및 소싱 모듈에서 사용할 수 있는 기능에 대한 개요를 제공합니다.
조달 및 소싱은 제품 및 서비스의 필요성을 식별하는 것부터 제품 조달, 영수증, 송장 및 공급업체와의 지불 처리에 이르기까지 모든 단계를 다룹니다. 구매 정책 및 워크플로를 정의하여 특정 비즈니스 요구에 맞게 조달 프로세스를 구성할 수 있습니다.
제품 및 서비스의 필요성 식별
제품 또는 서비스에 대한 필요성은 직원이 제품을 요구하는 경우와 같이 요청에서 발생할 수 있습니다. 제품 카탈로그는 선택할 수 있는 제품의 선택을 안내하도록 설정하거나 카탈로그에 아직 제공되지 않은 제품에 대한 요청을 수행하여 구매 부서에서 제품을 공급할 수 있는 방법을 고려할 수 있습니다.
지출 한도는 요청 지출을 제한하는 데 사용할 수 있으며, 구매 워크플로는 주문이 발생하기 전에 승인을 요구하는 옵션을 추가합니다. 필요한 경우 예산 기금 할당을 지정할 수도 있습니다.
조달 부서는 필요한 제품 및 서비스에 대한 공급업체를 식별하며 여기에는 여러 잠재적 공급업체에 발송하는 견적 요청이 포함될 수 있습니다. 요청되는 제품의 사양을 공유할 수 있으며 잠재적인 공급업체는 이러한 사양을 보고 일치하는 제품을 제공할 수 있는지 확인할 수 있습니다. 공급업체는 입찰을 반환한 다음 조달할 공급자를 선택하기 전에 조달 부서에서 검토합니다.
구매 주문에는 견적 프로세스에 대한 보다 포괄적인 요청에 대한 대안으로 공급업체에 구매 문의를 보낼 수 있는 옵션이 포함됩니다. 구매 조회는 주문에 대한 가격, 할인 및 수령 날짜와 같은 조건을 설정하는 데 사용할 수 있습니다. 공급업체가 공급업체 포털을 사용하도록 설정된 경우 구매 조회 기능이 비활성화됩니다. 대신 주문이 공급업체 포털에서 공유되며 확인 요청이 전송되면 공급업체에서 직접 주문을 확인할 수 있습니다.
공급업체 카탈로그는 공급업체가 제공할 수 있는 제품 분류에 대한 정보를 수집하는 데 사용할 수 있습니다. 공급업체는 자체 카탈로그를 게시할 수 있으므로 카탈로그를 최신 상태로 유지하기가 더 쉽습니다. 제품에 승인된 공급업체 목록을 첨부할 수 있으며 이는 새 구매 주문이 열릴 때 공급업체 선택을 안내하고 의도하지 않은 공급업체의 사용을 방지하는 데 도움이 됩니다.
획득
구매 주문은 다음과 같은 몇 가지 방법으로 생성할 수 있습니다.
- 구매가 필요한 수요를 식별한 기준 계획의 결과입니다. 이 프로세스는 계획된 구매 주문을 생성하고 이러한 프로세스가 릴리스되면 구매 주문이 생성됩니다.
- 조달로 이어지는 구매 요청 처리를 통해.
- 구매 주문이 계약에서 릴리즈된 주문으로 생성되는 구매 계약 처리를 통해. 이는 구매 계약을 사용하여 총괄 주문을 나타낼 때 일반적으로 사용됩니다.
- 생성된 구매 주문이 다른 문서를 기반으로 하지 않는 경우 수동으로.
구매 승인 워크플로로 구성된 구매 주문은 승인된 것으로 기록되기 전에 승인이 필요하며 주문이 추가로 처리되기 전에 승인이 필요합니다.
구매 주문은 공급업체와 계약이 체결되었음을 나타내기 위해 확인됩니다. 그런 다음 구매 주문은 궁극적으로 청구되거나 취소될 때까지 다양한 상태를 통해 점진적으로 진행됩니다.
구매 주문을 만들 때 많은 필드가 공급업체 페이지에 저장된 공급업체에 대한 정보의 기본값으로 미리 채워져 있습니다. 즉, 기본값을 재정의하도록 선택할 수 있지만 구매 주문서에 입력해야 하는 필드 수가 제한되어 있습니다.
가격 및 할인
가격 및 할인에는 제공하는 가격, 할인 및 리베이트 조건에 대한 정보가 포함됩니다. 가격 및 할인은 무역 계약으로 나타낼 수 있습니다. 무역 계약은 가격 또는 할인이 포함된 공급업체 가격 목록을 나타내며 계약이 유효한 특정 날짜 집합이 있습니다. 가격 및 할인은 협상 조건의 전제 조건으로 특정 수량 또는 금전적 금액을 구매하기로 약정하는 것과 같은 조건으로 구매 계약을 통해 협상하고 나타낼 수 있습니다. 리베이트 계약은 공급업체와 함께 만들 수 있으며, 특정 제품 또는 제품 그룹의 조달이 구매 금액 또는 수량에 따라 공급업체로부터 리베이트를 유발할 수 있는 조건을 명시하는 계약입니다.
배달 옵션
구매 주문과 관련된 배달 프로세스에는 다양한 옵션이 있습니다. 주문한 제품은 배달 일정으로 분할될 수 있으며, 여기서 주문 수량의 일부는 다른 날짜에 배달되도록 계획할 수 있습니다. 배달에는 판매 주문에서 시작된 직접 배달도 포함될 수 있습니다. 이 배달은 구매 주문에 제품 영수증이 기록됨과 동시에 판매 주문에 대한 포장 전표 생성을 자동화합니다. 구매 주문은 또한 일치하는 회사 간 판매 주문에서 제품을 주문하는 회사 간 주문 체인(회사 간 구매 주문이라고도 함)의 일부가 될 수 있습니다. 이 상황에서 일부 단계는 두 개의 관련된 회사 간 주문에서 자동화됩니다.
보충 항목
제품은 추가 항목을 포함하도록 설정할 수 있습니다. 주문 중인 상품과 관련된 상품을 제안하는 기능입니다. 추가 제품이 필요할 수도 있고 선택 사항일 수도 있습니다. 경우에 따라 다른 상품 구매 시 함께 제공되는 무료 상품으로 보조 상품이 추가될 수 있습니다.
구매 주문 요금
구매 주문에 요금을 할당할 수 있습니다. 이는 자동 청구 설정을 통해 자동으로 발생하거나 청구를 수동으로 추가하여 발생할 수 있습니다. 헤더 레벨 또는 주문 라인 레벨에서 주문에 요금을 지정할 수 있습니다. 요금 회계는 다양한 방법으로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 비용을 제품 비용으로 계상하도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 주문을 확인하기 전에 주문 라인 수준에서 비용을 할당해야 합니다. 주문 헤더에서 라인으로 비용을 할당하는 데 도움이 되는 옵션이 있습니다.
제품 수령 및 송장 발행
실제 제품이 포함된 구매 주문은 일반적으로 창고 내에서 도착 등록이 이루어져야 하며, 그 후에 주문에 대한 제품 영수증이 등록됩니다. 요청을 충족하는 제품이 포함된 구매 주문은 제품을 요청한 직원도 영수증 확인을 제공해야 하도록 구성할 수 있습니다.
일부 구매 주문에는 창고에서 수령할 필요가 없는 서비스 또는 기타 비물리적 제품이 포함됩니다. 제품을 서비스로 만들거나 조달 카테고리를 이러한 주문에 대한 구매 주문서에서 직접 사용할 수 있습니다. 이러한 주문을 사용하면 제품 수령 회계를 건너뛰고 주문이 직접 청구되거나 사전 도착 등록 없이 구매 주문에서 제품 수령 등록이 수행되는 경우가 있습니다.
상품 수령 시 특정 용도로 자동 소모될 수 있습니다. 여기에는 직접 배송을 통한 암시적 소비, 프로젝트에 대한 소비 또는 제품을 고정 자산으로 회계하는 것이 포함됩니다.
공급업체로부터 공급업체 송장이 도착하면 먼저 구매 주문과 별개로 송장 등록부에 기록된 다음 나중에 구매 주문에 대한 기록으로 승인될 수 있습니다. 구매 주문과 함께 공급업체 송장을 기록하는 것은 송장에 대한 제품 영수증의 일치를 포함합니다.
회계 분포는 원장 내에서 회계를 수행하는 방법을 설명하기 위해 구매 주문서에 지정할 수 있으며, 이것이 구성에 포함될 때 예산 자금 할당을 얻는 방법을 정의할 수도 있습니다.
송장 처리된 구매 주문서는 공급업체 지불을 처리할 수 있는 미지급금 내의 공급업체 계정에 부채를 기록합니다.
공급업체 실적
구매 실적 및 검토는 지출 분석 및 공급업체 실적 분석이 포함된 조달 및 미지급금 보고서를 통해 지원됩니다.