구매 주문 승인 및 확인
이 문서에서는 구매 주문(PO)이 생성된 후 진행되는 상태와 PO에서 변경 관리를 활성화하는 효과에 대해 설명합니다.
구매 주문(PO)이 생성된 후 승인 프로세스를 거쳐야 할 수 있습니다. 공급업체가 주문에 동의하면 PO가 확인됨 상태로 설정됩니다.
구매 주문 승인
변경 관리를 사용하지 않는 PO는 생성되는 즉시 승인됨 상태가 되는 반면, 변경 관리를 사용하는 PO는 처음 생성될 때 초안 상태가 됩니다. 기준 계획에서 계획 주문을 확정하여 생성된 PO는 변경 관리 설정에 관계없이 항상 승인됨 상태로 설정됩니다. PO는 승인됨 상태에 도달한 경우에만 인벤토리 트랜잭션을 생성합니다. 따라서 해당 재고는 주문이 수락될 때까지 예약 또는 표시가 가능한 것으로 표시되지 않습니다.
조달 및 소싱 매개변수 페이지에서 변경 관리 활성화 옵션을 설정하여 PO에 대한 변경 관리를 활성화할 수 있습니다. 변경 관리가 활성화된 경우 PO는 완료된 후 승인 워크플로를 거쳐야 합니다. Supply Chain Management에는 승인 프로세스를 나타내는 워크플로를 정의할 수 있는 워크플로 프로세스 편집기가 있습니다. 이 워크플로에는 자동 승인에 대한 규칙, 특정 PO를 승인하도록 할당할 사람을 결정하는 규칙, 오랫동안 승인을 기다리고 있는 워크플로를 에스컬레이션하는 규칙이 포함될 수 있습니다. 모든 공급업체 또는 특정 공급업체에 대해 변경 관리 프로세스를 활성화할 수 있습니다. 개별 PO에 대해 재정의할 수 있도록 프로세스를 설정할 수도 있습니다.
변경 관리가 활성화되면 PO는 초안에서 완료까지 6가지 승인 상태로 이동합니다. 주문이 승인된 후 수정하려는 사용자는 변경 요청 작업을 사용해야 합니다.
| 승인 상태 | 설명 | 변경 요청이 활성화되었습니다. |
|---|---|---|
| 초안 | PO는 초안이며 PO 워크플로에서 승인을 위해 제출되지 않았습니다. | 아니요 |
| 검토 중 | PO가 PO 워크플로에서 승인을 위해 제출되었습니다. 승인이 보류 중입니다. | 아니요 |
| 거부됨 | 승인 과정에서 PO가 거부되었습니다. | 아니요 |
| 승인됨 | PO가 승인되었습니다. | 예 |
| 확인됨 | PO가 확인되었습니다. PO는 승인될 때까지 확인할 수 없습니다. | 예 |
| 확정됨 | PO가 최종 확정되었습니다. 현재 재정적으로 마감되어 더 이상 변경할 수 없습니다. | 아니요 |
구매 주문 확인
승인 상태가 승인됨인 PO는 확인되기 전에 추가 단계를 거칠 수 있습니다. 예를 들어 가격, 할인 또는 수령 날짜를 문의하기 위해 공급업체에 구매 문의를 보내야 할 수 있습니다. 이 경우 구매 문의 작업을 이용하여 PO를 외부 검토 중 상태로 설정할 수 있습니다.
공급업체 협업 모듈을 사용하도록 설정된 공급업체는 포털에서 주문을 검토하고 승인하거나 거부할 수 있습니다. 이 검토 프로세스 동안 PO의 상태는 외부 검토 중입니다. 공급업체의 확인이 Supply Chain Management에서 자동으로 주문을 확인하도록 공급업체 협업 모듈을 구성할 수 있습니다. 이 시나리오에서는 PO 처리 및 확인을 담당하는 공급업체 협업에서 수락된 구매 주문 확인 배치 작업을 예약해야 합니다. 또는 공급업체로부터 확인을 받은 후 수동으로 PO를 확인할 수 있습니다. 판매자가 PO를 거부할 경우 거부 사유 및 변경 제안과 함께 거부가 접수됩니다. 이 경우 PO의 상태는 외부 검토 중으로 유지됩니다.
실제 확인이 처리되기 전에 주문에 대한 형식적 확인을 생성하는 옵션도 있습니다. 이 옵션은 공급업체와 공유할 수 있는 보고서를 생성합니다. 분개장 정보를 생성하지 않습니다.
공급업체가 주문에 동의한 후 다음 단계는 PO를 커밋된 것으로 기록하는 것입니다. 확인 작업 또는 확인 작업을 사용하여 이 단계를 완료할 수 있습니다. 이 두 작업 모두 주문의 승인 상태를 확인됨으로 설정합니다. 주문을 확인하면 두 가지 추가 프로세스가 시작됩니다.
- 시스템에서 확인된 내용의 정확한 사본을 저장하기 위해 분개장이 생성됩니다. 주문을 변경해야 하는 경우가 있으며 업데이트된 주문이 확인된 후 추가 분개장이 생성됩니다. 이 저널을 통해 확인된 주문의 다양한 버전 내역을 볼 수 있습니다.
- 이 기능이 활성화된 경우 회계 분배가 생성되고 주문 확인 및 예산 확인이 발생합니다. 두 가지 검사 중 하나라도 실패하면 PO를 다시 확인하기 전에 PO를 변경해야 한다는 오류 메시지가 나타납니다.
공급업체는 구매에 대한 지불이 제공된다는 보증을 요청할 수 있습니다. 지급 계정 프로세스 내에서 이 보증을 제공하는 다양한 방법이 있습니다. 예를 들어, 선불 작업은 PO에 대한 자금을 예약하고 이 선불은 PO에 기록됩니다.
구매 주문 변경
경우에 따라 PO가 승인됨 또는 확인됨의 승인 상태에 도달한 후 PO를 변경해야 할 수 있습니다.
변경 관리 프로세스를 사용하여 PO를 만든 경우 주문을 회수하거나 주문이 이미 승인된 경우 변경 요청 작업을 사용하여 변경할 수 있습니다. 이 경우 승인 상태가 다시 초안으로 변경되고 주문을 수정할 수 있습니다. 변경을 완료한 후 재승인을 위해 PO를 제출해야 할 수도 있습니다. 구매 정책 페이지에서 구매 주문에 대한 재승인 규칙 정책 규칙을 사용하여 재승인이 필요한 변경 유형을 구성할 수 있습니다.
PO 라인에 대한 주문 수량의 일부가 배송된 경우 구매 주문이 초안에 있을 때 주문 수량을 변경할 수 없습니다. 그러나 초안 상태의 구매 주문에 대한 라인에서 나머지 배송 수량을 변경할 수 있습니다.
주문이 확정된 후에는 더 이상 삭제할 수 없습니다. 그러나 수량을 받지 않았거나 송장을 발행하지 않은 경우 주문의 총 수량 또는 남은 수량을 취소할 수 있습니다. 그런 다음 완료 작업을 사용하여 추가 처리를 방지할 수 있습니다.
구매 주문 취소
헤더에서 취소 작업을 사용하여 PO를 취소할 수 있습니다.
수량이 일부 등록, 입고, 청구된 경우 등록, 입고 또는 청구되지 않은 나머지 수량만 취소할 수 있습니다. 그러면 주문량이 그에 따라 줄어듭니다. 라인의 수량이 업데이트되면 라인 상태도 업데이트됩니다. 예를 들어, 라인의 최초 수량은 5이고 수량 3이 입고됩니다. 이 경우 2개만 취소할 수 있습니다. 그러면 라인이 수신됨 상태로 업데이트됩니다.
배송 잔액이 주문 라인에 추가되고 주문 라인의 수량을 초과하는 경우 취소 작업은 초과 수량을 취소하지 않습니다. 대신 남은 수량이 있으므로 해당 라인은 미결 주문 상태로 유지됩니다. 예를 들어, 라인의 최초 수량은 5이고 나머지 배송은 7입니다. 주문이 취소되면 재고 거래에서 볼 수 있듯이 5개가 취소되고 수량 2개가 남습니다.
PO 라인의 전체 수량을 취소하려면 라인의 나머지 배송 수량을 취소해야 합니다. 그러면 라인이 취소됨 상태로 업데이트됩니다.
PO가 변경 관리 중인 경우 주문 취소 또는 나머지 배송과 같은 변경 사항은 워크플로 시스템에 제출되고 승인되어야 프로세스가 완료되고 재고 트랜잭션이 취소된 것으로 업데이트될 수 있습니다.