레코드 버전을 사용하여 SharePoint 또는 OneDrive에 저장된 레코드를 업데이트합니다.

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.

참고

규제 레코드는 편집을 차단하므로 규정 레코드에 대한 레코드 버전 관리를 사용할 수 없습니다.

또한 규정 레코드를 사용하지 않는 경우에도 테넌트의 레코드 버전 관리를 방지할 수 있습니다. Microsoft Purview 포털 또는 Microsoft Purview 규정 준수 포털레코드 관리 설정>보존 레이블>레코드 버전 관리 구성으로 이동한 다음 레코드 버전 관리 사용 설정을 끕니다.

문서를 레코드로 표시하고 레코드에서 수행할 수 있는 작업을 제한하는 기능은 모든 레코드 관리 솔루션의 필수 목표입니다. 그러나 후속 버전을 만들어야 하는 경우 공동으로 작업할 수도 있습니다.

예를 들어 영업 계약을 레코드로 표시한 경우 새 사용 약관으로 계약을 업데이트하고 최신 버전을 새 레코드로 표시해야 합니다. 반면 이전 버전의 레코드는 계속 보존됩니다. 해당 유형의 시나리오에서는 SharePoint 및 OneDrive가 레코드 버전 관리를 지원하고 있습니다. OneNote 전자 필기장 폴더는 레코드 버전 관리를 지원하지 않습니다.

레코드 버전 관리를 사용하려면 먼저 항목을 레코드로 표시하도록 구성된 보존 레이블로 문서에 레이블을 지정합니다. 이 시점에서 기록 상태라는 문서 속성이 보존 레이블 옆에 표시됩니다. 레이블이 기본적으로 레코드의 잠금을 해제하도록 구성되었는지 여부에 따라 초기 레코드 상태 잠금 또는 잠금 해제됨입니다.

이제 다음을 수행할 수 있습니다.

• 레코드 상태 속성을 잠금 및 잠금 해제하여 문서의 개별 버전을 레코드로 계속 편집하고 유지할 수 있습니다. 레코드 상태 속성이 잠금으로 설정된 경우에만 해당 레코드의 새 버전이 보존됩니다. 이와 같이 잠금 및 잠금 해제를 전환하면 문서의 불필요한 버전 및 복사본이 보존될 위험을 줄일 수 있습니다.

  참고

  레이블이 기본적으로 레코드의 잠금을 해제하도록 구성되어 있지만 관리자가 버전 관리를 활성화하지 않았거나 레코드 관리 설정에 의해 방지된 경우 사용자는 문서를 잠근 후 문서의 잠금을 해제할 수 없습니다.

• 레코드를 사이트에 있는 현재 위치 레코드 리포지토리에 자동으로 저장합니다. SharePoint 및 OneDrive의 각 사이트는 콘텐츠를 보존 라이브러리에 보존합니다. 레코드 버전은 이 라이브러리의 Records 폴더에 개별 파일로 저장됩니다. 자료 보존 라이브러리 작동 방식에 대한 자세한 내용은 SharePoint 및 OneDrive에 대한 보존 작동 방식을 참조하세요.

• 모든 버전을 포함하는 에버그린 문서를 유지합니다. 기본적으로 각 SharePoint 및 OneDrive 문서는 항목 메뉴에서 사용할 수 있는 버전 기록을 포함합니다. 이 버전 기록에서 사용자는 어떤 버전이 레코드인지 쉽게 알 수 있고 그러한 문서들을 확인할 수 있습니다.

팁

삭제 작업이 있는 보존 레이블로 레코드 버전 관리를 사용하는 경우, 보존 설정 보존 기간 시작 기준:을 항목에 레블이 지정된 때로 설정하는 것이 좋습니다. 이 레이블 설정으로 각 새 레코드 버전에 대해 보존 기간의 시작이 다시 설정되어 이전 버전이 최신 버전보다 먼저 삭제됩니다.

보존 기간이 끝날 때 보존 레이블이 처리 검토를 위해 구성된 경우 각 버전은 자체 처리 검토를 거칩니다.

기본적으로 레코드 버전 관리는 항목을 레코드로 표시하고 해당 레이블이 사이트에 게시되는 보존 레이블이 적용된 모든 문서에 대해 자동으로 사용할 수 있습니다. 사용자가 세부정보 창을 사용하여 문서 속성을 볼 때 잠금과 잠금 해제 사이에서 기록 상태를 전환할 수 있습니다. 파일이 잠겨 있는 시기를 식별하는 데 도움이 되도록 문서에 자물쇠 아이콘이 표시될 수도 있습니다.

문서가 잠금 해제되는 동안 표준 편집 권한이 있는 모든 사용자는 파일을 편집할 수 있습니다. 그러나 사용자는 파일을 삭제할 수 없습니다. 여전히 레코드이기 때문입니다. 편집이 완료되면 사용자는 레코드 상태잠금 해제에서 잠금으로 전환하여 이 상태 동안 추가 편집을 방지할 수 있습니다.

레코드가 잠기거나 잠금 해제될 때 허용되는 사용자 작업에 대한 자세한 내용은 허용 또는 차단된 작업에 대한 제한 사항 비교를 참조하세요.

팁

E5 고객이 아닌 경우 90일 Microsoft Purview 솔루션 평가판을 사용하여 조직이 데이터 보안 및 규정 준수 요구 사항을 관리하는 데 도움이 되는 추가 Purview 기능을 살펴보세요. Microsoft Purview 규정 준수 포털 평가판 허브에서 지금 시작하세요. 등록 및 평가판 조건에 대한 세부 정보를 알아봅니다.

레코드 잠금 및 잠금 해제

콘텐츠를 레코드로 표시하는 보존 레이블을 문서에 적용한 후 참가 권한 또는 더 적은 권한 수준을 사용하는 모든 사용자가 레코드를 잠금 해제하거나 잠금 해제된 레코드를 잠글 수 있습니다.

레코드가 잠금 해제되면 다음 작업이 발생합니다.

1. 현재 사이트에 자료 보존 라이브러리가 없으면 라이브러리가 만들어집니다.

2. 자료 보존 라이브러리에 레코드 폴더가 없는 경우에는 하나만 만들어집니다.

3. 복사 작업은 문서의 최신 버전을 레코드 폴더로 복사합니다. 복사 작업은 최신 버전만 포함하고 이전 버전은 포함하지 않습니다. 이 복사된 문서는 이제 문서의 레코드 버전으로 간주되며 파일 이름에 [Title GUID 버전#] 형식이 있습니다.

4. 레코드 폴더에 만들어진 복사본은 원본 문서의 버전 기록에 추가되고 이 버전은 설명 필드에 레코드로 표시됩니다.

5. 원본 문서는 편집할 수는 있지만 삭제할 수 없는 새 버전입니다. 문서가 현재 편집될 수 있더라도 여전히 레코드이므로 문서 라이브러리의 레코드 항목임열에서는 예 값으로 표시됩니다.

사용자가 레코드를 잠그면 원본 문서는 다시 편집할 수 없습니다. 그러나 이는 자료 보존 라이브러리의 레코드 폴더에 버전을 복사하는 레코드를 잠금 해제하는 작업입니다.

레코드 버전

레코드가 잠금 해제될 때마다 최신 버전이 보존 라이브러리에 복사되고 해당 버전에는 버전 기록의 설명 필드에 레코드 값이 포함됩니다.

버전 기록을 보려면 문서 라이브러리에서 문서를 선택하고 항목 메뉴에서 버전 기록을 클릭합니다.

기록 버전 관리 이벤트에 대한 감사 로그 검색

레코드 잠금 및 잠금 해제 작업이 감사 로그에 기록됩니다. 파일 및 페이지 활동에서 레코드 상태를 잠금으로 변경함 및 레코드 상태를 잠금 해제로 변경함을 선택합니다.

이러한 이벤트를 검색하는 방법에 대한 자세한 내용은 감사 로그 활동을 참조하세요.

다음 단계

레코드 관리에서 지원되는 기타 시나리오는 레코드 관리에 대한 일반적인 시나리오를 참조하세요.