Microsoft 365 솔루션을 사용하여 계약 관리

이 문서에서는 Microsoft 365의 Microsoft Syntex 및 구성 요소를 사용하여 organization 대한 계약 관리 솔루션을 만드는 방법을 설명합니다. 고유한 비즈니스 요구 사항에 맞는 솔루션을 계획하고 만드는 데 도움이 되는 프레임워크를 제공합니다. 이 솔루션은 계약 관리에 대해 이야기하지만 작업 설명 또는 청구서와 같은 다른 문서 관리 솔루션을 만들도록 조정할 수 있습니다.

비즈니스 문제 식별

계약 관리 시스템을 계획하는 첫 번째 단계는 해결하려는 문제를 이해하는 것입니다. 이 솔루션의 경우 네 가지 주요 문제를 해결해야 합니다.

• 계약을 식별합니다. organization 청구서, 계약서, 작업 명세서 등과 같은 많은 문서에서 작동합니다. 일부는 이메일을 통해 전송되는 디지털 자산이며, 일부는 기존 메일을 통해 전송되는 종이 자산입니다. 다른 모든 문서에서 모든 고객 계약을 식별한 다음 분류하는 방법이 필요합니다.

• 계약 승인 기록을 추적합니다. organization 계약이 승인 또는 거부되었는지 여부와 지불이 처리되었는지 여부를 확인할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법이 필요합니다.

• 계약 승인을 관리하는 사이트입니다. organization 모든 필수 이해 관계자가 계약을 쉽게 검토할 수 있는 공동 작업 사이트를 설정해야 합니다. 관련자는 필요한 경우 전체 계약을 검토할 수 있어야 하지만, 주로 각 계약에서 여러 주요 필드(예: 고객 이름, PO 번호 및 총 비용)를 확인하는 데 관심이 있습니다. 관련자는 들어오는 계약을 쉽게 승인하거나 거부할 수 있어야 합니다.

• 검토된 계약을 라우팅합니다. 승인 및 거부된 계약은 특정 워크플로를 통해 라우팅되어야 합니다. 승인된 계약은 결제 처리를 위해 파트너 애플리케이션으로 라우팅되어야 합니다. 추가 검토를 위해 거부된 계약을 라우팅해야 합니다.

솔루션 개요

이 계약 관리 솔루션 지침에는 Microsoft 365의 4가지 구성 요소가 포함되어 있습니다.

• Microsoft Syntex: 계약 파일을 식별하고 분류하는 모델을 만든 다음 해당 파일에서 적절한 데이터를 추출합니다.

• Microsoft SharePoint 목록: 최신 SharePoint 목록에서 사용할 수 있는 서식을 사용하여 비즈니스 친화적인 형식으로 계약을 표시합니다.

• Microsoft Teams: Teams 채널 및 관련 탭의 기능을 사용하여 관련자가 계약을 검토하고 관리할 수 있도록 합니다.

• Power Automate: 흐름을 사용하여 승인 프로세스를 통해 계약을 안내한 다음 결제를 위해 타사 애플리케이션으로 안내합니다.

모든 작동 방식

1. 문서는 SharePoint 문서 라이브러리에 업로드됩니다. Syntex 비정형 문서 처리 모델이 문서 라이브러리에 적용되었습니다. 각 파일을 검사하여 검색하도록 학습된 "계약" 콘텐츠 형식과 일치하는 항목이 있는지 확인합니다. 일치하는 항목을 찾으면 파일을 "계약"으로 분류하고 문서의 콘텐츠 형식을 업데이트합니다.

2. 또한 이 모델은 각 계약 파일에서 관련자가 보고자 하는 특정 데이터(예: 클라이언트, 계약자 및 수수료 금액)를 가져옵니다.

   다음 페이지는 모델이 식별하도록 학습된 계약의 예입니다.

   

3. Microsoft Teams에서 모든 관련자는 문서 라이브러리의 모든 계약이 승인 또는 거부를 위해 표시되는 보안 Teams 채널의 구성원입니다. Teams 기능을 사용하면 새 계약을 검토해야 할 때 모든 관련자에게 알림을 받습니다.

4. Power Automate를 사용하면 계약이 Teams 채널의 승인 프로세스를 통해 이동됩니다. 구성원이 계약을 승인하면 계약 상태 승인됨으로 변경되고, 모든 멤버는 Teams 게시물을 통해 알림을 받고, 계약이 지급 준비가 되었음을 보여 주는 품목이 만들어집니다. 이 프로세스는 결제를 위해 타사 금융 애플리케이션에 직접 쓰도록 확장할 수 있습니다.

5. 멤버가 계약을 거부하면 상태 거부됨으로 변경되고 모든 멤버는 Teams 게시물을 통해 알림을 받습니다.

6. 이 솔루션의 최종 결과는 organization 대한 자동화된 비즈니스 프로세스입니다. 직원은 Teams의 사용자 지정 타일 보기를 쉽게 사용하여 문서의 승인 워크플로를 시작하고 모니터링할 수 있습니다.

   

라이선스 요구사항

이 솔루션은 Microsoft 365 Enterprise(E1, E3, E5, F3) 또는 비즈니스(기본, 표준 또는 프리미엄) 라이선스의 일부로 제공되는 다음 기능을 사용합니다.

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

Syntex를 사용하는 방법 알아보기

Microsoft Syntex 새로운가요? Syntex를 사용하여 AI를 사용하여 콘텐츠를 관리하는 방법을 알아봅니다.

Microsoft Syntex 학습 경로 소개에서는 비정형, 자유형 및 비정형 문서 처리 모델을 사용하여 문서를 분류하고, 텍스트를 추출하고, 빠르고 쉬운 지식 관리를 위해 문서에 레이블을 지정하는 방법을 설명합니다.

솔루션 만들기

다음 섹션에서는 계약 관리 솔루션을 구성하는 방법에 대해 자세히 설명합니다. 다음 세 단계로 나뉩니다.

• 1단계. Microsoft Syntex 사용하여 계약 파일 식별 및 데이터 추출
• 2단계. Microsoft Teams를 사용하여 계약 관리 채널 만들기
• 3단계. Power Automate를 사용하여 계약을 처리하는 흐름을 만듭니다.