Microsoft Copilot Studio 에이전트를 사용하여 SAP와 같은 ERP(엔터프라이즈 리소스 계획) 시스템에서 열린 구매 주문에 대해 공급업체 주문 승인의 종단 간 일치를 자동화합니다.
이 방법을 사용하면 조달 조직이 들어오는 주문 승인의 대부분을 자동으로 확인하는 동시에 검토를 위해 조달 전문가에게 정품 불일치만 라우팅할 수 있습니다. 다중 에이전트 시스템은 승인 데이터를 추출하고, 레코드 구매 순서와 비교하고, 허용 오차 규칙을 적용하고, 확인된 결과를 최소 수동 개입으로 ERP 시스템에 다시 씁니다.
Tip
이 문서에서는 예제 시나리오와 Microsoft Copilot Studio 및 SAP를 사용하여 조달 주문 승인 일치를 자동화하는 방법을 시각적으로 표현합니다. 이 솔루션은 다양한 시나리오 및 산업에 사용할 수 있는 일반화된 예제 아키텍처입니다. 이 문서는 모범 사례에 국한되어 있습니다.
아키텍처 다이어그램
워크플로
이 아키텍처는 주문 승인 일치 워크플로를 자동화합니다.
승인 유입: 공급업체는 하나 이상의 구매 주문에 대한 확인 세부 정보와 함께 공유 사서함 또는 전자 데이터 교환(EDI) 피드와 같은 모니터링 채널을 통해 도착하는 주문 승인(주문 확인)을 보냅니다. Power Automate 클라우드 흐름 트리거를 통해 주문 승인을 캡처합니다.
승인 스토리지: Power Automate 클라우드 흐름은 들어오는 주문 승인을 Dataverse에 저장합니다.
트리거: Dataverse 트리거를 사용하는 Power Automate 클라우드 흐름이 오케스트레이터 에이전트를 시작합니다. 순서 승인이 Dataverse에 저장되면 흐름이 실행됩니다.
필드 추출: Copilot Studio 기본 제공 추출 에이전트는 승인을 읽고 주요 필드(구매 주문 번호, 품목, 수량, 가격, 측정 단위 및 확인된 배달 날짜)를 일관된 내부 스키마로 정규화합니다.
구매 주문 검색: 오케스트레이터 에이전트는 SAP 커넥터를 통해 SAP에서 해당 구매 주문을 검색하고 구매 주문 번호를 키로 사용합니다.
매칭 및 검증: 매칭 에이전트는 주문 확인서를 구매 주문의 각 라인별로 수량, 가격, 날짜 및 기타 설정된 필드를 기준으로 비교합니다. 그런 다음 에이전트는 정확한 일치 요구 사항, 비즈니스 정의 허용 오차 또는 둘의 조합을 포함할 수 있는 조직의 일치 조건을 적용하여 주문을 자동으로 확인할 수 있는지 여부를 결정합니다.
자동 확인: 승인이 허용 범위 내에서 일치하면 에이전트는 주문을 확인하고 결과를 자동으로 SAP에 다시 씁니다.
예외 에스컬레이션: 불일치가 감지되면 에이전트는 Microsoft Teams 통해 조달 전문가에게 에스컬레이션됩니다. 에이전트는 승인, 구매 주문 및 특정 차이점을 제공하여 사용자가 예외를 신속하게 해결할 수 있도록 합니다.
로깅 및 감사: Microsoft Dataverse 확인 또는 에스컬레이션에 관계없이 모든 결과를 기록하고 보고 및 지속적인 개선을 위한 통합 감사 내역 및 예외 추적 계층을 제공합니다.
Components
이러한 서비스 및 기술은 주문 승인을 수집하고, 승인 데이터를 추출하고, SAP의 구매 주문과 일치시키고, 일치하는 주문을 확인하고, 예외를 에스컬레이션 및 추적합니다.
| Component | 아키텍처의 역할 |
|---|---|
| Copilot Studio | 다중 에이전트 시스템을 호스트합니다. 오케스트레이터 에이전트는 특수 추출 에이전트와 매칭 에이전트를 조정하며, 허용 오차 규칙을 관리하고, 자동 확인과 사람 개입으로의 에스컬레이션 중에서 결정합니다. |
| SAP ERP | 구매 주문에 대한 레코드 시스템 역할을 합니다. 에이전트는 구매 주문 데이터를 검색하고 SAP 커넥터를 통해 확인된 주문을 다시 씁니다. |
| Power Automate 클라우드 흐름 | 유입 채널에서 새 승인을 검색하고 에이전트 네트워크를 트리거합니다. 커넥터는 전자 메일 또는 EDI 원본 및 SAP에 통합 지점을 제공합니다. |
| Dataverse | 수신 주문 확인을 위한 기준 데이터로 사용되며 상태 기반 오케스트레이션을 지원합니다. 상태, 감사 로그 및 예외 추적 계층을 제공하여 보고 및 거버넌스에 대한 모든 확인 및 에스컬레이션에 대한 통합된 레코드를 제공합니다. |
| 마이크로소프트 팀 | 빠른 해결을 위해 승인, 구매 주문 및 특정 불일치를 제시하여 조달 전문가에게 예외 에스컬레이션 및 알림을 제공합니다. |
| Microsoft Entra ID | SAP 및 Dataverse에 대한 에이전트의 읽기 및 쓰기 작업에 대한 최소 권한 서비스 계정을 포함하여 ID 및 액세스 제어를 제공합니다. |
시나리오 세부 정보
이 사용 사례는 수동 작업을 최소화하면서 ERP 시스템에 대한 공급업체 주문 승인을 확인하기 위한 안정적이고 자동화되고 감사 가능한 프로세스를 구축하는 엔터프라이즈 접근 방식을 기반으로 합니다.
비즈니스 과제
대규모로 구매하는 조직은 대량의 공급업체 주문 승인을 받습니다. 지금까지 이러한 확인의 상당 부분을 확인하고 수동으로 키로 지정합니다. 조달 직원은 각 승인을 열고, SAP에서 일치하는 구매 주문을 찾고, 수량, 가격 및 날짜를 직접 비교합니다.
이 수동 프로세스는 느리고 비용이 많이 들며 오류가 발생하기 쉽습니다. 성장으로 인해 규모가 저조하고, 숙련된 조달 직원이 예외 처리가 아닌 반복적인 검사에 연결되며, 지역 및 공급업체 형식 간에 일치 및 허용 오차 규칙을 일관되게 적용하기가 어렵습니다.
해결 방법
Copilot Studio 조달 주문 승인 처리를 자동화하는 다중 에이전트 아키텍처를 구현합니다. 이 솔루션은 특수 에이전트를 사용하여 승인 데이터를 추출하고, SAP에서 구매 주문을 검색하고, 비즈니스 정의 일치 조건을 적용하고, 승인을 자동으로 확인할 수 있는지 또는 사용자 검토가 필요한지 여부를 결정합니다.
이 아키텍처는 에이전트 오케스트레이션, SAP 통합, Power Automate 클라우드 흐름 및 Dataverse 기반 추적을 결합하여 안정적이고 감사 가능한 프로세스를 만듭니다. 조달 전문가는 일상적인 승인이 자동으로 처리되는 동안 예외에 초점을 맞춥니다.
주요 기능:
- 확인 접수 및 처리를 자동화합니다.
- 형식 간에 공급업체 승인을 정규화합니다.
- 정확한 일치 요구 사항 또는 구성 가능한 허용 오차와 같은 조직 일치 조건을 적용하여 구매 주문에 대한 승인의 유효성을 검사합니다.
- 예외를 조달 전문가에게 전달합니다.
- 거버넌스 및 보고에 대한 감사 내역을 유지 관리합니다.
결과: 이 패턴을 사용하면 조직은 수동 처리에서 직선 처리로 대부분의 주문 확인을 이동할 수 있으므로 조달 전문가가 일상적인 검사가 아닌 예외에 집중할 수 있습니다. 이 접근 방식은 재무 및 판매와 같은 도메인의 다른 대용량 문서 기반 프로세스에 재사용 가능한 청사진을 제공합니다.
Considerations
이러한 고려 사항은 워크로드의 품질을 개선하는 일련의 기본 원칙인 Power Platform Well-Architected의 핵심 요소를 구현합니다. Microsoft Power Platform Well-Architected에서 자세히 알아보세요.
Reliability
오류 격리: 실패한 승인이 일괄 처리의 나머지 부분을 차단하지 않도록 추출 실패, 일치하는 오류 및 SAP 통합 문제를 별도로 처리합니다.
멱등 처리: 구매 주문 번호와 확인 응답 식별자를 사용해 중복을 감지하고 건너뛰어, 메시지가 다시 전달되더라도 확인이 반복되지 않도록 합니다.
대체 메커니즘: 사용자 예외 큐에 자동으로 처리할 수 없는 승인을 라우팅하여 확인이 손실되지 않도록 합니다.
이중 계층 로깅: Dataverse에서 결과를 기록하고 실패 시 보조 알림을 보내므로 로깅 단계가 실패하더라도 예외가 계속 표시됩니다.
Security
액세스 제어: 유입 채널, Dataverse 테이블 및 SAP 서비스 계정을 권한 있는 ID로만 제한합니다.
최소 권한: 에이전트에게 구매 주문에 대한 읽기 액세스 권한을 부여하고 필요한 주문 확인 작업에 대한 쓰기 액세스 권한만 부여합니다.
데이터 보호: 상업적으로 중요한 가격 책정을 포함할 수 있는 승인 데이터를 처리하고, 전송 중 및 미사용 시 중요한 필드를 안전하게 보호합니다.
준수: 유효성 검사 및 감사 규칙을 조직의 재무 제어 및 레코드 보존 요구 사항에 맞춥니다.
운영 효율성
표준화: 다양한 공급업체 승인 형식을 단일 내부 스키마로 정규화하여 일치 논리를 간단하고 일관되게 유지합니다.
설명서: 일반적인 예외 유형, 공급자 형식 문제 및 SAP 구성 변경에 대한 Runbook을 유지 관리합니다. 정확한 일치 요구 사항, 허용 오차 및 에스컬레이션 조건을 포함하여 일치 조건을 문서화합니다.
지원 프로세스: 조달 및 IT 지원 팀을 학습하여 에이전트 실행 기록을 해석하고, 오류를 진단하고, 수동 복구를 수행합니다.
변경 관리: 릴리스 전에 비프로덕션 환경에서 추출, 일치 및 SAP 매핑에 대한 변경 내용의 유효성을 검사하고 에이전트 및 흐름 정의에 소스 제어를 사용합니다.
성능 효율성
처리량: 높은 일일 볼륨에 대한 솔루션 크기를 조정하고 커넥터가 허용하는 경우 승인을 병렬로 처리합니다.
최적화: 중복 SAP 쿼리를 방지하기 위해 공급업체 및 구매 주문 조회와 같이 자주 사용되는 참조 데이터를 캐시합니다.
커넥터 제한: 플랫폼 및 SAP 커넥터 제한을 고려하고 최대 부하를 위해 Dataverse를 통한 큐를 도입합니다.
확장성: 핵심 일치 흐름을 다시 디자인하지 않고 동일한 오케스트레이터 패턴을 새 도메인 및 문서 형식으로 확장합니다.
경험 최적화
셀프 서비스: 조달 전문가가 IT 종속성 없이 에스컬레이션된 승인을 직접 해결하고 다시 처리할 수 있도록 합니다.
투명성: Dataverse를 통해 처리 상태와 예외 큐를 표시하고, 추세 및 성과 보고를 위한 Power BI 분석 기능을 제공합니다.
에스컬레이션 지우기: 각 에스컬레이션에 승인, 구매 주문, 특정 차이점 및 권장 조치와 같은 구조화된 요약을 제공합니다.
목표 서비스 수준: 대부분의 접수 확인을 자동으로 처리하는 것과 같은 자동 처리 목표를 설정하고, 이를 기준으로 달성 여부를 모니터링합니다.
책임 있는 AI
안정성 및 안전성: 에이전트 출력의 정확도를 지속적으로 모니터링하고, ERP 시스템에 영향을 주기 전에 변칙 및 예외를 검토하기 위해 루프에서 인간을 유지합니다.
개인 정보 보호 및 보안: 에이전트가 처리하는 데이터가 해당 개인 정보 보호 및 데이터 처리 정책을 준수하는지 확인합니다.
투명성: 모든 확인 및 에스컬레이션에 대한 감사에 사용할 수 있는 로그를 사용하여 에이전트 의사 결정을 추적할 수 있도록 합니다.
책임: 휴먼 인 더 루프 검토를 사용하여 조달 팀과 예외 및 에지 사례에 대한 책임을 유지합니다.
기여자
Microsoft는 이 문서를 유지 관리합니다. 이 문서를 작성한 기여자는 다음과 같습니다.
주요 작성자:
- 페트로스 펠레스쿠라스, 수석 프로그램 매니저