파일 계획 만들기(Office SharePoint Server)

아티클
06/16/2015

업데이트 날짜: 2009년 2월

적용 대상: Office SharePoint Server 2007

마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09

이 문서의 내용

레코드, 활성 문서 및 보관 문서
레코드 결정
파일 계획 완성

파일 계획은 기본 레코드 관리 계획 문서입니다. 조직별로 파일 계획이 다를 수도 있지만 일반적으로 다음과 같은 특징이 있습니다.

조직에서 레코드로 승인하는 항목의 종류를 설명합니다.
항목이 속하는 상위 레코드 범주를 설명합니다.
레코드 저장 위치를 나타냅니다.
레코드의 보존 기간을 설명합니다.
다양한 레코드 형식의 관리 책임자를 지정합니다.

레코드, 활성 문서 및 보관 문서

파일 계획을 결정하려면 먼저 레코드, 활성 문서 및 보관 문서의 차이를 이해해야 합니다.

레코드 조직에서 수행하는 작업 또는 트랜잭션에 대한 증빙 자료 역할을 하는 조직 내 문서이거나 기타 실제 또는 전자 엔터티입니다. 레코드는 규정 준수나 법적 개시와 같은 이유로 필요할 때 생성할 수 있도록 일정 기간 동안 보존해야 합니다.

활성 문서를 레코드로 선언하면 물리적 저장실 또는 전자 레코드 저장소와 같은 보호되는 위치로 이동되거나 복사되고, 조직에서 해당 레코드를 유지하는 보존 기간이 지정됩니다. 보존 기간은 영구적일 수도 있습니다. 즉, 레코드가 무기한으로 보관될 수 있습니다. 보존 기간이 끝난 레코드는 레코드 관리자가 파기하거나 아카이브로 옮겨 기록용으로 보관합니다.
활성 문서 정보 근로자의 받은 편지함에 있는 전자 메일 메시지, 누군가의 책상 위에 있는 제품 사양 인쇄물, 문서 라이브러리에 있는 문서, 회사 웹 사이트에 있는 페이지와 같이 현재 사용 중인 문서를 말합니다. 이러한 활성 문서는 시간이 경과함에 따라 변경되며 복사 및 공유할 수 있으며 조직 내에서 이동할 수 있습니다.

조직에서 수행하는 작업 또는 트랜잭션에 대한 증빙 자료 역할을 하는 활성 문서는 레코드로 선언할 수 있습니다. 예를 들어 조직에서 고객에게 콘텐츠를 배달하는 업무가 포함된 서비스를 제공하는 경우 해당 콘텐츠가 서비스 제공 기록이 되므로 문서의 복사본을 보존해야 합니다. 반면 어떠한 경우에도 레코드가 될 수 없는 활성 문서도 있습니다. 예를 들어 점심 약속을 위해 동료 사이에 주고 받은 전자 메일은 레코드로 분류하지 않습니다.

수명 주기의 특정 시점부터 문서는 더 이상 활성 문서가 아닙니다. 예를 들어 고객에게 제공할 문서를 전달한 후에는 이 문서의 콘텐츠를 더 이상 현재 레코드로 관리할 필요가 없습니다. 그러나 문서가 레코드인 경우에는 일정 보존 기간 동안 저장하고 보호해야 합니다.
보관 문서 더 이상 보존할 필요가 없거나 레코드로 분류되지 않아 더 이상 활성 문서가 아니면서 레코드도 아닌 문서입니다. 보관 문서는 회사에서 기록 보존 등 법적 용도가 아닌 이유로 보관됩니다.

레코드 결정

조직의 활성 문서 중 레코드로 선언할 수 있는 문서를 결정할 때는 레코드 관리자, 변호사, 규정 준수 책임자, 콘텐츠 관리자 등이 함께 작업해야 합니다. 해당 비즈니스가 매우 엄격한 규정이 적용되는 산업에 속하지 않더라도 레코드 관리자는 레코드 보유 관련 규정인 사베인즈 옥슬리 법안(Sarbanes-Oxley Act of 2002, 기업 개혁법)과 같은 일반 법률에 유념해야 합니다. 비즈니스에 대한 일반 법률과 함께 해당 비즈니스에 특별히 적용되는 법적 요구 사항을 평가해야 합니다.

조직에서 레코드를 결정하는 방법에 대한 일반적인 정보 이상의 정보는 이 문서에서 제공하지 않습니다. 대부분의 기업에서는 이미 특정 형태의 레코드 관리를 수행하고 있으며 필요한 레코드 관리 역할이 대부분 정해져 있고 자체적인 레코드 분류법을 가지고 있을 것입니다.

일반적으로 조직에서 레코드를 결정할 때 필요한 사항은 다음과 같습니다.

기업의 법적 책임과 비즈니스 요구 사항을 이해합니다.
조직 부서 간의 공동 작업을 통해 활성 문서의 용도를 분석합니다.
레코드로 분류해야 할 활성 문서 유형을 목록으로 작성합니다. 예를 들어 다음을 레코드로 보존하도록 결정할 수 있습니다.
- 회사 사무실 임대 계약서
- 직원 복리 후생과 관련한 문서
- 제품 연구 및 개발 관련 문서
레코드를 분류합니다.

워크시트 작업
같은 범주의 레코드는 보존 기간이 같고 여러 가지 측면에서 동등하게 취급해야 하는 경우가 많기 때문에 워크시트가 유용합니다. 레코드 범주 워크시트 (영문) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x412)를 사용하여 연구 결과를 기록할 수 있습니다.

다음은 예제 워크시트입니다.

레코드	레코드 범주	설명	사이트
복리 후생 계획, 보험 계획, 연금 계획	직원 복리 후생 설명	모든 직원 복리 후생 계획에 대한 설명	http://예제
급여 지불 작업표, 보충 급여 정보	급여 레코드	작업 시간, 초과 작업 시간 및 지급된 봉급	http://예제
공급업체 청구서	청구서	공급업체로부터 구매한 상품 또는 서비스의 기록입니다.	http://예제
제품 표본 조사, 설문 조사, 교육 자료, 교육용 비디오	교육 자료	사내 교육과 외부 교육을 제공합니다.	http://예제
배송 양식, 배송 보고서	배송 레코드	재료 배송에 대한 정보를 문서로 기록합니다.	http://예제
보도 자료, 신문 기사	보도 자료	제품과 서비스에 대한 PR 정보입니다.	http://예제
비상 연락망 시트, 의료 보험 등록 양식, 이력서, 복리 후생 현황 보고서	개인 레코드	개인의 고용 기록과 관련 개인 활동에 대한 기록입니다.	http://예제

파일 계획 완성

레코드로 보존할 문서를 결정하고 레코드 범주 집합을 만든 후에는 각 레코드 범주의 보존 기간을 정의하고, 보존 기간이 만료된 레코드의 폐기 방법을 지정하고, 각 레코드 종류의 기본 레코드 관리자, 레코드가 저장되는 미디어 등의 기타 정보를 제공하여 파일 계획을 완성합니다.

완성된 예제 파일 계획은 다음과 같습니다.

레코드	설명	미디어	레코드 범주	보존	폐기	연락처
401k 계획	직원 복리 후생 계획에 대한 설명	웹 페이지	직원 복리 후생 계획	X년	없음	정영진
보험 계획	직원 보험 계획에 대한 설명	인쇄물	직원 복리 후생 계획	X년	없음	정영진
연금 계획	직원 연금 계획에 대한 설명	인쇄물	직원 복리 후생 계획	X년	없음	정영진
급여 지불 작업표	작업 시간, 초과 작업 시간 및 지급된 급여에 대한 요약	전자 문서	급여 레코드	X년	폐기	정영진
추가 급여 정보	병가, 휴가 및 기타 비급여 지급 항목에 대한 요약	전자 문서	급여 레코드	X년	폐기	정영진
공급업체 청구서	공급업체로부터 구매한 상품 또는 서비스의 기록입니다.	인쇄물	청구서	X년	폐기	김동철
제품 표본 조사	고객 만족도 표본 조사	웹 페이지	표본 조사 자료	X년	보관	조자룡
설문 조사	고객 통계를 확인하기 위한 설문 조사	인쇄물	표본 조사 자료	X년	보관	조자룡
교육 자료	하드카피 교육 콘텐츠	인쇄물	교육 자료	X년	폐기	조자룡
교육용 비디오	비디오 교육 콘텐츠	비디오	교육 자료	X년	폐기	조자룡
배송 양식	재료 배송을 구성합니다.	인쇄물	재료 배송	X년	폐기	김동철
배송 보고서	재료 배송에 대한 정보를 문서로 기록합니다.	전자 스프레드시트	재료 배송	X년	폐기	김동철
보도 자료	제품 및 서비스에 대한 보도 자료	전자 문서	PR 정보	X년	보관	조자룡
신문 기사	제품 및 서비스에 대한 기사	인쇄물	PR 정보	X년	보관	조자룡
비상 연락망 시트	직원 정보	전자 문서	개인 레코드	X년	폐기	정영진
의료 보험 등록 양식	직원의 의료 보험 가입 양식	전자 문서	개인 레코드	X년	폐기	정영진
이력서	접수된 이력서	혼합	개인 레코드	X년	폐기	정영진