문서 사용 분석
업데이트 날짜: 2009년 2월
적용 대상: Office SharePoint Server 2007
마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09
콘텐츠 관련자를 식별한 후 조직에서 문서가 사용되는 방식을 분석하는 데 도움이 되는 정보를 이들에게서 수집합니다. 분석을 통해 다음을 확인할 수 있으므로 이 작업은 계획 프로세스에서 매우 중요한 부분을 차지합니다.
문서 라이브러리의 구조
사용할 사이트 서식 파일
필요한 사이트 수
사이트에 적용할 정보 관리 정책
솔루션을 구현해야 하는 실제 서버 토폴로지
수집하는 정보는 다음과 같습니다.
문서 종류(예: 주식 연구서, 업무 실적 검토서, 내부 메모 또는 제품 사양서)
각 문서 종류의 용도(예: "고객에게 주식에 대한 권장 사항을 지원 데이터와 함께 제공합니다.")
각 문서 종류별 제작자(개인이 아닌 역할로 명시. 예: "재무 분석가", "인사 관리 전문가" 또는 "제품 관리자")
문서의 형식. 문서가 한 형식에서 다른 형식으로 변환된 경우 해당 정보를 기록합니다.
각 문서 종류별 사용자(예: "고객" 또는 "팀원")
문서의 수명 주기에 적용되는 기타 역할(예: "테크니컬 리뷰어" 또는 "편집자")
문서의 위치(예: "클라이언트 컴퓨터", "웹 서버" 또는 "파일 서버"). 예를 들어 문서가 클라이언트 컴퓨터에서 제작된 후 웹 서버에 게시되었다면 이 질문에는 대답이 여러 개일 수 있습니다.
문서를 보는 방식(예: 웹 페이지 또는 파일 공유)
| 워크시트 작업 |
|---|
문서 사용 분석 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x412)를 사용하여 문서 사용 현황 분석을 기록할 수 있습니다. 다음은 기업의 다른 두 조직에서 수집하여 워크시트에 기록할 수 있는 정보의 예입니다. |
| 종류 | 용도 | 제작자 | 사용자 | 형식 | 기타 역할 | 위치 |
|---|---|---|---|---|---|---|
주식 연구서 |
우수 고객에게 하나 이상의 주식을 매수 또는 매도할 것인지 여부에 대한 재무 서비스 지침을 제공합니다. |
재무 분석가 |
고객 |
DOCX(제작용), PDF(게시용) |
테크니컬 리뷰어, 법적 문제 검토자, 승인자, 편집자, 레코드 관리자, 사이트 관리자 |
|
분석 제작 형식과 게시 형식을 달리 하려면 파일 형식을 변환해야 하고, 검토자가 많으면 워크플로(서버에 구현되는 비즈니스 프로세스)가 하나 이상 있어야 합니다. 또한 제작, 테스트, 인터넷, 레코드 저장소 등 4개의 사이트를 운영하려면 사이트 간에 콘텐츠를 이동할 수 있는 메커니즘이 필요합니다. 회사 레코드 저장소에 콘텐츠를 보관해야 하거나 주식에 대한 조언을 게시할 때 정부 규제의 영향을 받는다면 콘텐츠 감사와 보존 등에 대한 회사 정책과 모범 사례가 구축되어야 합니다.
| 종류 | 용도 | 제작자 | 사용자 | 형식 | 기타 역할 | 위치 |
|---|---|---|---|---|---|---|
업무 실적 검토서 |
자체 평가 및 관리자의 평가를 포함하여 직원의 성과를 평가합니다. |
정보 근로자, 관리자 |
관리자, 인적 지원 전문가 |
.DOC |
인사 관리 검토자, 법적 문제 검토자, 승인자(상위 관리자), 레코드 관리자 |
|
분석 제작자가 두 명이고 검토자가 여러 명이므로 하나 이상의 워크플로가 필요합니다. 문서는 전자 메일의 첨부 파일 형식으로 데스크톱 컴퓨터 간을 이동한 다음 회사 웹 서버(안전하게 잠겼을 가능성 높음)에 상주하고 다시 레코드 저장소에 보관됩니다. 기밀을 요하는 콘텐츠이므로 데스크톱 및 서버에 IRM(정보 권한 관리)이 필요할 뿐만 아니라 직원의 개인 정보와 기업의 법적 위상을 보호하는 회사 정책과 모범 사례(예: 감사)가 필요합니다.
워크시트
다음 워크시트를 사용하여 이 문서에서 설명한 정보를 기록할 수 있습니다.
이 문서의 다운로드
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