워크플로 개요(SharePoint Foundation 2010)

아티클
11/30/2016

적용 대상: SharePoint Foundation 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

Microsoft SharePoint Foundation 2010의 워크플로 기능을 사용하여 솔루션 구축자, 디자이너 및 관리자는 비즈니스 프로세스를 향상시킬 수 있습니다. 기본적으로 워크플로는 워크플로에서 사용자와 상호 작용하기 위해 사용하는 양식과 워크플로의 동작을 정의하는 논리, 두 가지로 구성됩니다. 워크플로가 만들어지는 방식을 이해하려면 양식과 논리 둘 다에 대해 알아봐야 합니다.

이 문서의 내용

워크플로 개요
워크플로 사용의 이점
미리 정의된 워크플로
예제 워크플로 시나리오
워크플로 유형: 선언적 및 코드 기반 워크플로
워크플로 서식 파일
워크플로 연결

워크플로 개요

SharePoint Foundation 2010의 워크플로를 통해 기업에서는 비즈니스 프로세스를 수행할 때 사용자 간의 불필요한 상호 작용을 줄일 수 있습니다. 예를 들어 어떤 결정을 내리기까지 그룹에서는 보통 일련의 단계를 따릅니다. 이러한 단계는 공식적으로 작동하는 표준 절차일 수도 있고, 비공식적이며 암시적으로 작동하리라 이해되는 절차일 수도 있습니다. 종합하여 이러한 단계는 비즈니스 프로세스를 나타냅니다. 비즈니스 프로세스에서 발생하는 사용자의 상호 작용 수는 결정을 내리기까지의 속도나 결정의 질을 떨어뜨릴 수 있습니다. 이러한 "사용자 상호 작용"을 간소화하고 관리하는 소프트웨어를 통해 프로세스에 참여하는 그룹의 상호 작용을 자동화할 수 있습니다. 이러한 자동화를 사용하면 상호 작용의 속도와 전반적인 효율성을 높일 수 있고 보통 실수도 줄일 수 있습니다.

Microsoft Visio 2010을 사용하여 만든 것과 같은 순서도를 사용하여 비즈니스 프로세스를 모델링하고, 워크플로 용어를 사용하여 비즈니스 프로세스를 나타낼 수 있습니다. 워크플로를 SharePoint Foundation 2010의 데이터와 연결하여 문서 승인과 같은 비즈니스 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 검토를 위해 문서를 회람시키거나, 다양한 해결 단계를 통해 문제를 추적하거나, 승인 프로세스를 통해 계약 승인 과정을 안내하는 워크플로를 만들 수 있습니다.

정보 근로자의 참여가 필요한 비즈니스 프로세스를 구현할 때 많은 IT 부서에서 직면하게 되는 문제는 해당 프로세스가 실제로 직원들이 작업하는 방식과 통합되지 않는다는 것입니다. 비즈니스 프로세스가 효과적이려면 정보 근로자가 매일 수행하는 작업의 일부가 되도록 작업 공간에서 사용되는 익숙하고 일상적인 도구 및 응용 프로그램과 워크플로를 통합해야 합니다. 전자 작업 공간에서 이러한 통합에는 전자 메일, 일정, 작업 목록 및 공동 작업 웹 사이트와의 통합이 포함됩니다.

워크플로 사용의 이점

워크플로 사용의 기본 이점은 비즈니스 프로세스를 매끄럽게 진행시키고 공동 작업의 효율성을 높이는 것입니다.

기업에서 사용하는 비즈니스 프로세스는 정보 또는 문서의 흐름에 따라 달라집니다. 이러한 비즈니스 프로세스를 사용하려면 정보 근로자가 적극적으로 참여하여 작업 그룹의 결정이나 결과물에 기여하는 작업을 완료해야 합니다. SharePoint Foundation 2010에서 이러한 비즈니스 프로세스 유형은 워크플로를 사용하여 구현 및 관리됩니다.

워크플로를 사용하여 더 쉽게 실행할 수 있는 비즈니스 프로세스의 예는 다음과 같습니다.

계약 승인 제안된 계약을, 조직에서 해당 계약을 승인하거나 거부해야 하는 구성원에게 전달합니다.
경비 보고 경비 보고서 및 관련 영수증 제출, 보고서 검토, 보고서 승인, 제출자에게 정산 등을 관리합니다.
기술 지원 고객이 제기하고, 지원 엔지니어가 조사하고, 기술 전문가에게 전달되어 해결되고, 기술 자료에 추가되는 일련의 기술 지원 사건의 진행을 안내합니다.
면접 구직자를 면접하는 프로세스를 관리합니다. 이 프로세스에는 면접 약속을 예약 및 추적하고, 누적되는 면접 피드백을 수집하고, 이후 면접자가 피드백을 볼 수 있게 하고, 채용 결정을 용이하게 하는 작업이 포함됩니다.

비즈니스 프로세스 자동화

비즈니스는 비즈니스 프로세스에 따라 달라집니다. 일반적으로 비즈니스 프로세스에서 소프트웨어가 사용되기는 하지만 대부분의 조직에서 가장 중요한 프로세스에 결정적 영향을 미치는 것은 바로 사용자입니다. 워크플로는 프로세스에 참여하는 사용자 간의 상호 작용을 자동화함으로써 프로세스의 작동 방식을 개선하고, 효율성을 향상시키며, 오류율은 낮출 수 있습니다.

사용자 간의 상호 작용을 자동화하도록 지원하면 여러 프로세스에서 이점을 누릴 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

승인 휴먼 비즈니스 프로세스의 경우 일반적으로 여러 참석자의 승인을 받아야 합니다. 승인받게 되는 문서는 내년도 마케팅 계획이 담긴 Microsoft Word 문서에서 출장 경비 보고서에 이르기까지 매우 다양합니다. 해당하는 모든 경우 특정 수의 참석자가 해당 정보를 검토하고 필요에 따라 의견을 추가한 다음 승인 또는 거부를 명시해야 합니다.
그룹 작업 조정 RFP(제안 요청서)에 대한 응답을 준비하거나 특정 문서를 여러 언어로 번역하는 작업을 관리하는 등의 작업을 수행할 경우 대부분의 프로세스에서 참석자들이 체계화된 방법으로 공동 작업해야 합니다. 이런 경우 자동화된 워크플로를 통해 해당 프로세스의 단계를 정의하면 그룹 작업의 효율성이 향상되고 프로세스 자체가 보다 예측 가능해집니다.
문제 관리 대부분의 비즈니스 프로세스에서는 해결되지 않은 문제의 목록이 생성됩니다. 자동화된 워크플로를 사용하여 해당 목록을 유지 관리하고 문제를 해결할 수 있는 참석자에게 문제를 할당하며 해결 상태를 추적할 수 있습니다.

SharePoint Foundation 2010에서는 워크플로 응용 프로그램을 실행하여 이러한 종류의 자동화된 비즈니스 프로세스를 지원할 수 있습니다. Windows Workflow Foundation 3.5에 기반한 이러한 응용 프로그램은 웹 브라우저를 통해 사용자와 상호 작용합니다. Windows Workflow Foundation 3.5에 대한 자세한 내용은 Windows Workflow Foundation(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=127778&clcid=0x412)을 참조하십시오.

워크플로 사용에 따른 공동 작업 효율성 향상

워크플로는 사용자가 문서에서 공동 작업을 수행하고 SharePoint 사이트 또는 사이트 모음의 문서 및 항목에 비즈니스 프로세스를 구현하여 프로젝트 작업을 관리하는 데 도움이 됩니다. 조직의 경우 워크플로를 통해 일관된 비즈니스 프로세스 관행을 따를 수 있습니다. 워크플로는 비즈니스 프로세스와 관련된 작업 및 단계를 관리하여 조직의 효율성과 생산성을 향상시킵니다. 또한 적절한 정보가 적시에 해당하는 사용자에게 제공되도록 하므로 의사 결정의 속도가 빨라집니다. 워크플로를 통해 개별 워크플로 작업이 해당하는 사용자에 의해 적절한 순서로 수행되도록 할 수도 있습니다. 따라서 이러한 작업을 수행하는 사용자는 작업 프로세스가 아니라 작업을 수행하는 데만 집중할 수 있습니다.

예를 들어 SharePoint Foundation 2010 사이트에서 승인을 위해 문서를 사용자 그룹으로 회람시키는 워크플로를 만들어 문서 라이브러리에서 사용할 수 있습니다. 제작자가 이 워크플로를 시작하면 워크플로는 문서 승인 작업을 만들고 이 작업을 워크플로 참석자에게 할당한 다음 참석자에게 전자 메일 알림을 전송합니다.

워크플로가 진행 중인 경우 워크플로 소유자 또는 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 워크플로 참석자가 해당 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되고 워크플로 소유자에게는 워크플로가 끝났다는 알림이 자동으로 나타납니다.

미리 정의된 워크플로

Microsoft SharePoint Foundation 2010에서 만든 사이트와 사이트 모음의 경우 미리 정의된 상태 워크플로가 기본적으로 포함되는데 이 워크플로는 SharePoint Foundation 2010에서 제공되는 유일한 미리 정의된 워크플로입니다. 상태 워크플로는 고객 지원 문제점, 영업 계기 또는 프로젝트 작업과 같이 조직에서 대량의 문제점이나 항목을 추적해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있습니다.

세 가지 상태 워크플로는 세 가지 다른 상태를 통해 또는 상태 간 두 가지 전환을 통해 문제 또는 항목의 상태를 추적하기 때문에 이와 같은 이름이 붙여졌습니다. 예를 들어 상태 워크플로가 문제 항목의 특정 문제에서 시작된 경우 SharePoint Foundation 2010에서 할당된 사용자의 작업을 만듭니다. 사용자가 작업을 완료하면 워크플로는 초기 상태(활성)에서 중간 상태(해결됨)로 바뀌고 할당된 사용자에 대한 작업이 만들어집니다. 다시 할당된 사용자가 작업을 완료하면 워크플로는 중간 상태(해결됨)에서 최종 상태(종결됨)로 바뀌고, 해당 시기에 워크플로가 할당된 사용자에 대한 다른 작업이 만들어집니다. 상태 워크플로를 목록과 연결할 때는 활성, 해결됨, 종결됨 이외의 상태 이름을 지정할 수 있습니다. 라이브러리에는 상태 워크플로를 사용할 수 없습니다.

또한 미리 정의된 워크플로의 사본을 만들어 사용자 지정 워크플로를 만들 때 시작 점으로 활용할 수 있습니다.

예제 워크플로 시나리오

전 세계에 자전거를 판매하는 스포츠 상점 프랜차이즈, Adventure Works에서 일한다고 가정합니다. 이 회사의 영업 사원은 새로운 가맹점이 스포츠 상점을 개점하는 데 도움을 주기 위해 여러 나라를 방문합니다.

이 섹션에 설명된 시나리오에서는 승인받기 위해 비용 보고서가 제출되어야 합니다. 비용 보고서의 금액이 미화 5,000.00달러 미만인 경우 관리자가 보고서를 승인, 거부 또는 전달해야 합니다. 비용 보고서가 미화 5,000.00달러 이상인 경우 관리자는 비용 보고서를 검토하고 설명을 추가해야 합니다. 그런 다음 관리자가 승인을 권장하면 부사장에게 전달되어 승인 또는 거부됩니다.

이 시나리오에서 비용 보고서 양식은 SharePoint 웹 페이지에서 사용자에게 표시되는 ASPX 양식입니다. 워크플로는 Microsoft SharePoint Designer 2010에서 만들어진 순차적 유형의 워크플로 프로젝트이며 자동 작업 및 수동 작업으로 구성됩니다. 워크플로는 SharePoint Foundation 2010에서 실행됩니다.

첫 번째 워크플로 참석자인 영업 사원이 인트라넷 셀프 서비스 포털로 이동하여 비용 보고서 양식을 선택하면 데이터 항목 페이지가 열립니다. 영업 사원이 먼저 사원 이름, 비용의 용도, 총 비용 및 해당 사원의 직속 관리자 이름과 전자 메일 주소 항목이 포함된 간단한 비용 보고서 양식을 작성합니다. 그런 다음 제출을 클릭하여 양식을 제출합니다.

양식을 제출하면 데이터는 중앙에 저장되고 워크플로가 시작되며 검토 작업이 승인자에게 할당됩니다. 이 예제의 경우에는 영업 사원의 관리자에게 할당됩니다.
워크플로가 영업 사원의 관리자에게 알림을 보냅니다. 이 전자 메일 알림 메시지에는 작업을 완료하기 위한 지침과 비용 보고서 양식을 표시하는 웹 사이트로 연결되는 링크가 제공됩니다.
두 번째 워크플로의 참석자인 관리자가 웹 사이트로 이동하여 비용 보고서를 검토합니다. 워크플로 작업 항목에서 관리자가 수행할 수 있는 작업은 승인, 거부 또는 전달, 세 가지입니다.
- 비용 보고서가 5,000.00달러 미만인 경우 관리자에게는 비용 보고서를 승인 또는 거부할 수 있는 옵션이 표시됩니다.
- 비용 보고서가 5,000.00달러 이상인 경우 관리자에게는 비용 보고서를 회사 부사장에게 전달하거나 관리자 수준에서 비용 보고서를 거부할 수 있는 옵션이 표시됩니다.
관리자가 비용 보고서를 승인, 거부 또는 전달하면 워크플로가 계속 진행됩니다.
- 관리자가 비용 보고서를 승인하면 작업 완료 프로세스에서 워크플로에 메시지를 보내 작업이 완료되었음을 알리고 워크플로는 전자 메일 메시지를 통해 영업 사원에게 이를 알린 다음 LOB(기간 업무) 회계 시스템에 비용 데이터를 추가합니다.
- 관리자가 비용을 승인하지 않은 경우 관리자는 이 결정에 대한 설명을 입력합니다. 작업 완료 프로세스에서 워크플로에 메시지를 보내 작업이 완료되었음을 알리면 워크플로는 전자 메일 메시지를 보내 영업 사원에게 이를 알립니다.
- 관리자가 비용 보고서를 회사의 부사장에게 전달하는 옵션을 선택한 경우 양식에 이와 관련된 설명을 입력하고 전달을 클릭합니다. 그런 다음 워크플로에서 작업을 완료하기 위한 지침과 비용 보고서 양식을 표시하는 웹 사이트로 연결되는 링크가 제공되는 전자 메일 메시지를 통해 부사장에게 이를 알립니다.
세 번째 워크플로 참석자인 부사장에게는 비용 보고서를 승인 또는 거부할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 부사장이 비용 보고서를 승인하거나 거부하면 워크플로가 계속 진행됩니다.
- 부사장이 비용을 승인하면 비용 데이터가 회계 시스템에 추가되고 워크플로에서 영업 사원 및 관리자에게 전자 메일을 통해 이를 알린 다음 SharePoint에 작업이 완료되었음을 알립니다.
- 부사장이 비용을 승인하지 않은 경우 부사장은 이러한 결정에 대한 설명을 양식에 입력합니다. 워크플로에서 영업 사원 및 관리자에게 전자 메일을 통해 이를 알린 다음 SharePoint에 작업이 완료되었음을 알립니다.

이 시나리오의 컨텍스트 내에서 이 워크플로의 기능을 확장할 수 있는 방법은 여러 가지로 생각해 볼 수 있습니다. 예를 들어 부사장이 비용 보고서를 거부한 경우 보고서가 영업 사원의 관리자에게 다시 돌아가도록 워크플로를 구성할 수 있습니다. 그러면 관리자는 비용을 좀 더 상세하게 검토하여 승인을 위해 이를 부사장에게 다시 제출하거나 거부 의사를 영업 사원에게 전달하거나 다른 작업을 수행할 수 있습니다.

이 예제 비용 보고서 시나리오에서 비즈니스 규칙은 항상 동일합니다. 이 워크플로 솔루션은 관리자와 부사장 승인자를 지정하고 워크플로의 라우팅에 대해 비즈니스 논리를 정의하며 알림의 내용을 미리 정의합니다. 그러나 대다수의 실제 응용 프로그램에서 비즈니스 규칙은 보다 복잡합니다. 승인을 위한 라우팅은 여러 가지 비즈니스 변수에 따라 달라질 수 있습니다. 알림 또한 기타 변수에 따라 달라질 수 있습니다.

예를 들어 이러한 사실을 동일한 비용 라우팅 솔루션에 대입해 보면 비용의 용도, 총 비용 및 제출 날짜에 따라 10명의 관리자에게 비용 보고서를 라우팅해야 합니다. 또한 비용의 용도에 따라 워크플로에서 보내는 알림에 포함되는 내용이 조금씩 달라집니다. 즉 라우팅 수준 및 알림이 서로 다른 여러 개의 워크플로 솔루션이 만들어질 수 있습니다.

Microsoft SharePoint Foundation 2010을 사용하면 조직의 비즈니스 요구 사항을 충족하는 워크플로 솔루션을 만들어 구현할 수 있습니다. SharePoint Designer 2010 및 Microsoft Visual Studio의 워크플로 디자인 및 사용자 지정 기능을 활용하면 다양한 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

워크플로 유형: 선언적 및 컴파일된 워크플로

워크플로를 이해하는 데 있어 워크플로가 Microsoft SharePoint Designer 2010을 사용하여 만들어진 선언전 워크플로인지 아니면 Visual Studio 2010을 사용하여 만들어진 컴파일된 워크플로인지 구분하는 것이 중요합니다. 선언적 워크플로란 규칙과 단계로 조합되는 조건과 동작을 바탕으로 작성된 워크플로로, 코드를 작성하지 않고도 워크플로의 매개 변수를 설정합니다.

컴파일된 워크플로도 선언적 워크플로와 비슷하게 워크플로 제작자가 실제로 코드를 작성하는 워크플로가 아닌 조건과 동작을 바탕으로 구축됩니다. 하지만 컴파일된 워크플로의 경우 제작자가 워크플로에 사용자 지정 코드를 추가할 수 있습니다. 제작자가 코드 기반 워크플로에 사용자 지정 코드를 추가하는지 여부와 상관없이 선언적 워크플로와 컴파일된 워크플로 간에 가장 중요하게 이해해야 하는 차이점은 두 워크플로가 서버에서 다른 방식으로 실행된다는 점입니다. 컴파일된 워크플로는 SharePoint Foundation 2010을 실행하는 파일에서 미리 컴파일된 dll 파일로 저장되는 한편 선언적 워크플로는 SharePoint Foundation 2010을 실행하는 서버에서 XOML(Extensible Object Markup Language) 파일로 저장되고 워크플로의 인스턴스가 시작될 때마다 콘텐츠 데이터베이스에서 컴파일됩니다.

워크플로 제작을 위한 Microsoft 지원 도구에 대한 자세한 내용은 워크플로 제작 도구 선택(SharePoint Foundation)을 참조하십시오.

워크플로 서식 파일

SharePoint Designer 2010을 사용하여 사용자 지정 워크플로를 만들 때 특정 목록, 라이브러리, 콘텐츠 형식 또는 사이트에만 사용되는 워크플로를 만들 수 있습니다. 또는 여러 목록, 라이브러리, 콘텐츠 형식 또는 사이트와 연결할 수 있는, 다시 사용할 수 있는 워크플로 서식 파일을 만들 수도 있습니다.

참고

SharePoint Designer 2010에서는 사이트에 다시 사용할 수 있는 워크플로 작성을 지원하지 않습니다. 대신 Visual Studio 2010을 사용하여 다시 사용할 수 있는 워크플로를 만들 수 있습니다.

워크플로를 제작할 때 전역으로 설정하여 한 번 사이트에서 활성화하면 해당 사이트의 모든 하위 사이트에서도 활성화되도록 만들 수 있습니다. 하지만 SharePoint Designer 2010을 사용할 경우에는 전역 워크플로를 만든 다음 해당 워크플로를 WSP 파일로 저장할 수 없습니다.

워크플로 연결

SharePoint Foundation 2010에서는 Workflow Foundation 런타임을 활용합니다. 각각 특정 워크플로를 정의하는 코드를 포함하는 하나 이상의 워크플로 서식 파일을 한 서버에 설치할 수 있습니다. 그런 다음 특정 서식 파일을 문서 라이브러리, 목록, 콘텐츠 형식 또는 사이트와 연결할 수 있습니다. 연결한 후에 SharePoint Foundation 2010에 호스팅되는 Workflow Foundation 런타임을 통해 이 서식 파일을 로드하고 실행하여 워크플로 인스턴스를 만들 수 있습니다.

다른 Workflow Foundation 워크플로와 마찬가지로 SharePoint Foundation 2010에 기반한 워크플로는 Workflow Foundation 런타임 서비스를 사용합니다. Workflow Foundation 표준 유지 서비스는 유지되는 워크플로의 상태를 항목 또는 문서와 연결할 수 있도록 하며, 며칠, 몇 달 또는 몇 년에 걸친 장기간 비즈니스 프로세스에 대해서도 사용할 수 있습니다.

SharePoint 워크플로는 목록, 라이브러리 및 콘텐츠 유형과 연결할 수 있습니다. Visual Studio 2010을 사용하여 만드는 다시 사용할 수 있는 워크플로도 사이트와 연결할 수 있습니다. 다음 표에서는 워크플로와 연결하는 데 필요한 최소 사용 권한을 설명합니다.

워크플로 연결 대상	필요한 최소 사용 권한
목록 또는 라이브러리	목록 또는 라이브러리에 대한 모든 권한 수준
목록 또는 라이브러리 콘텐츠 형식	SharePoint 사이트에서 Site Owners 그룹의 구성원
사이트 콘텐츠 형식	SharePoint 사이트에서 Site Owners 그룹의 구성원
사이트	SharePoint 사이트에서 Site Owners 그룹의 구성원

워크플로 연결에 대한 자세한 내용은 워크플로 연결 추가(SharePoint Foundation 2010)를 참조하십시오.

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