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문서 라이브러리 계획(SharePoint Foundation 2010)

  • 아티클

 

적용 대상: SharePoint Foundation 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

이 문서에서는 Microsoft SharePoint Foundation 문서 관리 솔루션에서 문서 라이브러리를 계획하는 방법을 설명합니다.

이 문서의 내용

  • 라이브러리 유형 결정

  • 콘텐츠 흐름 계획

  • 정보 권한 관리 계획

문서 라이브러리는 다른 사이트 사용자와 공유하는 SharePoint Foundation 2010의 파일 집합입니다. 대부분의 문서 관리 기능은 문서 라이브러리를 통해 제공됩니다. 문서 관리를 계획할 때 조직의 요구 사항에 가장 적합한 문서 라이브러리의 유형을 결정해야 합니다. 여러 사이트에 대해 문서 라이브러리를 계획할 때는 사이트 간의 콘텐츠 흐름을 계획해야 할 수 있습니다. 문서 라이브러리를 저장 위치로 사용하려는 경우에는 문서가 기본 설정 위치에 저장되도록 Microsoft Office Professional 2010열기 및 저장 대화 상자를 사용자 지정할 수 있습니다.

이 문서를 읽기 전에 문서 관리 개요(SharePoint Foundation 2010)에 설명된 문서 관리 프로세스를 이해해야 합니다.

라이브러리 유형 결정

조직의 요구 사항에 가장 적합한 문서 라이브러리를 확인할 때 여러 사이트가 필요한지, 사이트 모음이 필요한지도 결정할 수 있습니다. 예를 들어 외부 고객용으로 게시할 콘텐츠를 작성하는 경우에는 한 사이트에서 콘텐츠를 작성 및 검토하고, 별도의 사이트(별도로 SharePoint Foundation 2010 설치)에서 콘텐츠를 게시할 수 있습니다.

여러 사이트에 대해 문서 라이브러리를 계획할 때는 사이트 간의 콘텐츠 흐름 방식(수동 프로세스, 워크플로, 사용자 지정 솔루션)도 계획해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 이 문서 뒷부분의 콘텐츠 흐름 계획을 참조하십시오.

다음 표에는 문서 라이브러리의 일반적인 용도가 나와 있습니다.

라이브러리 용도

팀 사이트의 라이브러리

공동 작업, 동료와의 간편한 콘텐츠 공유, 콘텐츠 제어(예: 버전 관리), SharePoint Foundation 2010 검색 등의 작업에 사용됩니다.

포털 영역의 라이브러리

보다 많은 조직 사용자가 사용할 수 있는 콘텐츠. 팀 사이트의 라이브러리와 비슷하지만 보다 엄격한 검토 및 승인 프로세스를 통해 구현됩니다.

슬라이드 라이브러리

Microsoft PowerPoint 슬라이드 공유, 관리, 다시 사용을 지원합니다.

> [!NOTE] > 콘텐츠 배포를 통해 사이트의 콘텐츠를 다른 팜이나 사이트 모음으로 배포하려는 경우에는 슬라이드 라이브러리에 폴더를 만들지 마십시오. 슬라이드 라이브러리와 폴더가 함께 포함된 사이트는 가져오거나 내보낼 수 없습니다.

다음 예제에서는 사용자 확인 및 문서 사용 분석(SharePoint Foundation 2010)의 문서 사용 현황 분석 섹션에서 완료한 분석을 사용하여 기업의 문서 라이브러리 구성을 계획하는 방법을 보여 줍니다. 이 예에서 Contoso Ltd.는 시장 조사 결과를 기반으로 하여 고객에게 콘텐츠를 제공합니다. 콘텐츠는 보통 원격으로 작업을 수행하는 컨설턴트가 작성합니다. 이 작업은 다음 단계에 따라 주기적으로 수행됩니다.

  1. 파트너가 계약 관련 사항을 평가하고 제안서를 요청합니다.

  2. 계약을 체결한 후 프로젝트 관리자가 컨설턴트 팀을 조직하여 계약 관련 작업 사이트를 만듭니다. 이 사이트를 통해 조사 결과를 기록하고 프로젝트를 완료합니다.

  3. 프로젝트가 완료되면 결과 문서를 고객이 액세스할 수 있는 보안 인터넷 사이트에 게시합니다.

  4. 팀에서 프로젝트를 토대로 하여 최상의 방법 문서 및 사례 연구를 작성합니다.

  5. 정보 관리자가 최상의 방법 및 기타 문서를 수집, 구성 및 보관합니다.

  6. 결과 문서, 계약 및 기타 문서가 회사 레코드로 보관됩니다.

  7. 파트너는 정보 관리자가 유지 관리하는 콘텐츠를 사용하여 기회를 평가하고 새로운 제안서를 작성합니다.

다음 표에는 이 시나리오의 문서 사용 현황 분석이 나와 있습니다.

문서 용도 작성자 사용자 형식

계약 관련 사항 및 요청

고객과의 새로운 계약 개발

프로젝트 책임자

영업 관리자/프로젝트 책임자

.docx

제안서

제안된 고객 계약 설명

프로젝트 책임자

프로젝트 관리자/프로젝트 팀 구성원/고객

.docx

계약서

컨설팅 작업 위탁

변호사

프로젝트 책임자/프로젝트 관리자/영업 관리자/고객

.docx

조사 결과 및 프로젝트 결과 문서 초안

고객 계약 관련 문서 생성

프로젝트 책임자/프로젝트 참가자/컨설턴트

편집자/기술 검토 담당자

.docx 및 기타 형식

결과 문서

최종 결과 문서 생성(.docx 형식에서 변환)

프로젝트 책임자

고객

.pdf

최상의 방법 및 사례 연구 문서

구성 정보 캡처

프로젝트 참가자/컨설턴트/정보 관리자

모든 팀 구성원

다양한 형식

이러한 문서 사용 현황 분석을 통해 다음과 같은 요구 사항을 파악할 수 있습니다.

  • 프로젝트 책임자는 팀 사이트의 라이브러리를 사용하여 계약 관련 사항, 계약 요청 및 제안서 초안을 저장합니다.

  • 변호사는 포털 또는 중앙 문서 관리 사이트의 라이브러리를 사용하여 계약서 서식 파일 및 진행 중인 계약서를 저장합니다.

  • 프로젝트 책임자 및 담당자는 팀 사이트의 라이브러리를 사용하여 조사 결과, 결과 문서 및 사례 연구를 작성합니다.

  • 고객은 인터넷 사이트의 라이브러리를 사용하여 최종 결과 문서를 확인합니다.

콘텐츠 흐름 계획

문서 관리 솔루션의 콘텐츠는 보통 동적이므로 사용자의 요구 사항을 충족하기 위해 필요한 대로 사이트 간을 이동합니다. 따라서 문서 라이브러리를 계획할 때는 라이브러리 또는 사이트 간의 콘텐츠 흐름도 계획하는 경우가 많습니다. SharePoint Foundation에서는 다음과 같은 방법을 통해 수동으로 또는 동적으로 콘텐츠를 이동할 수 있습니다.

  • 사이트나 라이브러리 간에 콘텐츠를 복사하거나 이동하는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 워크플로는 문서에 대한 비즈니스 프로세스를 안내하며, 문서 수명 주기에서 참가자의 역할이 활성화되면 참가자에게 작업을 할당합니다. 사이트나 라이브러리 간에 문서를 이동하도록 워크플로를 디자인할 수 있습니다. 워크플로를 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 콘텐츠 형식 계획(SharePoint Foundation 2010) 및 워크플로 계획(SharePoint Foundation 2010)을 참조하십시오.

  • 작성자는 작성 권한이 있는 모든 사이트에서 문서를 라이브러리에 복사할 수 있습니다. 원본 문서와 대상 문서 간의 관계는 그대로 유지되므로 필요할 때 복사본을 새로 고칠 수 있습니다.

  • 작성자는 웹 폴더 또는 네트워크 환경을 사용하여 문서 라이브러리의 콘텐츠를 라이브러리나 사이트 간에 수동으로 복사하거나 이동할 수 있습니다.

  • 작성자가 복사 명령을 사용하여 문서를 문서 센터 사이트로 복사할 수 있습니다.

  • 작성자가 사용자 지정 워크플로를 사용하여 문서를 인터넷 사이트의 문서 라이브러리로 복사할 수 있습니다.

정보 권한 관리 계획

IRM(정보 권한 관리)을 사용하면 콘텐츠 작성자가 문서를 제어 및 보호할 수 있습니다. 권한이 관리되는 문서의 콘텐츠는 암호화되며 사용자에 대해 제한을 적용하는 게시 라이선스와 함께 제공됩니다. 이러한 제한은 사용자 권한 수준에 따라 달라집니다. 일반적인 제한으로는 문서를 읽기 전용으로 지정, 텍스트를 복사하지 못하도록 설정, 사용자가 문서 복사본을 저장하지 못하도록 지정, 사용자의 문서 인쇄 금지 등이 있습니다. IRM 지원 파일 형식을 읽는 클라이언트 응용 프로그램은 IRM으로 관리되는 문서 내에서 발급 라이선스를 사용하여 문서에 액세스하는 사용자에 대해 제한을 적용합니다.

RMS(권한 관리 서비스)에서 구현하는 IRM에 대한 자세한 내용은 RMS FAQ(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=230459&clcid=0x412)를 참조하십시오.

Microsoft SharePoint Foundation 2010에서는 문서 라이브러리에 저장되는 문서에서 IRM을 사용할 수 있도록 지원합니다. 다른 파일 형식을 추가하려면 관리자가 해당 파일 형식에 대해 보호기(파일 형식에 대해 권한으로 관리되는 문서 암호화 및 암호 해독을 제어하는 프로그램)를 설치해야 합니다.

SharePoint Foundation 2010에서 IRM을 사용하면 SharePoint Foundation 2010의 라이브러리에서 문서를 열 때 사용자가 해당 문서에 수행할 수 있는 작업을 중앙에서 제어할 수 있습니다. 이와 달리 클라이언트 컴퓨터에 저장된 문서에 IRM을 사용할 경우에는 문서의 소유자가 문서의 각 사용자에게 할당할 권한을 선택할 수 있습니다. 서버에 저장된 중요한 콘텐츠를 제어하려면 문서 라이브러리에 대해 IRM을 사용합니다. 예를 들어 기업 내의 다른 팀이 문서 라이브러리를 통해 출시 예정 제품을 미리 볼 수 있도록 하려는 경우에는 IRM을 통해 해당 팀이 조직 외부의 대상 그룹에 콘텐츠를 게시하지 못하도록 할 수 있습니다.

문서 라이브러리에서 IRM이 사용하도록 설정되어 있는 경우 IRM 지원 형식의 문서를 서버에서 클라이언트 응용 프로그램으로 다운로드하면 SharePoint Foundation 2010에서는 문서를 암호화하고 발급 라이선스를 추가합니다. 이 문서를 다시 서버로 업로드하면 SharePoint Foundation 2010은 파일 암호를 해독하여 암호화되지 않은 형식으로 라이브러리에 파일을 저장합니다. 문서를 다운로드할 때만 암호화하고 업로드할 때 암호를 해독함으로써 SharePoint Foundation 2010은 IRM으로 보호된 문서 라이브러리에 있는 파일에 대해서도 검색, 인덱싱 등의 기능이 정상 작동하도록 합니다. 사용자가 문서 라이브러리에서 문서를 다운로드할 때 문서에 적용되는 IRM 권한은 SharePoint Foundation 2010 보안 설정에서 콘텐츠에 대한 각 사용자의 권한을 기준으로 합니다. 아래 표에서는 SharePoint Foundation 2010 권한이 IRM 권한으로 변환되는 방법에 대한 설명이 나와 있습니다.

SharePoint Foundation 2010 권한 IRM 권한

사용 권한 관리, 웹 관리

모든 권한(클라이언트가 정의함). 사용자는 보통 권한으로 관리되는 콘텐츠 읽기/복사/저장/수정을 수행할 수 있으며 해당 콘텐츠의 사용 권한을 수정/제거할 수 있습니다.

목록 항목 편집, 목록 관리, 페이지 추가 및 사용자 지정

편집, 복사 및 저장 권한. 원하는 경우 이러한 권한을 가진 사용자가 문서 라이브러리에서 문서를 인쇄하도록 설정할 수 있습니다.

목록 항목 보기

읽기 권한. 사용자는 문서를 읽을 수 있지만 문서 콘텐츠를 복사하거나 업데이트할 수는 없습니다. 원하는 경우 목록 항목 보기 권한을 가진 사용자가 문서 라이브러리에서 문서를 인쇄하도록 설정할 수 있습니다.

기타

다른 사용 권한은 IRM 사용 권한으로 매핑되지 않습니다.

See Also

Concepts

콘텐츠 형식 계획(SharePoint Foundation 2010)
워크플로 계획(SharePoint Foundation 2010)
정보 권한 관리 구성(SharePoint Foundation 2010)