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문서 관리 개요(SharePoint Server 2010)

  • 아티클

 

적용 대상: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

이 문서에서는 Microsoft SharePoint Server 2010에 기초한 문서 관리 솔루션의 다양한 요소에 대해 자세히 설명합니다.

이 문서의 내용

  • 문서 관리 시스템의 요소

  • 계획 프로세스

문서 관리 기능은 조직의 문서 주기(문서를 만들고, 검토하고, 게시하고, 최종적으로 문서를 폐기하거나 보관하는 과정)를 제어합니다. "관리"라는 용어는 조직의 상층부에서 정보를 제어하는 것을 의미하지만 효율적인 문서 관리 시스템은 시스템을 사용하는 조직의 문화를 반영해야 합니다. 문서 관리에 사용하는 도구는 기업의 문화와 목표에 맞는 문서 주기를 엄격하게 제어하되, 기업에서 필요한 경우에는 보다 느슨한 구조의 시스템을 구현할 수도 있을 정도의 유연성을 갖추어야 합니다.

문서 관리 시스템의 요소

효율적인 문서 관리 솔루션은 다음을 지정합니다.

  • 조직 내에서 만들 수 있는 문서 및 기타 콘텐츠 형식

  • 각 문서 형식에 사용할 서식 파일

  • 각 문서 형식에 제공할 메타데이터

  • 문서 주기의 각 단계에서 문서를 저장할 위치

  • 문서 주기의 각 단계에서 문서에 대한 액세스를 제어할 방법

  • 팀 구성원이 문서 작성, 검토, 승인, 게시 및 폐기에 참가하는 조직 내에서 문서를 이동하는 방법

  • 문서 관련 작업을 감사하고, 문서를 적절하게 보관 또는 폐기하며, 조직의 중요한 콘텐츠를 보호할 수 있도록 문서에 적용할 정책

  • 문서 주기의 각 단계를 이동할 때마다 문서를 한 형식에서 다른 형식으로 변환해야 하는지 여부

  • 회사 레코드로서 문서를 폐기하는 방법. 회사 레코드는 법적 요구 사항과 회사 지침에 따라 보관해야 합니다.

SharePoint Server 2010에는 문서 관리의 모든 측면을 구현하는 기능이 포함되어 있습니다. 정보 근로자가 일상적인 작업과 친숙한 도구를 계속 사용하면서 이러한 기능을 쉽게 이용할 수 있도록 Microsoft Outlook과 Microsoft Word 같은 Microsoft Office system의 응용 프로그램에도 문서 주기의 각 단계를 지원하는 기능이 포함되어 있습니다.

계획 프로세스

문서 관리 프로세스는 다음과 같은 주요 단계로 구성됩니다.

  1. 문서 관리 역할 파악   조직 핵심 책임자의 의견을 계획에 반영하고 올바른 팀을 적소에 배치하여 솔루션을 구현하고 문서 관리 프로세스에 참여할 사람을 알 수 있도록 합니다. 문서 관리 계획 팀을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 사용자 확인 및 문서 사용 분석을 참조하십시오.

  2. 문서 용도 분석   문서를 사용하는 사람을 파악한 후에는 작업하는 문서 형식과 문서의 사용 방법을 확인합니다. 자세한 내용은 사용자 확인 및 문서 사용 분석을 참조하십시오.

  3. 문서 구성 계획   사이트 모음, 사이트 및 라이브러리에서 문서를 구성할 수 있습니다. SharePoint Server 2010에서는 레코드 저장소와 같은 전문화된 사이트부터 문서 만들기와 공동 작업을 빠르게 수행할 수 있는 느슨한 구조의 문서 라이브러리에 이르기까지 광범위한 문서 구성 및 저장 기능을 제공합니다. 라이브러리 내에서 콘텐츠를 폴더와 하위 폴더로 세부 구성할 수도 있습니다. 자세한 내용은 문서 라이브러리 계획(SharePoint Server 2010)과 엔터프라이즈 콘텐츠 저장소 및 버전 제어 계획을 참조하십시오.

  4. 각 위치 간에 콘텐츠를 이동할 방법 계획   문서 주기의 각 단계에서 사이트나 문서 간에 문서를 이동하거나 복사해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어 게시 프로세스에서는 문서를 준비 사이트에서 공용 인터넷 사이트로 이동하게 됩니다. 콘텐츠를 사이트 간에 이동할 때 형식을 변환해야 하는 경우에는 콘텐츠 변환도 계획해야 합니다. 자세한 내용은 문서 라이브러리 계획(SharePoint Server 2010)의 "콘텐츠 흐름 계획"을 참조하십시오.

  5. 콘텐츠 형식 계획   콘텐츠 형식을 사용하여 메타데이터, 문서 서식 파일, 정책, 워크플로 프로세스 등 문서 형식에 대한 정보를 구성합니다. 이는 문서를 구성하고 조직 전체에서 일관성을 유지하기 위해 필수적인 단계입니다. 자세한 내용은 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하십시오.

  6. 워크플로 계획   조직의 워크플로를 계획하면 각 참가자가 문서 주기 동안 공동 작업을 수행할 때 각 팀 구성원 간에 문서가 이동되는 방식을 제어 및 추적할 수 있습니다. SharePoint Server 2010에는 문서 검토 및 승인과 같은 일반 팀 작업을 위한 워크플로가 포함되어 있습니다. 또한 SharePoint Server 2010에서는 사용자 지정 워크플로를 만들고 설치할 수도 있습니다. 자세한 내용은 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하십시오.

  7. 콘텐츠 제어 계획   콘텐츠 형식과 저장소 위치에 따라 제어 정도를 적절하게 계획할 수 있습니다. 예를 들어 문서 라이브러리의 경우 체크 인 및 체크 아웃을 요구하고 정보 권한 관리를 사용하여 문서의 무단 배포를 방지하도록 계획할 수 있습니다. 자세한 내용은 문서 라이브러리 계획(SharePoint Server 2010) 및 정보 관리 정책 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하십시오.

  8. 정책 계획   각 콘텐츠 형식에 대해 문서를 제대로 감사, 보존하고, 레이블을 지정하며, 조직의 기관 및 법적 요구 사항에 따라 처리할 수 있는 정보 관리 정책을 계획합니다. SharePoint Server 2010에는 감사, 문서 보존, 레이블 지정 및 바코드를 구현하는 정책이 포함되어 있습니다. 바코드는 인쇄된 콘텐츠가 문서 라이브러리의 해당 전자 버전과 상호 연관되도록 합니다. 자세한 내용은 정보 관리 정책 계획(SharePoint Server 2010)을 참조하십시오.