승인 워크플로: 시나리오(SharePoint Server 2010)

아티클
11/30/2016

적용 대상: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

대부분의 조직에서 가장 일반적으로 사용되는 휴먼 워크플로 중 하나는 여러 가지 유형의 승인입니다. 일련의 사용자가 특정 문서를 승인하거나 거부해야 하며, 이때 자신의 결정에 대한 설명을 추가할 수도 있습니다. 이 문서에서는 SharePoint Designer 2010 또는 Visual Studio 2010의 워크플로 디자이너에서 만든 다음 SharePoint Server 2010을(를) 사용하여 호스팅하는 승인 유형의 워크플로가 어떤 모습인지 보여 줍니다. 이 예를 살펴보기 전에 여러 사용자가 수행하는 역할을 정의하는 것이 좋습니다.

워크플로 만든 이 워크플로 서식 파일을 만드는 개발자 또는 정보 근로자입니다.
SharePoint Server 2010 관리자 워크플로 서식 파일을 설치하고 이 서식 파일을 문서 라이브러리나 목록에 연결하는 사용자입니다.
워크플로 시작자 워크플로를 시작하여 특정 워크플로 연결에서 워크플로 인스턴스를 만드는 사용자입니다.
워크플로 참가자 워크플로 인스턴스와 상호 작용하여 워크플로 인스턴스에서 지원하는 비즈니스 프로세스를 수행하는 사용자입니다.

다음 섹션의 설명과 같이 이러한 각 역할의 사용자는 워크플로 생성, 설치, 시작 및 사용 작업에서 각자 다른 부분을 담당합니다.

워크플로 제작

Microsoft에서는 SharePoint Server 2010에서 워크플로를 만드는 두 가지 옵션을 제공합니다. 개발자는 Visual Studio 2010 및 워크플로 디자이너를 사용하고 정보 근로자는 SharePoint Designer 2010에서 제공하는 규칙 기반 방식을 사용합니다. 그러나 두 경우 모두 SharePoint Server 2010을(를) 실행하는 서버에 배포해야 하는 워크플로 서식 파일을 만듭니다. 이 시나리오에서는 워크플로 서식 파일을 이미 만들어 두었다고 가정합니다.

워크플로 연결

워크플로를 사용하려면 먼저 SharePoint Server 2010을(를) 실행하는 서버에 워크플로 서식 파일을 설치한 후 특정 문서 라이브러리, 목록, 콘텐츠 형식 또는 사이트(사이트 워크플로의 경우)와 연결해야 합니다. 그런 다음 해당 라이브러리나 목록의 문서 또는 항목에서 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로는 콘텐츠 형식에서 명시적으로 시작할 수 없지만 콘텐츠 형식에 연결된 워크플로는 해당 콘텐츠 형식이 연결된 문서 또는 목록 항목에서 시작할 수 있습니다. 워크플로는 항목 및 문서에서 동일한 방식으로 작동하기 때문에 워크플로 서식 파일은 대개 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다. 또한 특정 목록 또는 라이브러리에만 연결 가능한 서식 파일을 만들 수도 있습니다.

SharePoint Designer 2010을 사용하여 배포한 워크플로에서는 설치와 연결이 모두 자동으로 수행됩니다. 그러나 Visual Studio를 사용하여 워크플로를 배포하는 경우에는 서버 관리자가 명시적으로 워크플로 서식 파일을 설치해야 합니다. 그런 다음 사용자가 라이브러리, 목록, 콘텐츠 형식 또는 사이트와 서식 파일을 연결해야 합니다. 누구든 이 연결을 만든 사람이 연결에 고유한 이름을 지정하여 사용자가 참조할 수 있도록 합니다. 필요한 경우 워크플로 만든 이는 연결을 만드는 사용자가 워크플로의 동작에 대한 옵션(예: 항상 프로세스에 참가할 수 있는 사용자의 기본 목록)을 설정하도록 허용할 수 있습니다. 같은 서식 파일을 여러 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식과 연결할 수 있으며 필요에 따라 각 연결을 사용자 지정할 수 있습니다. 연결을 만들고 사용 가능한 옵션을 설정한 후에는 다음 섹션의 설명대로 워크플로 시작자가 해당 연결에서 워크플로 인스턴스를 만들 수 있습니다.

워크플로와 사이트 연결

사이트 워크플로는 사이트 자체에 연결됩니다. 워크플로 실행을 위해 항목을 시작할 필요는 없습니다.

사이트 워크플로는 목록 항목 컨텍스트가 없는 프로세스에 사용할 수 있습니다. 예를 들어 사이트에 대한 사용 권한을 요청하는 워크플로 또는 새 사이트를 요청 및 구축하는 워크플로를 만들거나 SharePoint 사이트 외부에 저장된 컨텍스트를 사용하는 워크플로를 이 워크플로를 시작할 해당 SharePoint 목록 항목을 만들지 않고도 만들 수 있습니다.

사이트 워크플로는 사이트의 설정을 통해 사이트와 연결할 수 있으며 사이트 자체에서 시작할 수 있습니다. SharePoint Designer 2010에서는 사이트 워크플로를 사이트에 직접 배포할 수도 있습니다.

사이트 워크플로는 라이브러리 또는 목록의 문서나 항목에서 시작할 수 없다는 점만 제외하고 이 문서 앞부분에 설명한 것처럼 목록 항목과 동일한 방식으로 작동합니다.

자세한 내용은 워크플로 연결 추가(SharePoint Server 2010)를 참조하십시오.

워크플로 시작

SharePoint Server 2010에서는 워크플로 인스턴스를 시작하는 세 가지 옵션을 제공합니다. 이 세 옵션은 모두 워크플로를 매번 처음부터 실행합니다. 특정 연결에서 만든 워크플로 인스턴스가 특정 문서 또는 목록 항목에서 이미 실행 중인 경우에는 같은 문서 또는 항목에서 또 다른 워크플로 인스턴스를 시작할 수 없습니다. 워크플로를 시작하는 옵션은 다음과 같습니다.

SharePoint Server 2010 사용자는 워크플로를 수동으로 시작할 수 있습니다.
사용자가 문서 또는 항목을 만들 때 자동으로 실행되도록 워크플로를 구성할 수 있습니다.
사용자가 문서 또는 항목을 변경할 때 자동으로 실행되도록 워크플로를 구성할 수 있습니다.

예를 들어 Microsoft Word 사용자는 새 문서를 사이트의 문서 라이브러리에 업로드할 수 있습니다. 그러면 해당 라이브러리와 연결된 워크플로 인스턴스가 시작됩니다.

이 시나리오에서는 이러한 세 가지 옵션 중 첫 번째를 사용합니다. 즉, 문서에 대한 승인 워크플로를 수동으로 시작합니다. 문서 라이브러리의 문서에서 워크플로 인스턴스를 시작하려면 SharePoint Server 2010 사용자는 다음을 수행합니다.

문서를 가리키고 드롭다운 메뉴 또는 리본에서 워크플로를 선택합니다.
시작할 워크플로를 선택합니다.

예를 들어 문서 라이브러리의 문서에 대해 승인과 의견 수집의 두 가지 옵션만 일반적으로 사용할 수 있습니다. 관리자가 이 문서 라이브러리에 다른 워크플로 서식 파일을 연결한 경우에는 이러한 워크플로 서식 파일의 이름도 함께 표시됩니다.

참고

미리 정의된 승인 및 의견 수집 워크플로는 SharePoint Server 2010에서만 사용할 수 있습니다.

워크플로를 시작하면, 즉 워크플로 인스턴스를 만들면 해당 사용자가 관련 정보를 지정할 수 있는 화면도 표시할 수 있습니다. 승인 워크플로의 관련 정보에는 해당 문서를 승인해야 하는 각 사용자의 이름, 각 승인 기한 표시, 알림을 받아야 할 사용자의 목록 등이 있습니다. 이러한 정보를 제공한 후 사용자는 시작을 클릭합니다. 그러면 워크플로가 실행되기 시작하고 이 화면에 입력된 이름의 순서대로 각 참가자에게 문서를 검토하도록 요청합니다.

워크플로를 시작하면 필요에 따라 워크플로를 시작한 사용자에게 전자 메일 메시지를 보낼 수도 있습니다. 마찬가지로 워크플로를 완료하면 워크플로 만든 이에게 전자 메일로 이를 알릴 수 있습니다. 또한 워크플로의 참가자에게 워크플로에서 수행할 작업이 있음을 전자 메일로 알리도록 워크플로를 구성할 수도 있습니다. 이 예에서 참가자는 문서를 승인하는 사용자입니다.

워크플로와 상호 작용

사용자와 실행 중인 워크플로 간의 상호 작용은 작업의 개념을 빌어 설명할 수 있습니다. 작업은 개인에게 할당된 작업 단위입니다. 예를 들어 이 워크플로 승인 목록의 각 사용자에게 문서의 승인을 요청하는 작업이 할당됩니다. SharePoint Server 2010에서는 모든 사이트의 작업 목록을 유지할 수 있으며 실행 중인 워크플로에서 이러한 목록에 작업을 추가하여 각 작업에 할당되는 담당자를 지정할 수 있습니다. 해당 사이트의 사용자는 웹 브라우저를 통해 자신의 작업 목록에 액세스하여 자신에게 대기 중인 작업을 확인할 수 있습니다. 필요한 경우 워크플로 작업 전용 사용자 지정 작업 목록을 사용할 수도 있습니다.

참고

SharePoint Server 2010을 실행하고 있는 경우 사용자는 사이트의 작업 목록을 자신의 Microsoft Outlook 작업 목록과 동기화할 수 있습니다.

SharePoint Server 2010 사용자에게 대기 작업 목록은 단순히 또 다른 목록일 뿐입니다. 이 예에서 사용자는 팀의 SharePoint 사이트로 이동한 다음 자신에게 할당된 작업 목록을 표시하는 옵션을 선택합니다. 작업을 수행하기 위해 이 예에서 사용자는 작업 이름을 클릭합니다.

워크플로와 참가자의 상호 작용 방식은 다양하기 때문에 워크플로 자체에서 사용자에게 표시할 화면을 정의합니다. 이 예에서 워크플로는 문서를 승인 또는 거부하는 옵션과 참가자가 설명을 입력할 수 있는 텍스트 상자를 제공합니다.

사용자는 다른 옵션을 통해 다른 사용자에게 작업을 다시 할당하거나 변경을 요청할 수도 있습니다. 여기서는 사용자가 설명을 입력한 다음 승인을 클릭합니다. 그러면 워크플로에서 승인자 목록에 있는 다음 사용자의 작업 목록에 작업을 만듭니다. 모든 참석자가 응답하면 워크플로가 종료됩니다.

SharePoint Server 2010 워크플로에서는 다음과 같은 다른 옵션도 제공합니다.

워크플로의 시작자는 워크플로의 상태를 확인할 수 있습니다.

예를 들어 여기서 설명한 시나리오에서 시작자는 승인 프로세스의 진행 정도를 확인할 수 있습니다.
워크플로는 실행하는 동안 수정할 수 있습니다.

수정 가능한 작업은 워크플로 만든 이가 결정합니다. 예를 들어 워크플로를 진행하는 동안 승인 워크플로에서 새 승인자 추가를 허용할 수 있습니다. 실행 중인 워크플로를 수정하는 기능은 실제로 사용자가 작업하는 방식과 관련되어 있으므로 중요합니다. 비즈니스 프로세스를 갑자기 변경하는 상황은 비즈니스에서 자주 발생하며 SharePoint Server 2010 워크플로는 사용자가 이러한 상황을 처리할 수 있도록 설계되었습니다.

프로세스 요약

워크플로 서식 파일을 사이트에 설치하고 문서 라이브러리, 목록, 사이트 또는 콘텐츠 형식과 연결하면 사이트 사용자가 워크플로 인스턴스를 시작할 수 있습니다.

워크플로 시작자가 문서를 선택하고 워크플로 인스턴스를 시작하면 프로세스가 시작됩니다.
시작자가 이 연결에서 워크플로 인스턴스를 만듭니다.
사용자가 이러한 새 인스턴스를 사용자 지정하고 시작합니다.
실행 중인 워크플로 인스턴스가 참가자의 작업 목록에 작업을 추가합니다.

이 시나리오에서 사용되는 승인 워크플로는 이러한 작업을 차례로 할당하지만 한 번에 여러 참가자에게 작업을 할당하여 모두 동시에 작업을 수행하도록 할 수도 있습니다.
워크플로의 참가자가 자신의 작업 목록을 확인하여 워크플로에서 할당한 작업을 알 수 있습니다.
각 참가자가 실행 중인 워크플로 인스턴스와 상호 작용하여 할당된 작업을 완료합니다.

여기에 설명된 예에서는 이 상호 작용이 문서를 승인해야 하는 작업이지만 워크플로 만든 이가 선택한 어떤 작업이든 상호 작용이 될 수 있습니다.

워크플로가 실행되는 문서 자체는 사용자 간에 전송되지 않습니다. 문서는 사이트에 있고 각 워크플로 참가자에게는 해당 문서에 대한 링크가 제공됩니다. 실제로 워크플로가 연결된 문서 또는 항목을 워크플로에서 사용할 필요는 없습니다. 또 다른 중요한 점은 1, 2, 5단계에서 워크플로 시작자와 참가자에게 표시되는 내용은 SharePoint Server 2010 자체에서 정의한다는 것입니다. 하지만 6단계에서 사용되는 양식은 워크플로 만든 이가 정의합니다. 만든 이는 이러한 정의를 통해 사용자가 워크플로를 사용자 지정하고 워크플로와 상호 작용하는 방식을 제어할 수 있습니다.

SharePoint Server 2010에서는 휴먼 워크플로 응용 프로그램을 만들 수 있는 플랫폼을 제공할 뿐 아니라 미리 정의된 문제점 처리 워크플로도 제공합니다. 세 가지 상태를 지원하는 이 워크플로를 사용하면 참석자에게 미해결 문제를 할당하고 해당 문제점을 처리할 수 있습니다. 워크플로를 만든 후에는 문제점 상태를 이동할 수 있는데, 미해결 상태에서 해결됨 상태로 이동하면 담당 워크플로 참가자가 문제점을 처리했음을 나타내고 종료됨 상태로 이동하면 워크플로 시작자가 해결 방법을 수락하고 문제점을 종료했음을 나타냅니다.

다음 섹션에서는 SharePoint Server 2010에서 미리 정의된 승인 워크플로를 사용하는 시나리오에 대해 설명합니다.