최신 SharePoint의 정보 아키텍처
가장 효과적인 SharePoint 사이트는 뷰어가 정보를 사용하여 의사 결정을 내리고 현재 상황을 파악하며 자주 사용하는 도구에 액세스하거나 동료와 협력하여 문제를 해결하기 위해 필요한 사항을 신속하게 검색할 수 있도록 지원합니다.
검색이 사용 가능한 경우에도 대부분의 뷰어는 탐색하여 웹 환경을 시작합니다. 이러한 패턴은 내부 웹 사이트에서도 마찬가지 입니다. 좋은 탐색 환경은 뷰어에게 사이트에서 사용할 수 있는 기능에 대한 전체적인 그림을 제시하고 홈 페이지와 결합하여 포괄적인 "스토리"를 제공합니다.
이 문서에서는:
정보 아키텍처 목적
탐색은 항상 정보 사용자의 관점에서 계획되어야 합니다. 효과적인 탐색 계획에는 제공하려는 정보 뿐만 아니라 뷰어가 소비를 원하거나 소비해야 하는 정보에 대해서도 고려해야 합니다. 따라서 탐색 링크를 구성하고 레이블을 지정하는 것이 사용 편리성과 검색 가능성을 위해 중요합니다.
사용자가 다음을 수행 할 수 있도록 성공적인 인트라넷과 사이트 탐색 환경 제공
- 정보 찾기 - 사용자는 시간을 할애하거나 콘텐츠를 열지 않아도 업무에 가장 관련 된 문서, 파일 및 링크를 찾을 수 있어야 합니다. 가장 관련성이 높은 우선 순위 정보만 먼저 제공 해야 합니다.
- 조치 – 사용자가 사이트를 방문할 때 일반적으로 특정 작업을 염두에 두고 있습니다. 자주 사용 하는 작업을 쉽게 보고 액세스 할 수 있도록 레이블과 링크로 탐색 구조에 기본 제공되도록 합니다.
- 회사 구조 이해 - 사용자는 한눈에 조직 구조를 파악할 수 있어야 합니다. 사이트 및 인트라넷 탐색에 조직도와 구조를 포함하세요.
체계적으로 정리하기
탐색 링크를 구성하는 데 올바른 방법이 한 가지만 있는 것은 아닙니다. 만들려는 사이트와 뷰어의 유형에 따라 다양한 선택을 할 수 있습니다. 컨셉 구성에는 다음의 사항이 포함될 수 있습니다.
- 서비스
- 제품
- 활동
- 대상 그룹(뷰어가 속한 대상 그룹을 확실하게 식별할 수 있는 경우 - 예: 학생 또는 교사)
- 전문 분야 또는 기능
사용자와 비즈니스 요구 사항에 따라 다음을 생각해 보세요.
- 정보 아키텍처가 뷰어의 인지 부하를 어떻게 줄일 수 있나요? -인지 부하는 사람이 지정 된 시점에 처리할 수 있는 정보의 양입니다. 사용자의 인지 부하를 관리 하면 리소스를 찾는데 걸리는 정보 과부하와 시간 낭비를 방지 하는데 도움이 됩니다. 정보 아키텍처를 구현하기 전에 사용자의 뷰어 요구 사항을 이해하고 있어야 합니다.
- 사용자의 현재 정신적 모델은 무엇 인가요? - 정신적 모델은 웹 사이트 또는 응용 프로그램과 상호 작용 하는 동안 사용자가 사용 하는 기존 모델입니다. 정보는 사용자의 정신적 모델에서 있어야 하는 곳에 위치할 때 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 정보 아키텍처는 어떻게 사용자가 더 좋은 의사 결정을 내리고 효율적인 의사 겾렁을 내리도록 도움이 되나요? - 의사 결정은 매우 부담이 되는 일입니다. 정보 설계자는 중요한 순간에 특정한 정보를 제공 함으로써 의사 결정에 도움을 줄 수 있습니다.
모든 SharePoint 사이트의 기본 탐색에는 주로 콘텐츠 유형이 포함됩니다. 커뮤니케이션 사이트의 경우, 기본 탐색에는 문서, 페이지 및 사이트 콘텐츠가 포함됩니다. 해당 범주는 사이트 구축 시 유용하지만 사이트를 시작할 준비가 되면 일반적으로 뷰어에 대한 값을 추가하지 않습니다. 이는 일반적으로 커뮤니케이션 사이트의 소비자가 콘텐츠 유형에 대해 신경 쓰지 않고 콘텐츠의 목적 및 주제에 관심을 두기 때문입니다. 커뮤니케이션 사이트의 경우, 탐색을 시작하고 이 가이드의 로컬 탐색 섹션에서 제공된 가이드에 맞춰 조정된 항목으로 대체할 때 "즉시 사용" 탐색의 삭제를 계획합니다.
팀 사이트의 기본 탐색에는 Outlook의 공유 팀 전자 필기장 및 팀 대화에 대한 링크를 비롯하여 최신 팀을 위해 Microsoft 365에서 제공하는 관련 서비스에 대한 링크가 포함됩니다. 이를 통해 팀이 효율적으로 공동 작업하기 위해 필요한 일반적인 기능을 제공하지만 사용자는 탐색에서 제공하는 환경 없이는 검색하기 어려울 수 있습니다. 팀 사이트에 대해 해당 링크를 추가하거나 구체화하도록 선택할 수 있지만 기본 탐색 환경이 좋은 시작점이 될 수 있습니다. 커뮤니케이션 사이트를 사용하기 보다 해당 링크를 유지할 가능성이 더 높습니다.
사용 편리성 및 검색 가능성 우선 순위 정하기
탐색 계획 수립 시 주요 목표는 사용하기 편리한 사이트 및 검색 가능한 콘텐츠를 만드는 것입니다. 탐색이 해당 목표를 충족하는지 확인하는 가장 좋은 방법은 탐색을 테스트하는 것입니다. 탐색 디자인이 효율적인지 확인하는 데 사용할 수 있는 비용 효율적인 접근 방법에는 다음을 비롯하여 몇 가지가 있습니다.
- 카드 정렬 - 탐색 계획에 가장 유용함.
- 트리 테스트 - 제안된 탐색 경로를 테스트하는 데 유용함.
- 사용 편리성 테스트 - 사이트 및 페이지 탐색의 포괄적인 테스트에 유용한 작업 기반 시나리오.
이러한 두 리소스에서는 탐색 전략의 사용 편리성 및 검색 가능성을 테스트하는 데 필요한 기술과 도구의 개요를 제공합니다.
명확하고 직관적인 레이블 작성
탐색에 대한 실제 항목은 제한적이며 레이블은 뷰어를 콘텐츠로 안내하는 기능을 하므로 탐색에 사용하는 단어가 중요합니다. 각 레이블은 효과적으로 약속을 정합니다. 이 링크를 선택하면 찾으려는 정보를 볼 수 있습니다.
레이블이 약속을 지키는지 확인하려면 다음을 확인합니다.
- 특정 - 뷰어에게 링크 선택 시 검색할 수 있는 항목을 정확하게 전달. 링크의 대상에 정책과 프로시저가 포함된 경우, 레이블에 두 용어가 모두 포함되어 있는지 확인합니다.
- 포괄적인 - 레이블 컬렉션을 사용하여 콘텐츠를 설명합니다. 탐색에 모든 단일 페이지 또는 문서에 대한 연결을 계획하지 말고, 탐색에서 사이트의 콘텐츠에 대한 전체적인 그림을 제공해야 합니다.
- 간결한 - 레이블을 간결하고 정확하게 유지합니다.
- 친숙한 - 레이블에 조건을 구성하지 마십시오. 뷰어를 잊지 마세요. 친숙하지 않은 용어를 사용하면 뷰어가 혼동하고 필요한 항목을 찾을 수 없습니다.
- 전면 로드 - 레이블이 "스캔 가능"인지 확인합니다. 예를 들어 회사 정보는 회사에 대한 정보보다 낫습니다.
- 명확함 - 최소 주요 범주에 대해서는 최대한 상호 배타적인 탐색 레이블이 좋습니다. 여러 범주에 하위 링크를 표시하는 것은 매우 좋습니다. 특히 뷰어가 둘 이상의 위치에서 검색할 수 있을 것으로 예상하지만 주요 범주를 서로 쉽게 구별해야 하는 경우에 좋습니다.
- 대상 - 다른 사용자에게 액세스 권한이 없는 비공개 사이트에 대한 링크는 표시하지 않는 것이 좋습니다. 해당하는 경우 링크가 작동하는 뷰어에게 탐색 링크를 대상으로 지정하는 데 SharePoint의 대상 그룹 지정 기능을 사용합니다. 이 지침에 대한 예외 사항을 유의하세요. 예를 들어, 탐색을 사용하여 오늘액세스할 수 없지만, 참여할 수 있도록 승인받을 수 있는 사이트를 발견하도록 도울 수 있습니다. 탐색에서 개인 사이트에 대한 링크를 제공하는 경우, 사이트 소유자가 많은 액세스 요청을 받을 수 있음을 알고 있는지 확인합니다
연결 대상 상호 작용 고려
여러 사용 편리성 가이드에서는 사이트 뷰어에게 자동으로 열리는 새로운 창 수를 제한하는 것을 권장합니다. 대부분의 경우 같은 창에서 링크를 열면 사이트 뷰어는 사이트로 돌아가려고 할 때 뒤로가기 단추를 사용할 수 있습니다. 새 창에서 링크를 열려는 경우 해당 지침에서는 뷰어가 링크를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 해당 결과를 선택할 수 있도록 혀용하는 것을 권장합니다. 이 지침의 예외 사항은 문서를 종료할 때 브라우저 창을 실수로 닫지 않게 문서를 항상 새 창에서 열기를 권장하는 것입니다.
기본적으로 최신 SharePoint 사이트에서 탐색 링크 다음을 가리키는 링크로 열립니다.
- 동일한 테넌트에 있는 페이지 또는 사이트(동일한 사이트 또는 다른 사이트) - 링크가 동일한 탭에서 열립니다.
- 문서(동일한 사이트 또는 다른 사이트) - 링크가 새 탭에서 열립니다.
- 외부 사이트 또는 문서(인터넷 사이트) - 링크가 새 탭에서 열립니다.
게시 기능이 포함된 기존 SharePoint 사이트에서 탐색 링크를 새 창에서 열도록 선택할 수 있습니다. 이를 통해 사이트 뷰어를 위한 컨텍스트를 고려하고 새 창에서 링크를 여는 데 도움이 되는지를 결정할 수 있습니다. 최신 SharePoint 사이트에서 탐색 링크를 여는 방식을 선택할 수 있는 방법은 없습니다. 이는 탐색 링크가 기본 지침을 따르지만 뷰어가 링크를 선택하면 사이트가 종료된다는 것을 인지하고 있는지 확인하기 위해 탐색 링크에 대한 레이블에 특히 주의해야 한다는 것을 의미합니다.
탐색 레이블이 대상(완전히 다른 사이트 또는 응용 프로그램의 위치)을 정확하게 설명하는지 확인하고, 뒤로 단추가 작동하지 않을 수 있다는 것을 아는 경우, 링크(예: 새 창에서 링크를 열도록 선택할 수 있는 텍스트 웹 파트)를 제공하는 다른 방법을 고려하세요.
현재로는 오직 텍스트 웹 파트만을 사용하여 하이퍼링크를 만들고 링크를 여는 방법을 선택할 수 있습니다. 텍스트에 대한 하이퍼링크를 추가하는 경우 새 탭에서 링크를 열 수 있도록 선택하는 옵션이 있습니다.
진짜 사용자로 사용 편리성 및 검색 가능성 테스트
전역, 허브 혹은 로컬 수준 탐색 환경에 대한 기본 작업 구조가 만들어 졌으면 진짜 사용자를 대상으로 디자인을 테스트 해야 합니다. 작업을 만들고 사용자에게 작업을 완료 하도록 요청합니다. 사용자에게 정보와 리소스를 찾으면서 “소리내서 생각”하도록 요구하세요. 개선되어야 할 부분을 메모하고 구현한 뒤 변화에 대해 또 테스트를 합니다. 기업이 변하고 성장함에 따라 기본 전역, 허브 및 로컬 탐색 환경을 검토할 계획을 세우세요.
효율적인 레이블을 작성 하는 방법, 검색 변리성을 테스트 하는 방법, 메뉴 스타일을 사용하는 방법 등 탐색 기본 사항에 대해 자세히 알아보세요.