지능형 SharePoint 인트라넷 계획
Microsoft SharePoint는 organization 대한 인트라넷 사이트를 만드는 다양한 옵션과 도구를 제공합니다. 인트라넷을 Microsoft 365의 SharePoint로 이전하는 데는 시간이 다소 걸릴 수 있습니다. 이미 광범위한 인트라넷 콘텐츠를 보유한 경우에는 특히 시간이 많이 걸립니다. 이 문서에서는 신속하게 사이트를 온라인 상태로 만들고 투자 수익을 얻는 데 중점을 두고 새로운 SharePoint 인트라넷을 계획하는 방법을 살펴봅 있습니다.
다음 방법을 다룹니다.
- 주요 조직 우선 순위 이해
- 대상 그룹 이해
- 거버넌스 계획
- 현재 인트라넷 검토
- 비즈니스 이니셔티브 식별 및 우선 순위 지정
- 프로토타입 및 파일럿에 대한 하나의 주요 시나리오 식별
- 파일럿을 시작하고 사용자와 소통
SharePoint를 사용할 수 있는 것은 무엇인가요?
SharePoint를 사용하면 모든 사용자가 코드 작성이나 기타 어려운 사용자 지정 없이도 매우 기능적인 인트라넷 페이지를 빠르게 만들 수 있습니다. 이러한 사이트는 모든 장치 또는 화면에서 멋지게 보이고 사용자에게 매우 매력적인 환경을 제공합니다.
현재 인트라넷에 SharePoint Server를 사용하는 경우 Microsoft 365의 SharePoint를 더 쉽게 사용할 수 있습니다. 응답성이 뛰어난 동적 페이지는 누구나 쉽게 만들 수 있으며 IT에서 사용자 지정 솔루션을 빌드하고 유지 관리하기 위한 요구 사항은 훨씬 적습니다.
첫 번째 단계로 SharePoint에서 가능한 기능의 예를 보려면 SharePoint Look Book을 검토하는 것이 좋습니다. 보기 책은 누구나 만들고 유지 관리할 수 있는 SharePoint 사이트에 뉴스, 이벤트, 리소스 및 개인 설정된 콘텐츠를 포함하는 방법에 대한 다양한 예제를 제공합니다.
다양한 구성 요소 부분이 함께 작동하는 방식을 이해하려면 SharePoint의 최신 환경 가이드를 검토하세요.
인텔리전트 인트라넷 채택에 대한 영감과 데모는 지능형 인트라넷 - Microsoft 채택을 참조하세요.
다음 섹션에서는 SharePoint 인트라넷에 가장 적합한 시작점을 찾는 방법과 organization 필요한 다양한 인트라넷 솔루션의 우선 순위를 지정하는 방법을 살펴봅니다. 관련자와 함께 작업할 때 이러한 참조를 편리하게 유지합니다. 이러한 참조는 인트라넷 솔루션에 가장 적합한 가치와 가치를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.
현재 비즈니스 목표 및 주요 이해 관계자 이해
가장 성공적인 인트라넷은 단순히 멋지게 보이는 것이 아니라 주로 사람들이 작업을 완료하도록 돕고 종종 참여를 촉진하는 데 초점을 맞추고 있습니다. 보기 책은 콘텐츠가 표시되는 방식에 대해 생각하도록 영감을 줄 수 있지만 비즈니스 결과 목표는 사용자와 organization 가장 중요한 콘텐츠와 기능을 이해하는 데 중요합니다.
모든 조직에는 행동 및 투자를 이끄는 중요한 전략적 목표가 있습니다. 인트라넷이 성공하고 적절한 수준의 자금을 확보하려면 이러한 목표에 부합하는지 확인해야 합니다. 이러한 목표를 사용하여 인트라넷 이니셔티브의 우선 순위를 지정할 수도 있습니다. 많은 기술 프로젝트와 달리 인트라넷 프로젝트는 시간이 지남에 따라 organization 우선 순위와 관심사가 변경되므로 '완료'되지 않습니다. 하지만 언제든지 조직의 우선 순위 및 주요 비즈니스 관련자와 가장 밀접하게 일치하는 인트라넷 이니셔티브에 집중하려고 합니다.
또한 최근 직원 만족도 설문 조사 데이터를 살펴보십시오. 직원들이 필요로 하는 정보 및 도구에 대해 더 많은 정보를 제공하는 좋은 방법은 이러한 설문 조사에서 식별된 문제점을 살펴보는 것입니다.
대상 그룹 이해
새 인트라넷에 대해 생각하기 시작하는 좋은 위치는 인트라넷이 있는 경우와 같습니다. 사람들은 무엇을 성취할 수 있을까요? 그들은 어떻게 하루를 시작할 것인가? 사람들은 인트라넷에 대해 무엇을 말할까요? 인트라넷의 전반적인 목표를 구성하는 데 도움이 될 수 있는 한 가지 연습은 주요 인트라넷 관련자를 커버 스토리 연습에 참여시키는 것입니다. 이것은 상상력의 운동입니다. 목적은 주요 헤드 라인, 사이드 바, 사용자의 따옴표를 포함하여 새로운 인트라넷에 대한 잡지 표지 이야기를 상상하여 이상적인 미래 상태에 대해 광범위하게 생각하는 것입니다.
끝부분에서 주요 사용자를 위한 가상 사용자를 만드는 것도 유용할 수 있습니다. 가상 사용자는 일반적인 인트라넷 사용자(예: 새 스타터/신입 직원, 지식 작업자, 현장 작업자, 영업 담당자, 사람 관리자 또는 콘텐츠 작성자)에 대한 가상의 현실적인 설명입니다. 이러한 다른 가상 사용자를 대표하는 사람들과 협력하여 정보 요구 사항을 이해하기 위해 몇 가지 연구를 수행하려고 합니다. 인트라넷을 빌드하는 사용자를 이해하지 못하면 인트라넷을 빌드할 수 없습니다. 사이트 소유자만으로는 충분하지 않습니다. 사이트 소유자의 관점은 게시하려는 관점입니다. 이는 종종 사용자가 사용하려는 것과 동일하지 않습니다.
거버넌스에 대해 생각해 보세요.
사용자가 관련성이 너무 많은 콘텐츠가 검색되어 검색에 성공하지 못했다고 불평하는 경우 이는 거버넌스 문제를 나타낼 수 있습니다. 새 인트라넷 프로젝트에 대해 생각하기 전에 아키텍처 및 콘텐츠를 관리하는 방법을 생각해 보세요. 이러한 결정은 인트라넷 프로젝트 초기에 결정된 경우 훨씬 쉽게 만들고 적용할 수 있는 결정입니다. 예를 들어 다음을 고려해야 합니다.
- 누가 새 사이트를 프로비전할 수 있으며 프로비전되면 탐색 또는 검색에서 주요 책갈피 로 사이트를 검색하는 프로세스는 무엇인가요?
- 사용자가 사이트에서 사이트로 이동할 때 주요 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 모든 사이트가 비슷한 패턴을 따르도록 하시겠습니까?
- 사이트의 콘텐츠에 대한 책임과 책임은 누구에게 있나요? 콘텐츠를 얼마나 자주 검토해야 합니까?
- 편집 또는 소유자 권한이 있는 사용자를 위한 성능 목표 또는 작업 설명의 인트라넷 사이트에 대한 콘텐츠 관리인가요?
- 인트라넷 콘텐츠는 보존 정책에 따라 보존 되거나 민감도에 따라 분류 되어야 합니까?
모든 거버넌스 결정을 미리 내릴 필요는 없지만 새롭고 지능적인 인트라넷을 관리하는 방법에 대한 계획이 없다면 중요한 비즈니스 목표를 달성하지 못하는 정보의 황무지가 될 수 있습니다.
기존 인트라넷 검토
현재 인트라넷은 HR, IT, 시설, 엔지니어링 등 다양한 비즈니스 그룹의 사이트로 구성될 수 있습니다. 새 SharePoint 인트라넷을 계획하기 위한 첫 번째 단계로 기존 사이트의 인벤토리를 작성하고 각 사이트의 소유자와 만나 새 사이트에 대한 비즈니스 결과 목표를 결정하는 것이 좋습니다. 콘텐츠가 있는 위치와 새 인트라넷 사이트를 만들 때 이동해야 하는 콘텐츠의 양을 파악합니다. 현재 콘텐츠를 확인하여 현재 콘텐츠가 최신인지 또는 새 사이트로 이동하기 전에 업데이트해야 하는지 이해합니다. 기존 콘텐츠가 남아 있는 마이그레이션 전략을 찾는 것은 드문 일이 아닙니다. 아무것도 마이그레이션할 필요가 없습니다. 기존 오래된 콘텐츠를 새 위치로 마이그레이션하는 대신 최신 SharePoint 환경에 최적화된 새 콘텐츠를 만드는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
이러한 모임의 일환으로 각 기존 사이트에서 해결되는 비즈니스 요구 사항과 새 사이트에 대한 요구 사항을 식별할 수 있습니다.
현재 사이트 소유자와의 모임 외에도 신입 사원의 포커스 그룹을 소집할 수도 있습니다. 신입 사원은 인트라넷의 주요 대상 그룹이며 지난 2~3개월 동안 organization 가입한 사람들은 현재 인트라넷에서 누락되거나 배우기 어려운 내용이나 처음 시작했을 때 원하는 리소스에 대한 귀중한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 또한 이전에 통합할 새롭고 중요한 기능에 대해 생각할 수 있도록 조직에서 몇 가지 귀중한 아이디어를 제공할 수 있습니다.
이 단계를 배울 수 있는 기회라고 생각해 보세요. 사용자와 비즈니스에 중요한 사항에 대해 배우고 있습니다. 이 정보를 사용하여 인트라넷에 대한 이니셔티브를 식별합니다.
이니셔티브 식별
연구 중에 수집한 정보를 사용하여 주요 인트라넷 이해 관계자와 협력하여 조직의 우선 순위를 반영하는 이니셔티브와 이를 구현할 때 존재할 수 있는 모든 장벽을 식별합니다.
궁극적으로 식별된 모든 이니셔티브를 해결하기 위한 솔루션을 구현할 수 있지만, 먼저 수행할 프로젝트의 우선 순위를 지정하면 초기 성공 및 사용자 참여를 최대한 효율적으로 달성하는 데 도움이 됩니다.
식별한 각 이니셔티브를 검토하여 다음 조건을 확인합니다.
- 실제 문제를 해결하나요?
- 얼마나 많은 사람들이 그것을 사용할 것인가?
- 적절한 시간 프레임으로 빌드할 수 있나요?
- 투자 수익률은 무엇인가요?
구현의 용이성과 관련하여 사용자에게 긍정적인 영향을 미치는 각 이니셔티브를 분석합니다. 최소한의 사용자 지정으로 빌드할 수 있는 영향력이 높은 이니셔티브는 이상적인 첫 번째 프로젝트가 될 수 있습니다.
다음과 같은 그리드에 비즈니스 이니셔티브를 그리는 것을 고려하고 인트라넷 관련자 및 IT 부서에 검토하여 시작할 최상의 옵션을 선택합니다.
먼저 해결할 이니셔티브를 결정하는 데 도움이 되도록 해당 영역의 비즈니스 리더와 협력하여 솔루션의 목표, 이 영역에서 성공을 이끄는 책임자, 성공을 측정하는 데 사용할 메트릭을 파악합니다. 시스템 메트릭에만 집중하지 마세요. 실제 비즈니스 영향에 대해 생각해 보세요. 예:
| 이니셔티브 | 주요 콘텐츠 | 사업주입니다 | 시스템 성공 메트릭 | 비즈니스 성공 메트릭 |
|---|---|---|---|---|
| 직원에게 복리후생 교육(복리후생 사이트) | -공지 사항 - 교육 비디오 |
HR | - 뉴스 게시물 보기 - 비디오 보기 학습 |
도움말 요청이 x% 감소됨 |
| 선임 리더의 주간 뉴스 게시물 | - 스트리밍 이벤트 - 공식 교육 |
엔지니어링 | - 코딩 우수성의 모든 측면을 위해 생성된 교육 콘텐츠 - 월별 스트리밍 이벤트 |
엔지니어링 직원의 x%가 성공적으로 완료한 교육 |
| 회사 전략에 대한 긍정적인 직원 계약 촉진(경영진 Viva Engage 커뮤니티) | 뉴스 게시물 - 스트리밍 이벤트 - 대화 Viva Engage |
HR | 직원의 리더십 및 의견별 지속적인 월간 활동 게시물 | - Viva Engage 대화가 긍정적인 감정을 표시합니다. - 24시간 이내에 처리된 댓글 - "질문/메모가 남아 있지 않음" - 임원 커뮤니케이션에 대한 직원 만족도 점수 x% 증가 |
| 제안 개발의 타임라인 일관성 개선(마케팅 사이트) | - 회사 비즈니스 가치 슬라이드 - 제안 템플릿 |
마케팅 | - 슬라이드 다운로드 - 영업 팀 맞춤 |
제안 작성 시간 x% 감소 |
파일럿 시나리오 선택
각 시나리오의 소유자와 협력하여 이상적인 솔루션이 어떤 모습일지 결정합니다.
- 방문자는 누구인가요?
- 사이트 방문자가 달성하거나 배우고 싶은 것은 무엇입니까?
- 그들은 오늘날 어떤 도구나 기술을 사용합니까?
- 어떤 정보를 홍보하시겠습니까?
- 방문자가 주요 작업을 수행하기 위해 어떤 도구 또는 기술을 사용하기를 원하십니까?
- 새로운 사이트 또는 솔루션으로 전환하는 데 도움이 되는 챔피언은 누구인가요?
- 솔루션이 성공했는지 어떻게 알 수 있나요?
예를 들어 다음과 같은 테이블을 만들어 organization 인트라넷 사이트로 처리하려는 비즈니스 시나리오를 나열합니다.
| ...로서 | 저는...해야 합니다 | ...할 수 있도록 | .....한 경우에 이 작업이 성공적인 것을 알고 있습니다 |
|---|---|---|---|
| 종업원 | 혜택을 이해하고 업데이트할 수 있습니다. | 주요 수명 주기 혜택을 활용할 수 있습니다. | 도움말 요청 감소 |
| 종업원 | 셀프 서비스 혜택 포털을 사용하는 방법에 대해 알아보기 | 직접 업데이트 | 도움말 요청 감소 |
| HR 직원 | 셀프 서비스 혜택 포털 사용 촉진 | 고유한 혜택 질문 및 시나리오에 대해 직원과 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. | 나의 모든 직원 상호 작용은 개별적인 중요한 시나리오에 관한 것입니다. |
우선 순위가 높은 시나리오에서 다음 세 가지 주요 조건을 충족하는 시나리오를 식별합니다.
- 프로토타입을 빠르게 빌드할 수 있나요(며칠)?
- 헌신적인 스폰서가 있습니까?
- 주요 기능을 보여 줄 수 있는 최신 콘텐츠가 충분한가요?
- 파일럿을 위한 특정 대상 그룹이 있나요?
이 정보를 컴파일한 후 사이트 작동 방식에 대한 사용자 경험을 매핑하는 데 도움이 되는 디자인 개요를 만듭니다. 예:
| 사용자 경험 구성 요소 | 설명 |
|---|---|
| 시나리오 | 리더십 사이트: 직원이 회사 리더십의 의견을 듣고, 회사의 목표를 알아보고, 고객 회의 및 업계 이벤트의 최신 뉴스를 들을 수 있는 원스톱 사이트입니다. |
| 사용자 | 모든 회사 직원. |
| 값 | 직원 인식을 높이고 회사 전략 및 비즈니스 이니셔티브에 맞게 조정합니다. |
| 사용자 경험 | - 리더십 Q&A 회의를 발표하는 뉴스 게시물이 회사에 전송됩니다. - Allan은 리더십 포털로 이동하여 이벤트를 라이브로 watch. - Allan은 Viva Engage 사용하여 모임에서 질문합니다. - Allan은 동료와 녹음 링크를 공유합니다. |
| 메트릭 | - 라이브 이벤트 보기 - 이벤트 기록 보기 - Viva Engage 참여 |
| 스트레치 목표 | - 지속적인 Viva Engage 참여 - 직원 정서 개선(설문 조사) |
솔루션 구성 요소 선택
SharePoint는 인트라넷을 만드는 데 사용할 수 있는 다양한 구성 요소를 제공합니다.
- 통신 사이트 - 통신 사이트를 사용하여 다양한 템플릿 및 웹 파트를 통해 뉴스, 보고서, 상태 및 기타 정보를 공유합니다.
- 홈 사이트 - 홈 사이트는 organization 인트라넷 방문 페이지로 설정한 통신 사이트입니다.
- 허브 사이트 - 허브 사이트를 사용하여 관련 사이트 및 팀을 구성하고 뉴스, 검색 및 콘텐츠 관리를 중앙 집중화합니다.
- SharePoint 뉴스 - 뉴스 웹 파트를 사용하여 중요하거나 흥미로운 스토리, 공지 사항, 사람 뉴스, 상태 업데이트 등을 게시합니다.
- Viva Engage - Viva Engage 사용하여 프로젝트, 함수 및 부서의 경계를 넘어 organization 사용자와 연결합니다.
- Dynamics 365 Customer Voice - Dynamics 365 Customer Voice 사용하여 사용자 지정 퀴즈, 설문 조사, 설문지, 등록 등을 만듭니다.
- Stream - Stream 사용하여 라이브 및 주문형 모임, 이벤트 및 교육을 제공합니다.
빌드하기로 결정한 시나리오의 경우 사이트의 비즈니스 목표를 충족하는 데 사용해야 하는 구성 요소를 선택합니다. 신속한 프로토타입을 만들고 주요 관련자에게 액세스 권한을 부여하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디자인에 대한 추가 토론 및 수정을 위한 실질적인 프레임워크가 제공됩니다.
이 단계에서는 사이트가 더 많은 대상에게 배포된 후 질문에 답변할 준비가 되도록 지원 센터에 문의하는 것이 좋습니다.
인트라넷 사이트를 시작하는 모범 사례는 정상 SharePoint 포털 만들기 및 시작을 참조하세요.
파일럿 롤아웃
프로토타입이 더 광범위하게 공유하려는 지점으로 발전한 경우 파일럿 그룹 또는 전체 organization 배포할 수 있습니다. 사용자 채택은 새 인트라넷 사이트의 성공에 중요한 부분입니다. 사이트 사용량을 늘리려면 위쪽과 아래쪽을 모두 사용하는 것이 좋습니다.
- 인트라넷 프로젝트에 자금을 지원할 수 있고 organization 다른 사람들에게 새 사이트의 중요성을 메시지로 전하는 데 도움이 될 수 있는 임원 스폰서를 모집합니다.
- organization 전체의 챔피언들에게 풀 뿌리 수준에서 새 사이트를 홍보할 수 있도록 합니다.
성공을 이끌기 위해 수행할 수 있는 다른 작업은 다음과 같습니다.
- 이벤트 및 커뮤니케이션 캠페인을 시작합니다.
- 공식적인 교육을 제공합니다.
- 사용자가 질문을 할 수 있는 정기적인 근무 시간을 유지합니다.
사이트가 출시되고 더 많은 사용자가 참여함에 따라 성공 메트릭을 watch 더 많은 참여와 사용자 만족도를 높이기 위해 필요에 따라 조정합니다.
사이트가 성공하는 길에 있는 경우 프로세스에서 배운 교훈을 재고하고 수행하려는 다음 인트라넷 프로젝트로 진행합니다.