SharePoint Server 2013의 디지털 자산 관리 개요

적용 대상:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

이 문서에서는 디지털 자산(리치 미디어라고도 함)을 설명하고 SharePoint Server 2013에서 디지털 자산 관리와 관련하여 사용되는 주요 용어를 정의합니다. 또한 SharePoint Server 2013의 자산 라이브러리를 사용하여 디지털 자산을 관리하는 측면을 설명하고, 자산 라이브러리의 기본 사용자를 설명하고, SharePoint Server 2013에서 자산 라이브러리를 사용하기 위한 일반적인 시나리오를 간략하게 설명합니다.

디지털 자산을 관리하기 위한 솔루션을 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server 2013에서 디지털 자산 라이브러리 계획을 참조하세요.

사무실 작업자 수가 증가하면 이미지 및 기타 리치 미디어 자산이 일별 작업의 일부로 만들어지거나 다시 사용됩니다. 그렇지만 부서 또는 엔터프라이즈 수준에 이러한 자산을 저장하도록 최적화된 중앙 저장소가 없는 경우도 많습니다. 중앙 저장소를 사용하면 다른 사용자가 이미 만든 리치 미디어 자산을 쉽게 검색하고 다시 사용할 수 있습니다. SharePoint Server 2013의 자산 라이브러리는 디지털 자산을 저장하고 관리하기 위한 특수 리포지토리를 제공하여 조직 시간과 기타 리소스를 절약할 수 있습니다. 사용자들은 더 이상 네트워크를 통해 여러 위치에서 자산을 찾을 필요가 없으며 자산을 처음부터 새로 다시 만들 필요도 없습니다. 또한 조직은 디지털 자산을 관리하기 위한 중앙 저장소를 사용하여 브랜드의 중요 콘텐츠를 보다 엄격히 제어할 수 있으며 적절한 사용자가 승인된 제품 자산만 사용하도록 할 수 있습니다.

디지털 자산 관리 정보

디지털 자산은 조직이 기업의 응용 프로그램에서 사용하는 이미지, 오디오 또는 비디오 파일이나 기타 재사용이 가능한 리치 콘텐츠 조각입니다. SharePoint Server 2013의 자산 라이브러리를 사용하면 사용자가 조직 내에서 기존 디지털 자산을 쉽게 만들고, 검색하고, 재사용할 수 있습니다.

SharePoint Server 2013에서는 자산 라이브러리를 사용하여 디지털 자산을 저장하고 사용자와 공유합니다. 자산 라이브러리는 리치 미디어 자산을 저장하고 카탈로그화하기 위해 특별히 설계된 콘텐츠 형식을 사용하도록 사용자 지정된 SharePoint Server 2013 라이브러리 템플릿입니다.

디지털 자산을 관리하기 위한 효과적인 솔루션은 다음을 지정합니다.

• 각 자산 종류에 제공할 메타데이터

• 자산에 필요한 저장 공간 크기 및 사용자에게 자산을 제공하기 위해 고려할 성능 문제

• 자산의 수명 주기 중 각 단계에서 자산을 저장할 위치

• 각 수명 주기 단계에서 자산에 대한 액세스를 제한하는 방법

• 팀 구성원이 자산의 생성, 검토, 승인, 게시 및 폐기에 영향을 줄 때 조직 내에서 자산을 이동하는 방법

• 자산 관련 작업이 감사되고, 자산이 올바르게 보존되거나 폐기되고, 조직에 중요한 자산이 보호되도록 하기 위해 자산에 적용할 정책

• 자산이 요구 사항 및 회사 지침에 따라 보존되어야 하는 회사 레코드로 처리되는 방식

SharePoint Server 2013을 사용하여 디지털 자산 솔루션을 계획하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server 2013에서 디지털 자산 라이브러리 계획을 참조하세요.

자산 라이브러리의 사용자

SharePoint Server 2013의 자산 라이브러리 사용자는 일반적으로 다음 세 가지 범주 중 하나에 속합니다.

• 자산 작성자. 여기에는 그래픽 아티스트, 동영상 제작자 또는 마케팅 카피라이터와 같은 개별 자산을 만드는 사람과 자산 라이브러리에 자산을 제출하는 사람이 포함됩니다. 예를 들어 그래픽 아티스트는 다양한 해상도와 크기, 컬러와 흑백으로 제품 로고를 만든 다음 제품 마케팅 팀의 다른 구성원이 사용할 수 있게 로고의 모든 버전을 자산 라이브러리에 업로드할 수 있습니다.

• 자산 관리자. 여기에는 라이브러리에서 자산을 관리하는 사람이 포함됩니다. 이러한 사람은 자산이 처음 제출되었을 때부터 게시되고 자산이 만료될 때까지의 종단 간 워크플로를 책임집니다. 또한 라이브러리의 자산을 관리하고 구성하는 일도 맡습니다. 예를 들어 자산 관리자는 제품 로고의 여러 버전을 가져온 후 라이브러리에 적절히 범주화하고, 키워드와 같은 중요한 메타데이터를 추가하고, 자산을 더 이상 사용할 수 없는 날짜를 설정할 수 있습니다.

• 자산 소비자. 여기에는 라이브러리에서 자산을 찾아 사용하여 다른 작업 제품을 만들어야 하는 사람이 포함됩니다. 예를 들어 웹 디자이너는 제품 웹 사이트에 대한 마케팅 페이지를 만들 때 자산 라이브러리의 제품 로고를 사용할 수 있습니다.

시나리오에 따라, 이러한 사용자가 겹칠 수도 있습니다. 예를 들어 라이브러리에 자산을 업로드하기 위한 권한이 있는 사용자에게 보관 위치에 제출한 자산을 범주화하고 관리하기 위한 권한이 있을 수도 있습니다. 또한 자산 작성자가 다른 작업 제품에 추가된 후 별도의 자산으로 업로드된 자산을 찾아 사용할 경우 자산 소비자가 될 수 있습니다. 예를 들어 동영상 제작자는 제품의 마케팅 동영상을 제작할 때 제품 로고를 사용한 다음 동영상을 별도의 자산으로 라이브러리에 업로드할 수 있습니다.

SharePoint Server 2013에서 디지털 자산 관리

SharePoint Server 2013은 리치 미디어 자산을 저장하고 카탈로그화하기 위해 특별히 설계된 새 이미지, 오디오 및 비디오 콘텐츠 형식을 사용하도록 사용자 지정된 자산 라이브러리라는 라이브러리 템플릿을 제공합니다. 이러한 새 콘텐츠 형식은 특정 자산에 대한 메타데이터에 사용되는 미리 보기, 그림 크기, 그림 만든 날짜 및 길이(초)와 같은 새로운 열 유형을 사용합니다. 또한 자산 라이브러리에는 자산 위에 포인터를 놓을 때 축소판 그림과 이러한 메타데이터 일부를 표시하는 미리 보기 모드도 있습니다. 엔터프라이즈 키워드를 자산에 할당하여 보다 쉽게 검색되도록 할 수 있습니다. 키워드는 새 자산이 업로드될 때 자산 작성자가 할당할 수 있습니다. 사용자는 자산에 등급을 지정할 수 있으며, 이 등급을 토대로 자산에 추가 메타데이터를 제공할 수 있습니다. 그러면 웹 파트에 자산이 표시될 때 해당 메타데이터를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 사용자들이 열람하고 등급을 지정한 교육용 비디오 라이브러리가 있는 경우 웹 파트를 사용하여 최고 등급 비디오를 웹 페이지에 표시할 수 있습니다.

자산 작성자와 자산 관리자는 자산 라이브러리에서 직접 작업하여 자산을 업로드하고 범주화하고 관리합니다. 자산 소비자는 라이브러리에서 자산을 찾아 다른 응용 프로그램의 프로젝트에 삽입할 수 있습니다. 자산 소비자는 Office 애플리케이션에서 자산 라이브러리를 찾아보고 Word 또는 PowerPoint와 같은 개방형 애플리케이션에 자산을 삽입할 수 있습니다.

다음과 같은 방법으로 SharePoint Server 2013에서 사용자에게 디지털 자산을 표시할 수 있습니다.

• 자산 라이브러리를 찾아볼 수 있도록 합니다.

• 팀 사이트의 웹 페이지에 웹 파트를 삽입합니다.

• 게시 사이트의 게시 페이지에서 비디오 필드 컨트롤을 사용합니다.

• 콘텐츠 쿼리 웹 파트를 사용합니다.

자산 라이브러리 사용자에게 자산을 표시하는 데 사용하는 방법은 자산의 사용자, 라이브러리의 자산을 사용하는 방법, 시나리오에 적절하게 자산을 표시하는 방법에 따라 달라집니다.

자산 라이브러리의 일부인 기능 외에도 워크플로, 라우팅, 규칙 및 정책과 같은 SharePoint Server 2013 기능을 활용할 수 있습니다. 이러한 기능은 자산 라이브러리에 포함된 자산을 관리하고, 자산의 진행 상태를 추적하고, 승인된 자산의 게시를 자동화하고, 자산의 만료를 설정하는 데 도움이 됩니다.

자산 라이브러리 사용에 대한 시나리오

편집 권한이 있는 사용자는 SharePoint Server 2013 사이트 모음 또는 사이트에 자산 라이브러리를 추가할 수 있습니다. 다음 표에서는 디지털 자산 라이브러리를 사용할 수 있는 가능한 시나리오에 대해 설명합니다.

시나리오	설명
회사 브랜드 라이브러리	자산 라이브러리는 로고, 아트워크 및 기타 디지털 자산 등의 회사 브랜드 자산을 저장하여 콘텐츠 관리를 지원합니다. 창작 팀은 디지털 자산이 검토되고 게시되는 자산 라이브러리로 디지털 자산을 제출할 수 있습니다. 콘텐츠 관리자는 디지털 자산을 관리하고 편집하여 올바르게 태그가 지정되고 구성되도록 합니다. 회사 로고 또는 브랜드 자산을 원하는 정보 근로자 및 엑스트라넷 파트너는 이 라이브러리를 사용하여 필요한 콘텐츠를 찾습니다.
부서별 포털	자산 라이브러리는 단일 포털 사이트의 이미지 및 리치 미디어 파일 저장소입니다. 이 시나리오에서 작성자나 디자이너는 다른 사람들이 열람하고 사용할 수 있도록 로고 및 이미지를 라이브러리에 업로드할 수 있습니다. 콘텐츠는 일반적으로 작성자가 관리하며, 콘텐츠 추가 및 관리와 관련해서 최소한의 워크플로 또는 정책이 있습니다. 예를 들어 부서별 포털 라이브러리의 경우 작성자는 여러 명 두고 승인자는 소수만 둘 수 있습니다. 사이트의 작성자와 웹 디자이너는 콘텐츠를 보고, 다운로드하고, 문서나 프레젠테이션 같은 작업 제품에 삽입합니다.
팀 사이트	부서별 포털과 비슷하지만 규모가 더 작습니다. 자산 라이브러리는 단일 팀 사이트를 위한 이미지 및 리치 미디어 저장소입니다. 이 시나리오에서 팀 구성원은 다른 팀 구성원이 보고 사용할 수 있도록 자산을 라이브러리에 업로드할 수 있습니다. 콘텐츠는 작성자가 필요할 때 관리하며, 최소한의 워크플로 또는 정책이 있습니다. 팀 구성원은 라이브러리의 콘텐츠를 보고, 다운로드하고, 문서나 프레젠테이션 같은 작업 제품에 삽입합니다.
회사 보관 위치	자산 라이브러리는 조직에 역사적 가치가 있는 사진, 비디오, 문서 및 기타 자산을 보관합니다. 사용자는 라이브러리를 관리하는 큐레이터가 수집, 검색, 구성 및 태그를 지정한 현재 및 이전 항목을 제출하여 다른 사용자들이 보관된 콘텐츠를 찾아보고, 검색하고, 확인하도록 할 수 있습니다.
부서별 미디어 공유 사이트	자산 라이브러리는 오디오 및 비디오 파일을 저장합니다. 이 시나리오에서는 누구나 라이브러리에 기여할 수 있으며 라이브러리의 항목 관리는 최소화되거나 전혀 없습니다. 등급은 라이브러리에 대해 사용하도록 설정되며 자산의 소셜 태그 지정과 결합되어 라이브러리 내 자산의 구조 및 프레젠테이션을 구동합니다.