Microsoft Copilot을 사용하여 콘텐츠 초안 작성
성장하는 organization의 비즈니스 전문가로서 여러분은 촉박한 마감 기간 내에 분기별 성과 보고서를 준비하고, 리더십 프레젠테이션으로 바꾸고, 이해 관계자에게 상태 업데이트를 보내라는 요청을 받았습니다. Word, PowerPoint, Outlook의 Copilot을 사용하면 워크플로를 더 빠르게 진행할 수 있으므로 콘텐츠를 생성하는 방법보다는 콘텐츠를 말하는 내용에 집중할 수 있습니다.
이 단원에서는 Copilot이 이 세 가지 앱에서 콘텐츠 초안을 작성, 구체화, 시각화 및 전달하는 데 어떻게 도움이 되는지, 그리고 올바른 프롬프트가 일반 초안과 공유할 준비가 된 초안 간의 차이를 만드는 방법을 살펴봅니다.
시작하기
Copilot은 Word, PowerPoint 및 Outlook에 기본 제공됩니다. 앱 내에서 Copilot 아이콘을 찾아 Copilot 창을 엽니다.
Copilot이 가져오는 항목 제어
Word 및 PowerPoint에서는 프롬프트 작성 방법을 통해 Copilot이 참조하는 내용을 제어합니다.
- 조직 콘텐츠에서 그리려면 프롬프트에 사용하는
/filename특정 파일을 참조하거나 필요한 내부 소스(예: "내 문서 및 이메일에서")를 설명하세요. - 웹에서 그리려면 프롬프트에서 외부 원본을 설명합니다(예: "최근 웹 원본 사용" 또는 "공개적으로 사용 가능한 데이터 기반").
Outlook은 아래 Outlook의 Copilot 섹션에서 다루는 Copilot Chat 인터페이스에서 작업 및 웹 토글을 사용합니다.
Word의 Copilot
모델 선택기
| 설정 | 속성 기능 |
|---|---|
| 자동 | 요청에 가장 적합한 모델을 자동으로 선택합니다. 대부분의 작업에 권장됩니다. |
| Claude | 요청을 Claude 모델로 라우팅합니다. 확장하여 특정 버전을 선택합니다. |
| GPT | GPT 모델로 요청을 라우팅합니다. 확장하여 특정 버전을 선택합니다. |
새 콘텐츠 초안 작성
Word의 Copilot을 사용하면 프롬프트에서 첫 번째 초안을 생성한 다음 대화를 통해 구체화하여 언제든지 톤, 길이, 구조 또는 세부 정보를 조정할 수 있습니다. 필요한 것이 무엇인지 설명하면 Copilot은 사용자가 제공하는 컨텍스트에 기반한 초안을 작성합니다. 프롬프트가 구체적일수록 결과가 더 표적화됩니다.
예시:
- 3분기 실적 보고서에 대한 전문적인 소개를 작성해 줘. 대상 그룹: 리더십 팀.
- 좀 더 낙관적이고 미래 지향적인 어조를 만듭니다.
- 이번 분기에 우리 팀의 성과를 강조하는 문장을 추가합니다.
외부 리서치 또는 업계 컨텍스트가 필요한 경우 프롬프트의 기초 기반 접근 방식이 차이를 만듭니다.
- 내 문서와 전자 메일에서 얻은 업계 동향에 대한 최근 내부 인사이트를 요약해 줘.(조직 콘텐츠에서 그리기)
- 최신 웹 소스를 사용하여 웨어러블 기술 산업의 현재 동향을 요약합니다.(웹에서 그리기)
Copilot은 작업 파일이나 웹 원본에서 가져올 때 자동으로 인용을 포함할 수 있으므로 수동으로 원본을 추적하지 않고도 신뢰할 수 있는 문서를 생성할 수 있습니다.
프롬프트에서 특정 파일, 전자 메일 또는 모임을 참조하려면 Copilot 창에 이름을 입력 / 하고 이름을 입력합니다. Copilot이 해당 파일을 찾아 원본으로 사용합니다.
이미 작성한 내용을 구체화할 수도 있습니다. 텍스트를 선택하고 변경해야 할 내용을 설명합니다.
- 리더십 대상 그룹을 위해 좀 더 격식을 갖춘 어조로 이 내용을 다시 작성하세요.
- 이 단락을 좀 더 간결하게 만듭니다. 두 문장을 목표로 하세요.
- 기술을 잘 모르는 독자를 위해 이를 단순화하세요.
팁
공유 문서에서 작업 중인가요? Copilot이 변경을 계획하는 경우 먼저 미리 보기를 표시하며 검토하고 승인할 때까지 아무 것도 추가되지 않습니다.
기존 문서 이해
Copilot은 단순히 콘텐츠를 만들기 위한 것이 아니라 기존 문서를 편집하기 전에 이해하는 데도 도움이 될 수 있습니다. Copilot이 문서를 변경하지 않고 채팅 창에서 응답하도록 Chat 전용 모드로 전환한 다음 질문을 하거나 요약을 요청합니다.
- 이 문서를 다섯 개의 글머리 기호로 요약해 줘.
- 이 문서를 공유할 준비가 되기 전에 어떤 결정이 필요한가요?
- 이 문서의 어떤 부분이 고객에게 명확하지 않을 수 있나요?
- 이 문서에서 미해결 질문 또는 해결되지 않은 위험을 식별합니다.
이 기능은 특히 상속된 문서나 기여하기 전에 빠르게 속도를 높여야 하는 긴 보고서로 작업할 때 유용합니다.
텍스트를 표로 변환
초안이 있으면 다시 작성하지 않고도 시각적으로 내용을 재구성할 수 있습니다. Copilot 창에서 필요한 구조를 설명하면 Copilot이 콘텐츠를 변환하고 사양에 맞게 형식을 지정합니다.
- 이 단락을 팀 이름, KPI 및 결과에 대한 열이 있는 표로 변환합니다.
- 머리글 행을 추가하고 열 제목을 굵게 표시합니다.
보고서의 서면 부분이 완성되면 다음 단계는 해당 콘텐츠를 리더십을 위한 프레젠테이션으로 전환하는 것입니다.
이미지 생성
Word의 Copilot은 텍스트 설명에서 문서에 직접 이미지를 생성할 수 있습니다. 보고서에 아직 없는 다이어그램, 일러스트레이션 또는 지원 시각적 개체가 필요한 경우에 유용합니다. 필요한 사항을 설명하면 Copilot이 인라인에 삽입할 수 있는 옵션을 생성합니다.
- 실적 보고서를 설명하기 위해 소매점 레이아웃 이미지를 생성합니다.
- 공급망 워크플로에 대한 간단한 그림을 만듭니다.
PowerPoint의 Copilot
모델 선택기
| 설정 | 속성 기능 |
|---|---|
| 자동 | 작업에 가장 적합한 모델입니다. 대부분의 작업에 권장됩니다. |
| Claude | 요청을 Claude 모델로 라우팅합니다. 확장하여 특정 버전을 선택합니다. |
| GPT | GPT 모델로 요청을 라우팅합니다. 확장하여 특정 버전을 선택합니다. |
| 노력: 더 빠름 | 간단한 요청의 속도를 우선시합니다. |
| 노력: 균형 잡힌 | 기본값. 속도와 품질의 균형을 맞춥니다. |
| 노력: 더 스마트함 | 더 높은 품질의 복잡한 출력에 더 많은 시간이 걸립니다. |
| 이미지 생성: MAI 이미지 2.5 플래시 | Microsoft AI 이미지 모델 — 슬라이드 시각적 개체를 위한 빠른 생성. |
| 이미지 생성: GPT-이미지 | OpenAI 이미지 모델입니다. 확장하여 버전을 선택합니다. |
대부분의 작업에서는 이 값을 자동으로 설정하고 작업량을 균형으로 설정하는 것이 좋습니다.
새 프레젠테이션 만들기
PowerPoint의 Copilot은 콘텐츠가 있는 위치에 따라 두 가지 방법으로 프레젠테이션을 시작할 수 있습니다.
프롬프트에서: 필요한 항목을 설명하면 Copilot이 초안을 작성합니다(구조, 콘텐츠 및 슬라이드가 포함). 원본 문서 없이 새로 시작할 때 유용합니다.
- 3분기 성과 하이라이트 및 주요 성과에 대한 5개의 슬라이드로 구성된 리더십 프레젠테이션을 작성하세요.
Word 문서에서: 콘텐츠가 이미 초안이 작성된 경우 파일 이름 뒤에 문서를 사용하여 / 문서를 참조합니다. 단일 프롬프트에서 Word 문서, Excel 파일 및 PDF에서 그리는 최대 5개의 파일을 한 번에 참조할 수 있습니다.
- /Q3_Performance_Report.docx를 기반으로 5개의 슬라이드로 구성된 리더십 프레젠테이션을 만듭니다.
- 리더십 프레젠테이션을 위해 이 내용을 5개의 글머리 기호로 요약합니다.
- 글머리 기호를 간결하고 작업 중심으로 만듭니다.
Copilot은 텍스트 설명에서 개별 슬라이드에 대한 이미지를 생성할 수도 있습니다.
이미지 생성
프레젠테이션을 만들 때 Copilot에게 슬라이드에 대한 이미지를 생성하도록 요청할 수 있습니다. 원하는 항목을 설명하면 Copilot이 덱에 직접 삽입할 수 있는 옵션을 생성하므로 스톡 사진 검색이 필요하지 않습니다.
- 소개 슬라이드에 사용할 현대적인 소매점의 이미지를 생성합니다.
- 결과 슬라이드에 대한 고객 성장을 나타내는 아이콘을 만듭니다.
이미지가 삽입되면 배경을 밝게 만들거나 대신 평면 일러스트레이션 스타일을 사용하여 이미지를 다듬을 수 있습니다.
자세한 내용은 AI를 사용하여 효과적인 프레젠테이션 빌드를 참조하세요.
새 디자인 사용해 보기
프레젠테이션이 만들어지면 슬라이드별 서식 지정 없이 한 번에 Copilot에게 전체 데크의 시각적 테마를 업데이트하도록 요청할 수 있습니다. Copilot은 새로운 디자인을 적용하므로 모양이 대상 그룹 또는 organization의 브랜드와 일치할 때까지 옵션을 계속 순환할 수 있습니다.
- 새 디자인을 사용해 보세요.
- 보다 현대적이고 미니멀한 테마를 적용합니다.
기존 프레젠테이션 검토 및 구체화
PowerPoint의 Copilot은 이미 빌드한 데크로 작업하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 프레젠테이션을 열고 Copilot 창을 사용하여 질문을 하거나, 요점 요약을 가져오거나, 변경 내용을 요청합니다.
- 덱 요약 — Copilot에게 프레젠테이션의 주요 테마에 대한 개요를 제공하도록 요청합니다.
- 대상에 맞는 질문을 합니다 . 예를 들어, 더 많은 지원 데이터가 필요한 슬라이드는 무엇인가요? 또는 이 덱의 주요 내용은 무엇인가요?
- 콘텐츠 추가 또는 확장 - Copilot에게 특정 새 슬라이드를 추가하거나 기존 슬라이드를 확장하도록 요청합니다. 3분기 고객 피드백 하이라이트에 대한 슬라이드를 추가 하거나 두 개의 글머리 기호로 위험 슬라이드를 확장합니다.
- 이미지 삽입 - 프레젠테이션 중에 Copilot에게 이미지를 추가하도록 요청합니다. 성공적인 분기를 축하하는 팀을 나타내는 이미지를 추가합니다.
Outlook의 Copilot
진행 상황을 팀과 전달
문서 및 프레젠테이션을 완성한 후에는 리더십 팀에게 현재 상태를 알려야 합니다. Outlook의 Copilot은 단일 프롬프트에서 전체 전자 메일 초안을 생성할 수 있습니다. 새 전자 메일을 열고, 메시지 도구 모음에서 Copilot 아이콘을 선택한 후 필요한 사항을 설명합니다.
- 3분기 실적 보고서 완료를 알리는 이메일 초안을 관리자에게 작성합니다.
- 30분 동안 진행되는 3분기 검토 세션을 위해 리더십 팀에 모임 요청을 작성합니다.
- 이번 분기에 달성한 주요 이정표를 강조하는 이해 관계자를 위한 프로젝트 업데이트를 Compose합니다.
Copilot은 보내기 전에 검토하고 구체화할 수 있는 전체 초안을 생성합니다. 보내기 전에 Copilot의 전자 메일 코칭 기능을 사용하여 톤, 명확성 및 독자의 감정에 대한 제안을 받습니다. Copilot 창에서 코칭 받 기를 선택하면 Copilot이 초안을 검토하고 구체적인 제안을 제공합니다. 메시지가 의도한 대로 도착할 때까지 문장, 구 또는 전체적인 톤을 조정하여 제안을 개별적으로 적용할 수 있습니다.
이 워크플로를 따르면 Copilot이 보고서 초안 작성에서 프레젠테이션 작성으로, 마지막으로 진행 상황 전달로까지 매일 사용하는 앱 내에서 이동하는 데 어떻게 도움이 되는지 확인할 수 있습니다.
비즈니스 목표에 따라 콘텐츠 유효성 검사
Copilot이 만드는 데 도움을 준 내용을 공유하기 전에 일시 중지하고 실제로 필요한 결과와 비교하여 검사하세요. 세련된 초안은 목적에 부합하지 않으면 유용하지 않습니다.
다음을 생각해 보세요.
- 대상 그룹 적합성: 어조, 길이, 세부 정보 수준이 이 글을 읽는 사람(리더십, 클라이언트 또는 팀)과 일치하나요?
- 목표 정렬: 콘텐츠가 단순히 주제를 설명하는 것이 아니라 대상 그룹에게 필요한 결정이나 행동을 뒷받침하나요?
- 형식 적합성: 문서, 표, 슬라이드, 이메일 등 대상 그룹이 어떻게 사용할 것인가 적합한 결과물인가요?
- 정확성: Copilot이 포함된 사실, 수치 및 인용을 확인했나요?
응답이 이 중 하나라도 부족하면 프롬프트를 구체화하거나 초안을 있는 그대로 보내기보다 직접 편집합니다. Copilot의 결과를 최종 답변이 아닌 초안으로 처리하여 비즈니스 콘텐츠를 효율적으로 제작하고 안정적으로 공유할 수 있도록 합니다.
보고서나 프레젠테이션이 업계 동향, 경쟁사 통찰력 또는 organization 파일 이외의 벤치마크 등 외부 연구의 이점을 얻을 수 있다면 다음 단원에서는 해당 정보를 수집하고 합성하는 미리 빌드된 Microsoft Copilot 에이전트인 리서치 도구 에이전트를 다룹니다.