토픽 채택 추진 시작

아티클
11/08/2023

채택을 시작하기 전에 지식 관리 및 토픽과 관련된 개념을 이해해야 합니다. 다음 다이어그램은 토픽 검색 및 큐레이션 중에 발생하는 일을 보여줍니다.

토픽 아키텍처의 그래픽입니다.

검색: 사용자는 주제 카드를 통해 매일 사용하는 앱에 대한 지식을 검색할 수 있으며, Microsoft Search에서 주제를 검색할 수도 있습니다.
큐레이션: 분야별 전문가(중소기업)는 주제 페이지를 통해 주제를 구체화하고, AI는 분야별 전문가의 입력을 학습합니다. 토픽 센터에는 사용자가 탐색할 수 있고 전문가가 관리할 수 있는 토픽 페이지가 포함되어 있습니다.
식별: Microsoft Graph 및 AI(인공 지능)를 사용하여 지식과 인물(주제, 기술 등)을 식별한 후 관련 주제로 자동으로 구성합니다. SharePoint 콘텐츠는 보안 콘텐츠로 인덱싱됩니다.
확장: Microsoft Graph 콘텐츠 커넥터(출시 예정)를 사용하면 외부 서비스 및 데이터 리포지토리에서 지식을 수집할 수 있습니다.

자세한 내용은 개요 에서 소개를 검토할 수 있습니다.

다음 사항에 유의하세요.

사용 가능한 콘텐츠가 많을수록 주제 검색이 개선됩니다.
정보가 새로운 환경에 제공되더라도 데이터의 보안, 개인 정보 보호 및 위치는 유지됩니다.
사용자는 토픽을 볼 수 있는 라이선스가 필요합니다.
처음에는 영어 콘텐츠만 검색합니다.

준비하는 데 도움이 되는 다음 질문을 참조하세요.

항목 검색에 사용할 콘텐츠는 무엇인가요?
항목을 관리할 사람은 누구인가요?
항목 카드 및 강조 표시를 보는 사람은 누구인가요?
예상되는 항목은 무엇인가요?

토픽을 최대한 활용하기 위한 필수 구성 요소 목록을 검토합니다.

제품 또는 기능	설명
최신 SharePoint 페이지가 있는 SharePoint Online	토픽 마이닝에는 SharePoint 사이트의 콘텐츠만 포함되며 토픽 카드는 최신 페이지에만 표시할 수 있습니다.
Microsoft Graph	Microsoft Graph 설정을 사용하여 항목을 포함하거나 검색에서 제외할지 여부를 제어할 수 있습니다.

채택 계획

토픽 채택을 계획하려면 다음을 수행해야 합니다.

채택을 계획하는 단계를 보여 주는 그래픽

접근 방식 및 대상 시나리오 계획:
- 시나리오 정의 및 우선 순위 지정에 대해 생각해 보세요.
- 참여해야 하는 이해 관계자 및 프로젝트 팀 구성원에 대해 생각해 보세요.
- 원하는 비즈니스 결과와 성공을 측정하는 방법을 결정합니다.
다음과 같이 조직에 사용합니다.
- 참여해야 하는 비즈니스 그룹 및 비즈니스 팀을 식별하고 계획 중인 시나리오에 맞게 조정합니다.
- 초기에 비판적인 피드백을 얻기 위해 일부 얼리어답터와 교류하고 최상의 솔루션을 얻기 위해 반복할 수 있는 방법을 생각하기 시작합니다.
- 커뮤니티 빌드를 시작하고 organization 다른 그룹이 토픽을 사용하는 방법에 대해 생각해 보세요.
organization 교육: 대부분의 사람들은 topics 개념과 토픽 카드가 관련 정보를 컴파일하는 방법을 직관적으로 이해하고 가치를 이해하고 확인합니다. 하지만 토픽을 사용하는 방법을 보여주기 위해 고유한 문화권과 organization 맞게 학습을 만들 수 있습니다. 일부 교육 리소스:
- 지식 & Content Services 리소스 센터. 개요 및 기능 정보, 녹화된 사무실 시간 비디오 및 프레젠테이션, 파트너 및 해당 제품에 대한 정보를 포함합니다.
- 교육 및 사용자 도움말 콘텐츠를 사용자와 공유합니다.
챔피언 네트워크 빌드:
- 이미 연습 또는 챔피언 네트워크 커뮤니티가 있을 수 있습니다. 이러한 네트워크는 동료를 사교하고 전도하고 동료가 서로를 돕는 데 참여하도록 하는 좋은 방법입니다. 그리고 그들은 귀중한 성공 사례를 공유 할 수 있습니다. 그들은 조언해주고 동기를 부여할 수 있습니다.
채택 사이트에서 더 많은 리소스를 봅니다.

대상 시나리오

organization 항목을 성공적으로 사용할 수 있도록 토픽을 사용하는 방법을 결정합니다. 다음은 지식 관리 및 topics organization 도움이 될 수 있는 몇 가지 시나리오입니다.

역할 온보딩 & 교육: 새 organization 용어, 주요 프로젝트 및 문화권을 이해하는 것은 온보딩의 중요한 단계입니다. 항목을 쉽게 검색할 수 있으면 신입 직원이 새로운 직무, 역할 또는 프로젝트에 빠르게 적응하는 데 도움이 됩니다.
전문 지식 찾기 및 정보 공유: topics 관리 및 공유되면 조직의 사용자가 일상 업무에 도움이 되는 정보와 전문가를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
확장된 의사 결정 및 출시 속도 개선 정보 및 전문가의 도움을 얻기가 쉬우면 의사 결정이 수월해지고 기한이 지난 프로젝트를 밀어낼 수 있습니다.

역할 온보딩에 대한 예제 시나리오

HR 관리자는 신입 직원이 회사와 소속팀에 빠르게 온보드하는 데 도움이 되는 정보를 제공해야 합니다. 빠르고 효율적으로 온보딩해야 하는 올바른 리소스, 문서 및 팀 구성원을 가리키려고 합니다. 새 직원이 여러 리포지토리를 검색하거나 이미 사용 중인 애플리케이션을 종료하지 않고도 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있는 솔루션을 찾고 있습니다.

예를 들면

직원(요르단)이 새로운 역할을 맡거나 새로 고용되어 막 역할로 시작하고 있습니다. 요르단은 가능한 한 빨리 참여하고 생산적으로 참여하기를 원한다. 그러나 요르단은 또한 출발지 찾기에 도움이 필요하다.
요르단 이전에 역할을 맡은 동료(김)는 신입 사원과 그 정보를 찾는 다른 사람을 도울 수 있는 토픽 페이지를 만들었습니다.
김씨는 중소기업이었으며 확인되지 않은 주제 페이지를 볼 수 있는 권한이 있었습니다. 확인되지 않은 항목 페이지는 AI가 검색하여 만든 항목에 대한 시작 지점이 되기에 좋으며, Kim은 이러한 페이지를 편집하여 전문가 리소스, 정의를 추가하고 다른 리소스를 고정할 수 있었습니다.
Jordan이 SharePoint의 새 게시물을 읽는 동안 주제 하이라이트가 표시되고 마우스로 가리키면 용어의 정의와 더 많은 질문으로 연락할 사람을 빠르게 얻을 수 있습니다. 전에 Jordan은 이 정보를 찾기 위해 주변을 뒤지거나 질문할 사람을 만나기 위해 동료에게 연락해야 했을 수도 있습니다.
topics 통해 이 정보를 노출하는 것은 강력할 수 있습니다. 이 정보는 이전에 사용할 수 있었지만 사일로로 검색하기 어려웠을 수 있습니다. 요르단이 사용하고 있는 애플리케이션에 도입하고 이러한 전문가를 찾도록 돕는 것도 참여와 공동체의 감각을 이끌어낼 수 있습니다. 새 역할을 대할 때 역량이 커졌다고 느끼게 될 수도 있습니다.

이 시나리오를 자동화하면 다음을 확인할 수 있습니다.

신입 직원은 맞는 프로젝트의 맞는 동료와 빠르게 연결할 수 있습니다.
신입 직원은 업무 흐름 내에서 최신 프로젝트 정보에 즉시 접근할 수 있습니다.
검색 시간이 크게 줄어듭니다.
온보딩 시간이 크게 줄어듭니다.

고객 콜 센터에 대한 예제 시나리오

고객 서비스에서 비정상적인 세금 질문에 대한 도움을 줄 파일 및 전문가를 신속하게 찾고 다른 사용자가 토픽에 쉽게 액세스할 수 있도록 답변을 신속하게 문서화할 수 있습니다.

예를 들어 지원 담당자는 고객을 지원할 수 있도록 기술 자료 문서, 문서 및 정책을 신속하게 찾아야 합니다. 여러 데이터 베이스, 리포지토리 또는 애플리케이션을 수동으로 검색하거나 통화를 디스패치하지 않고도 적절한 정보를 적시에 찾으려고 합니다. 또한 대화 흐름에서 기본 통화 프롬프트 및 액세스 정책, 규정 및 지침 내에 남아 질문에 신속하게 응답하고 사례를 업데이트할 수 있는 솔루션을 찾고 있습니다.

토픽을 사용하여 이 시나리오를 자동화하면 다음을 확인할 수 있습니다.

지원 통화 시간 감소
2단계 및 3단계 지원으로의 에스컬레이션 감소
특정 사례에 대한 콜백 수 감소
고객 만족도 증가

시나리오 우선 순위 지정

시나리오를 식별한 후 시나리오의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

시나리오의 우선 순위를 지정하는 한 가지 방법은 영향과 구현 편의성을 보여주는 시나리오를 표로 작성하는 것입니다. 영향력이 크고 구현하기 쉬운 시나리오를 찾고 이를 최우선 순위로 삼습니다. 영향력이 작고 구현하기 어려운 시나리오에 가장 낮은 우선 순위를 지정합니다. 영향력이 높고 구현하기 쉬운 시나리오로 빠른 성과를 실현하면 사용자가 기뻐하고 항목을 이용할 가능성이 높아집니다.

영향력이 높고 구현하기 쉬운 시나리오가 우선 순위가 높습니다.

처음에는 중점을 둘 몇 가지 주요 시나리오를 선택하고, 얼리어답터를 통해 피드백을 받고, 단계적으로 출시합니다. 이렇게 하면 시간이 지남에 따라 채택을 늘릴 수 있도록 반복하고, 개선하고, 피드백을 얻을 수 있습니다.

역할	책무	부서
이그제큐티브 스폰서	회사에 높은 수준의 비전과 가치 전달	경영진 대표
프로젝트 잠재 고객	전체 실행 및 배포 과정 감독	프로젝트 관리
지식 관리자	토픽 설정 및 구성	IT 부서
지식 매니저	topics 관리하고 분류를 감독합니다.	모든 부서
분류 관리자	분류 감독	모든 부서
주제 전문가 및 토픽 기여자	주제 및 설명 생성 또는 검토	모든 부서
챔피언	이의 처리 독려 및 관리	모든 부서(직원)
테넌트 관리자	테넌트 수준 설정 구성	IT 부서
파워 플랫폼 관리자	Dataverse 환경 구성	IT 부서
검색 관리자 또는 관리자	검색 설정 구성	IT 부서

성공 계획 만들기

이러한 지표를 사용하여 organization 항목의 성공을 측정합니다. 보세요:

토픽 사용:
- 항목 노출
- 항목 수량 - 큐레이팅된 항목 목록에서 확인된 항목 및 확인되지 않은 항목입니다.
- 게시된 항목 페이지 수입니다.
항목 카드의 최종 사용자 피드백.
직원 만족도 설문 조사를 수행합니다. 토픽은 직원들이 정보를 찾을 수 있는 능력을 향상시켜야 하므로 해당 환경에 대한 의견과 피드백을 수집할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.
검색 분석에 긍정적인 영향을 줍니다. topics 검색 환경에 표시되기 때문에 시간이 지남에 따라 검색에서 topics 더 쉽게 찾을 수 있기 때문에 중단된 검색 속도가 낮아질 수 있습니다.

챔피언 네트워크 빌드

organization 챔피언 네트워크를 빌드합니다. 챔피언은 다음을 수행할 수 있기 때문에 중요합니다.

팀 내에서 영향력의 원 만들기
토픽 관리 & 유지 관리 추진

지식 관리자 및 실무 전문가 등 다양한 역할의 챔피언을 모집할 수 있습니다.

많은 챔피언 네트워크는 Viva Engage 플랫폼으로 사용합니다. Viva Engage 사람들은 질문을 게시하고 답변을 얻고 성공 사례를 공유할 수 있습니다. 회사 전체의 사용자 네트워크에 의존하여 동료에게 조언을 제공하고 다른 팀이 자신의 시나리오에 대해 생각할 수 있도록 토픽을 사용하는 방법을 보여줄 수 있습니다.

일부 조직에서는 해커톤(공식 또는 비공식, 가상 또는 직접)을 사용하여 특정 프로젝트에서 작업할 사용자 그룹을 모으고 있습니다. 예를 들어 주제 전문가를 모아 함께 작업하여 일련의 토픽 페이지를 큐레이팅하도록 할 수 있습니다.

챔피언을 어떻게 인식할 수 있는지 생각해 보세요. 자신의 활동에 보답하고, 인정을 받고, 매력적인 커뮤니티를 생성하면 직원들이 투자에서 무언가를 되돌리면서 중요한 일에 기여하는 것처럼 느낄 수 있습니다.

이제 출시할 준비가 되었으므로 지속적인 참여를 장려하고 있는지 확인하려고 합니다.

챔피언에 대한 활성 Viva Engage 그룹을 유지 관리합니다.
성공 사례를 공유합니다.
주기적으로 참여 이벤트를 호스트하여 스토리를 공유하거나 새로운 기능을 소개합니다.
사람들을 위한 도전 과제를 설정하고 대회를 운영하세요.

다음 단계

토픽을 배포할 준비가 되면 사람들을 참여시켜야 합니다.

기능 집합 소개를 시작하고 시나리오에 대해 생각해 보도록 합니다.
관련자를 모으고 시나리오를 만듭니다.
커뮤니티를 유도하고 참여 방법을 생각하세요.
그런 다음 준비 단계를 완료합니다. 일부는 기술적 준비 상태일 수 있으며 일부 비즈니스 준비 상태일 수 있습니다.
마지막으로 공유하고 수준을 올립니다.
토 픽 커뮤니티에서 토론에 참여하고 최신 이벤트를 확인하세요.