Trinn 4 – Videresende en tidligere ansatts e-post til en annen ansatt eller konvertere til en delt postboks

I dette trinnet tilordner du den tidligere ansattes e-postadresse til en annen ansatt, eller konverterer brukerens postboks til en delt postboks.

Konvertere postboksen til en tidligere ansatt til en delt postboks

Når du konverterer en brukers postboks til en delt postboks, beholdes all eksisterende e-post og kalender. Først nå er det i en delt postboks der flere personer vil kunne få tilgang til den i stedet for én person. Du kan konvertere en delt postboks tilbake til en bruker (privat) postboks på et senere tidspunkt hvis du vil.

  • Oppretting av en delt postboks er den rimeligere måten å gå på, fordi du ikke trenger å betale for en lisens så lenge postboksen er mindre enn 50 GB. Hvis det er over 50 GB, må du tilordne en lisens til den.
  • Hvis du konverterer postboksen til en delt postboks, vil også de gamle e-postmeldingene være tilgjengelige. Dette kan ta opp mye plass.
  • Hvis du konfigurerer videresending av e-post, sendes bare nye e-postmeldinger som sendes til den tidligere ansatte, til den nåværende ansatte.

Følg disse trinnene for å konvertere brukerens postboks til en delt postboks.

Videresende en tidligere ansatts e-post til en annen ansatt

Viktig

Hvis du konfigurerer videresending av e-post eller en delt postboks, sletter du ikke kontoen til den tidligere ansatte. Kontoen må være der for å forankre videresendingen av e-post eller den delte postboksen.

  1. Gå til siden Brukere > Aktive brukere i administrasjonssenteret.
  2. Velg navnet på den ansatte du vil blokkere, og velg deretter E-post-fanen.
  3. Velg Behandle videresending av e-post under Videresending av e-post.
  4. Aktiver Videresend all e-post som sendes til denne postboksen. Skriv inn e-postadressen til den gjeldende ansatte som skal få e-postmeldingen, i boksen Videresendingsadresse .
  5. Velg Lagre.
  6. Husk at du ikke må slette den tidligere ansattes konto.

Avlyse Outlook møter

Pass på at du avlyser alle møter som den tidligere brukeren hadde i kalenderen. Dette gjør det mulig for personer å fjerne møter som ble opprettet av den tidligere brukeren.

Hvis personen hadde møter som bestilte utstyr eller rom, vil de ikke være tilgjengelige for å bli bestilt før disse møtene er avlyst. Les Slett en avtale eller et møte for trinnene.

Åpne og bruke en delt postboks i Outlook

Få tilgang til en annen persons postboks

Exchange administrasjonssenter i Exchange Online

Leder en annen persons e-post- og kalenderelementer