Del via

Forutsetninger og krav for Teams Shifts-koblingen for UKG Pro Workforce Management

  • Artikkel
  • Gjelder for:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Oversikt

Med Microsoft Teams Shifts-koblingen for UKG Pro Workforce Management kan du integrere Shifts-appen i Microsoft Teams med UKG Pro Workforce Management (UKG Pro WFM)-systemet. Dine frontlinjearbeidere kan sømløst vise og administrere sine tidsplaner i UKG Pro WFM innenfra Skift.

Du kan bruke veiviseren for Skifts-kobling i administrasjonssenteret for Microsoft 365 eller PowerShell til å opprette tilkoblings- og tilkoblingsforekomster. Når de er konfigurert, kan du administrere dem i administrasjonssenteret for Microsoft 365 eller ved hjelp av PowerShell.

Denne artikkelen viser krav, forutsetninger og konfigurasjonsoppgaver som du må fullføre før du bruker veiviseren eller PowerShell til å opprette en tilkobling. Den gir deg også en oversikt over hvordan du konfigurerer teamene i Teams basert på organisasjonsstrukturen i UKG Pro WFM.

Før du starter

Før du integrerer Skift med UKG Pro WFM, må organisasjonen ha følgende miljøkrav allerede konfigurert.

  • UKG Pro WFM-miljøet er konfigurert. Dette betyr at organisasjonen har fullført følgende:

    • Du har etablert hvordan «team» (grupperinger av brukere) er organisert for å samsvare med organisasjonsstrukturen og forretningsbehovene dine, og brukerne er gruppert etter plassering.

      Viktig

      Skift støtter for øyeblikket gruppering av brukere etter plassering i UKG Pro WFM. Andre brukergrupperingstyper støttes ikke.

    • Du har konfigurert relevante forespørsler, for eksempel forespørsler om skift og fri, i henhold til dine forretningsbehov.

      Viktig

      Skift støtter for øyeblikket følgende UKG Pro WFM-forespørselstyper:

      • Åpne forespørsler om skift. Delvise skiftvilkår støttes ikke.
      • Bytt forespørsler.
      • Forespørsler om å dekke skift. Delvise skiftvilkår støttes ikke.
      • Forespørsler om fri.
      • Undertype for endring av forespørsel om tilgjengelighetsmønstre.

  • Du bruker Microsoft Entra ID som identitetsleverandør.

Forutsetninger

Kontroller at du samler inn følgende informasjon og fullfører følgende konfigurasjonsoppgaver før du bruker veiviseren eller PowerShell til å opprette en tilkobling.

Regnskap

  • Du er global administrator for Microsoft 365.

  • Du kjenner brukernavnet og passordet for UKG Pro WFM-kontoen sammen med følgende nettadresser for tjenesten:

    Hvis du ikke har all denne informasjonen, kan du kontakte kundestøtte for UKG Pro WFM.

    Viktig

    UKG Pro WFM-kontoen du bruker, må ha en tilgangsprofil som gir full tilgang til alle API-baserte integreringer i UKG.

Aktiver enkel pålogging ved å konfigurere integrering mellom Microsoft Entra ID og UKG Pro Workforce Management

Hvis du vil ha en trinnvis opplæring, kan du se Opplæring: Microsoft Entra SSO-integrering med Kronos Workforce Dimensions. Hvis du trenger hjelp eller mer informasjon om hvordan du konfigurerer SSO, kan du kontakte kundestøtte for UKG Pro WFM.

Konfigurer organisasjonsbasert SSO-godkjenning i UKG Pro Workforce Management

Følg disse trinnene for å konfigurere SSO-godkjenning i forbund i UKG Pro WFM-miljøet.

Viktig

Kontroller at brukernavnet og e-posten i Microsoft Entra ID samsvarer med det som er i hver brukers profil i UKG Pro WFM.

Trinn 1: Endre brukerkontoer til kontoer i forbund

Hver Shifts-bruker som du vil koble til UKG Pro WFM, trenger en samlet konto i UKG Pro WFM.

  1. Logg deg på UKG Pro WFM ved hjelp av en administrator- eller superbrukerkonto som har tilgang til programoppsettet.
  2. Gå til Informasjon om vedlikeholdspersoner> på menyen til venstre.
  3. Åpne brukerens profil.
  4. Utvid informasjon under Ansatt-delen.
  5. Endre godkjenningstypen til samlet.
  6. Lagre endringene, og gjenta prosessen for alle Shifts-brukere som du vil koble til UKG Pro WFM.

Trinn 2: Tillat nettadresser for SSO-omadressering for skift

Konfigurer koblingens nettadresse for omadressering. Dette gjør at UKG Pro WFM kan omdirigere brukeren til Skift-appen i Teams som en del av SSO-flyten.

  1. Logg deg på UKG Pro WFM ved hjelp av en administrator- eller superbrukerkonto som har tilgang til programoppsettet.
  2. Gå tilAdministrasjonsprogramoppsett> på menyen til venstre.
  3. Deretter går du til Systemkonfigurasjon og velger Systeminnstillinger.
  4. Velg globale verdier.
  5. Skriv inn verdien «https://aka.ms/shifts/connector/ukgdimensions/auth"i feltet global.oAuth.authCode.redirection.uris).
  6. Skriv inn verdien «aka.ms» i feltet global.oAuthToken.redirection.domain.whiteList .
  7. Velg Lagre.

Opprett minst ett team i Teams

Opprett minst ett team i Teams, og legg til følgende personer og konto i det:

  • Frontline arbeidere som teammedlemmer.

  • Frontline-ledere som teameiere og/eller planlegger eiere. Hvis du vil finne ut mer om teameiere og planlegge eiere i Skift, kan du se Bruke roller til å definere ledere og arbeidere i Skift.

    Obs!

    Når du legger til personer i teamene dine, må du sørge for at du gjør følgende:

    • Legg til frontlinjearbeidere i hvert team de har lov til å jobbe på, basert på deres UKG Pro WFM-steder.
    • Legg til frontlinjeledere i hvert team der de har frontlinjearbeidere som direkte rapporter. Ellers vil ledere bare motta arbeidernes forespørsler i UKG Pro WFM og ikke i Skift.

  • En generell konto, det vi kaller Microsoft 365-systemkontoen, som teameier.

    Microsoft 365-systemkontoen er en generell konto som må legges til som teameier i alle teamene du vil tilordne. Opprett denne kontoen i administrasjonssenteret for Microsoft 365 , og tilordne den en Microsoft 365-lisens. Deretter legger du til kontoen som teameier. Shifts-koblingen bruker denne kontoen når du synkroniserer skiftendringer fra UKG Pro WFM. Vi anbefaler at du oppretter en konto spesielt for dette formålet og ikke bruker den personlige brukerkontoen.

Hvis du vil ha veiledning om hvordan du oppretter frontlinjeteam, kan du se Hvordan finne den beste frontlinjeteamløsningen for organisasjonen. Hvis du vil opprette mer enn ett team, kan du se Distribuer dynamiske grupper i frontlinjen i stor skala og distribuer statiske team i stor skala.

Kontroller at teamene du vil tilordne, ikke har noen eksisterende tidsplaner

Obs!

Dette trinnet gjelder bare hvis du kjører veiviseren for å opprette en tilkobling. Hvis du bruker PowerShell til å opprette en tilkobling, fjerner PowerShell-skriptet eksisterende tidsplaner fra team for deg.

Hvis et team har en eksisterende tidsplan som ble opprettet i Skift, følger du disse trinnene for å fjerne tidsplanenheter fra teamet før du tilordner en UKG Pro WFM-plassering (også kalt en WFM-forekomst) til den. Ellers ser du dupliserte skift.

Bruk PowerShell til å fjerne tidsplanenheter fra team.

  1. Installer PowerShell-modulene og konfigurer PowerShell-miljøet (hvis du ikke allerede har gjort det).

  2. Utfør denne kommandoen:

    Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord -TeamId <Teams team ID> -DateRangeStartDate <start time> -DateRangeEndDate <end time> -ClearSchedulingGroup:$false -EntityType <the scenario entities that you want to remove, the format is @(scenario1, scenario2, ...)> -DesignatedActorId <Teams team owner ID>

    Hvis du vil ha en liste over scenarioer for parameteren EntityType , kjører du Get-CsTeamsShiftsConnectionConnector. Tidsplandata fjernes for dato- og klokkeslettområdet du angir.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Remove-CsTeamsShiftsScheduleRecord.

Forstå hvordan organisasjonsstrukturen i UKG Pro Workforce Management påvirker konfigurasjonen av Teams og Skift

Som nevnt tidligere støtter Shifts gruppering av brukere etter plassering i UKG Pro WFM. I UKG Pro WFM representerer nodene på hver plassering hierarkiet i organisasjonskartet. En plasseringsbane når endepunktet når en jobbtype er konfigurert.

Brukere i UKG Pro WFM tilordnes og grupperes etter jobber som finnes innenfor en plassering. Dette betyr at ansatte som har samme plasseringsbane opp til noden før jobbtypen, regnes som en del av samme team, fra et Teams- og Skift-synspunkt. Jobbtypene i plasseringsbanen synkroniseres og representeres som tidsplangrupper i Skift.

Eksempel

Her er et eksempel for å hjelpe deg med å forstå hvordan UKG Pro WFM-strukturen påvirker måten du angir teamene dine på, tilordningshensyn og hvordan informasjonen synkroniseres til Skift.

Scenario

Contoso har hundrevis av butikker spredt over hele Storbritannia. Hver butikk ligger i et område i Storbritannia. For å forenkle dette eksemplet fokuserer vi på tre butikker i det sentrale London-området, som Contoso ønsker å begynne å rulle ut Teams og Skift for sine ansatte i frontlinjen.

Forutsetninger:

  • Hver butikk administreres av en annen overordnet.
  • Noen frontlinjearbeidere har lov til å ta skift fra andre butikker i det sentrale London-området. Med andre ord, i UKG Pro WFM, er disse frontlinjearbeiderne en del av et jobboverføringssett.

Obs!

Skift støtter ennå ikke arbeidernes forespørsler på tvers av ulike team. Dette betyr at arbeidere ikke kan tilby eller bytte skift med arbeidere som er på forskjellige steder (det vil si på forskjellige team i Teams). Arbeidere kan bare utføre disse handlingene i sitt eget team.

Plasseringsstruktur for UKG Pro Workforce Management

I dette scenarioet ser ukg Pro WFM-plasseringsstrukturen omtrent slik ut, der firmanoden representerer det øverste nivået i hierarkiet.

Et diagram som viser ukg pro WFM-plasseringsstrukturen for Eksempelscenarioet Contoso.

Slik er frontlinjeledere (FLM) og frontlinjearbeidere (FLW) satt opp i stedsstrukturen i UKG Pro WFM. Tabellen viser hver enkelt arbeiders primærjobb og hvem de rapporterer til.

UKG Pro WFM-plassering Brukere Primærjobb Rapporter til
Contoso/Retail/Central London/Soho FLW11, FLW2
FLW3, FLW4
FLW52, FLW6, FLW7
FLW8, FLW9, FLW10		 Skjønnhetsrådgiver
Salgsmedarbeider for lærvarer
Salgsmedarbeider
Personlig shopper		 FLM1
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden FLW11, FLW12
FLW13, FLW14		 Salgsmedarbeider for lærvarer
Salgsmedarbeider		 FLM2
Contoso/Retail/London/Chelsea sentrum FLW15
FLW16
FLW17		 Salgsmedarbeider
Personlig shopper
Skjønnhetsrådgiver		 FLM3

1FLW1 kan også jobbe som skjønnhetsrådgiver i London/Chelsea sentrum.
2FLW5 kan også jobbe som salgsmedarbeider i London sentrum/Covent Garden og London/Chelsea sentrum.

Hva betyr dette når jeg konfigurerer team i Teams?

I dette scenarioet organiserer IT-administratoren teamene i Teams på følgende måte.

  1. Opprett tre forskjellige team i Teams for hver butikk i London sentrum: Soho Store, Covent Garden Store, Chelsea Store.

  2. Legg til ansatte som tilhører den tilsvarende UKG Pro WFM-plasseringen til hvert team, inkludert ledere som de ansatte rapporterer til. Frontline-arbeidere legges til når teammedlemmer og frontlinjeledere legges til som teameiere og/eller planlegger eiere.

    Her er listen over team og personene som er lagt til i hvert team.

    Teamnavn Gruppemedlemmer Teameiere og/eller planlegger eiere
    Soho Store FLW1, FLW2, FLW3, FLW4, FLW5, FLW6, FLW7, FLW8, FLW9, FLW10 FLM1
    Covent Garden Store FLW5, FLW11, FLW12, FLW13, FLW14 FLM2
    Chelsea Store FLW1, FLW5, FLW15, FLW16, FLW17 FLM3

    Husk at FLW1 og FLW5 legges til i alle teamene for butikklokasjonene de har lov til å arbeide på. De andre frontlinjearbeiderne har ikke lov til å jobbe i andre butikker, og legges bare til teamet som representerer deres primære jobbplassering.

    Obs!

    Hvis du har avdelinger med forretningsplasseringer i UKG Pro WFM, oppretter du team for hver avdeling (i stedet for for hver butikk). Som nevnt tidligere i denne artikkelen, for å etablere tilordningen mellom plattformer, tar vi plasseringsbanen opp til noden og anser det som et team.

Hva betyr dette når jeg kjører veiviseren for Skift-kobling?

Når IT-administratoren konfigurerer en tilkoblingsforekomst i veiviseren, tilordner de hver butikkplassering til det aktuelle teamet, som vist i tabellen nedenfor.

Butikkplassering Teamnavn
Contoso/Retail/Central London/Soho Soho Store
Contoso/Retail/Central London/Covent Garden Covent Garden Store
Contoso/Retail/London/Chelsea sentrum Chelsea Store

Hvordan ser dette ut i Skift?

I Skift representerer tidsplangruppene for hvert team jobbene som er definert for butikkplasseringen.

I hver butikk, i Skift:

  • Frontline-ledere ser ansatte i sine respektive tidsplangrupper (det vil eksempelvis jobbtyper).
  • Frontline-arbeidere ser sin egen tidsplan og teamets tidsplan.
  • Frontline-arbeidere kan kommunisere med kolleger i sin egen butikk gjennom chat.
  • Frontline-arbeidere og -ledere kan be om fri, bytte skift, tilby skift og åpne skift hvis forespørslene er konfigurert i UKG Pro WFM og satt til å synkroniseres i innstillingene for tilkoblingsforekomst som du konfigurerer i veiviseren.
  • Frontlinjearbeidere og ledere kan nå andre ansatte i butikken som er på skift, hvis skiftbaserte merker er aktivert.

For ansatte som jobber i flere butikker, i Skift:

  • Frontline arbeidere og ledere kan bare gjøre forespørsler i en bestemt butikk. Skift støtter for øyeblikket ikke arbeidernes forespørsel mellom ulike butikker.
  • Frontline-arbeidere kan se tidsplanen og teamets tidsplan i enhver butikk de jobber i.