Alternativer for slutt på livssyklus for grupper, team og Viva Engage

Microsoft 365 Groups og Microsoft Teams arbeider med flere tilkoblede tjenester. Når en gruppe eller et team slettes, slettes også mesteparten av informasjonen i de tilkoblede tjenestene. Denne artikkelen beskriver alternativer for å beholde informasjon ved å flytte den ut av gruppen eller teamet før sletting.

En vanlig praksis for grupper eller team som ikke lenger kreves, er å flytte filene ut av gruppen og arkivere dem på en annen plassering, for eksempel et SharePoint-dokumentbibliotek. Denne praksisen er basert på en eldre arbeidsstil der informasjon lagres i filer og mapper, og kommunikasjon utføres via e-post.

Tabellen nedenfor beskriver tjenestene som er knyttet til grupper og team, og nøkkeltyper av innhold som finnes i hver av dem:

Tjeneste	Innholdstyper
Teams	Kanalsamtaler, filer i kanaler
Skjemaer	Undersøkelsesstruktur og resultater
OneNote	Bærbare
Outlook	E-post og kalender
Planner	Prosjektstatus og aktivitetsinformasjon
Power Automate	Arbeidsflyter
Power BI	Data, rapporter og instrumentbord
Prosjekt på nettet	Prosjektplaner
Veikart	Veikart
SharePoint	Filer, lister, Wiki-data for Teams-kanalen
Strømme	Videoer
Viva Engage	Samtaler

Når du sletter en gruppe eller et team, slettes de fleste av de tilknyttede ressursene også. Unntak omfatter:

• Videoer i Stream forblir og eies av personen som lastet opp/spilte dem inn
• Flyter i Power Automate forblir og eies av personen som opprettet dem.
• Prosjekt- og veikartdata i Project på nettet forblir i CDS og kan gjenopprettes separat.

Grupper og team forblir i en tilstand med myk sletting i 30 dager og kan gjenopprettes når som helst. Etter de 30 dagene fjernes de imidlertid fra Microsoft 365-miljøet etter de tilknyttede ressursene, for eksempel tjenester og innhold. Alt innhold som er beskyttet av en oppbevaringspolicy, forblir tilgjengelig gjennom eDiscovery-søk.

Vurderinger av slutten av livssyklusen for gruppetilkoblede tjenester

Det finnes tre viktige områder som team- og gruppeeiere og IT-administratorer må vurdere når de sletter en gruppe eller et team.

Innhold

Må innholdet beholdes etter at teamet ikke lenger er der? Er det tilstrekkelig å være avhengig av oppbevaringsfunksjoner i Microsoft 365, eller er noe av innholdet i apper og tjenester som ikke tilbyr oppbevaring? Må innholdet beholdes for postbehandling, arkivering eller fremtidig bruk og referanseformål?

Hvis du vil unngå potensielt tap av data, må disse spørsmålene stilles før noen team arkiveres eller slettes.

Tjenester

Må innholdet forbli i gjeldende arbeidsskjema? Må Power BI-rapporten for eksempel fortsatt være tilgjengelig? Må skjemaresultatene være tilgjengelige i sammendragsvisningen for visualobjektet? Er listene i SharePoint koblet til eller innebygd hvor som helst?

Disse spørsmålene må stilles før den underliggende gruppen slettes fordi eksport av innholdet kanskje ikke er tilstrekkelig.

Gjester

Når gjester inviteres til et team, opprettes det en gjestekonto i vertsorganisasjonens Microsoft Entra ID før de legges til i teamet. Når et team slettes, fjernes ikke gjester fra Microsoft Entra ID. Gjester får ikke tilgang til grupper, nettsteder, team eller innhold som ikke har blitt delt med dem, men de kan fortsatt potensielt bruke funksjoner i Microsoft Teams, for eksempel starte chatter, tale- og videosamtaler og bruke apper.

En team- eller gruppeeier kan invitere noen utenfor organisasjonen til å bli gjest i Microsoft Entra ID ved å legge dem til i et team. En teameier kan imidlertid ikke fjerne gjesten fra Microsoft Entra ID. Sletting av kontoer kan bare utføres av en global administrator eller brukeradministrator.

Det er viktig å utføre gjestevurderinger og forstå om gjester må fjernes fra Microsoft Entra ID ved sletting av team. Det kan være en gyldig sak for gjester å forbli i katalogen, for eksempel å være medlem av andre team eller bruke andre Microsoft 365- eller Azure-tjenester.

Teams

Teams-spesifikt innhold er hovedsakelig i form av samtaler.

Samtaler i kanaler kan ikke kopieres eller flyttes ved hjelp av opprinnelig Microsoft Teams-funksjonalitet. De kan imidlertid eksporteres ved hjelp av Graph-API-en.

I tillegg, hvis en oppbevaringspolicy brukes på Teams, beholdes samtalene og er tilgjengelige gjennom eDiscovery-søk. Ved hjelp av eDiscovery (Premium) kan du rekonstruere en Teams-chatsamtale.

Arkivere et team

Fordelen med å arkivere et team er at det gir full tilgang til teamet som det var. Brukere kan fortsatt bla gjennom kanalsamtaler og åpne filer selv om de ikke er aktive. I tillegg kan grupper ikke arkiveres hvis det er behov for å fortsette å arbeide på dem (for eksempel hvis et prosjekt er utvidet).

Når en gruppe arkiveres av en eier, er den satt til skrivebeskyttet for medlemmer både for innhold i gruppen og det tilknyttede SharePoint-området hvis det er valgt. Målet med denne handlingen er å sikre at samtaler i kanaler beholdes i eksisterende tilstand, sammen med SharePoint-basert innhold, for eksempel filer og wikier.

Det er ingen synlige endringer på SharePoint-området. Det kan imidlertid ikke gjøres endringer i noen filer eller lister fordi SharePoint-tillatelsene for Microsoft 365-gruppen er satt til besøkende på nettstedet. Dette inkluderer OneNote-notatblokken for gruppen, som er lagret i biblioteket for nettstedsaktiva på SharePoint-nettstedet.

Når et team arkiveres, er den underliggende Microsoft 365-gruppen fremdeles underlagt utløpspolicyen (hvis angitt), og eieren må derfor fortsette å fornye teamet.

Selv om gruppens kanalsamtaler og SharePoint-områdeinnhold er satt til skrivebeskyttet, brukes ikke det samme på andre tilknyttede tjenester:

• Planner-samlinger og -oppgaver kan fremdeles opprettes, endres og slettes.
• Skjemaer kan fortsatt motta innsendinger.
• Outlook-postboksen kan fortsatt motta e-postmeldinger.
• Power BI-instrumentbord, -rapporter og -data kan fremdeles endres.
• Prosjekter og veikart kan fremdeles redigeres i Project på nettet.
• Videoer kan fremdeles lastes opp, endres og slettes i Stream.
• Flyter i Power Automate kan fremdeles opprettes, endres, slettes og vil fortsette å kjøre. (De vil imidlertid mislykkes hvis det er nødvendig å legge inn en melding i en kanal i det arkiverte teamet.)

Skjemaer

Et skjema kan flyttes fra en individuell konto til en gruppe, men kan ikke flyttes eller kopieres fra én gruppe til en annen. Det finnes tre tilgjengelige alternativer for et skjema når et team slettes.

Dupliser skjemaet

Skjemaer kan deles som maler, slik at andre brukere kan kopiere dem til sin egen konto eller gruppe. Dette beholder ikke dataene fra resultatinnsendinger. bare skjemastruktur, for eksempel spørsmål og innstillinger.

Eksportere resultater til et regneark

Hvis dataene i skjemasvarene må beholdes, kan dette oppnås ved å eksportere resultatene til et Excel-regneark. Dette eksporterer bare spørsmålene og svarene deres som data – det inneholder ikke grafer som er opprettet av Forms.

Slette skjemaet

Selv om sletting av gruppen også fører til sletting av tilknyttede skjemaer, kan gruppemedlemmer slette dem direkte uten å være eier av gruppen. Dette er imidlertid et manuelt trinn som ikke gir noen ekstra fordel.

OneNote

OneNote-notatblokken som er inkludert i en gruppe, lagres i biblioteket nettstedsressurser på det tilknyttede SharePoint-området. Notatblokkfiler kan noen ganger spres på tvers av flere individuelle filer, men de kan ikke kopieres og åpnes uavhengig av hverandre. Innholdet i OneNote-notatblokken må i stedet flyttes eller eksporteres ved hjelp av skrivebordsklienten for OneNote.

Flytte sider og inndelinger til en annen notatblokk

Hvis du flytter sider eller inndelinger individuelt til en annen notatblokk, får eierne muligheten til å rydde opp i dataene og bare ta det som må beholdes.

Eksportere hele notatblokken som en pakke

Hvis hele notatblokken må beholdes med den eksisterende strukturen, kan den eksporteres som en OneNote-pakkefil og deretter importeres til en ny plassering. I stedet kan dette brukes som en metode for å beholde innholdet i én enkelt fil i stedet for den eksisterende multifilstrukturen.

Skriv ut til PDF

I scenarioer der noe av innholdet i notatblokken bare må beholdes for referanse eller som poster, kan individuelle sider skrives ut til PDF og lagres andre steder.

Postboks og kalender

Det er ikke uvanlig at den grupperelaterte postboksen brukes, selv om mange samtaler kan ha blitt gjennomført i teamkanaler. Postboksen lagrer bare e-postmeldinger som ble sendt direkte til den, og inkluderer ikke e-postmeldinger som ble sendt direkte til kanaler.

I noen tilfeller kan e-postmeldingene som er lagret i postboksen, være varsler om møter, Planner-oppgaveoppdateringer og andre app- eller systemgenererte meldinger. det er viktig at innholdet i postboksen gjennomgås for å avgjøre om innholdet skal beholdes eller slettes.

Hvis en oppbevaringspolicy brukes i Exchange, beholdes e-postmeldinger og kalenderelementer og er tilgjengelige via eDiscovery-søk.

Eksportere e-post og kalender

Gruppe- eller gruppemedlemmer kan eksportere innholdet i postboksen og kalenderen til en PST-fil (Outlook Data/ Personal Storage). Denne filen kan deretter lagres et annet sted, eller innholdet kan importeres til en annen postboks. Førstnevnte anbefales ikke fordi innholdet i PST-filen ikke er søkbart uten å åpne den i Outlook, og selve filen kan bli skadet over tid.

IT-utført innholdsoverføring

Administratorer kan bruke tredjepartsverktøy til å overføre e-post- og kalenderinnhold mellom postbokser uten brukermedvirkning. Én potensiell lagringsplassering kan være en delt postboks som er opprettet utelukkende for å fungere som et «arkiv» av innholdet i gruppens postboks.

Planner

Hver gruppe eller gruppe kan ha flere planer. Det er viktig under off-boarding prosessen for å sikre at oppbevaringskravene er adressert for hver plan. I likhet med de andre tjenestene finnes det flere fremgangsmåter for innhold utenfor tavlen i Planner.

Eksportere planen til et regneark

Hvis det bare kreves å beholde en kopi av planen for journalføring, er den enkleste fremgangsmåten å eksportere planen til et Excel-regneark. Dette er en enveishandling – det finnes ikke noe alternativ for å importere planer fra et regneark.

Viktig

Hvis du eksporterer en plan til Excel, tas det meste av informasjonen inn i planen, men den inneholder ikke kommentarer, koblinger eller filer.

Kopiere og flytte aktiviteter til en annen plan

Selv om kopiering eller flytting av aktiviteter til en annen plan virker som en løsning, kan individuelle oppgaver bare kopieres eller flyttes mellom planer i samme gruppe. Dette sikkerhetskopierer ikke dataene hvis gruppen som er knyttet til planen, slettes.

Kopiere hele planen

Det er også mulig å kopiere hele planen. Kopiering kan ikke gjøres til en eksisterende gruppe. Hvis du kopierer planen, opprettes en ny gruppe. I tillegg inkluderer ikke kopiering av hele planen kommentarer, oppgaver, koblinger, vedlegg eller datoer.

Power Automate

Flyter som er opprettet i Power Automate og som er knyttet til en gruppe eller et team, tilhører ikke gruppen. De eies av oppretteren og deles bare med andre brukere og grupper. De påvirkes derfor ikke hvis en gruppe eller et team slettes.

Endre eierskap for flyten

Hvis flyten må fortsette å fungere, kan alle eiere legge til andre brukere eller Microsoft 365-grupper som eiere.

Eksporter flyten

Hvis flyten ikke trenger å fortsette å fungere, men den må bevares for potensiell fremtidig bruk, kan den eksporteres som en fil og importeres på nytt senere.

Power BI

Power BI-data og arbeidsområder kan operere uavhengig av grupper og team, og i likhet med andre arbeidsbelastninger tilbys ulike måter å bli om bord på. Klassiske arbeidsområder i Power BI er knyttet til en Microsoft 365-gruppe, mens moderne arbeidsområder ikke er det – og kan bare dele innholdet med gruppen (ligner på en flyt).

Kopiere rapporter til et annet arbeidsområde

Hvis du trenger rapporten når gruppen eller teamet er slettet, kan den kopieres fra det eksisterende arbeidsområdet til et annet arbeidsområde i Power BI.

Eksportere data fra et instrumentbord eller en rapport

Hvis rapporten ikke lenger trenger å være aktiv, men dataene må beholdes, kan den eksporteres til Excel.

Project

Prosjekter og veikart som er opprettet i Project for nettet er knyttet til Microsoft 365-grupper og har tilnærminger til off-boarding som ligner på Power BI.

Tilordne prosjektet til en annen gruppe

Hvis prosjektet må bevares i funksjonstilstand utover gruppens eller gruppens levetid, kan det tilordnes til en annen Microsoft 365-gruppe. Dette kan gjøres ved hjelp av administrasjonssenteret for Dynamics 365.

Eksportere data fra prosjektet eller veikartet

Når du bruker administrasjonssenteret for Dynamics 365, er det mulig å eksportere brukerdata fra prosjektet til et regneark. Dataene kan også eksporteres til Project-filen (. MPP) og XML-filformater ved hjelp av PowerShell.

SharePoint

Alle filer i gruppekanaler lagres på SharePoint-området for den tilknyttede gruppen. I noen tilfeller kan innhold som ikke er dokumenter, finnes i SharePoint, for eksempel lister eller sider.

Filer lagres vanligvis på tre primære plasseringer i et SharePoint-område:

• Sider – bibliotek for områdesider
• Bilder som brukes på sider – bibliotek for nettstedsressurser
• Filer i kanaler – dokumentbibliotek
• Wiki-sider – Teams Wiki-databibliotek

Hvis området har ett eller flere sekundære nettsteder, må prosessen for viderekoding gjentas for hvert sekundære område. Hvis gruppen inneholder private eller delte kanaler, finnes det et eget SharePoint-område for hver kanal.

Det er viktig når du fjerner filer fra en gruppe eller et team for å vurdere at de kan deles med brukere som ikke er medlemmer av gruppen eller teamet. Du vil kanskje formidle den forestående endringen til dem.

Last ned filer

Filer som er lagret i SharePoint i ett av bibliotekene nevnt ovenfor, kan lastes ned til en lokal datamaskin.

Flytt filer

I tillegg kan filer flyttes til en annen plassering i SharePoint, for eksempel et bibliotek på et annet område.

Eksporter liste

Data som er lagret i SharePoint-lister, kan eksporteres til et Excel-regneark og importeres på nytt til en liste på et annet område.

Power Automate eller et tredjepartsverktøy kan også brukes til å overføre listen mellom områder for å beholde funksjoner, listevisninger, formatering og andre attributter.

«Eksporter» wiki-filer

Wiki-innhold i gruppekanaler lagres i en HTML-formatert fil i et dedikert bibliotek på det tilknyttede SharePoint-området. De kan ikke eksporteres og importeres til en annen kanal-wiki, men kan konverteres til en HTML-fil og åpnes som en nettside.

Microsoft Stream

I likhet med Power Automate eies ikke videoer i Stream som er knyttet til en gruppe eller et team, av gruppen, og de slettes ikke når gruppen slettes. Videoer i Stream eies av personen som lastet opp eller opprettet videoen, selv om de legger til brukere eller grupper som eiere. Møter som er tatt opp i en Teams-kanal, eies av personen som startet innspillingen.

Legge til andre eiere

Siden videoen beholdes i Stream når gruppen slettes, kan den opprinnelige eieren dele videoen med andre brukere og grupper, og til og med legge dem til som eiere.

Last ned videoen

I scenarioer der videoen ikke trenger å beholdes i Stream eller må lagres på en alternativ plassering, for eksempel et system for postbehandling, kan en eier laste den ned lokalt.

Viva Engage

I motsetning til samtaler i Microsoft Teams tilbyr Viva Engage både brukere og administratorer alternativer for å flytte eller eksportere samtaler.

Flytte samtaler til en annen gruppe eller et annet fellesskap

Samtaler kan flyttes til en annen Viva Engage gruppe av alle brukere, ikke bare eiere eller administratorer. Dette er mulig i både den klassiske Viva Engage og de nye Viva Engage grensesnittene.

Eksporter nettverksdata

Viva Engage nettverksadministratorer eksporterer nettverksdata. Hvis du gjør dette, eksporteres imidlertid alle samtaler for hele nettverket. Den resulterende eksporten viser gruppe-ID-en. Det er mulig å filtrere samtaler basert på denne ID-en.

Beslektede emner

Fjerne en tidligere ansatt og sikre data