Angi hvilke e-poster som spores automatisk
Med synkronisering på serversiden og Dynamics 365 App for Outlook kan du automatisk opprette e-postaktiviteter i kundeengasjementsapper, for eksempel Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, Field Service og Project Service Automation.
Synkroniseringsprosessen evaluerer som standard bare meldinger i innboksmappen i en postboks for automatisk sporing. E-post som er i en undermappe til innboksen, behandles bare hvis undermappen er konfigurert for sporing på mappenivå, selv om du flytter en melding tilbake til innboksmappen før neste synkronisering. Synkronisering på serversiden sporer mottatt dato for den siste sendingen via e-postprosesser. I løpet av den neste synkroniseringssyklusen evalueres bare e-postmeldinger som blir mottatt etter denne datoen og klokkeslettet. Du kan bruke ett av følgende alternativer til å behandle en e-postmelding som ikke var i innboksmappen:
- Spor e-posten manuelt ved hjelp av kategorisporing i Outlook eller Dynamics 365 App for Outlook.
- Oppdater Fra-dato for e-postmeldinger i postboksoppføringen til en tidligere dato e-posten ble mottatt. Du må legge til feltet i postboksoppføringsskjemaet siden det ikke er synlig som standard.
- Velg Test og aktiver postboks i postboksoppføringen i Dynamics 365.
Brukere kan velge et filter for å bestemme hvilke meldinger som skal spores som en e-postaktivitet:
Alle e-postmeldinger: Alle e-postmeldinger som mottas av brukeren, spores i Dynamics 365 som en e-postaktivitet.
E-postmeldinger som svar på e-post: Bare svar på sporede e-postmeldinger spore som e-postaktiviteter.
Dette alternativet er aktivert som standard. Systemet samsvareret svar med en sporet melding etter at e-posten er filtrert. En administrator kan aktivere eller deaktivere e-postkorrelasjon fra fanen E-post i Systeminnstillinger på organisasjonsnivå.
E-postmeldinger fra kundeemner, kontakter og forretningsforbindelser: Bare meldinger som løses til en kundeemne-, kontakt- eller forretningsforbindelsekonto i Dynamics 365, lagres som e-postaktiviteter.
E-postmeldinger fra oppføringer som er e-postaktivert: Meldinger fra en hvilken som helst oppføring som løses til en e-postadresse i Dynamics 365, inkludert egendefinerte tabeller, spores som e-postaktiviteter.
Ingen e-postmeldinger: Ingen meldinger som mottas av brukeren, spores automatisk som e-postaktiviteter.
Disse alternativene kan angis til automatisk å spore sendte elementer. De kan også angis til å fungere på køer og køpostbokser.
E-post som en bruker sporer manuelt i Outlook ved hjelp av Dynamics 365 App for Outlook, sporing på mappenivå eller Outlook-kategori, synkroniseres med Dynamics 365 uavhengig av filteralternativet brukeren har angitt for automatisk sporing.
Hvis administratorer vil deaktivere sporing av innkommende meldinger for bestemte brukere, kan vedkommende angi Innkommende e-post til Ingen i skjemaet Postboks .
Bruk diskusjoner til å spore e-epost
Synkronisering på serversiden bruker følgende informasjon i en e-postmelding til å avgjøre om den samsvarer med e-postmelding som spores i Dynamics 365:
MessageId: Identifiserer en e-postmelding unikt. Det er skjult i brukergrensesnittet til e-postappen.
InReplyTo: Inneholder MessageId som e-posten er svar på. Det er skjult i brukergrensesnittet til e-postappen.
Hvis en kunde svarer på en e-post og endrer emnelinjen, kan det hende at e-postappen fjerner InReplyTo-verdien fra svaret. Synkronisering på serversiden og Dynamics 365 kan ikke relatere svaret til en tidligere e-postmelding uten det. Skrivebordsversjonen av Microsoft Outlook hindrer at InReplyTo-verdien blir fjernet når en bruker svarer på en e-postmelding og endrer emnet.
ConversationIndex: Knytter en melding til en e-posttråd. Det er skjult i brukergrensesnittet til e-postappen.
Sporingstoken i emne Et Dynamics 365-konseptet som er stemplet direkte på emnelinjen.
Emneord og mottakere: Bruker smart samsvar, et Dynamics 365-konsept basert på konfigurasjon.
E-postkorrelasjonslogikken går gjennom følgende alternativer, i denne rekkefølgen:
InReplyTo-korrelasjon: Hvis InReplyTo-verdien samsvarer med MessageId for en e-post som allerede finnes i Dynamics 365, er den nye e-postmeldingen korrelert med den eksisterende. Dette er standarden, og vi anbefaler at du ikke endrer den. E-postkorrelasjonen er nøyaktig, det er ingen falske positiver.
Sporingstoken-korrelasjon: Hvis emnet inneholder et sporingstoken, og det samsvarer med sporingstokenet til en e-post som allerede finnes i Dynamics 365, korreleres den nye e-posten med den eksisterende. Dette alternativet er aktivert som standard. Sporingstokenenet er synlig for brukeren, og det kan endres, noe som kan føre til en falsk korrelasjon.
Diskusjonsindeks: Hvis ConversationIndex samsvarer med ConversationIndex for en e-post som allerede finnes i Dynamics 365, er den nye e-postmeldingen korrelert med den eksisterende.
Smart samsvar: Systemet søker i e-post som allerede finnes i Dynamics 365, for mottakerne og ordene på emnelinjen. Hvis det blir funnet én med lignende mottakere og tilstrekkelig samsvarende emneord, korrelerer det med de to meldingene. Vi anbefaler ikke dette alternativet, siden smart samsvar kan føre til falske positive resultater. Det er imidlertid tilgjengelig i tilfelle du trenger å korrelere e-postmeldinger som ikke tilhører samme samtaletråd.
Slik finner du ut om og hvorfor en e-post ble sporet automatisk
Innstillinger for hele organisasjonen og innstillinger for enkeltbrukere og køer avgjør hvilke e-postmeldinger som spores automatisk. Du kan bruke kolonner i e-posttabellen til å identifisere om og hvorfor en e-post ble sporet automatisk. Legg dem til i en Avansert søk-visning for e-postmeldinger for å hjelpe deg med å forstå hvorfor en e-post ble sporet, og om den var i samsvar med en tidligere sporet e-post.
| Column | Bekrivelse |
|---|---|
| Enheten som godtok | Brukeren eller køen som mottok e-posten, og som ble konfigurert til å spore den automatisk. Hvis for eksempel en kø med navnet Salg som er konfigurert til å spore alle e-postmeldinger, mottar en epost, vil salgskøen bli betraktet som enheten som godtok. |
| Postboks som mottar | Epostboksen som ble behandlet da synkronisering på serversiden merket at en e-postmelding inneholdt en bruker eller kø som ble konfigurert til automatisk å spore den. Hvis OrgDBOrgSetting kalt SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes er deaktivert (som er standardinnstillingen), kan verdien i denne kolonnen være forskjellig fra enheten som godtok. La oss for eksempel anta at Luisa Alves, som er konfigurert til automatisk å spore svar på eksisterende e-postmeldinger, mottar en melding. Salgskøen, som er konfigurert til å spore all e-post, mottar den samme meldingen. Synkronisering på serversiden kan behandle Luisas postboks først, og se at en annen mottaker, Salg, er konfigurert til automatisk å spore e-posten. I dette tilfellet er enhet som godtar, salgskøen, men den mottakende postboksen er Luisas. |
| ID for korrelert aktivitet | Angir om en e-postmelding ble knyttet til en tidligere sporet e-post. Hvis for eksempel en e-postmelding ble sendt fra Dynamics 365 og et svar ble sporet automatisk, refererer ID-en for korrelert aktivitet for svaret til den opprinnelige e-posten. |
| Korrelasjonsmetode | Korrelasjonsmetoden som ble brukt til å spore en e-post automatisk. Den er ikke tilgjengelig for Avansert søk eller andre visninger og skjemaer, men du kan bruke web-API-en til å vise den. Bruk dette URL-formatet: https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Hvis URL-adressen for Dynamics 365 for eksempel er https://contoso.crm.dynamics.com, og e-post-IDen er fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, kan du bruke denne URL-adressen til å vise korrelasjonsmetoden:https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethodDu finner ID-en for en e-post ved å åpne e-posten i webleseren. IDen er alt etter &id= i URL-adressen. I eksemplet var det &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.Verdien av Korrelasjonsmetode er et heltall som tilsvarer en bestemt korrelasjonsmetode. Se tabellen i korrelasjonsmetodedelen i EntityType for e-post. Verdien 3 angir for eksempel at e-posten ble korrelert ved hjelp av InReplyTo-metoden. |
| ID for overordnet aktivitet | Refererer til en tidligere sporet e-post hvis gjeldende e-post er korrelert med den. Kolonnen fylles imidlertid bare ut hvis e-posten korreleres ved hjelp av metoden InReplyTo eller ConversationIndex. Hvis e-posten ble korrelert ved hjelp av en annen metode, for eksempel sporingstoken, vil ID for overordnet aktivitet være tom. |
Identifisere automatiske svar
Automatisk genererte e-postsvar kan noen ganger utløses av automatiske funksjoner. For eksempel kan Automatiske svar (fraværende) i Microsoft Outlook konfigureres til å svare på e-postmeldinger når mottakeren er borte. For øyeblikket vurderer ikke synkronisering på serversiden aktivt om en innkommende e-post er et automatisk generert svar når det avgjøres om den skal spores automatisk.
Du kan bruke attributtet InternetMessageHeaders i tabellen E-post til å identifisere slike automatisk genererte svar. Attributtet InternetMessageHeaders fylles bare ut for innkommende e-postmeldinger hvis en e-post inneholder Auto-Submitted- eller Reply-To-hoder. Disse hodeverdiene registreres i JSON-format.
Du sjekker verdien til attributtet InternetMessageHeaders ved å analysere JSON-dataene for å få tilgang til bestemte overskriftsnavn og verdier. Du kan også kontrollere om kolonnen inneholder hodenavnet du er interessert i. Hvis for eksempel InternetMessageHeaders-kolonnen innholder Auto-Submitted, betyr det at e-posten ble generert automatisk.
Tabellen nedenfor inneholder mer informasjon om hodene i automatiske svar.
| Hode | Description | Eksempler |
|---|---|---|
| Sendt automatisk | Hvis dette hodet finnes, betyr det at e-posten er et automatisk svar. Ulike e-postleverandører kan bruke forskjellige verdier for dette hodet. Mer informasjon: RFC – Anbefalinger for automatiske svar på e-post. | Gmail - Auto-Submitted : auto-repliedOutlook - Auto-Submitted : auto-generated |
| Svar til | Hvis dette hodet finnes, betyr det at e-posten har et svar-til-oppsett. Verdien i dette hodet viser svar-til-e-postadressen. Formatet til verdien kan variere avhengig av postleverandører og andre konfigurasjoner. More information: RFC - Svar-til-felt. |
Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”
Reply-To : “<example@contoso.com>”
|
Automatisk utfylling av Angående-kolonnen
Angående-kolonnen, som finnes i hver e-postoppføring, kobler én oppføring til en annen. E-posten kan for eksempel være koblet til en salgsmulighet, ordre eller sak. Hvis du oppretter eller oppdaterer en e-postoppføring manuelt, kan du bruke Angående-kolonnen til å koble e-postmeldingen til en rad fra en tabell som er konfigurert til å tillate aktiviteter.
Hvis e-posten spores automatisk fordi den ble korrelert med en tidligere sporet e-postmelding, tilordnes Angående-kolonnen automatisk samme verdi som den tidligere sporede e-postmeldingen.
Slik bruker kundeengasjementsapper sporingstokener
Et sporingstoken er en alfanumerisk streng som genereres av kundeengasjementsapper og legges til på slutten av en emnelinje for e-post. Det samsvarer e-postaktiviteter med e-postmeldinger. Funksjonen for sporingstoken er aktivert som standard.
Struktur for sporingstoken
Som standard bruker kundeengasjementsapper tokenstruktur, som består av et prefiks på fire tegn og en sjusifret identifikator.
Tabellen nedenfor viser sporingstokendeler og -beskrivelser.
| Del | Bekrivelse |
|---|---|
| Prefiks | Kan konfigureres fra 1 til 20 tegn. Standardverdien er CRM. Prefikset kan være unikt for hver organisasjon eller hvert miljø. I en distribusjon av kundeengasjementsapper med flere leietakere anbefaler vi for eksempel at hver organisasjon konfigurerer og bruker et unikt prefiks. Hvis du endrer prefikset, beholdes de forrige prefiksverdiene fortsatt, og de brukes til å korrelere e-postmeldinger basert på forrige prefiks. |
| Tilkoblet/frakoblet-betegnelse | En eldre verdi som angir om brukeren var frakoblet eller tilkoblet under sending av e-posten. Dette tallet kan ikke konfigureres. |
| Sporingsnummer for distribusjonsbase | Kan konfigureres fra 0–2,147,483,647. Standardverdien er 0. Brukes som basisnummer for brukernummer. Hvis verdien for eksempel er 0 og tre sifre er konfigurert for brukernummer, vil den første brukeren ha identifikatoren 001. Hvis verdien er 500, blir den første brukeren 501. |
| Antall sifre for brukernumre | Kan konfigureres fra 1–10. Standardområdet er tre tre sifre. Denne verdien bestemmer hvor mange sifre som skal brukes når kundeengasjementsapper tilordner en numerisk identifikator for brukeren som genererte e-postaktiviteten. |
| Antall sifre for trinnvis meldingsteller | Kan konfigureres fra 1–9. Standardområdet er tre tre sifre. Denne verdien bestemmer hvor mange sifre som skal brukes når kundeengasjementsappen tilordner en numerisk identifikator for e-postaktiviteten, ikke den enkelte meldingen i aktiviteten. Obs: Hvis du bruker standardverdien til å generere et token med et tresifret tall, vil det øke tallet til 999, og deretter starte på nytt på 000. Du kan bruke et større tall for å redusere muligheten for å tilordne like token til aktive e-posttråder. |
Konfigurere eller aktivere/deaktivere sporingstoken
I Innstillinger>Administrasjon>Systeminnstillinger velger du fanen E-post.
I delen Konfigurer e-postkorrelasjon kan du deaktivere, aktivere eller endre standardstrukturen for sporingstoken.
Smart samsvar
Når synkronisering på serversiden behandler en innkommende e-post, trekker den ut emnet, avsenderadressen og mottakernes adresser og bruker dem til å prøve å koble e-postaktiviteten til eksisterende oppføringer. Denne korrelasjonsprosessen, også kalt smart samsvar, bruker følgende kriterier for å samsvare mottatt e-postmeldinger med e-postaktiviteter:
- Emnesamsvar:Prefikser som SV: eller Sv:, og små eller store bokstaver ignoreres. For eksempel anses emnene Sv: hei og Hei som samsvarende.
- Sender- og mottakersamsvar: Systemet beregner antall samsvarende avsender- og mottakere-postadresser.
Når samsvarsprosessen er fullført, velger systemet eieren og objektet for den innkommende e-postmeldingen.
Smart samsvar deaktiveres som standard. Du kan aktivere den og endre innstillinger for smart samsvar i kategorien E-post i Systeminnstillinger på organisasjonsnivå.
Slik fungerer smart samsvar
Smart samsvar er helt avhengig av eksistensen av likhet mellom e-post. Emnet, avsenderen og mottakerne, inkludert mottakere av BCC og KOPI, avgjør likheten.
Når en e-post sendes fra Dynamics 365 eller en sporet e-post ankommer, genereres to sett med hash-koder og lagres i databasen.
Emnenumre: I emnet for e-posten, som kan omfatte Dynamics 365-tokenet hvis det er aktivert i systeminnstillingene, fjernes støyord som "RE:" og "FW:", og deretter tokeniseres det. Ikke-tomme tokener – ord – hashes deretter for å generere emnenumre.
Mottakerregistrering: Avsenderen og mottakerlisten analyseres for unike e-postadresser. Hver unike e-postadresse generer et adressenummer.
Synkronisering på serversiden søker etter de samsvarende verdiene i det lagrede emnet og mottakernumrene for å finne en sammenheng mellom den innkommende e-posten og den utgående e-posten. To e-poster korreleres hvis de har samme antall emnenumre og minst to samsvarende mottakernumre.
Merk
Etter hvert som en organisasjon sender og mottar e-poster over en lang tidsperiode, kan korrelasjonsdata som er lagret i EmailHash-tabellen, øke betydelig. Når dette kombineres med mindre restriktive smarte samsvarsinnstillinger eller vanlige emne- eller mottakermønstre, kan dette føre til at smart samsvarsytelse reduseres. Hvis systemet registrerer høy systemutnyttelse under utføring av smarte samsvarende operasjoner, samsvarer systemet e-poster fra de siste 90 dagene.
Avanserte innstillinger for smart samsvar
HashFilterKeywords: Dette er et vanlig uttrykk som brukes til å kansellere støyen i emnelinjen. Alle samsvarende forekomster av det vanlige uttrykket i emnelinjen erstattes med tomme strenger før emnenumrene genereres.
Standardverdi: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+
Ignorer alle ord i begynnelsen av emnelinjen som slutter med et kolon (:). Eksempel:
Subject Ignorerte ord 1 Test -- 2 SV: Test SV: 3 VS: SV: Test VS: SV: Som standard ignoreres ikke "Fraværende:", fordi den første delen av ordet, "Fra", ikke etterfølges av et kolon (:). Hvis du vil ignorere dette uttrykket, endrer du det vanlige uttrykket slik:
^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:HashMaxCount: Maksimalt antall hash-koder som genereres for alle emner eller mottakerlister.
Standardverdi: 20
Hvis emnet etter støydeming inneholder mer enn 20 ord, hashes bare de første 20 ordene.
HashDeltaSubjectCount: Dette er den maksimale ulikheten som er tillatt mellom antall emnenumre for e-postmeldingene som skal korreleres.
Standardverdi: 0
HashMinAddressCount: Dette er minimum antall hash-treff som kreves på mottakerlisten for at e-postmeldingene skal korreleres.
Standardverdi: 2
Se også
Postboks til videresending kontra individuelle postbokser
Knytt en e-postadresse til en rad