Bruke e-postengasjement til å vise meldingssamhandling

E-postengasjement i Dynamics 365 Sales sporer kundenes samhandlinger med meldingene. Du kan finne ut om de valgte en kobling, åpnet et vedlegg eller sendte et svar. Du kan også få varsler som minner deg på å følge opp kundene.

Lisens- og rollekrav

Kravtype	Du må ha
Lisens	Dynamics 365 Sales Premium eller Dynamics 365 Sales Enterprise
Sikkerhetsroller	Enhver primær salgsrolle

Forutsetning

• Administratoren har aktivert e-postengasjement.
• Administratoren har aktivert assistenten. E-postengasjement bruker assistenten til å levere varsler og andre meldinger.

Slik hjelper e-postengasjement deg å bli en mer effektiv selger

Med e-postengasjement kan du gjøre følgende:

• Finn ut når en kunde åpnet meldingen din, valgte en kobling, åpnet et vedlegg eller sendte et svar. (Når kundens e-postklient skanner e-posten av sikkerhetshensyn, kan den gi en kunstig økning i antallet for åpning av e-post og koblingsvalg.)
• Få et varsel umiddelbart når en kunde åpner meldingen din for første gang.
• Planlegg det mest effektive leveringstidspunktet basert på mottakerens tidssone.
• Velg den mest effektive meldingsmalen basert på organisasjonens e-postsamhandlingslogg.
• Angi et varsel som en påminnelse om når du må følge opp en e-postmelding.
• Se gjennom hele samhandlingshistorikken for én melding, eller vis KPI-er for alle meldingene.

Noen funksjoner i e-postengasjement kan vises selv når funksjonen er deaktivert. Disse funksjonene vises fortsatt, men er tomme:

• Vedlegg-tabellen, som vises når du skriver en e-postmelding eller en e-postmal, inneholder alltid Fulgt-kolonnen.
• Tabellen Fulgt e-post inneholder alltid kolonnene Åpnes, Klokkeslettet sist åpnet, Vedleggsvisninger, Koblingsklikk og Svar.
• Tabellen E-postmal viser alltid kolonnene Svarhyppighet, Åpningshyppighet, Anbefalt og E-postantall.
• Alle bruksklare versjoner av forretningsforbindelses-, kontakt- og emneskjemaer inkluderer Følg e-post-feltet.

Vurderinger

Se gjennom følgende vurdering før du bruker e-postengasjement:

• En e-postmelding følges bare hvis mottakerlisten inneholder oppføringer for forretningsforbindelse, kontakt elle kundeemne i Til- eller Kopi-feltet. Hvis andre typer oppføringer legges til i Til- og Kopi-feltet, kan ikke e-posten følges. I slike tilfeller vises det en melding som sier at e-posten ikke kan følges fordi mottakerlisten ikke inneholder oppføringer for forretningsforbindelse, kundeemne eller kontakt.

Vise loggen for e-postengasjement

Statusen, samhandlingsstatistikken og KPI-ene for de fulgte e-postmeldingene er tilgjengelige i mange deler av Dynamics 365 Sales, der de samles og vises for hver oppføring der de er relevante.

E-postlogg i Aktiviteter-kolonnen

Etter at du har lagret eller sendt en melding, vises den i Aktiviteter-listen for Angående-oppføringen, som vanligvis er oppføringen du så på da du laget den. I noen tilfeller kan det være en relatert oppføring.

Fulgte meldinger viser gjeldende samhandlingsstatus på flisen i Aktiviteter-listen. Bruk knappene øverst til høyre på en e-postflis til å utvide innholdet og samhandlingsloggen direkte i listen, eller til å åpne hele meldingssiden.

KPI-er for e-post i e-postlisten

Du kan vise antallet åpninger, visninger av vedlegg, koblingsklikk og svar for fulgte meldinger i listen over e-postmeldinger som salgsorganisasjonen har sendt.

1. Gå til Salg>Aktiviteter.

2. Velg E-post>All fulgt e-post i listen øverst på siden.

Meldingsdetaljer

Du kan åpne en skrivebeskyttet visning av detaljene for en levert melding ved å velge emnet i listen Aktiviteter eller E-post. Detaljene du kan vise, omfatter meldingens samhandlingshistorikk og KPI-er.

KPI-ene øverst på tidslinjen viser totalt antall åpninger, vedleggsvisninger, klikk og svar som er registrert for meldingen. Tidslinjen viser et symbol for hver samhandlingshendelse med den nyeste øverst og noen få detaljer om hver hendelse.

Malresultater og -anbefalinger i mallisten

Du kan vise ytelsen til e-postmalene, inkludert svarhyppighet, åpningshyppighet, antall ganger de er brukt, og om de anbefales eller ikke.

Gå til Innstillinger>Bedrift>Maler, og velg deretter E-postmaler.

Forstå e-postsamhandlingslogg

Vanligvis når du sender en e-postmelding, vet du ikke om den ble åpnet eller lest med mindre mottakeren velger å skrive tilbake til deg. Det er fordi e-post ble opprettet for å simulere tradisjonell post, og ble ikke utviklet med tanke på svarsporing. Dynamics 365 Sales bruker spesielle teknikker til å omgå denne begrensningen og byr på funksjoner for meldingsfølging i e-postengasjement:

• Finn ut når meldingen ble åpnet: Når du sender en fulgt e-postmelding fra Dynamics 365 Sales, oppretter systemet automatisk en gjennomsiktig én-piksels-GIF med unikt navn og legger den til meldingen som et koblet bilde. Dette usynlige GIF-bildet, sammen med andre bilder du legger til i meldingen, lagres i Dynamics 365. De hentes når mottakeren åpner meldingen og velger å laste ned bildene for den. Når det bes om en unik GIF, registrerer Dynamics 365 Sales at den tilknyttede meldingen ble åpnet.

  Vi anbefaler at du alltid tar med bilder i meldingene, for eksempel en firmalogo eller iøynefallende illustrasjon, fordi dette motiverer mottakerne til å laste dem ned. Du vet ikke om de har åpnet meldingen hvis bildene ikke blir lastet inn.

• Finn ut når hver kobling ble klikket: Når du sender en fulgt e-postmelding fra Dynamics 365 Sales, erstatter systemet hver av hyperkoblingene automatisk med en unik omdirigeringskobling som peker til Dynamics 365. Hver omdirigeringskobling inkluderer en ID som entydig identifiserer både meldingen som inneholder den, og URL-adressen til det opprinnelige koblingsmålet. Når Dynamics 365 mottar koblingsforespørselen, logger den klikket og sender deretter klikket til den opprinnelige adressen slik at mottakeren får riktig informasjon med liten eller ingen forsinkelse.

• Finn ut når hvert vedlegg ble åpnet: Når du legger til et fulgt vedlegg i en melding, legges ikke filen ved direkte som med vanlig e-post. I stedet lagres den på OneDrive for Business-delen som brukes av Dynamics 365, og legges til i meldingen som en kobling. I likhet med fulgte koblinger, når en mottaker klikker for å laste ned vedlegget, noterer Dynamics 365 klikket og tidspunktet. Mottakerne kan til og med foretrekke å motta vedlegg som koblinger i stedet for filer, fordi det betyr at meldingene tar mye mindre plass i innboksen.

  Du kan blande fulgte og ikke-fulgte vedlegg i én e-postmelding. Dette kan være viktig hvis du sender sensitive filer som du ikke vil lagre på OneDrive for Business.

Handlinger som utføres på e-post, lagres i Microsoft Azure Storage. Azure Storage er unikt for hver enkelt organisasjon. Hvis en organisasjon gjenopprettes til en annen organisasjon, overføres ikke loggen for e-posthandlingene i den tidligere organisasjon til den gjenopprettede organisasjonen.

Viktig

Du bør behandle alle e-postsamhandlingsdata som omtrentlige verdier. Systemet kan bare registrere en e-poståpningshendelse hvis mottakeren også laster ned meldingens bilder, inkludert den usynlige GIF-en. Det faktiske antallet åpninger kan være større enn antallet som er registrert i Dynamics 365 Sales. Likeledes, hvis bilder bufres, som er vanlig for nettbaserte e-postklienter, blir påfølgende åpninger kanskje ikke rapportert til Sales.

Vurderinger for antall e-postmeldinger

E-postengasjement gir verdifull innsikt i e-postmeldingene dine, men det kan oppstå falske positive på grunn av søppelpostfiltre og andre mekanismer som organisasjonen har implementert. Det er derfor ikke sikkert at antallet e-postmeldinger er nøyaktig, og du bør bruke det til å se trendene i stedet for å måle nøyaktig hvorvidt et kundeemne har lest en bestemt melding. Her er enkelte vurderinger du må ha kjennskap til:

• Organisasjonen kan av sikkerhetshensyn konfigurere skanning av utgående e-post, og disse skanningene kan registreres åpning av e-post, særlig når det gjelder e-postmeldinger som inneholder hyperkoblinger eller vedlegg. Dette kan være en årsak til at flere e-postmeldinger ser ut til å åpnes samtidig, særlig når de sendes til ulike mottakere i ulike organisasjoner.
• Enkelte e-postleverandører skanner utgående meldinger som hovedsakelig er rettet mot nye postbokser, personer med en nylig økning i e-postaktiviteten og postbokser som er flagget for mistenkelig eller søppelpostlignende funksjonalitet. E-postleverandører foretar også tilfeldige skanninger midlertidig for en del av postboksene. Brukere kan vanligvis ikke konfigurere denne prosessen, som bidrar til å forhindre at utsendere av søppelpost bruker plattformen.
• En tredjepartsintegrering eller -utvidelse skanner de utgående meldingene for søppelpost eller intern rapportering. Hver gang en e-postmelding åpnes, selv av et skannings- eller sporingsverktøy, registreres den som en åpningshendelse.
• Søppelpostfiltrene til mottakerne kan skanne og åpne e-postmeldingene du sender, og blir kanskje tellet som åpning under sikkerhetsskanningen.

Se også

Aktiver e-postengasjement
Opprett og send en e-postmelding
Konfigurer innstillinger for personvern