Konfigurer digitale bilag

Administratorer kan bruke funksjonalitet for digitale bilag for å kreve at dokumenter legges ved spesifikke transaksjoner når de bokføres. Derfor tillater denne funksjonaliteten en kildedrevet tilnærming og gir et bedre revisjonsspor. Ulike typer bruk kan konfigureres for dette formålet, avhengig av dokumentene eller journaltypene.

Begrepet digitalt bilag viser til en digital eller elektronisk form for et tradisjonelt bilag i regnskap. Et bilag er et dokument som brukes til å støtte og godkjenne økonomiske transaksjoner. For regnskapsfører fungerer bilag vanligvis som bevis på en utgift eller en mottak av midler. Bilaget kan inneholde detaljer som datoen for transaksjonen, en beskrivelse, beløpet og eventuelle autorisasjonssignaturer.

Viktig!

Enkelte land og områder kan har juridiske krav for spesielle oppsett, noe som kan begrense deg fra å konfigurere noen alternativer. Hvis du møter disse begrensningene, kan du se etter en detaljert forklaring på dokumentasjonssiden for ditt land eller område.

Aktiver digitale bilag

Følg denne fremgangsmåten for å aktivere funksjonalitet for digitale bilag.

1. Velg ikonet , angi Oppsett av digitalt bilag og velg den relaterte koblingen.
2. Merk av for Aktivert.

Konfigurer digitale bilag

Du kan bruke forskjellige oppsett for dokumenter og kladder som beskrevet i tabellen nedenfor.

Posttype	Description
Salgsdokument	Angir bokføringer som er fullført fra salgsdokumenter.
Kjøpsdokument	Angir bokføringer som er fullført fra kjøpsdokumenter.
Kassakladd	Angir bokføringer som er fullført fra finanskladden for alle kontotyper bortsett fra typene relatert til kunder og leverandører. Hvis du velger en av disse kontotypene, endrer du kontroll over bokføringsprosessen. Hvis du velger Kunde som kontotype, sjekker Business Central oppsettet for salgskladder. Hvis du velger Leverandør som kontotype, sjekker Business Central oppsettet for kjøpskladder.
Salgskladd	Angir bokføringene som fullføres fra salgskladden og finanskladden der Kunde er valgt som kontotype.
Kjøpskladd	Angir bokføringene som fullføres fra kjøpskladden og finanskladden der Leverandør er valgt som kontotype.

Følg denne fremgangsmåten for å definere hvordan organisasjonen din bruker digitale bilag.

1. Velg ikonet , angi Oppføringsoppsett av digitalt bilag og velg den relaterte koblingen. Alternativt på siden Oppsett av digitalt bilag velger du Oppføringsoppsett.
2. I Oppføringstype-kolonnen velger du et alternativ.
3. I Kontrolltype-kolonnen velger du et håndhevelsesalternativ. Hvis du velger Ingen, kan du bokføre valgt type oppføring uten digitalt bilag. Hvis du velger Vedlegg, må oppføringen inneholde et vedlegg. Hvis du velger Vedlegg eller merknad, kan du inkludere et vedlegg eller en merknad for oppføringen.
4. Merk av for Generer automatisk for å generere det digitale bilaget automatisk. Hvis du for eksempel ikke vil legge til en salgsfaktura manuelt i transaksjonen, merker du av i denne avmerkingsboksen. Deretter må du bare bokføre dokumentet. Systemet oppretter automatisk dokumentet, basert på rapportoppsettet ditt og legger det ved transaksjonen.
5. Merk av for Hopp over hvis lagt til manuelt hvis du ikke vil legge til et automatisk generert digitalt bilag hvis brukeren allerede har lagt til et manuelt vedlegg.

Bruk kildespor for oppsett

For å bruke håndheving for kladder, men ikke for alle transaksjonstyper, kobler du til det spesifikke kildesporet for å identifisere oppføringstypen i finanskladden, salgskladden eller kjøpskladden.

Følg denne fremgangsmåten for å konfigurere spesifikke kildespor for digitale bilag.

1. På siden Oppføringsoppsett av digitalt bilag velger du Kildespor.
2. På siden Kildespor for bilagsoppføring velger du kildesporene du vil konfigurere.
3. Lukk siden.

Bruk funksjonaliteten

Åpne et kjøps- eller salgsdokument, og skriv inn informasjon i de obligatoriske feltene. Før du bokfører dokumentet, må du følge denne fremgangsmåten for å legge ved et digital bilag.

1. I faktaboksen Innkommende dokumentfiler velger du Legg ved fil.
2. Dra en fil direkte til siden Sett inn fil, eller bla til filen fra denne siden.

Dokumentet legges ved i faktaboksen Innkommende dokumentfiler. For hver linje kan du finne dokumentnavn og -type.

Hvis du ved et uhell legger ved feil bilag, følger du denne fremgangsmåten for å slette den før du bokfører dokumentet.

1. I faktaboksen Innkommende dokumentfiler fra dokumentlinjen velger du Innkommende dokument.
2. På siden Innkommende dokument velger du Slett.

Bemerkning

Hvis vedlegg av et digitalt bilag er konfigurert som obligatorisk, og du prøver å bokføre dokumenter eller kladder uten å legge ved et bilag, hindrer systemet deg i å bokføre. Du får følgende feilmelding: Ikke mulig å bokføre uten å legge ved det digitale bilaget.

Finn vedlagte bilag i transaksjoner

Du kan finne det vedlagte bilaget fra det bokførte dokumentet eller fra siden Finanskladder ved å se i faktaboksen Innkommende dokumentfiler.

Du kan ikke slette et vedlagt dokument etter bokføringen er fullført. Du kan imidlertid legge til flere vedlegg etter at bokføringen er fullført.

Bruk digitale bilag med gjentakelseskladder

Hvis du vil bruke håndhevede digitale bilag med gjentakelseskladder, følger du denne fremgangsmåten for å sikre at oppsettet fungerer som forventet.

1. Velg ikonet , angi Finanskladdemaler og velg den relaterte koblingen.
2. Hvis du vil fjerne koblingen mellom det inngående dokumentet og kladden når du bokfører kladden, merker du av for Opphev kobling til inngående dokumenter ved bokføring for malen. Hvis du ikke merker av i denne avmerkingsboksen, forblir digitale bilag koblet til kladdelinjer etter at du har bokført dem.

Relatert informasjon

Økonomistyring
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her