Konfigurere og arbeide med telefonsenterordresperringer

Denne artikkelen beskriver ordresperrefunksjonene som Dynamics 365 Commerce har for telefonsenterordrer.

Konfigurere telefonsenterordresperrer

For å bruke sperrefunksjonene for telefonsenterordrer må du først angi sperrekoder. Hvis du vil opprette et sett med brukerdefinerte sperrekoder basert på dine forretningskrav, kan du gå til Salg og markedsføring>Oppsett>Salgsordrer>Ordresperrekoder. Du kan eventuelt flagge en av sperrekodene som standard sperrekode ved å sette Standard for salgsordre-alternativet til Ja. Denne sperrekoden vil bli brukt hver gang en salgsordre er satt på vent. Hvis en salgsordre har reservert lager, og reservasjonene må fjernes automatisk hvis ordren er satt på vent av en bestemt årsak, kan du angi Fjern beholdningsreservasjoner-alternativet til Ja for årsakskodene.

Hvis du vil angi hvilken type merknad som skal registreres når brukere som plasserer en ordre på vent, angir valgfrie merknader, kan du gå til Kunder>Oppsett>Kundeparametere, og på Salgsoppsett-hurtigkategorien i Generelt-kategorien kan du angi Merknadstype-feltet. Bruk På vent-salgsordrestatus-feltet for å definere fargen som brukes til å utheve salgsordrer som er på vent når de vises på Kundeservice-siden.

Hvis du vil opprette et valgfritt sett med På vent-årsakskoder, kan du gå til Detaljhandel og handel>Kanaloppsett>Infokoder. Disse infokodene kan brukes som sekundær årsakskode for å definere hovedsperrekoden nærmere. Velg Ny for å opprette et årsakskodesett, og velg deretter Delkoder for å definere listen over tilleggsårsaker. Hvis du vil koble infokoder som du definerer til telefonsenterkanalen, kan du gå til Detaljhandel og handel>Kanaler>Telefonsentre>Alle telefonsentre. På Generelt-hurtigfanen angir du Sperrekode-feltet.

Sette ordrer på vent

Ordrer som telefonsenterbrukere oppretter i bakhandelsprogrammet, kan settes på vent manuelt eller automatisk i bestemte situasjoner.

Under ordreregistrering, men før bestillingen legges inn og bekreftes, ønsker telefonsenterbrukere kanskje å sette en ordre på vent manuelt for å hindre at den blir frigitt til lageret for videre behandling. Kunden som plasserer ordren er eksempelvis kanskje ikke klar til å forplikte seg til den, eller kritiske data som kreves for å behandle ordren, mangler kanskje.

På siden for ordreregistrering kan telefonsenterbrukeren sette en ordre på vent ved å bruke Ordresperrer-alternativet på Salgsordre-kategorien på ordreregistreringsmenyen. Brukeren kan også velge Sperre-menyelementet på Salgsordresammendrag-siden som vises når brukeren velger Fullført på en salgsordre via et telefonsenter.

I begge tilfeller vises siden Ordresperrer. Deretter kan brukeren velge Ny for å opprette en sperring for ordren. I Sperrekode-feltet bør brukeren velge koden som best beskriver årsaken til sperringen. I Årsakskode-feltet kan brukeren også velge en tilleggskode for å gi et ekstra nivå for beskrivelsen av sperringen.

I Merknader-hurtigkategorien i Sperremerknader-feltet kan brukeren angi ytterligere merknader i fritt format for å gi ytterligere kontekst eller informasjon om sperringen. Disse merknadene kan hjelpe andre brukere som gjennomgår eller arbeider med sperreorden senere.

Når sperreinformasjonen er angitt og lagret, kan brukeren lukke Ordresperrer-siden. Brukeren returneres deretter til siden for salgsordreregistrering. Hvis det ikke kreves flere handlinger på salgsordren, kan du lukke siden salgsordreregistrering.

Hvis Aktiver ordrefullføring-flagget er aktivert i telefonsenterkanal, må ikke betalingen brukes på en ordre som er satt på vent. Men for en salgsordre som ikke er satt på vent, kan ikke brukere forlate siden salgsordreregistrering før betalingen er brukt. Betalingen vil selvfølgelig være nødvendig før ordrensperren frigis.

I tillegg kan telefonsenterbrukere legge en manuell svindelsperre på ordrer som er mistenkelige av en eller annen grunn. Ordrer kan også plasseres på vent automatisk når de oppfyller aktive vilkår og regler for svindel. Hvis du vil ha mer informasjon om denne typen ordresperre, se Konfigurere svindelvarsler.

Vise og behandle ordrer på vent

Vise venteinformasjon for én enkelt salgsordre

På Kundestøtte-siden kan brukere visuelt identifisere ordrer som er på vent, fordi ordrelinjene er merket med en bestemt farge. Denne fargen er definert av På vent-salgsordrestatus-feltet på Kundeparametere-siden.

Notat

Hvis linjen er valgt på siden, kan ikke uthevingsfargen vises.

Brukere kan også vise detaljert statusinformasjon for en salgsordre for å finne ut om ordren er på vent. Detaljert statusinformasjon kan nås fra siden Alle salgsordrer eller Kundeservice. Hvis en ordre er på vent, er Behandler ikke-flagget angitt for den, og Detaljert status-feltet viser statusen På vent eller Svindelsperre, avhengig av scenariet.

Hvis du vil vise detaljene for en enkelt ordresperre, kan brukere åpne en detaljert visning av Ordresperre-siden fra Kundestøtte-siden ved hjelp av Alternativer-menyen for den valgte ordren. Brukere kan også få tilgang til denne visningen fra Alle salgsordre-siden ved å velge Ordresperrer-menyelementet på Salgsordre-kategorien.

Vise alle ordrer på vent

Hvis du vil vise alle ordrer som har blitt satt på manuell eller automatisk vent, kan du gå til Detaljhandel og handel>Kunder>Ordresperrer.

Ordresperrer-arbeidsområdet viser en listevisning over alle ordrer som er på vent på grunn av manuelle eller svindelrelaterte sperrehandlinger. Ved hjelp av standard filtrerings- og sorteringsalternativer på siden kan brukere opprette visninger som gjør at de kan jobbe med eller administrere bestemte sperrekoder som de er ansvarlige for å gå gjennom. Ordresperrer-arbeidsområdet angir også antall dager en ordren har vært på vent. Denne informasjonen kan hjelpe brukere med å prioritere køen.

Brukere kan klikke Ordresperre på menyen for å få en mer detaljert visning over ordrene som er satt på vent. Denne visningen gir informasjon om kunden, alle merknader som er brukt på ordren, kunden eller sperrehandlingen. Visningen inneholder også informasjon om årsaken til en automatisk sperre, hvis bestillingen ble satt på vent fordi den samsvarer med en regel for svindel.

Både fra listevisningen og den detaljerte visningen av Ordresperrer-siden kan brukere vise eller redigere bestillingsrelatert tilleggsinformasjon, for eksempel betalinger, totaler og notater.

Alternativene i Sperre - utsjekking-kategorien kan være nyttig hvis flere brukere i firmaet arbeider i sperrekøen samtidig. Ved å velge Sjekk ut-alternativet kan brukere angi at de arbeider for å gå gjennom og undersøke ordresperren. På denne måten kan ikke andre brukere kaste bort tid ved å prøve å gjøre den samme jobben. Fra detaljert visning av Ordresperrer-siden kan brukere vise informasjon om datoen og klokkeslettet for utsjekkingen og brukeren som sjekket ut sperreposten.

Når en sperrepost er sjekket ut, kan bare brukeren som sjekket den ut, fjerne utsjekkingen. Denne begrensningen skal hindre at brukere tar poster som andre brukere allerede arbeider på. For å frigi en ordre tilbake til køen slik at andre brukere kan arbeide med den, må brukeren som sjekket ut posten, velge Fjern utsjekking alternativet.

Notat

Sperren er ikke frigitt når utsjekkingen er fjernet.

I noen tilfeller, for eksempel når en bruker er syk eller har sluttet i firmaet, kan det hende at poster som er sjekket ut til denne brukeren, må tilordnes til en annen bruker på nytt. En leder kan tilordne poster på nytt ved hjelp av Overstyr utsjekking-alternativet.

Frigi ordrer på vent

I både liste- og detaljert visning av Ordresperrer-siden inneholder Fjern sperre-kategorien alternativene som brukes til å frigi en ordresperre. Bruk Fjern sperrer-alternativet til å frigi en bestilling fra den valgte sperrekoden.

Telefonsenterordrer krever betaling. Derfor kan en sperre ikke fullstendig fjernes hvis betalingen ikke er brukt på ordren. På Telefonsenterparametere-siden, i Sperrer-kategorien, må du kontrollere at Send når fjernet-parameteren er aktivert. Denne innstillingen garanterer at en fjernet sperreordre gjennomgår riktig ordreoverføringlogikk for å validere og godkjenne betalinger. Hvis betalinger mangler, får brukeren en feilmelding, og sperrekoden fjernes ikke.

Hvis Send når fjernet-parameteren ikke er angitt, må brukere velge Fjern og send-alternativet på Fjern sperre-menyen for å garantere at ordren går gjennom alle nødvendige betalingsvalideringer. Hvis bestillingen mislykkes når Aktiver ordrefullføring-flagget er aktivert i telefonsenterkanalen, frigis ordren fra sperrestatusen, men Ikke behandle-flagget beholdes. Ordren er derfor ikke frigitt til lageret før riktige betalinger er brukt og godkjent.

Hvis brukerne vil fjerne en sperring, men gjør flere endringer i bestillingen før den frigis for videre behandling, kan de velge Fjern og endre-alternativet. Dette alternativet fjerner sperrekoden og åpner salgsordredetaljer, slik at brukere kan gjøre flere endringer i ordren. Brukere kan også bruke betaling og sende salgsordren til betalingensvalideringlogikken når Aktiver ordrefullføring-flagget er aktivert i telefonsenterkanalen.

Rapporteringsalternativer

Gå til Detaljhandel og handel>Forespørsler og rapporter>Telefonsenterrapporter>Rapport for ordresperre for å kjøre en rapport om ordresperrer etter datointervall, sperrekode eller andre relaterte kriterier.