Oversikt over nummerserier
Nummerserier brukes for å generere lesbare, unike ID-er for hoveddataposter og transaksjonsposter som krever ID-er. En hoveddatapost eller transaksjonspost som krever en ID kalles en referanse.
Du må konfigurere en nummerserie og tilknytte den referansen før du kan opprette nye poster for en referanse. Vi anbefaler at du bruker sidene i Organisasjonsstyring til å konfigurere nummerserier. Hvis modulspesifikke innstillinger kreves, kan du bruke parametersiden i en modul til å angi nummerserier for referansene i denne modulen. I Kundereskontro og Leverandører kan du for eksempel definere nummerseriegrupper for å tildele spesifikke nummerserier til bestemte kunder eller leverandører.
Når du har definert en nummerserie, må du angi et område, som angir hvilken organisasjon som bruker nummerserien. Omfanget kan være Delt, Firma, Juridisk enhet eller Driftsenhet. Omfang for juridisk enhet og firma kan kombineres med regnskapskalenderperiode for å opprette enda mer spesifikke nummerserier.
Nummerserieformater består av segmenter. Nummerserier med et annet omfang enn Delt, kan inneholde segmenter som samsvarer med omfanget. En nummerserie med omfanget Juridisk enhet kan for eksempel inneholdet et segment for en juridisk enhet. Hvis du tar med et omfangssegment i nummerserieformatet, kan du identifisere omfanget til en bestemt post ved å se på nummeret.
I tillegg til segmenter som tilsvarer omfang, kan nummerserieformater inneholde Konstant og Alfanumeriske segmenter. Et Konstant-segment inneholder et sett med bokstaver, tall eller symboler som ikke endres. Et Alfanumerisk segment inneholder et sett med bokstaver eller tall som øker hver gang et tall brukes. Bruk et nummertegn (#) for å angi økende tall og et ampersandtegn (&) for å angi økende bokstaver. Formatet #####_2017 oppretter for eksempel serien 00001_2017, 00002_2017 og så videre.
Eksempler på nummerserier
Eksemplene nedenfor viser hvordan du bruker segmenter til å opprette nummerserieformater. Eksemplene viser særlig virkningen av bruken av omfangssegmenter.
Reiseregningsnumre
I eksemplet nedenfor konfigureres reiseregningsnumre for den juridiske enheten som heter CS.
- Område: Reise og utgifter
- Referanse: Reiseregningsnummer
- Omfang: Juridisk enhet
- Juridisk enhet: CS
| Segmenter | Segmenttype | Verdi |
|---|---|---|
| Segment 1 | Juridisk enhet | CS |
| Segment 2 | Konstant | -UTGIFT- |
| Segment 3 | Alfanumerisk | #### |
Eksempel på formatert nummer: CS-EXPENSE-0039
Du kan definere et lignende nummerserieformatet for andre juridiske enheter. For en juridisk enhet som heter RW, hvis du bare endrer verdien i segmentet for juridisk enhet, er det formaterte nummeret for eksempel RW-UTGIFT-0039. Du kan også endre hele nummerserieformatet for andre juridiske enheter. Du kan for eksempel utelate omfangssegmentet for den juridiske enheten for å opprette et formatert nummer , for eksempel Exp-0001.
Salgsordrenumre
I eksemplet nedenfor konfigureres salgsordrenumre for firma-IDen CEU.
- Område: Salg
- Referanse: Salgsordre
- Omfang: Firma
- Firma: CEU
| Segmenter | Segmenttype | Verdi |
|---|---|---|
| Segment 1 | Konstant | SO- |
| Segment 2 | Alfanumerisk | #### |
Eksempel på formatert nummer: SO-0029
Selv det ikke er oppført omfangssegment i formatet, starter nummereringen på nytt for hver firma-ID. Hvis du bruker det samme formatet for alle firma-ID-er, brukes de samme numrene i hvert firma. Salgsordrenummeret SO-0029 brukes for eksempel i hvert firma. Du kan også endre hele nummerserieformatet for andre firma-ID-er.
Innkjøpsrekvisisjonsnumre
I eksemplet nedenfor gjelder innkjøpsrekvisisjonsnumre for hele organisasjonen.
- Område: Kjøp
- Referanse: Innkjøpsrekvisisjon
- Omfang: Delt
| Segmenter | Segmenttype | Verdi |
|---|---|---|
| Segment 1 | Konstant | Req |
| Segment 2 | Alfanumerisk | #### |
Eksempel på formatert nummer: Req0052
Siden omfanget er Delt, brukes nummerserieformatet på tvers av organisasjonen. Du kan ikke definere forskjellige nummerserieformater for forskjellige deler av organisasjonen.
Ytelseshensyn for nummerserier
Vurder følgende informasjon om hvordan konfigurasjonen av nummerserier som kan påvirke systemytelsen, før du definerer nummerserier.
Sammenhengende og ikke-sammenhengende nummerserier
Nummerserier kan være sammenhengende og ikke-sammenhengende. En ubrutt nummerserie hopper over ikke noen tall, men tallene kan ikke brukes sekvensielt. Tall fra en ikke-sammenhengende nummerserie brukes sekvensielt, men nummerserien kan hoppe over tall.
Ubrutt nummerserie
- Hopper ikke over tall
- Tall kan ikke brukes sekvensielt
- Eks: Hvis en bruker avbryter en transaksjon, blir et nummer generert, men resirkulert (gjenbrukt) senere
Ikke-sammenhengende nummerserie
- Kan hoppe over tall
- Tall kan brukes sekvensielt (basert på hurtigbufring)
- Eks: Hvis en bruker avbryter en transaksjon, blir et nummer generert, men ikke brukt
Notat
Funksjonen Aktiver ytelsesforbedringer for kontinuerlig nummerserie gir beredskap for selskaper med ubrutt nummerserie, som var utfordrende i økonomi- og driftsapper. Funksjonen er i offentlig forhåndsversjon i 10.0.34-versjonen, og er allment tilgjengelig i 10.0.36-versjonen.
Denne funksjonen forbedrer ytelsen med sammenhengende nummerserier ved å forhåndstildele et nummer i sekvensen for hver forespørsel. Som standard blir fem numre i en serie tildelt, men dette kan justeres etter behov. Hvis det oppstår en uventet oppsigelse av et hvilket som helst antall, er det gjort forbedringer i oppryddingsjobben som kjøres.
For sammenhengende/ikke-sammenhengende nummerserier, kan du aktivere Forhåndstilordning på hurtigfanen Ytelse på siden Nummerserier-siden. Når du angir et antall numre som skal forhåndstilordnes, velger systemet disse numrene, og lagrer dem i minnet i tilfelle ikke-sammenhengende nummerserier og i databasen for sammenhengende nummerserier.
Hvis du bruker en ikke-sammenhengende nummerserie, kan du aktivere Forhåndstilordning på hurtigfanen Ytelse på siden Nummerserier. Når du angir et antall numre som skal forhåndstilordnes, velges disse numrene i systemet, og de lagres i minnet. Nye numre forespørres fra databasen etter at forhåndstilordnete antallet er brukt.
Hvis det ikke er et forskriftsmessige/juridisk samsvarskrav at du bruker sammenhengende nummerserier, anbefaler vi at du bruker ikke-sammenhengende nummerserier.
Automatisk opprydding av nummerserier
Hvis det oppstår et programfeil, krasj eller en annen uventet feil, prøver systemet å resirkulere numre automatisk for sammenhengende nummerserier. Du kan kjøre oppryddingsprosessen manuelt eller automatisk for å gjenopprette de tapte numrene.
Vurder serverbruken nøye når du planlegger oppryddingsprosessen. Vi anbefaler at du foretar oppryddingen som en satsvis jobb i perioder med liten aktivitet.