Treveis kontrollpolicyer
Denne artikkelen inneholder eksempler på treveis samsvar.
Eksempel: Treveis kontrollpolicyer for varer
Sammendrag: Ken er kontrollør ved firmaets hovedkontor for en juridisk enhet kalt Fabrikam. Ken bestemmer seg for at alle leverandørfakturaer som er basert på bestillinger, skal sammenlignes med bestillingslinjer (toveis kontroll). Ved kjøp av varer som brukes som anleggsmidler, bør fakturaer samsvares med både bestillingslinjene og produktkvitteringslinjene (treveis samsvar).
Fabrikam opererer med flere juridiske enheter og ansatte i alle deler av verden. Når antall transaksjoner øker, øker også avvik mellom kvitteringer og fakturaer. Dette fører til at anleggsmidler avskrives. Fakturaer fra leverandører betales, men prosessen omfatter ikke identifisering av avvik når færre varer mottas enn det som ble bestilt, eller når varer ikke mottas i det hele tatt. Utgiftene øker fordi ansatte fortsatt trenger verktøy og annet materiale for å gjøre jobben sin. Ken ønsker å være sikker på at leverandørene sender produktene som er bestilt, og at varene mottas av ansatte i Fabrikam. Ken krever derfor toveis og treveis samsvar for alle juridiske enheter i organisasjonen. Fakturakontroll sørger for at problemer med varer som har forsvunnet eller ikke er mottatt, kan spores og løses.
Policyene for fakturakontroll i dette eksemplet bidrar til å oppfylle disse målene:
- Ken er kontrolleren til Fabrikam-organisasjonen. Ken kan hjelpe personer i organisasjonen med å identifisere og løse problemer med bestilling, mottak og betaling av varer (varer og tjenester) fra leverandører.
- Phyllis og April er ledere i leverandøravdelingen for Fabrikam i USA. De kan håndheve firmaets policy og sørge for at fakturaer bare betales etter at fakturaene er sammenlignet med bestillingen og mottaket av varer og tjenester, der det er aktuelt.
- Tony er produksjonssjefen for Fabrikam i USA Tony og andre ansatte i produksjonen kan sørge for at varene mottas slik de ble bestilt fra leverandørene, og blir inkludert slik at ansatte har det de trenger for å utføre jobben sin.
Forutsetninger
Ken angir Treveis samsvar for Kontrollpolicy på nivået for juridisk enhet.
Ken setter veksleknappen Status for automatisk oppdatering av hodekontroll på nivået for juridisk enhet til Ja.
Ken setter feltet Tilpass samlet pris for den juridiske enheten til Prosent og angir 15 % som Toleranseprosent.
Ken setter kontrollpolicyen på varenivå for vare 1500 – CNC Milicron maskin til Treveis samsvar. Denne varen en anleggsmiddelvare som skal brukes til produksjon i Fabrikam. Fakturaer for denne varen sammenlignes med bestillingslinjer for priser og med produktkvitteringer for antall.
Tony angir en innkjøpsrekvisisjon for fem CNC Milicron maskiner. Alicia, en kontormedarbeider hos Fabrikam, utsteder en bestilling til en juridisk enhet kalt Contoso for levering av varene.
Varenummer Antall Enhetspris Nettobeløp Tilleggskode Gebyrverdi 1500 – CNC Milicron maskin 5 8 000,00 40 000,00 Forsendelse og behandling 3 000,00 Magnus, en regnskapsmedarbeider hos Contoso, ser gjennom forsendelser for uken. Arnie velger forsendelsestransaksjoner for å fakturere Fabrikam for levering av CNC Milicron-maskinene. Magnus inkluderer et tillegg for forsendelse og håndtering. Fabrikam anser tillegget for å være en del av objekt-kostnaden.
Scenario
- Sammy, en arbeider i mottaksavdelingen i Fabrikam, mottar det totale antallet maskiner som sendes fra Contoso. Sammy angir et antall på 5 på en produktkvittering. Fordi bestillingen er fullstendig mottatt, endres statusen for bestillingen til Mottatt.
- April, en leverandørkoordinator hos Fabrikam, legger inn og bekrefter fakturaen som er sendt av Contoso, og bekrefter følgende informasjon:
- For varer som krever treveis samsvar, samsvarer antallet på fakturalinjen med mottatt antall. Det mottatte antallet vises på produktkvitteringen som samsvarer med fakturaen.
- For varer som krever toveis eller treveis samsvar, er prisene på fakturalinjen innenfor toleransene som er definert i Microsoft Dynamics 365 Finance. Dette inkluderer følgende typer prissamsvar:
- Nettoenhetspriskontroll – Nettoenhetsprisen på fakturalinjen samsvarer med nettoenhetsprisen på bestillingslinjen, innenfor toleranseprosenten. I dette eksemplet er toleransen for nettoenhetsprisen +8 %.
- Pristotalkontroll – Nettobeløpet på fakturalinjen samsvarer med nettobeløpet på bestillingslinjen, innenfor toleranseprosenten, beløpet eller prosenten og beløpet. I dette eksemplet er toleransen for pristotalkontroll +15 %.
Papirfakturaen fra Contoso inneholder følgende informasjon.
| Vare | Antall | Enhetspris | Nettobeløp |
|---|---|---|---|
| 1500 – CNC Milicron maskin | 5 | 8 100.00 | 40,500.00 |
| Forsendelse og behandling | 4,000.00 | ||
| Mva | 0.00 | ||
| Total | 44,500.00 |
Fakturalinjen inneholder informasjonen nedenfor.
| Varenummer | Antall | Enhetspris | Nettobeløp for linje | Kontrollpolicy | Samsvar i antall i produktkvittering | Prissamsvar | Pristotalsamsvar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1500 – CNC Milicron maskin | 5 | 8 100.00 | 40 500,00 | Treveis samsvar | Sendt | Sendt | Sendt |
Fordi denne linjen består fakturakontrollprosessen, kan fakturaen posteres.
Eksempel: Treveis samsvar for vare- og leverandørkombinasjoner
Sammendrag: Ken er kontrolleren i firmaets hovedkontor for en juridisk enhet kalt Fabrikam. Ken bestemmer seg for at alle fakturaer som er basert på bestillinger, skal sammenlignes med bestillingslinjer (toveis kontroll). Cassie er regnskapsføreren i Malaysia-kontoret til Fabrikam. Cassie angir at valgte varer som bestilles fra bestemte leverandører i Malaysia, bør kontrolleres mot både bestillingslinjer og produktkvitteringslinjene (treveis samsvar). Cassie kan også overstyre kontrollpolicyen til et høyere kontrollnivå for bestemte bestillinger.
Volumet og beløpene er små, og Der har vært noen problemer med levering fra noen leverandører i Malaysia. Derfor setter Cassie kontrollnivået for enkelte vare- og leverandørkombinasjoner som er kjøpt i Malaysia, til treveis samsvar.
Policyene for fakturakontroll i dette eksemplet bidrar til å oppfylle disse målene:
- Ken er kontrolleren til Fabrikam-organisasjonen. Ken kan hjelpe personer i organisasjonen med å identifisere og løse problemer med bestilling, mottak og betaling av varer (varer og tjenester) fra leverandører.
- Cassie er regnskapsføreren for Malaysia-kontoret til Fabrikam. Cassie kan håndheve firmapolicyen og sørge for at fakturaer bare betales etter at de samsvarer med bestillingslinjer og produktkvitteringer som representerer mottak av varer og tjenester. Cassie kan også øke kontrollnivået til treveis samsvar for bestemte varer for å kontrollere driftskostnader.
Forutsetninger
Ken setter Kontrollpolicy på nivået for juridisk enhet til Toveis samsvar.
Ken setter feltet Tilpass samlet pris for den juridiske enheten til Prosent og angir 10 % som Toleranseprosent.
Ken setter enhetsprisetoleransen for alle varer til 2 %.
Cassie setter Kontrollpolicy på nivået for vare- og leverandørkombinasjon for vare PH2500 – datamaskin og leverandøren Contoso til Treveis samsvar.
Alicia, en kontormedarbeider på Malaysia-kontoret til Fabrikam, sender bestillinger på tre varer til Contoso, som vist i følgende tabell. Når Alicia oppretter bestillingen, blir Kontrollpolicy overstyrt for den trådløse musen til treveis samsvar i stedet for toveis.
Varenummer Antall Enhetspris Nettobeløp Kontrollpolicy (standardoppføring) Kontrollpolicy (på bestillingslinjen) PH2500 – datamaskin 2 2 500,00 5 000,00 Treveis samsvar Treveis samsvar MM01 – trådløs mus 2 40,00 80,00 Toveis samsvar Treveis samsvar USB-enhet 200 10,00 2 000,00 Toveis samsvar Toveis samsvar
Scenario
- Varene ankommer. Sammy, en arbeider i mottaksavdelingen i Malaysia-avdelingen av Fabrikam, blir avbrutt og posterer ikke produktkvitteringen umiddelbart.
- I april registrerer og kontrollerer leverandørkoordinatoren hos Fabrikam fakturaen som er sendt av Contoso, og kontrollerer følgende informasjon:
- Ved varer som krever treveis samsvar, samsvarer antallet på fakturalinjen med antallet som ble mottatt. Det mottatte antallet er angitt på produktkvitteringen som er samsvart med fakturaen.
- For varer som krever toveis eller treveis samsvar, er prisene på fakturalinjen innenfor toleransene som er definert i programmet. Dette inkluderer følgende typer prissamsvar:
- Netto enhetsprismatching – Netto enhetspris på fakturalinjen samsvarer med netto enhetspris på bestillingslinjen, innenfor toleranseprosenten. I dette eksemplet er toleransen for nettoenhetsprisen +2 %.
- Samsvar for pristotaler – Nettobeløpet på fakturalinjen samsvarer med nettobeløpet på bestillingslinjen, innenfor toleranseprosenten, beløpet, prosenten og beløpet. I dette eksemplet er toleransen for pristotalkontroll +10 %.
Papirfakturaen fra Contoso inneholder følgende informasjon.
| Vare | Antall | Enhetspris | Nettobeløp |
|---|---|---|---|
| PH2500 – datamaskin | 2 | 2 500,00 | 5 000,00 |
| MM01 – trådløs mus | 2 | 41.00 | 82.00 |
| USB-enhet | 200 | 10.05 | 2,010.00 |
| Totalt faktura | 7,092.00 |
Fakturalinjen inneholder informasjonen nedenfor.
| Varenummer | Antall | Enhetspris | Nettobeløp for linje | Kontrollpolicy | Samsvar i antall i produktkvittering | Prissamsvar | Pristotalsamsvar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 – datamaskin | 2 | 2 500,00 | 5 000,00 | Treveis samsvar | Mislykket | Sendt | Sendt |
| MM01 – trådløs mus | 2 | 41,00 | 82,00 | Treveis samsvar | Mislykket | Mislykket | Sendt |
| USB-enhet | 200 | 10,05 | 2 010,00 | Toveis samsvar | Sendt | Sendt |
Merk følgende:
- For datalinjen PH2500 – Computer line har kolonnen Samsvar mellom produktkvitteringsantall et advarselsikon fordi fakturalinjen ikke samsvarer med en produktkvittering.
- For linjen MM01 – trådløs mus har kolonnen Samsvar mellom produktkvitteringsantall et advarselsikon fordi fakturalinjen ikke samsvarer med en produktkvittering. Kolonnen Samsvar for enhetspris har et advarselsikon fordi toleransen for netto enhetspris på 2 % overskrides.
- For linjen for USB-stasjon er kolonnen Samsvar mellom produktkvitteringsantall tom fordi toveis samsvar ikke samsvarer med fakturalinje og linjeantall for produktkvittering.
Hvis godkjenning er nødvendig for at fakturaer kan posteres med fakturauoverensstemmelser, må Godkjenn postering med samsvarende avvik på siden Fakturakontrolldetaljer velges før fakturaen kan posteres med prissamsvarsfeil og antallssamsvarsfeil. Hvis godkjenning ikke kreves, kan fakturabehandling fortsette hvis Der ikke er andre posteringsfeil.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oversikt over samsvar for leverandørfaktura.