Oversikt over budsjettering

Nesten alle selskap som bruker finansfunksjonaliteten i Microsoft Dynamics 365 Finance, må være i stand til å opprette rapporter for budsjett i forhold til faktisk. Denne artikkelen forklarer minimumskonfigurasjonen som er nødvendig for å opprette budsjetter i økonomi og drift eller laste dem ned fra et tredjepartsprogram.

Oversikt

Det godkjente budsjettet for en juridisk enhet vedlikeholdes i et dokument som kalles en budsjettregisteroppføring. Linjene i et dokument for budsjettregisteroppføring er kjent som budsjettkonto-oppføringer, og inneholder informasjon om finansdimensjoner, datoer og beløpene for det godkjente budsjettet. Budsjettregisteroppføringsdokumentet er integrert med grunnleggende finansrapporter og forespørselssider der faktiske finansbeløp sammenlignes med budsjetterte beløp.

Det finnes flere metoder for å opprette budsjettregisteroppføringer:

• Manuelt registrere dokumentinformasjon på siden Budsjettregisteroppføringer.
• Bruk Microsoft Excel-malen som du kan åpne ved å klikke Åpne i Excel-knappen på siden Budsjettregisteroppføringer.
• Bruk dataenheten Budsjettkontooppføringer i Databehandling for å importere budsjettregisteroppføringer. Du bør vurdere å bruke denne metoden og aktivere den angitte behandlingsparameteren når du må importere mange budsjettkontooppføringer.
• Hvis firmaet bruker funksjonaliteten for planlegging av budsjett til å klargjøre budsjettdata, kan du bruke den periodiske prosessen Generer budsjettregisteroppføring.

Budsjettregisteroppføringen anses som fullført når budsjettsaldoene har blitt oppdatert. På siden Budsjettregisteroppføringer klikker du Oppdater budsjettsaldoer for den valgte budsjettregisteroppføringer eller flere oppføringer. Når du har oppdatert budsjettsaldoene, endres statusen for budsjettregisteroppføringen til Fullført. Fullført budsjettregisteroppføring kan ikke åpnes for redigering igjen. Hvis budsjettdataene må justeres, må du derfor opprette en ny budsjettregisteroppføring i stedet for å rette data i en fullført budsjettregisteroppføring.

Konfigurasjon

Når du konfigurerer budsjettering, starter du på siden Budsjetteringsparametere. Du må definere budsjettjournalen, nummerserien for budsjettregisteroppføringer og standard virkemåte i arbeidsområdene på denne siden.

På siden Budsjettparametere er følgende felt tilgjengelige:

• Tildelingsnøkkel – Dette feltet bestemmer hvordan beløpet for en budsjettkontooppføring fordeles i en kontantstrømprognose.
• Bruk regler for budsjettoverføringer – Velg dette alternativet for å aktivere budsjettoverføringer.
• Vis eldre budsjettanalyseforespørsler – Velg dette alternativet for å vise den eldre budsjettanalyseforespørsler.
• Standard kontostruktur – Merk av for denne avmerkingsboksen for å fylle ut kontostrukturen i budsjettregisteret automatisk basert på hovedkontoen. Denne boksen er tilgjengelig hvis standard kontostrukturen i funksjonen for budsjettregisteroppføring er aktivert i Funksjonsstyring.
• Budsjettjournal – Velg et journalnavn for budsjett avvisninger. Dette feltet er tilgjengelig hvis feltet Aktiver budsjettavsetting er valgt på parametersiden for økonomimodulen .

Hvis det finnes policyer som styrer godkjenningen av budsjettregistreringsoppføringer, basert på budsjettype (for eksempel overføringer eller endringer), må du deretter opprette arbeidsflyter for budsjettregisteroppføringer på siden Budsjetteringsarbeidsflyter. Hvis det finnes situasjoner der overføringer kan være tillatt uten godkjenning av arbeidsflyt, kan du definere regler for budsjettoverføring for å støtte disse scenariene.

På siden Budsjetteringsdimensjoner må du velge finansdimensjonene som er brukt for budsjettering, basert på dimensjonene som brukes i kontoplanen. Du kan velge alle finansdimensjoner eller et delsett av dem for budsjettering.

Definer en budsjettmodell som samsvarer med alle eller noen av budsjettene. Du kan bruke en enkelt budsjettmodell for alle budsjettregisteroppføringer. Du kan også opprette egne modeller som er basert på budsjettypen, den geografiske plasseringen eller en annen måte som et budsjett kan klassifiseres på.

Notat

Hvis budsjettkontroll brukes, kan du knytte bare én budsjettmodell til et bestemt tidsrom for budsjettsyklus.

Opprett budsjettkoder som identifiserer typen budsjettransaksjoner som skal registreres og eventuell tilknyttet arbeidsflyt. Budsjettkoder kan støtte følgende budsjettyper:

• Opprinnelig budsjett
• Overføring
• Revisjon
• Disposisjon
• Forhåndsdisposisjon
• Overført budsjett

Med budsjettkoder kan du ha et revisjonsspor for godkjente budsjettendringer gjennom utviklingen av budsjettsyklusen. Hvis en arbeidsflyt er knyttet til en budsjettkode, aktiveres arbeidsflyten for alle budsjettregisteroppføringer som bruker denne budsjettkoden, og trinn i arbeidsflyten må være fullført før budsjettregisteroppføringen kan nå stadiet Fullført.

Du kan også sette opp regler for budsjettoverføring. Hvis du vil bruke regler for budsjettoverføring, velger du Bruk regler for budsjettoverføringer på Budsjettparametere-siden. Når regler for budsjettoverføring brukes, hvis en bruker oppretter et dokument ved hjelp av en budsjettkode av typen overføring, vil ikke budsjettsaldoer bli oppdatert hvis reglene for budsjettoverføring er brutt. Du kan for eksempel tillate budsjettoverføringsdokumenter der utgiftsbudsjettet overføres mellom hovedkontoene for avdelingen for salg og markedsføring, men du kan hindre at budsjettet blir overført fra eller til denne avdelingen med mindre arbeidsflytgodkjenning er gitt for denne typen budsjettkontooppføring.

Funksjonalitet som ble introdusert i Microsoft Dynamics 365 Finance versjon 10.0.7 (januar 2020), tilførte kapasitet og fleksibilitet for budsjettregisteroppføringer. Hvis du vil aktivere disse forbedringene, går du til Funksjonsbehandling-arbeidsområdet og velger Budsjettregisteroppføringer bare for antall og/eller Standard beløpstype for budsjettregisteroppføringer.

Med funksjonen for Budsjettregisteroppføringer bare for antall kan du postere en budsjettregistreringsoppføring med bare antall-beløp. Du kan for eksempel postere en budsjettoppføring med et antall på 32 og en pris på null, som resulterer i et beløp på null. Du kan deretter bruke dette antallet i konteksten til en regnskapsrapport for å bestemme en pris per antall. Vær oppmerksom på at ingen forespørsler eller rapporter ble oppdatert som en del av denne funksjonen. Funksjonen gjør det bare mulig å postere et beløp på null.

Funksjonen for Standard beløpstype for budsjettregisteroppføringer tillater at standard beløpstype i en budsjettregisteroppføring er en annen beløpstype enn utgift. Linjen for budsjettregisteroppføring vil nå være utgift som standard når hovedkontotypen er utgift. Den vil være inntekt som standard når hovedkontotypen er inntekt, og den vil være utgift som standard for alle andre kontotyper.

Bruke arbeidsområder og forespørselssider til å spore budsjett i forhold til faktisk

Budsjettlederen kan gå gjennom gjeldende tilstand for et budsjett i arbeidsområdet Finansbudsjetter og prognoser. Kategoriene for utgifter over budsjett og omsetning under budsjett gir en rask oversikt over kombinasjonene av finansdimensjoner der budsjettmål ikke oppfylles, eller er nærmer seg terskelen. Du kan tilpasse budsjetterskelprosenten og finansdimensjonssettene som brukes i disse kategoriene ved å klikke Konfigurer mitt arbeidsområde. Kan du klikke Enhetsledere for å se arbeidere som er ansvarlige for bestemte finansdimensjonskombinasjoner som er valgt i disse kategoriene. Hvis du for eksempel ser at Utgiftsbudsjett for driftsavdelingen overskrider budsjetterskelen, kan du enkelt finne og kontakte lederen for driftsavdelingen for å diskutere saken.

Notat

Feltet Avdelingsleder på siden på siden Organisasjonsenheter bestemmer hvilke ledere som støtter bestemte finansdimensjonskombinasjoner. Klikk Se mer nederst i kategorien for å åpne forespørselssiden Budsjett i forhold til faktisk for mer informasjon om budsjettbeløp kontra faktiske beløp.

Forespørselssiden Faktisk i forhold til budsjett lar deg drille ned til detaljene for budsjettbeløp kontra faktiske beløp. Velg en linje på forespørselssiden, og klikk deretter Periodesaldoer for å se budsjettbeløp og faktiske beløp som er spredt over regnskapsperioder. Siden Budsjettkontooppføringer inneholder gjennomgang til detaljene for budsjettbeløpet i budsjettregisteroppføringer. Siden Økonomijournaloppføringer åpner finanstransaksjonene som er inkludert i det beregnede faktiske beløpet.

Et firma som bruker funksjonaliteten for budsjettplanlegging, kan opprette og bruke budsjettprognoser i arbeidsområdet Finansbudsjetter og prognoser.