Poster detaljerte leverandør- og kundebetalinger

Funksjonen Mulighet til å postere detaljerte leverandør- og kundebetalinger, men summere beløp til bankkonto poster leverandør- og kundebetalinger som separate bilag, men oppsummerer betalingene når bankkontosaldoen oppdateres.

Eksempel: Banken din betaler tre leverandører 100 euro (EUR) hver på vegne av organisasjonen din. Når banken fullfører transaksjonene, kan kontoutskriften vise de tre betalingene i detalj, eller den kan vise et oppsummert uttak av 300 EUR. Hvis banken din oppsummerer betalingene i ett enkelt uttak, kan denne funksjonen brukes til å etterligne denne funksjonaliteten. Derfor kan det bidra til å effektivisere bankavstemmingsprosessen.

Viktig

Denne funksjonen eliminerer behovet for å registrere flere leverandør- eller kundebetalinger i ett enkelt bilagsnummer. For å finne ut om parameterne kan defineres slik at flere underfinanstransaksjoner er forbudt i ett enkelt bilag, se Ett bilag.

Konfigurasjon

I arbeidsområdet Funksjonsbehandling må du aktivere funksjonen kalt Mulighet til å postere detaljerte leverandør- og kundebetalinger, men summere beløp til bankkonto.

Journalnavn

Muligheten til å oppsummere betalinger til bankens underfinansjournal støttes for følgende journaltyper:

• Daglig (Økonomijournal)
• Leverandørbetaling (Leverandørbetalingsjournal)
• Kundebetaling (Kundebetalingsjournal)

På Journalnavn-siden er to nye felter tilgjengelige i Bank-delen: Summer beløp i bankkonto og Summeringskriterier.

Når alternativet Summer beløp på bankkonto er satt til Nei (standardverdien), vil betalinger i en satsvis journalgruppe oppdatere bankkontoen i enten detalj eller oppsummering, avhengig av om betalingene er lagt inn i ett enkelt bilagsnummer. Postering til bankkontoen fungerer akkurat som når den nye funksjonen er slått av. Når funksjonen er slått på, anbefaler vi at du ikke lenger angir flere betalinger i ett enkelt bilagsnummer.

Alternativet Summer beløp i bankkonto kan angis til Ja kun hvis feltet Nytt bilag for journalnavnet er angitt til I forbindelse med saldo. I dette tilfellet fremmer alternativet (men garanterer ikke) bruken av ett enkelt bilag per leverandør- eller kundebetaling. Når den nye funksjonen er slått på, vil ikke oppsummering forekomme hvis bilaget inneholder mer enn én leverandør eller kunde.

Merknad

Hvis feltet Nytt bilag er satt til en annen verdi enn I forbindelse med saldo og du prøver å angi alternativet Summer beløp i bankkonto til Ja, vil du motta følgende feilmelding: "Innstillingen for Summer beløp i bankkonto må være Nei når Manuelt eller Bare ett bilagsnummer er valgt for Nytt bilag."

Hvis alternativet Summer beløp i bankkonto er angitt til Ja og du prøver å endre verdien i feltet Nytt bilag til noe annet enn I forbindelse med saldo, vil du motta følgende feilmelding: "Innstillingen for Nytt bilag må være i forbindelse med saldo når Ja er valgt for Summer beløp i bankkontoen."

Hvis du angir alternativet Summer beløp i bankkonto til Ja, blir feltet Summeringskriterier tilgjengelig. Dette feltet lar organisasjonen din spesifisere kriteriene som brukes for å oppsummere betalinger til bankkontoen. Følgende verdier er tilgjengelige:

• Ikke summer – Betalinger blir ikke oppsummert, selv om alternativet Summer beløp i bankkonto er angitt til Ja.
• Standardkriterier – Betalinger som har samme bankkonto, betalingsmåte, valutakode, kontotype (enten kunde eller leverandør) og transaksjonsdato, blir gruppert for oppsummering.
• Standardkriterier med dokumentnummer – Betalinger som har samme bankkonto, betalingsmåte, valutakode, kontotype (enten kunde eller leverandør), transaksjonsdato og dokumentnummer, blir gruppert for oppsummering. Hvis dokumentnummeret for mer enn én betaling er tomt, vil den tomme verdien bli behandlet som et gyldig dokumentnummer, og disse betalingene vil bli oppsummert sammen.
• Standardkriterier med betalingsreferanse – Betalinger som har samme bankkonto, betalingsmåte, valutakode, kontotype (enten kunde eller leverandør), transaksjonsdato og betalingsreferanse, blir gruppert for oppsummering. Hvis betalingsreferansen for mer enn én betaling er tomt, vil den tomme verdien bli behandlet som en gyldig betalingsreferanse, og disse betalingene vil bli oppsummert sammen.

Parametere

Når leverandør- eller kundebetalinger oppsummeres, tildeles et nytt nummer til transaksjonen med én bankkonto.

På siden Parametere for kontant- og bankbehandling, på Nummerserier-fanen, definerer du en nummerserie for referansen ID for banktransaksjonssummering.

Angi betalinger i en journal

Når denne funksjonen brukes, kan betalinger oppsummeres til bankkontoen når de er angitt fra en av følgende journaler:

• Leverandørreskontro - Betalinger - Leverandørbetalingsjournal
• Kundereskontro - Betalinger - Kundebetalingsjournal
• Økonomimodul -Journaloppføringer - Økonomijournaler

Etter at en journal er opprettet, kontrollerer du oppsummeringsinnstillingene på Oppsett-fanen i journalpartioverskriften. Standardinnstillinger er hentet fra journalnavnet, men du kan overstyre dem for individuelle journalpartinumre.

Etter at alle betalinger er angitt i journalen, brukes følgende kriterier ved postering for å bestemme hvilke betalinger som kan vurderes for oppsummering. Disse kriteriene påvirker hvordan betalinger skal angis i journalen.

• Kun betalinger som har følgende kombinasjoner av en konto og en motkonto vurderes for oppsummering: Leverandør/Bank, Bank/Leverandør, Kunde/Bank og Bank/Kunde. Betalinger som er bokført til en finanskonto (mellombetalinger), vurderes ikke for oppsummering.
• Hvert betalingsbilag må kun inneholde én enkelt leverandør eller kunde. Hvis et bilagsnummer inneholder flere leverandører eller kunder, vil det ikke bli vurdert for oppsummering.
• Mer enn én betaling, i separate bilag, må eksistere i journalpartinummeret.
• Betalinger i forskjellige journalpartinumre vurderes ikke for oppsummering.

Postering av betalinger i en journal

Under postering vurderes gruppen med betalingslinjer for oppsummering som beskrevet i forrige avsnitt. Etter at gruppen med betalingslinjer er bestemt, foregår en oppsummering basert på innstillingene i journalpartioverskriften.

• Oppsummering av banktransaksjoner vil ikke forekomme hvis alternativet Summer beløp i bankkonto er angitt til Nei, eller hvis feltet Summeringskriterier i journalpartioverskriften er angitt til Ikke summer.

  Hvis et journalnavn ble definert slik at betalinger blir postert til bankkontoen i sammendraget, men feltet Summeringskriterier i journalpartioverskriften er satt til Ikke summer, vil ikke transaksjonene bli oppsummert.

• Oppsummering av banktransaksjoner vil skje når alternativet Summer beløp i bankkonto er angitt til Ja, og når feltet Summeringskriterier er angitt til Standardkriterier, Standardkriterier med dokumentnummer eller Standardkriterier med betalingsreferanse. For mer informasjon, se beskrivelsen av feltet Summeringskriterier i Journalnavn-delen.

Mer enn én gruppe summerte betalinger kan bokføres til en bankkonto. Hvis journalen for eksempel inneholder en gruppe med leverandørbetalinger og en gruppe med kundebetalinger, kan du ha to eller flere summerte betalinger. En eller flere oppsummerte bankkontotransaksjoner kan opprettes for leverandørbetalingene, og en eller flere oppsummerte bankkontotransaksjoner kan opprettes for kundebetalingene.

For det neste eksempelet ble følgende leverandørbetalinger angitt i en journal. Journalpartinummeret ble satt opp slik at Summeringskriterier-feltet er angitt til Standardkriterier med dokumentnummer. Under postering summeres betalingene, eller summeres ikke, som vist her.

Bilagsnummer	Transaksjonsdato	Konto	Valuta.	Debet	Kreditt	Motkonto	Betalingsmåte	Dokumentnr.	Hva er summert?
1	15. august	Leverandør A	EUR	100		USMF OPER	Elektronisk		Bilag 1 og 2 summert
2	15. august	Leverandør B	EUR	200		USMF OPER	Elektronisk		Bilag 1 og 2 summert
3	August 17	Leverandør C	CAD	300		USMF OPER	Elektronisk		Postert til bankkonto i detalj
4	August 18	Leverandør B	EUR	400		USMF OPER	Elektronisk		Postert til bankkonto i detalj
5	August 28	Leverandør D	EUR	500		USMF OPER	Elektronisk	1	Bilag 5 og 6 summert
6	August 28	Leverandør Z	EUR	600		USMF OPER	Elektronisk	1	Bilag 5 og 6 summert
7	August 28	Leverandør Z	EUR	700		USMF OPER	Elektronisk	2	Bilag 7, 8 og 9 summert
8	August 28	Leverandør B	EUR	800		USMF OPER	Elektronisk	2	Bilag 7, 8 og 9 summert
9	August 28	Leverandør A	EUR	900		USMF OPER	Elektronisk	2	Bilag 7, 8 og 9 summert

Fem transaksjoner blir postert til bankkontoen. For to vil de opprinnelige betalingsdetaljene opprettholdes. For de tre andre vil betalinger summeres basert på summeringsreglene.

Etter at betalinger er postert i en journal

Etter at postering er fullført, kan du finne de summerte (eller detaljerte) betalingene i transaksjonene for bankkontoen. Gå til Kontant- og bankbehandling>Bankkontoer>Bankkontoer.

For enhver summert betaling vil en stjerne (*) vises i Bilagsnummer-feltet. Hver betaling blir fortsatt postert i detalj i hovedboken.

Alle summerte bankkontotransaksjoner vil ha en unik summerings-ID. Hvis Summeringskriterier-feltet ble angitt til Standardkriterier med dokumentnummer, vil dokumentnummeret fra betalingslinjene bli brukt som summerings-ID. Ellers vil summerings-ID-en bli generert fra nummerserien som ble konfigurert på siden Parametere for kontant- og bankbehandling. Hvis summerings-ID-en som skal tilordnes en summert banktransaksjon, allerede brukes av en annen summert banktransaksjon, vil en ny bli valgt fra nummerserien. Betalingsreferansen brukes ikke som en summerings-ID.

Brukere kan se betalingsdetaljene for en summert bankkontotransaksjon ved å velge Vis summeringsdetaljer på siden Detaljer for betalingssummering.

Mens du ser på summeringsdetaljene, kan du se hovedbokbilaget for hver betaling, gå tilbake til den summerte transaksjonen på bankkontoen eller se oppgjørsinformasjonen for den valgte betalingen.

Bankkontoens summerte transaksjoner vil også vises i bankkontoutdraget. Derfor er bankavstemming enklere, uavhengig av om manuell kontoavstemming eller avansert bankavstemming benyttes. Begge avstemmingsprosessene viser bankens summerings-ID. Hvis avansert bankavstemming er aktivert for bankkontoen, vil et bankdokument av typen Summert transaksjon bli generert for bankkontoen. Brukere kan samsvare og avstemme transaksjoner på samme måte for andre typer bankdokumenter.