Faktureringsklassifiseringer og faktureringskoder i offentlig sektor

Denne artikkelen forklarer hvordan organisasjoner i offentlig sektor kan bruke faktureringsklassifiseringer og faktureringskoder til å administrere fritekstfakturaer.

Faktureringsklassifiseringer

Faktureringsklassifiseringer brukes til å gruppere lignende fritekstfakturaer for behandling og visning. For eksempel kan et transittbyrå leie plass i hver transittstasjon til små kaffebarer og andre leverandører. Ved å opprette en faktureringsklassifisering for leieavtaler kan byrået automatisk bruke de samme betalingsbetingelsene og bruke samme rekkefølge av purringer for alle leieavtaler. Byrået kan også vise fakturaer for alle leieavtalene samlet, selv om leieavtalene ikke deler de samme finansdimensjonene. Faktureringsklassifiseringer omfatter følgende informasjon:

• Faktureringsklassifiseringskode (opptil 15 alfanumeriske tegn)
• Beskrivelse (opptil 60 tegn)
• Betalingsbetingelser
• Informasjon om interesser
• Nummerserie for fakturanummer
• Nummerserie for kreditnotaer
• Nummerserie for purrebrev
• Faktureringskoder som kan tilordnes til fakturaer som bruker denne faktureringsklassifiseringen

Du kan bruke faktureringsklassifiseringer til å kontrollere utligningsprioriteten for fritekstfakturaer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Utligningsprioritet i offentlig sektor. En faktureringsklassifisering kan inneholde mange faktureringskoder, men hver faktureringskode kan bare tilordnes én faktureringsklassifisering. Når du Velg en faktureringsklassifisering på en fritekstfaktura, er bare faktureringskodene som er oppført i faktureringsklassifiseringen, tilgjengelige for fakturaen. Før du definerer faktureringsklassifiseringer, må du kontrollere at du har definert betalingsbetingelser, rentekoder, posteringsprofiler, purreserier, nummerserier og faktureringskoder som du har tenkt å bruke i faktureringsklassifiseringene.

Faktureringskoder

Faktureringskoder er et sett med standard faktureringsverdier og -satser for definerte service- eller tilleggstyper. Verdiene som du definerer for hver faktureringskode, angis automatisk i fritekstfakturalinjen når faktureringskoden velges. En avfallshåndteringsavdeling kan for eksempel fakturere bestemte kunder for nye containere. De vil ha en faktureringskode for ny beholder som inneholder faktureringsinformasjonen for disse beholderne. Når avdelingen oppretter en fritekstfaktura og velger faktureringskoden "Ny beholder" på en fakturalinje, angis standardverdiene fra faktureringskoden automatisk. Faktureringskoder inneholder følgende informasjon:

• Faktureringskode (opptil 10 alfanumeriske tegn)
• Beskrivelse (opptil 60 tegn, dette skrives ut på fakturaen)
• Ikrafttredelsesdato og utløpsdato
• Mva-informasjon
• Informasjon om interesser
• Regnskapsdistribusjon
• Prisinformasjon
• Prosjektinformasjon (hvis aktivert på siden Kundeparametere)
• Tilpassede felter

Vanligvis kan standardverdiene fra faktureringskoden endres på fritekstfakturaen. Du kan imidlertid angi faktureringskoden for å tillate eller forhindre endringer i bestemte felt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fritekstfakturaer i offentlig sektor. Faktureringskoder kan også knyttes til posteringsdefinisjoner. Når en faktureringskode brukes på en fakturalinje, brukes posteringsdefinisjonen som er knyttet til faktureringskoden, til å postere transaksjonen til finans. Hvis du vil lære mer om posteringsdefinisjoner, kan du se Posteringsdefinisjoner i offentlig sektor.

Tilpassede felter

Du kan opprette egendefinerte felt for faktureringskoder. Disse feltene brukes til å samle inn data knyttet til bestemte faktureringskostnader. For eksempel kan dyrekontrollavdelingen for en by bruke egendefinerte felt for å registrere typen dyr og datoen for den siste rabiesvaccineringen. Siden du tilordner egendefinerte felt til faktureringskoder, bør du opprette egendefinerte felt før du oppretter faktureringskoder. Der finnes seks typer egendefinerte felt. Du kan angi en standardverdi for et hvilket som helst egendefinert felt. Standardverdiene kan endres på fritekstfakturaen.

• Valuta –valuta-felt godtar bare tall med to desimaler. Du kan angi minimums- og maksimumsverdiene for feltet.
• Desimalfelt – Desimalfelt godtar bare desimaltall med fire desimaler. Du kan angi minimums- og maksimumsverdier for feltet.
• Tekst – Tekstfelt kan inneholde alle typer tekst, og alle inndata som skrives inn i dem, tolkes som tekst. Du kan angi en maksimal feltlengde for feltet.
• Heltall –heltallsfelt godtar bare heltall. Du kan angi minimums- og maksimumsverdier for feltet.
• boolsk – boolsk feltene tillater ja/nei-valg.
• Dato – datofelt godtar bare datoer. Datoen lagres som mm/dd/åååå.

Må jeg bruke faktureringsklassifiseringer?

Selv om du ikke trenger å aktivere faktureringsklassifiseringer, anbefaler vi på det sterkeste at du gjør det. Mange av funksjonene for offentlig sektor i Kunder-appen er bare tilgjengelige når faktureringsklassifiseringer er aktivert. Når du har aktivert faktureringsklassifiseringer, er imidlertid faktureringsklassifiseringen et obligatorisk felt på fritekstfakturaer. Hvis du vil vite mer om faktureringsklassifiseringer og faktureringskoder for fritekstfakturaer, kan du se Fritekstfakturaer i offentlig sektor.

Hvordan aktiverer jeg faktureringsklassifisering?

Aktiver faktureringsklassifiseringer på siden Kundeparametere . I hurtigfanen Salgsoppsett i delen Generelt Velg Bruk faktureringsklassifiseringer . Sidene der du oppretter faktureringsklassifiseringer og faktureringskoder, er tilgjengelige før du aktiverer faktureringsklassifiseringer. Du bør konfigurere alle faktureringsklassifiseringene og faktureringskodene før du aktiverer dem. Når du har aktivert faktureringsklassifiseringer, må alle fritekstfakturaer ha en faktureringsklassifisering. Merk: Hvis du har tenkt å bruke faktureringsklassifiseringer til å bestemme utligningsprioriteten for fritekstfakturaer, må du aktivere attributtet Fakturering på siden Utligningsprioritet etter at du har aktivert faktureringsklassifiseringer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Utligningsprioritet i offentlig sektor.

Må jeg opprette nye faktureringskoder når faktureringssatsene endres?

Når faktureringskoder må oppdateres, trenger du ikke å opprette nye faktureringskoder. I stedet kan du opprette flere versjoner av faktureringskoden, med effektive datoer og utløpsdatoer for hver versjon. På ikrafttredelsesdato vil systemet begynne å bruke den oppdaterte versjonen automatisk.

Kan jeg tilordne samme faktureringskode til mer enn én faktureringsklassifisering?

Nei, men Der er en måte å få de resultatene du trenger uansett. Tenk deg at organisasjonen bruker en egen faktureringsklassifisering for hver avdeling. Tre av avdelingene trenger en faktureringskode for lisensavtaler. Du kan ikke tilordne én faktureringskode for lisensavtale til tre faktureringsklassifiseringer, men du kan opprette et sett med tre identiske faktureringskoder og tilordne én til hver avdeling.