Distribuer og planlegg spørreskjemaer

Gjelder disse Dynamics 365-appene:
Human Resources

Denne artikkelen forklarer hvordan du distribuerer spørreskjemaene du utformer, slik at de er tilgjengelige for personen eller personene som skal fylle dem ut.

Et spørreskjema kan distribueres på flere ulike måter:

• Merk spørreskjemaet som aktivt. Spørreskjemaet blir dermed tilgjengelig for alle ansatte, med mindre en spørreskjemagruppe er konfigurert slik at tilgangen til den er begrenset.
• Tilordne rettigheter til en spørreskjemagruppe. Spørreskjemaet blir dermed tilgjengelig for alle medlemmer av den valgte gruppen.
• Opprett planlagte svarøkter. Spørreskjemaet blir dermed tilgjengelig bare for en bestemt person.
• Opprett en tidsplan. Spørreskjemaet kan dermed bli tilgjengelig for flere personer.

Merke et spørreskjemaet som aktivt

Når du setter Aktiv-feltet til Ja på Spørreskjemaer-siden, gjør du spørreskjemaet tilgjengelig slik at alle ansatte kan fylle det ut. Respondenter kan fylle ut spørreskjemaet flere ganger. Denne funksjonen er nyttig hvis du vil samle inn kontinuerlig tilbakemelding i løpet av året. Du kan for eksempel lage et spørreskjema som ansatte bruker til å gi tilbakemelding om lunsjtjenesten i kaféen.

Spørreskjemagrupper

Du kan definere spørreskjemagrupper og deretter inkludere respondenter som et spørreskjema skal distribueres til.

Du kan opprette spørreskjemagrupper fra følgende sider:

• Spørreskjemagrupper– Bare personer i en spørreskjemagruppe kan fylle ut et valgt spørreskjema. La oss si at den planlagte målgruppen for eksempel er leverandører, så du oppretter en spørreskjemagruppe som er spesifikk for disse respondentene.
• Medlemmer av spørreskjemagruppe – Du kan legge til personer i spørreskjemagruppene.

Hvis du vil tilordne en spørreskjemagruppe til et spørreskjema, klikker du Brukerrettigheter på Spørreskjemaer-siden. Når spørreskjemaet er lagret som aktivt, kan medlemmene av spørreskjemagruppen fylle det ut. Denne funksjonaliteten er nyttig hvis du vil teste et spørreskjema på en utvalgt gruppe personer før du distribuerer den til en større gruppe, eller hvis du vil utforme et spørreskjema for en bestemt målgruppe.

Planlagte svarøkter i et spørreskjema

Planlagte svarøkter er spørreskjemaer du har utformet og valgt respondentene for.

Notat

Før du kan definere planlagte svarøkter, må du utforme et spørreskjema.

Du kan opprette en planlagt svarøkt for én ansatt på siden Planlagt svarøkt. Listen på siden viser alle planlagte spørreskjemaer.

Planlagte svarøkter brukes også på siden Spørreskjemaplaner, der du kan planlegge spørreskjemaer for flere personer:

• Ansatte
• Kursdeltakere
• Organisasjonsenheter

Hver person kan svare på spørreskjemaet bare én gang.

Planlegge et spørreskjema

Du kan velge om du vil planlegge et spørreskjema for flere respondenter.

Planleggingstyper

Planleggingstyper er nødvendige hvis du vil planlegge planlagte svarøkter for flere respondenter. Planleggingstyper brukes til å klassifisere spørreskjemaplaner. Du kan for eksempel planlegge spørreskjemaer for følgende formål:

• Evaluering
• Undersøkelse
• Testing

Du kan angi planleggingstyper for en spørreskjemaplan på siden Spørreskjemaplaner.

Referansetyper for spørreskjema

Du kan bruke referansetyper til å angi kriterier for respondentene du kanskje velger når du planlegger et spørreskjema.

Bruk Referansetyper-siden til å definere referansetyper for et spørreskjema. Hver referansetype svarer til en tabell i Microsoft Dynamics 365 Finance. Når du oppretter spørreskjemaplaner, kan du angi enkeltposter i tabellen eller et utvalg av poster som spørreskjemaet skal knyttes til.

Hvis du for eksempel velger Kurs-tabellen, kan du bestemme det bestemte kurset spørreskjemaet skal være for. Når du definerer en referanse til Kurs-tabellen, blir enkelte felt og knapper på Kurs-siden tilgjengelige.

Spørreskjemaplaner

Du kan bruke spørreskjemaplaner til å generere flere planlagte svarøkter for en gruppe brukere, basert på en referansetype. Opprett en plan på Spørreskjemaplaner-siden. Velg planleggingstypen for å kategorisere tidsplanen, og velg også referansetypen som skal brukes til å spørre systemet om bestemte brukere. Hvis du for eksempel setter referansetypen til Kurs-tabellen, kan du velge et bestemt kurs i Referanse-feltet.

Klikk Oppsettsdetaljer for å velge spørreskjemaet og andre kriterier. Du kan for eksempel angi instruktørens navn som et kriterium hvis spørreskjemaet er en evaluering av instruktøren. Når du er ferdig med å skrive inn oppsettsdetaljer, genererer systemet planlagte svarøkter for brukerne som er inkludert i spørringen.

Klikk Planlagte svarøkter for å vise svarøkter for tidsplanen. Du kan deretter manuelt opprette flere planlagte svarøkter eller slette planlagte svarøkter som ikke er besvart.

Klikk Funksjoner>Start for å gjøre spørreskjemaet tilgjengelig for brukerne i relaterte planlagte svarøkter. Klikk Svar for å vise de fullførte svarene på spørreskjemaet. Du kan eventuelt kopiere innstillingene for spørreskjemaplan, planlagte svarøkter og svar på en ny spørreskjemaplan.

Varsle respondenter om spørreskjemaer som er tilgjengelige for dem

Når du distribuerer et spørreskjema, må du varsle respondentene om at spørreskjemaet er tilgjengelige for dem.

Varsle respondenter om en planlagt svarøkt

Hvis du bruker en planlagt svarøkt, må du varsle personen direkte, for eksempel via telefon eller e-post.

Varsle respondenter om en planlegging

Bruk siden Spørreskjemaplaner til å klargjøre og sende e-post til alle respondenter som er tilordnet spørreskjemaet. Skriv inn e-postteksten i kategorien E-post for ansattselvbetjening. Etter at tidsplanen er startet, klikk Funksjoner>Send e-post for å generere og sende e-posten til respondentene. Respondentene kan deretter logge seg på webområdet og fylle ut spørreskjemaet.

Notat

Før du kan bruke e-postfunksjonaliteten, må IT-administratoren angi e-postinnstillingene på siden E-postparametere.

Avslutte et planlagt spørreskjema

Du kan avslutte et planlagt spørreskjema når alle respondentene har fullført sin svarøkt. Når et planlagt spørreskjema er avsluttet, kan du ikke kopiere innstillingene til en ny plan.

Notat

Hvis én eller flere respondenter ikke har fylt ut spørreskjemaet, men du likevel vil avslutte planleggingen, må du først slette disse respondentene fra listen, på siden Planlagt svarøkt. Du kan deretter avslutte tidsplanen.

Fylle ut spørreskjemaer

Når du har utformet og distribuert et spørreskjema, kan spørreskjemaet fylles ut av valgte respondenter. Du kan fylle ut spørreskjemaene som er tilgjengelige for deg fra to steder:

• I navigasjonsruten klikker du Spørreskjemaer>Distribuer>Fullfør et spørreskjema.
• I Ansattselvbetjening klikker du Spørreskjemaer som skal fullføres.

Spørreskjemaer kan gjøres tilgjengelige for bestemte brukere eller brukergrupper eller alle brukere i et nettverk.