Prosjektprognoser og -budsjetter

Det er to måter å administrere og kontrollere prosjektene på: prosjektprognoser og prosjektbudsjetter.

Bruk prosjektprognoser hvis organisasjonen har et operasjonelt perspektiv, og hvis den fokuserer på inntekter og kostnader som er avledet fra bestemte transaksjoner. Bruk prosjektbudsjettering hvis organisasjonen fokuserer mer på de økonomiske beløpene.

Både prosjektprognoser og prosjektbudsjetter bruker prognosemodeller til å holde de beregnede transaksjonsbeløpene.

Hver metode har sine fordeler. Du bør vurdere følgende punkter før du velger en metode for organisasjonen.

Tildelingsmetode	Prognoser for prosjekter	Budsjettering av prosjekter
Periodefordeling	Du kan ikke eksplisitt tildele transaksjoner over en regnskapsperiode. I stedet er prognosen, og kontrollen av prognosen, basert på prosjektets levetid. Siden prognoser er basert på en bestemt dato, må du utlede perioden fra datoen.	Du kan fordele transaksjoner over hele prosjektet eller en regnskapsperiode. Hvis du fordeler over en periode, kan du overføre ubrukte beløp til neste regnskapsperiode.
Visning av transaksjoner	Du kan vise transaksjoner i prognoseskjemaene, der du ser prognosene for hele firmaet og for alle prosjekter, uavhengig av hierarkiet. Hvis du vil fokusere på et bestemt prosjekt, må du filtrere dataene.	Du kan vise budsjetterte transaksjoner for ett enkelt prosjekthierarki. Derfor kan du vise transaksjonsdetaljer for et overordnet prosjekt eller dets delprosjekter.
Transaksjonsvariabler	Når du angir prognosetransaksjoner, kan du bruke alle attributtene som finnes for en faktisk transaksjon. Dette gir mulighet for flere detaljer i prognosen. Du kan for eksempel angi detaljer for antall, arbeidere, varer eller linjeegenskaper.	Når du angir budsjettdetaljer, kan du bare bruke beløp, kategorier og aktiviteter.
Sikkerhet	Prognoser er basert på transaksjoner som du angir i prognoseskjemaene, og involverer ingen prosesskontrollmekanisme. Alle arbeidere som har tillatelser for et prognoseskjema, kan revidere informasjon uten godkjenning.	Budsjettering bruker arbeidsflytsystemet, som muliggjør endringsadministrasjon og lar deg føre en historikk over revisjonene.
Inngangstyper	Prognosetransaksjonsoppføringer er basert på antall enheter og på kost- og salgsenhetspriser.	Budsjettdetaljer er basert på beløp, som er delt mellom kostnader og inntekter.
Prognosemodeller	Siden hver prognose må være knyttet til en modell, kan du opprette flere prognosemodeller og også definere delmodeller.	Prosjektbudsjettering begrenser prognosemodellene som brukes til budsjettering. Færre prognosemodeller kan bidra til å øke konsistensen i anslagene.
Kostnadsoverskridelser	Du kan bare tillate eller ikke tillate registrering av transaksjoner som vil føre til kostnadsoverskridelse.	Prosjektbudsjettering gir flere kontrollalternativer for brukere. Du kan tillate advarsler og overskridelser.
kontroll	Prognosekontroll utføres ved hjelp av prognosereduksjon. Faktiske beløp trekkes fra prognosetransaksjonssaldoer uten revisjonsspor. Dette kan gjøre det vanskeligere å spore hvor de faktiske transaksjonene skjedde.	I prosjektbudsjettkontroll trekkes faktiske beløp fra beløp i det gjenstående budsjettet. Dette gir et tydeligere revisjonsspor.

Prosjektprognoser

Når du bruker prosjektprognose, kan du angi prognosetransaksjoner i prognoseskjemaer for hver transaksjonstype. Hvert attributt som er tilgjengelig for en faktisk transaksjon, kan brukes for en prognosetransaksjon, for eksempel linjelønnsomhet, linjeattributter, arbeidere eller beskrivelser. Du kan også projisere hvor lang tid etter at du pådrar deg en kostnad, vil du fakturere en kunde.

Prosjektprognosetransaksjoner er basert på enheter og beløp.

Du må knytte hver prosjektprognose til en prognosemodell. Når du angir en prognosetransaksjon, foreslås det automatisk en prognosemodell. Prognosemodellen fungerer som en beholder for prognosetransaksjonene.

Du kan angi prognosemodeller som delmodeller for en modell. Dette lar deg forutsi etter område, tidsperiode eller avdeling. Du kan kopiere prognosetransaksjonene i en modell for å opprette en ny modell, og du kan også overføre transaksjonene til økonomimodulen. Fordi det er en én-til-én-relasjon mellom en prognose og en modell, utgjør hver prognosemodell et eget budsjett for et prosjekt.

Prognosemodeller kan bruke prognosereduksjon som kontrollmekanisme for prosjekter. I prognosereduksjon reduserer faktiske transaksjoner prognosetransaksjonssaldoer. Men fordi prognosereduksjon brukes på det høyeste prosjektet i hierarkiet, gir det en begrenset oversikt over endringer i prognosen. Hvis for eksempel en arbeider er knyttet til et delprosjekt, posteres de faktiske transaksjonene for arbeideren til det overordnede prosjektet. Dette kan gjøre det vanskelig å spore endringer, fordi du ikke enkelt kan finne ut hvilken transaksjon i hvilket delprosjekt som forårsaket en reduksjon i prognosebeløpet. Derfor er det lurt å opprette en kopi av en prognosemodell for prognosereduksjon som skal brukes. Du kan deretter bruke rapporter til å vise hva som opprinnelig ble prognost.

Du kan revidere, kopiere, slette eller overføre prosjektprognoser til et finansbudsjett. Det er imidlertid ingen prosesskontroll. Alle arbeidere som har tillatelse til et prognoseskjema, kan gjøre endringer uten gjennomgang.

• Revider– Du kan revidere en prognosetransaksjon i de samme skjemaene der de opprinnelige oppføringene ble utført.
• Kopier eller slett – Når du kopierer prognosetransaksjoner, kopierer du transaksjonslinjene i én prognosemodell til en annen prognosemodell. Når du sletter en prognose, sletter du prognosetransaksjonene fra en prognosemodell. Hvis du vil begrense prognosetransaksjonene som kopieres eller slettes, velger du bestemte transaksjonstyper og datoer. Dette lar deg kopiere eller slette bare bestemte deler av en prognose.
• Overføring – Når du overfører en prosjektprognose til et finansbudsjett, overfører du prognosetransaksjonene for en prognosemodell til et finansbudsjett. Du kan overskrive alle tidligere overførte transaksjoner i finansbudsjettet som du overfører prosjektprognosen til.

Prosjektbudsjetter

Prosjektbudsjettering er en enklere metode enn prognoser, selv om den integreres med prognosemodeller. Den bruker ett enkelt oppføringsskjema for opprinnelige budsjettdetaljer og revisjoner, og tillater prognoser som bare er basert på beløp, kategori eller aktivitet.

I prosjektbudsjettering må alle opprinnelige budsjetter og revisjoner sendes til en prosjektarbeidsflyt for godkjenning. Arbeidsflyter gir deg økt kontroll over prosessen og oppretter en oppføring for endringshistorikk.

Prosjektbudsjettering ligner på finansbudsjettering, men er raskere og enklere å definere. Mange av alternativene i finansbudsjettering, for eksempel nummerserier eller valuta, trenger ikke å defineres separat for prosjekter.

Prosjektbudsjetter knyttes automatisk til to prognosemodeller, én for opprinnelig budsjett og én for gjenstående budsjett. Rapporter som er basert på prognosemodeller, kan derfor bruke budsjettdata. Når et prosjektbudsjett er igangsatt, oppretter systemet prognosetransaksjoner basert på de tilknyttede modellene, som brukes til rapporterings- og kontrollformål.

Prognosemodeller

Prognosemodeller har et hierarki med ett lag. Dette betyr at én prosjektprognose må knyttes til én prognosemodell.

Hvis du bruker prosjektprognoser, kan du identifisere modeller som delmodeller. Du kan deretter opprette prognoser etter avdeling, tidsperiode eller område. Du kan for eksempel opprette en prognosemodell for et år, og deretter opprette delmodeller for de regionale prognosene nordøst, sørøst, nordvest og sørvest som regionale ledere sender inn. Ved å velge ulike alternativer i de tilgjengelige rapportene kan du vise informasjon etter total prognose eller etter delmodell.