Salgsprosesser

Viktig!

Dynamics 365 Project Service Automation har utviklet seg til Dynamics 365 Project Operations. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Project Service Automation Transition.

Gjelder for Project Service-appen versjon 3.x

Salgsprosessene som brukes i en prosjektbasert organisasjon, er forskjellig fra salgsprosessene som brukes i en produktbasert organisasjon. Denne forskjellen oppstår fordi salgssyklusene for prosjektbaserte organisasjoner er lengre og krever tilpassede beregningsteknikker for å analysere og opprette tilbud for hver avtale. Dynamics 365 Project Service Automation bruker noen av de samme funksjonene som brukes i salgsprosessen for Dynamics 365 Sales. Her er noen eksempler:

• En Lead-enhet brukes til å spore salgsprosessen.
• Kvalifiserte potensielle kunder spores som salgsmuligheter. Salgsprosessen kan også starte med salgsmulighet.
• Du får tilgang til alle relaterte artefakter for en salgsmulighet. Disse artefaktene inkluderer salgsteamet, interessenter, sannsynlighet, vurdering, salgsfaser og forretningsprosesser.
• Det opprettes flere tilbud for en salgsmulighet.
• Et tilbud er merket Lukket som Vunnet for å opprette en salgsordre. I PSA er salgsordren tilpasset og kalles en prosjektkontrakt.

Illustrasjonen nedenfor viser en vanlig salgsprosess i en prosjektbasert organisasjon.

Beregne et salg

Verdien av et salg kan beregnes basert på prosjekter som tidligere er levert og kompleksiteten til prosjekter. For prosjekter som involverer utvidelser til tidligere prosjekter, eller prosjekter der leverandørens ekspertise er høy og velkjente arbeidsmaler brukes, kan du bruke en enklere estimeringsprosess. Mer komplekse prosjekter har vanligvis en lengre kjøpsprosess. Derfor er det flere faser i prosessen for salg estimering. Tidlig i prosessen bruker salgsteamet inndataene fra kontoadministratorer og fageksperter (SMEer) til å begynne å opprette et høyt nivå estimat for hver distinkte komponent av arbeid som er sitert. Disse arbeidskomponentene representeres av tilbudslinjer.

Du kan opprette et overordnet anslag for tilbudet. Til slutt blir dette estimatet på høyt nivå erstattet med et mer detaljert estimat som er basert på en prosjektplan som du oppretter ved hjelp av de standardiserte prosjektmalene. Disse malene hjelper deg med å bygge en tidsplan og bestemme pengeverdier for tilbudet og tilhørende komponenter (tilbudslinjer).

Du kan opprette flere tilbud for et prosjekt og gruppere dem under en enhetstype for én enkelt salgsmulighet. Etter hvert merkes et av disse anførselstegnene Lukket som vunnet, og det opprettes en prosjektkontrakt eller et arbeidserklæring (SOW). En prosjektkontrakt inneholder den avtalte verdien for hver komponent (kontraktlinje) som godkjennes av kunden for levering. En SOW opprettes vanligvis som et Microsoft Word-dokument. Alle fakturaer som sendes til kunden mens prosjektet pågår, refererer til prosjektkontrakten eller arbeidserklæringen.

Du kan også opprette alternative tilbud under én enhetstype for salgsmulighet eller konfigurere systemet slik at en prosjektkontrakt opprettes når et tilbud blir vunnet. I dette tilfellet kan du legge ved et Word-dokument som representerer SOW til prosjektkontraktposten.

Konfigurere salgsprosessen

Du kan bruke forretningsprosessflyter (BPF-er) i Microsoft Dynamics 365 til å konfigurere salgsprosessen. BPF-er gir selgerne et veiledet visuelt grensesnitt som de kan bruke til å flytte avtaler fremover gjennom fasene som er typiske for firmaet ditt.

Firmaet kan for eksempel ha følgende seks faser i salgsprosessen:

1. Kvalifiser
2. Estimat
3. Intern gjennomgang
4. Kontrakt
5. Levere
6. Lukk

Disse seks fasene representeres av vinkeltegn (>) som du velger for å utvide i hver enhetstype for salgsmulighet som du oppretter.

Organisasjonen kan bruke forskjellige enheter til å representere den samme avtalen som den utvikler seg. Tidlig i salgsprosessen representeres en avtale av Salgsmulighet-enheten. Etter hvert som tiden går og det dukker opp flere detaljer, kan du bruke estimater på høyt nivå til å opprette ett eller flere anførselstegn. Hvis ett av disse tilbudene blir kontrollert av interne interessenter og kundeinteressenter, representerer tilbudsenheten avtalen. Når kunden godtar tilbudet, representerer en prosjektkontrakt eller en SOW avtalen. For å støtte denne virkemåten er BPF-er strukturert slik at hvert trinn i prosessen er koblet til en annen databasetabell.

Den kvalifiserte fasen i salgsprosessen kan støttes av en salgsmulighetsenhet. Estimatfasen og fasen med intern gjennomgang kan støttes av en tilbudsenhet. Fasene Kontrakt, Levering og Lukk kan støttes av en Prosjektkontrakt-enhet.

Etter hvert som du flytter avtaler gjennom fasene, blir du bedt om å opprette den riktige enhetsoppføringen for å hjelpe deg med å veilede deg gjennom prosessen. Fasene kan være betingede. Hvis du for eksempel krever en intern gjennomgang av et tilbud bare hvis tilbudet bruker en egendefinert prisliste, kan du konfigurere denne betingelsen i riktig fase av forretningsprosessen. Intern gjennomgang fasen blir kun vist for tilbud som bruker en egendefinert prisliste. For alle andre avtaler og tilbud etterfølges estimatfasen av kontraktsfasen .

Bemerkning

Ptil har bestemte sider for enhetene Salgsmulighet, Tilbud, Ordre og Faktura. Du må opprette prosjekttjenestemuligheter, tilbud, ordrer og fakturaer ved hjelp av prosjektinformasjonssidene for disse enhetene. Hvis du bruker en annen side til å opprette en post, kan du ikke åpne posten fra prosjektinformasjonssiden . Hvis du vil åpne en post fra prosjektinformasjonssiden , må du slette posten og opprette den på nytt ved hjelp av prosjektinformasjonssiden . På prosjektinformasjonssiden sikrer forretningslogikk for hver av disse enhetstypene at Type-feltet i posten er riktig angitt, og at alle de obligatoriske konseptene er riktig initialisert.

Forskjeller mellom prosjekttjenesteautomatisering og salg

Selv om salgsprosessen i Ptil bruker de grunnleggende funksjonene i salgsprosessen i Salg, har den noen viktige forskjeller på grunn av variasjoner i forretningspraksisen til prosjektbaserte organisasjoner. Her er noen eksempler:

• Prosjekttilbud – I Project Service Automation lukkes et tilbud etter at en prosjektkontrakt er opprettet fra et tilbud. I Salg kan du holde et tilbud åpent etter at du har vunnet det. Årsaken til denne forskjellen er at et treff mellom et tilbud og en prosjektkontrakt er bedre for prosjektbaserte organisasjoner.
• Aktivering og revisjoner – Aktivering og revisjoner støttes ikke for prosjekttilbud i PSA. I Salg kan et tilbud låses for å hindre flere endringer.
• Lukk et tilbud som tapt eller vunnet – i PSA, når et prosjekttilbud lukkes som vunnet eller tapt, forblir salgsmuligheten åpen. Alle andre tilbud på salgsmuligheten lukkes som tapt. Når et tilbud lukkes som vunnet eller tapt i Salg, blir brukeren bedt om å utføre en handling på salgsmuligheten. Avhengig av brukerens inndata, kan den underliggende salgsmuligheten lukkes eller stå åpen.

Spore revisjoner av tilbud og prosjektplaner i salgssyklusen

I PSA kan du ikke spore revisjoner som er gjort i et tilbud. I stedet må du merke det eksisterende tilbudet Lukket som Tapt og deretter opprette et nytt tilbud. Du kan kopiere et tilbud eller klone et prosjektbasert tilbud ved hjelp av PSA.

Spore kommentarer og godkjenninger av tilbud og prosjektkontrakter

Du kan administrere gjennomgang og godkjenning av tilbud og prosjektkontrakter ved hjelp av oppføringsveggen og innlegg. Organisasjonen kan opprette egendefinerte arbeidsflyter og plugin-moduler for å tilordne, omdirigere, eskalere og behandle varsler om arbeidselementer for gjennomgang og godkjenning.